Dicas e truques no uso do OneNote


By Marco Aurélio

(Esse POST contempla exclusivamente recursos da versão do Office 2013/Office 365. Porém, com os devidos ajustes, atende também às versões 2007/2010)

Parte 1

Olá pessoal,

Depois de um tempo afastado do meu Blog (devido à carga de trabalho) estou voltando à ativa (se Deus quiser, rs).

Acho que nada melhor do que iniciar com o pé direito e falar de um aplicativo que percebo que sua utilização é menosprezada (pelo menos por alguns) e que mesmo quem utiliza, desconhece dos “segredos” que ele esconde…

Vamos ao OneNote. O seu ultra, mega, master, blaster Bloco de Anotações que a Microsoft trouxe para o mercado em 2003 mas ainda encontra algum tipo de resistência.

Com o uso cada vez maior dos tablets e smartphones, o OneNote está finalmente ganhando o seu merecido espaço no ambiente corporativo e pessoal.

Bom, vamos às primeiras dicas:

Criando o seu primeiro Bloco de Anotações compartilhado

E sabem por que a criação do Bloco compartilhado? Eu poderia muito bem iniciar esse POST falando da criação de um Bloco off-line. Mas, onde fica a beleza do uso da nuvem? Por acaso, você gostaria de trabalhar com esse Bloco também no seu celular? Ou tablet? Então vamos criá-lo diretamente na cloud:

Caso nunca tenha usado o OneNote, localize o ícone dele, clique para abrir e observe que ele já lhe irá perguntar para criar um Bloco compartilhado. No meu caso (como já tenho alguns Bloco criados), vou demonstrar o passo-a-passo:

  1. Abra o OneNote e clique na guia Arquivo/Novo e escolha a opção OneDrive – Pessoal (ou outra opção compartilhada que desejar) e digite um nome na caixa à direita denominada Nome do Bloco de Anotações (conforme figura a seguir):


  1. Após essa digitação, clique no botão Criar Bloco de Anotações. Caso você tenha escolhido a opção sugerida (OneDrive – Pessoal) deverá surgir a seguinte tela:


  1. Essa é uma escolha que depende apenas de você: Caso queira que esse Bloco seja “alimentado” também por outras pessoas, escolha a opção Convidar pessoas. Caso contrário, clique em Agora não e futuramente você poderá optar novamente por compartilhar esse Bloco.


  1. Caso sua tela não seja semelhante à imagem acima, experimente o seguinte: Dar um duplo clique em qualquer guia da Faixa de Opções (por exemplo, Página Inicial). Outro procedimento que costumo mostrar é deixar os seus Bloco à mostra.
  2. Clique no ícone em forma de seta ao lado do nome do seu Bloco de Anotações e em seguida clique na “tachinha” exibida no canto direito superior para fixar a coluna à esquerda.


  1. Esses dois procedimentos irão deixar a Faixa de Opções sempre visível e a coluna com os Blocos criados, conforme figura a seguir:


Vamos entender melhor o que acabamos de criar?

Você criou um caderno de anotações (no meu caso chamado de Blog) e que irei utilizar como exemplo durante esse POST (e outros futuros).

Pense no nome principal como um “caderno” para aquele tipo de anotação. Por exemplo:

Se você viaja bastante, poderia criar um caderno chamado Viagens. Os assuntos como hospedagens, passagens, gastos, e recursos seriam as Seções (Guias superiores coloridas) e os detalhes de cada um desses assuntos são as páginas que deverão ser adicionadas à direita da sua página em branco.

Entendeu?

Vamos ver na prática?

Adicionando seções e páginas ao seu Bloco de Anotações

  1. Para renomear uma seção, clique 02 vezes sobre a guia com o nome da Seção e digite o nome desejado:


  1. Após a digitação do nome da Seção, digite o nome da Página:


  1. Pronto! Nesse exemplo, temos um Bloco de Anotações intitulado Blog onde na guia Produtividade irei abordar o assunto “Conhecendo melhor o OneNote” na página 1.

Entenderam o ciclo? Todos os assuntos estão interligados e ainda nem comecei a explicar o conceito do aplicativo.

Para não ficar um POST longo, irei separar esse artigo em algumas partes.

Espero que tenham gostado e até a próxima!

(Não se esqueçam de comentar esse post bem como colocar suas perguntas)

MAC

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Excel 2013 – Criando planilhas produtivas | Parte 2 (Vídeo aula 2/3)


By Aurélio

Olá pessoal,

Atendendo pedidos, recentemente fiz um POST denominado Dicas e Truques sobre o Excel 2013 (2010 e 2007 também),
que você encontra no link:

https://marcoaureliocandido.com/2014/01/23/dicas-e-truques-sobre-o-excel-2013-2010-e-2007-tambem/

Porém algumas pessoas também solicitaram que eu explicasse em um ritmo de Palestra esse mesmo POST.

Então, fiz o seguinte:

Criei 03 vídeos que foram disponibilizados 1 por semana explicando (com certo humor) algumas gafes que cometemos na criação de planilhas dentro do Excel e como podemos ser mais produtivos.

Segue o link da Vídeo Aula 02: Excel 2013 – Criando planilhas produtivas | Parte 2

http://youtu.be/8-UwzEB8eyQ

Bom aprendizado… comentem, compartilhem e curtam o vídeo!!!

 Até a próxima semana!

 MAC

Excel 2013 – Criando planilhas produtivas | Parte 3 (Vídeo aula 3/3)


By Aurélio

Olá pessoal,

Atendendo pedidos, recentemente fiz um POST denominado Dicas e Truques sobre o Excel 2013 (2010 e 2007 também),
que você encontra no link:

https://marcoaureliocandido.com/2014/01/23/dicas-e-truques-sobre-o-excel-2013-2010-e-2007-tambem/

Porém algumas pessoas também solicitaram que eu explicasse em um ritmo de Palestra esse mesmo POST.

Então, fiz o seguinte:

Criei 03 vídeos que foram disponibilizados 1 por semana explicando (com certo humor) algumas gafes que cometemos na criação de planilhas dentro do Excel e como podemos ser mais produtivos.

Segue o link do último Vídeo Aula: Excel 2013 – Criando planilhas produtivas | Parte 3

http://youtu.be/U2cyDvkBmaA

Bom aprendizado… comentem, compartilhem e curtam o vídeo!!!

 Obrigado e até a próxima semana!

 MAC

Excel 2013 – Criando planilhas produtivas | Parte 1 (Vídeo aula 1/3)


By Aurélio

Olá pessoal,

Atendendo pedidos, recentemente fiz um POST denominado Dicas e Truques sobre o Excel 2013 (2010 e 2007 também), que você encontra no link:

https://marcoaureliocandido.com/2014/01/23/dicas-e-truques-sobre-o-excel-2013-2010-e-2007-tambem/

Porém algumas pessoas também solicitaram que eu explicasse em um ritmo de Palestra esse mesmo POST.

Então, fiz o seguinte:

Criei 03
vídeos que serão disponibilizados 1 por semana explicando (com certo humor) algumas gafes que cometemos na criação de planilhas dentro do Excel e como podemos ser mais produtivos.

Segue o link da Vídeo Aula 01: Excel 2013 – Criando planilhas produtivas | Parte 1http://youtu.be/QI_1rPv5sxc

Bom aprendizado… comentem, compartilhem e curtam o vídeo!!! J

Até a próxima semana!

MAC

Como definir níveis de acesso (ou confidencialidade) à sua apresentação do PowerPoint: Público, Interno ou Confidencial


By Aurélio

Esse POST poderá ser executado nas versões 2007/2010/2013 do Microsoft PowerPoint (está sendo desenvolvido para a versão 2013), porém, com os devidos ajustes, poderá ser executado nas versões 2007 e 2010 também.

 

Você já precisou definir sua apresentação com uso Confidencial, certo? Ou quem sabe, Uso Interno

Nesse POST irei demonstrar como definir a apresentação com uma dessas 03 classificações:

  1. Uso Público
  2. Uso Interno
  3. Uso Confidencial

Logicamente que esse é apenas o caminho das pedras e você poderá (a partir desse POST) escolher qualquer opção que desejar…

Às vezes, no ambiente corporativo, é necessário definir quem pode ter acesso àquele tipo de informação e nada mais intuitivo que adicionar um Botão de opção (Controle ActiveX) à sua apresentação do PowerPoint. Porém, para esse tipo de personalização, usarei o Slide Mestre, algo que ás vezes é “pouco explorado” dentro do Microsoft PowerPoint.

O Slide Mestre (Slide Master) representa a alma do aplicativo. É nele que adicionamos os estilos de fonte, as cores, alinhamentos, logotipos, caixas de texto, controles diversos, enfim, tudo o que gostaríamos que fosse “default” dentro da apresentação, deverá ser inserido no Slide Mestre.

Então, vamos aos passos:

1 – Abra o Microsoft PowerPoint e se a sua empresa possuir um Modelo de Slide Mestre, abra-o primeiramente. Caso contrário, abra uma nova apresentação (como está sendo mostrado na Figura 1):

 

Figura 1 – Abertura do Microsoft PowerPoint

 

2 – Agora precisamos ativar a guia Desenvolvedor (pois o recurso que irei demonstrar só poderá ser inserido se essa guia estiver visível). Para isso, clique com o botão da direita sobre a Faixa de Opções (em qualquer lugar) e no menu de atalho que será exibido, escolha a opção Personalizar a Faixa de Opções, conforme a Figura 2:

 

Figura 2 – Acessando a personalização da Faixa de Opções

 

3 – Será exibida a caixa de diálogo Opções do PowerPoint. Na coluna da direita, habilite a opção Desenvolvedor, conforme exibido na Figura 3. Após essa ação clique no botão OK.

 

Figura 3 – Habilitando a guia Desenvolvedor

 

4 – Será exibida uma nova guia no final denominada Desenvolvedor. Clique sobre ela e perceba que uma série de comandos “desconhecidos” serão exibidos. Porém, antes de darmos continuidade nesse assunto, vamos acessar o seu Slide Mestre.

 

5 – Clique na guia Exibição, localize o grupo Modo de Exibição Mestres e clique no botão Slide Mestre. Será exibida a imagem a seguir (Figura 4) ou se você iniciou a apresentação a partir do slide mestre da sua empresa, os slides já estarão pré-configurados.

 

Figura 4 – Exibição do Slide Mestre

 

Perceba que o slide que vem “selecionado” é o de número 2, que será o nosso alvo. A ação de adicionar o controle deverá ser feito exclusivamente nesse slide (Slide de Título) pois ele é a capa da apresentação (Figura 5):

 

Figura 5 – Exibição do Slide de Título mestre – Capa da Apresentação

 

6 – Para iniciar a inserção do controle, clique na guia Desenvolvedor e localize o grupo Controles, conforme exibido na Figura 6:

 

Figura 6 – Acesso à guia Desenvolvedor, grupo Controles

 

7 – Localize o Botão de Opção (Figura 7) e clique sobre ele:

 

Figura 7 – Acessando o botão de opção

 

8 – Como iremos desenhar esse controle na parte inferior direita do slide (apenas uma sugestão) e nessa posição já existe uma caixa denominada Número do slide, recomendo você clicar nessa caixa e deletar antes de inserir o controle. Sabe porquê? Além ficar sobrepondo a informação do número, “no primeiro slide não se adiciona número!“. Observe como ficou na Figura 8:

 

Figura 8 – Liberando espaço no slide para desenhar os controles

 

9 – Se achar interessante, diminua um pouco a largura da caixa Rodapé para comportar os controles (ou apague, se necessário). É importante comentar que escolhi essa posição aleatoriamente no slide. Caso queira outra posição, fique à vontade! Clique no botão da Figura 7 denominado Botão de Opção (Controle ActiveX) e desenhe um controle na parte supra citada no passo anterior. Observe a Figura 9 para observar o resultado:

 

Figura 9 – Inserindo o Controle Botão de Opção no Slide de Título

 

10 – Como eu preciso que você insira 03 desses controles, poderia recomendar que você copiasse e colasse 02 vezes… mas, não faça isso! Como você poderá configurar esses controles com ações diferentes no futuro e eles funcionam como uma matriz, recomendo que insira 03 controles isoladamente, ou seja, crie 01 por vez! (Figura 10)

 

Figura 10 – Inserção dos 03 controles “Botão de Opção”

 

10 – Selecione “apenas” o primeiro Botão de Opção e clique sobre ele com o botão da direita do mouse. Será exibido um menu de atalho com diversas opções. Escolha o item Objeto Botão de opção e Editar (conforme Figura 11):

 

Figura 11 – Adicionando um nome ao Botão de Opção

 

10 – Conforme sugerido no início desse POST, renomeie o botão de opção com o nome Público (ou com o nome que desejar). Faça isso para os demais controles, conforme Figura 12:

 

Figura 12 – Botões de Opção com os novos nomes

 

11 – Vamos um pouco além? Para você que conhece VBA ou que apenas quer configurar/formatar o controle um pouco melhor, clique com o botão da direita sobre o controle e escolha a opção Folha de Propriedades. Será exibida a caixa de diálogo Propriedades (conforme a Figura 13):

 

Figura 13 – Folha de Propriedades do Botão de Opção

 

Nessa caixa você poderá configurar o nome “oficial” do controle, suas características de formatação, entre outros.

Faça os devidos ajustes nos outros controles também e quando terminar, feche a caixa de diálogo Propriedades e saia do modo Slide Mestre, clicando na guia Slide Mestre e na sequência no botão Fechar modo de exibição mestre.

Pronto!

Observe que a capa da sua apresentação já aparece com os 03 controles porém você não consegue clicar… esse processo só será efetivado quando você pressionar a tecla de atalho F5 e executar a apresentação.

No Modo de Apresentação de Slides, selecione a opção desejada e pronto! Essa opção é gravada mesmo que você saia da apresentação.

 

Figura 14 – Slide final após a execução da apresentação com a tecla F5

Existem outros tipos de controle no mesmo grupo de onde você inseriu esse. Agora, use sua imaginação (e um pouco de curiosidade) e “brinque” à vontade!

Gostou?

 

Então, até a próxima!

 

MAC

Como formatar a sua Monografia (TCC) usando o Microsoft Word 2013


Sou Consultor de Informática com certificação MCAS/MOUS/MOS Master e independente dessa “sopa de letrinhas” (que cá entre nós, certificações que ainda não tiveram o devido valor no mercado brasileiro) sou especialista sobre assuntos relacionados ao Office e Palestrante de Produtividade no quesito “não faça o percurso do ônibus dentro do Office” para determinadas atividades.

Pensando em como ajudar as pessoas, recentemente deparei com um grupo em uma Palestra me perguntando quanto eu cobraria para formatar a monografia deles. E que fique bem claro: “formatar” apenas!

Disse que não tinha tempo para realizar aquela ação (isso já faz mais de 8 meses – espero que não seja tarde demais), mas que se eles não se importassem, colocaria esse artigo no meu Blog. Eles agradeceram muito a presteza e agora para cumprir o combinado, segue as principais ações que deverão ser realizadas para formatar sua monografia (TCC) dentro do Word 2013. Apenas ressaltando que apesar da especificação “Word 2013” poderá ser executado nas versões 2010 e 2007 também, claro, com pequenos ajustes.

Em primeiro lugar, irei deixar claro que esse POST não é um curso de Word e que não mostrarei 100% dos assuntos, mas o principal (e mais complicado) da formatação de uma monografia.

Apresentação Gráfica

Recomenda-se que os textos sejam apresentados em papel branco, formato A4 (21 cm x 29,7 cm), digitados na cor preta, no anverso das folhas, exceto a folha de rosto, cujo verso deve conter a ficha catalográfica impressa em cor preta. Outras cores são permitidas para as ilustrações.

Recomenda-se a utilização de fonte tamanho 12 para o texto e tamanho menor para citações de mais de três linhas, notas de rodapé, paginação e legendas das ilustrações e tabelas. No caso de citações de mais de três linhas, deve-se observar o recuo de 4 cm da margem esquerda.

As folhas devem apresentar margens esquerda e superior de 3 cm; direita e inferior de 2 cm.

Espacejamento

Todo o texto deve ser digitado em espaço 1,5 cm, exceto: as citações de mais de três linhas, as notas de rodapé, as referências, as legendas das ilustrações e das tabelas, a ficha catalográfica, a natureza do trabalho, o grau pretendido, o nome da instituição a que é submetido e a área de concentração, que devem ser digitados em espaço simples. As referências, ao final do trabalho, devem ser separadas entre si por dois espaços simples.

A natureza do trabalho, o grau pretendido, o nome da instituição a que é submetido e a área de concentração devem ser alinhados a partir do meio da parte impressa da página para a margem direita, tanto na folha de rosto como na folha de avaliação.

Os títulos das seções devem começar na margem superior da folha separados do texto que os sucede por dois espaços de 1,5 cm e, da mesma forma, os títulos das subseções devem ser separados do texto que os precede, ou que os sucede, por dois espaços de 1,5 cm.

Paginação

Todas as folhas do trabalho, a partir da folha de rosto, devem ser contadas sequencialmente. As folhas pré-textuais, embora contadas, não são numeradas.

A numeração é colocada a partir da primeira folha da parte textual (Introdução), inclusive as páginas de abertura dos capítulos, em algarismos arábicos, no canto superior direito da folha. No caso do trabalho ser constituído de mais de um volume, deve ser mantida uma única sequência de numeração das folhas, do primeiro ao último volume.

Havendo apêndice(s) e anexo(s), as folhas dos mesmos devem ser numeradas de maneira contínua e a paginação deve dar seguimento à do texto principal.

Como formatar o tipo e o tamanho da fonte

Estas são duas das configurações mais elementares de um texto. Para ajustá-las, clique na guia Página Inicial do Microsoft Word 2013 (a que é exibida quando se abre o programa), no grupo Fonte, clique na caixa de combinação Fonte ou ainda pressione as teclas de atalho CTRL+SHIFT+F.


A ABNT não especifica o tipo de fonte. Contudo é comum usar Times New Roman ou Arial. Portanto, digite ou selecione da lista a fonte Times New Roman ou Arial — as duas aceitas pela norma ABNT. O tamanho de fonte recomendado é 12 pt.

A exceção é para citações de mais de três linhas, notas de rodapé, paginação e legendas de ilustrações e tabelas, que “devem ser digitadas em tamanho menor e uniforme”. Sugiro que seja utilizado tamanho 10 nestes casos, porém o autor pode usar o que melhor lhe convier. Veremos como fazer isto de uma forma bem prática mais adiante.

Como formatar o tamanho do papel

Configurar o tamanho do papel é uma das formatações mais fáceis de fazer. Clique na guia Layout da Página localize o grupo Configurar Página e clique no botão Tamanho.


Serão exibidas diversas opções de tamanho. A ABNT determina que todo trabalho acadêmico seja escrito em papel A4. Portanto, selecione a opção A4 – 21 cm x 29,7 cm no menu pop-up e seu papel está corretamente configurado.

Como formatar a margem

Na mesma guia Layout da Página, clique no botão Margens e depois em Margens Personalizadas…


Na janela que se abre, digite o padrão definido pela ABNT nos respectivos campos: margem Superior e Esquerda de 3 cm; Inferior e Direita de 2 cm, conforme a caixa de diálogo a seguir:


Observe se a opção Aplicar a (na parte inferior da janela) está definida como No documento inteiro. Na sequência clique no botão OK e suas margens estarão configuradas.

Como formatar o parágrafo (recuos e espaçamento)

As configurações de parágrafo não são idênticas para toda a monografia, mas, para todo o corpo do texto mantêm a mesma formatação. Por isso, vale a pena configurá-lo desde o início do desenvolvimento do trabalho. Quando configurações específicas de uma determinada seção forem necessárias, podemos fazê-las sem dificuldade.

O primeiro passo é selecionar o corpo do texto antes de prosseguir. Na sequência, abra a janela Parágrafo. Para isso, ainda na guia Layout da Página, procure o grupo Parágrafo e a seção Espaçamento. Clique no pequeno ícone no canto inferior direito desse grupo.

A mesma ação pode ser alcançada através do botão da direita do mouse sobre o texto selecionado, opção Parágrafo.


A janela Parágrafo será aberta. Nela, três coisas serão configuradas: ALINHAMENTO, ESPECIAL e ESPAÇAMENTO ENTRE LINHAS.


Alinhamento – Para a opção Alinhamento, selecione Justificada e mantenha o campo Nível do tópico com Corpo de texto.

Recuo – A norma deixa a maior parte das configurações de recuo a cargo do autor. A única exigência feita é para citações diretas ou longas (mais de três linhas). Nestes casos, ela exige um recuo de 4 cm da margem esquerda — veremos mais adiante como fazer isso facilmente.

Para a primeira linha, recomendo que seja utilizado 1,25 cm. Isto é feito selecionando Primeira linha na seção Especial e digitando 1,25 no campo Em (veja figura acima).

Os recuos Esquerda e Direita devem ser mantidos em 0 (zero), com exceção dos casos de citações descritos acima.

Espaçamento – Também chamado de espacejamento (inclusive pela própria ABNT), o espaçamento também é muito fácil de ser configurado. Contudo, vale uma rápida observação. Na nomenclatura utilizada no Microsoft Word, Espaçamento é o espaço antes e após os parágrafos — daí os dois campos Antes e Depois. Já o Espaçamento entre linhas é a distância entre cada linha dentro de um mesmo parágrafo.

A norma determina apenas o espaçamento entre títulos de seções e os parágrafos que os antecedem e sucedem — dois espaços de 1,5, entrelinhas. Como explicado anteriormente, o espaçamento antes e depois desta janela parágrafo é entre parágrafos, e não entre parágrafos e títulos. Portanto, ambos devem ser mantidos em zero. Veremos como formatar o espacejamento entre títulos mais adiante.

Para ficar de acordo com a ABNT, o espaçamento entre linhas deve ser configurado em 1,5. Basta selecionar 1,5 linhas na seção Espaçamento entre linhas. Deixe o campo Em vazio.

Clique no botão OK e seu parágrafo estará formatado.

“Lembrando que para tudo o que foi comentado nesse tópico seja ajustado corretamente, o texto deverá ter sido selecionado antes”.

Formatação dos elementos pré-textuais

Agora que as formatações gerais estão concluídas, vamos passar para a formatação do elementos pré-textuais.

Aqui, mais uma vez, a norma deixa boa parte das opções a cargo do autor. Porém, com o uso, boa parte delas acabaram se tornando padrão e são vistas com mais frequência nas monografias e demais trabalhos acadêmicos.

Como formatar a capa

A norma exige que as informações abaixo sejam transcritas na seguinte ordem:

  • nome da instituição (opcional);
  • nome do autor;
  • título;
  • subtítulo, se houver;
  • número de volumes (se houver mais de um, deve constar em cada capa a especificação do respectivo volume);
  • local (cidade) da instituição onde deve ser apresentado;
  • ano de depósito (da entrega);

Como ela não define a formatação específica dessas informações, podemos usar o que quisermos desde que estejamos de acordo com as regras gerais vistas anteriormente.

É usual o seguinte:

Geral – Alinhamento do texto centralizado; tipo e tamanho de Fonte iguais ao do restante do texto; sem recuo algum, nem mesmo para a primeira linha do parágrafo.

Nome da instituição – Escrever todo em maiúsculas, começando na primeira linha da página. Caso seja necessário escrever nome do departamento ou algo semelhante, escreva um por linha.

Nome do autor – Deixar entre dois e quatro espaços de 1,5 entrelinhas após a última linha do nome da instituição. Na linha seguinte, escrever o nome do autor. Caso haja mais de um autor, colocar um por linha.

Título – Deixar entre doze e quinze espaços de 1,5 entrelinhas após a última linha do nome do autor (a ideia é que o título fique verticalmente no centro da capa). Na linha seguinte, escrever o título do trabalho todo em maiúsculas. Caso haja subtítulo, deve ser escrito uma linha abaixo, porém apenas com a primeira letra em maiúscula.

Local e ano – Deixar entre doze e quinze espaços de 1,5 entrelinhas após a última linha do nome do título (novamente, a ideia é que o título fique verticalmente no centro da capa). Na linha seguinte, escrever a cidade onde o trabalho será apresentado. Na linha abaixo, escrever o ano. A linha que contém o ano deve ser a última da capa.

Número de volumes – Caso o trabalho tenha mais de um volume, a capa de cada um deles deve especificar o respectivo volume. Este deve ser escrito entre o título e o local, lembrando de deixar o primeiro verticalmente no centro da capa e o ano na última linha.

A figura abaixo mostra a aparência geral de uma capa usando os formatos acima.


Como inserir uma quebra de página

Farei uma PAUSA na sequência do post para explicar algo muito importante: quebra de página.

O que você faz quando um capítulo termina no meio da página e deseja começar o próximo capítulo na página seguinte? Aperta a tecla Enter até que o cursor chegue à primeira linha da próxima página, certo?

Errado!

A maneira correta de fazer isso é inserindo uma quebra de página.

Quebra de página nada mais é do que uma indicação para o editor de texto de que o conteúdo a ser escrito numa determinada página acabou. Tudo o que for escrito a partir daquele ponto deve aparecer numa nova página em branco.

Portanto, para separar todos os elementos de uma monografia, TCC, tese, dissertação ou qualquer outro trabalho acadêmico, use quebras de página. Essa regra vale para separar capa da folha de rosto, do sumário, da folha de aprovação e, inclusive, capítulos. A norma exige que títulos de seções — ou seja, de diferentes capítulos — apareçam na primeira linha da página.

Existe mais de uma forma de inserir quebras de página. Cada uma funciona melhor em uma situação. Apresentarei as alternativas à medida que forem sendo necessários.

Por ora, vamos inserir a quebra de página manualmente. Para isso, posicione o cursor após a última palavra de uma página — no nosso caso, o ano. Vá até a guia Inserir e no grupo Páginas clique no botão Quebra de Página.


Se você for um adepto das teclas de atalho (assim como eu), pressione CTRL+ENTER. O efeito é o mesmo e a velocidade de execução é muito maior.

Viva a Produtividade!

Como estávamos na última linha da página antes de inserir a quebra de página, talvez seja necessário apagar uma entrelinha que o Word cria automaticamente quando inserimos a quebra. Uma forma fácil de verificar isso é clicar no ícone Mostrar Tudo que se encontra na guia Início, grupo Parágrafo.


Como formatar a folha de rosto

Agora que inserimos nossa primeira quebra de página, ou seja, separamos a capa de todo o restante do texto, podemos fazer a folha de rosto.

A ABNT exige os elementos na ordem abaixo:

  • nome do autor;
  • título;
  • subtítulo, se houver;
  • número de volumes (se houver mais de um, deve constar em cada capa a especificação do respectivo volume);
  • natureza e objetivo;
  • nome do orientador e, se houver, do co-orientador;
  • local (cidade) da instituição onde deve ser apresentado;
  • ano de depósito (da entrega)

Para formatá-los siga as regras seguintes:

Geral – Alinhamento do texto centralizado; tipo e tamanho de fonte iguais ao do restante do texto; sem recuo algum, nem mesmo para a primeira linha do parágrafo.

Nome do autor – Deixar entre quatro e seis espaços de 1,5 entrelinhas da margem superior. Na linha seguinte, escrever o nome do autor. Caso haja mais de um autor, colocar um por linha.

Título – Deixar entre quatro e seis espaços de 1,5 entrelinhas após a última linha do nome do autor. Na linha seguinte, escrever o título do trabalho todo em maiúsculas. Caso haja subtítulo, deve ser escrito uma linha abaixo, porém apenas com a primeira letra em maiúscula.

Natureza e objetivo – Deixar dois espaços de 1,5 entrelinhas após a última linha do título. A norma exige que este elemento fique posicionado do meio da página para a direita. Para isso, vá novamente na janela de formatação de parágrafo (veja acima nas regras gerais). No campo Recuo – Esquerda digite 8,15 cm e clique em OK.


Na linha seguinte, escrever a natureza (tese, dissertação, trabalho de conclusão de curso e outros) e objetivo (aprovação em disciplina, grau pretendido e outros); nome da instituição a que é submetido; área de concentração.

Nome do orientador – Deixar entre dois e três espaços de 1,5 entrelinhas após a última linha do objetivo. Na linha seguinte, escrever o nome do orientador, caso exista.

Local e ano – Deixar entre quatro e seis espaços de 1,5 entrelinhas após a última linha do nome do orientador. Na linha seguinte, escrever a cidade onde o trabalho será apresentado. Na linha abaixo, escrever o ano. A linha que contém o ano deve ser a última da capa.

A figura abaixo mostra a aparência geral de uma folha de rosto usando os formatos acima.


Bom, acredito que com esse pequeno empurrão você já possa se virar daqui pra frente… ou será que não?

Espero ter ajudado.

Peço por favor, comentar esse POST, se serviu ou se falta algo… mas comentem, ok?

Abraços e até o próximo POST!

MAC

Como bloquear a impressão no Microsoft Word


 

By Marco Aurélio

 

Crédito especial: Adelson Rosendo

 

 

Olá pessoal!!

 

Esse POST é dedicado a um leitor que solicitou os procedimentos para “bloquear” a impressão no Word.

Como não é tão simples assim e na resposta do comentário ficaria um tanto restrito devido a quantidade de caracteres, resolvi criar esse passo a passo para que fique visível a todos.

 

Baixe o arquivo que se encontra no meu SkyDrive a partir do link: http://sdrv.ms/1aJNJZs

 

Esse documento já está com o código desenvolvido (Figura 1) bastando copiar e colar os códigos no outro arquivo (ou exportar o arquivo e realizar o processo inverso no outro documento).

 

Figura 1 – Procedimento para se bloquear a impressão no Microsoft Word

 

Eu poderia detalhar todos os pormenores desse código mas acredito que não é o caso.

 

Por esse motivo, solicito que a quem possa interessar, baixe o arquivo proposto acima, copie o código e faça a adaptação no seus documentos.

 

Boa sorte e até a próxima!

 

MAC

Como funciona o Modo de Exibição Protegido


 

By Marco Aurélio

 

(Para entender corretamente esse POST, leia atentamente todos os passos desde o início)

 

Olá pessoal!

Em todo o POST que divulgo, sempre tento colocar palavras fáceis de serem compreendidas para que todas as pessoas tenham acesso simples e fácil a um conteúdo técnico porém tranquilo de executar.

Por esse motivo, irei contar uma breve história para situá-los do assunto que virá a seguir:

Desde os ataques de 11/Set/2001 toda a América ficou em alerta aos ataques terroristas e os “sistemas” também. Como assim?

Como os ataques também poderiam se aproveitar de brechas nos mais diversos sistemas, após essa data, todas as empresas (principalmente as americanas) começaram a criar mecanismos a que dificultassem o acesso de malwares (refere-se a algo que pode prejudicar o seu sistema) em qualquer programa a partir daquele instante. Logicamente que isso já havia sido pensado porém depois desse ocorrido, virou uma meta a ser alcançada: tornar os sistemas mais seguros.

Como esse assunto ainda estava no início quando a Microsoft lançou o Office 2002 (final de 2001) essa alteração foi melhorada no Office 2003 (com Níveis de Segurança e Editores Confiáveis instalados). Passados alguns anos, foi inserido no Office 2007 um recurso que existe até hoje, denominado Central de Confiabilidade (Figura 1) que foi sendo aprimorado a cada versão.

A Central de Confiabilidade é um mini quartel general do aplicativo e dali saem todas as ordens de busca e apreensão de códigos maliciosos que estão em possível observação no sistema.

Cada macro mal intencionada, cada vínculo não permitido, cada anexo aberto sem autorização a Central de Confiabilidade bloqueia e informa o usuário sobre o que está em custódia ou em prisão preventiva (sentido figurado, logicamente) e que aguarda a sua autorização para uma execução segura.

Em com isso, ela possui “departamentos específicos” (seções) cada um com a sua obrigação de manter a segurança na execução de objetos, entre outros, dentro do aplicativo.

 

Figura 1 – Painel da Central de Confiabilidade do Microsoft Excel 2013

 

Atualmente esse recurso está muito mais ajustado e consequentemente mais difícil de permitir a entrada de vírus das macros VBA e gerar ações indesejadas em seu sistema e arquivos de dados. Logicamente que apenas esse recurso sozinho não faz milagres e com o apoio de um bom software antivírus teremos melhores resultados.

 

Entendendo melhor a Central de Confiabilidade

 

A Central de Confiabilidade poderá ser ajustada de acordo à necessidade de segurança requerida para um departamento em específico ou usuário avançado. Observe que na Figura 1 está em destaque um botão denominado Configurações da Central de Confiabilidade. Esse botão é a porta de ajuste de uma rede segura e documentos confiáveis.

 


Atenção:

O que são documentos confiáveis?

Documentos confiáveis são arquivos com conteúdo ativo (macros,
controles ActiveX, conexões de dados etc.) que são abertos sem a Barra de Mensagens após seu conteúdo ativo ter sido habilitado. Não há avisos quando um documento confiável é aberto, mesmo que um novo conteúdo ativo tenha sido adicionado ou que um conteúdo ativo existente tenha sido alterado. No entanto, um aviso será exibido se o arquivo tiver sido movido desde a última vez que foi designado como confiável. Após essa designação, o documento não será aberto no Modo de Exibição Protegido. Portanto, os documentos devem ser designados como confiáveis somente se suas origens forem confiáveis.


 

Apenas gostaria de ressaltar que esse POST não é para “burlar a segurança” de qualquer aplicativo Office e sim para tornar menos agressivo o bombardeio de mensagens em nossa tela, ao longo de um belo dia de trabalho.

Vamos aos detalhes:

  1. Conforme visto na Figura 1, clique no botão Configurações da Central de Confiabilidade. Será exibida a caixa de diálogo Central de Confiabilidade. Nessa caixa existem diversas seções (painel à esquerda). Irei comentar apenas as seções que recomendo realizar ajustes e com total segurança.

 

Figura 2Central de Confiabilidade | Tela que concentra um painel com todas as principais configurações de segurança do Office

 

  1. Na Figura 2 são exibidas diversas seções. Clique na seção Locais Confiáveis. Será exibida uma tela conforme a Figura 3:

 

Figura 3 – Demonstração de locais identificados como “zona segura” dentro do Office

 

Vamos depurar a Figura 3: Na parte central da caixa de diálogo temos os caminhos detectados como “seguros” para o Office: Pasta de Modelos, Inicialização e Suplementos que até que se provem o contrário, são extremamente seguros, ou seja, tudo o que estiver dentro dessas pastas, rodam sem restrições. Curioso né?

Sem maiores delongas, existe uma caixa de seleção denominada Permitir Locais Confiáveis na minha rede (não recomendado) e que está “desmarcada”. Como pode? O Office não confia na rede da sua empresa, sabia? (Eu digo Office pois todos os aplicativos desenvolvidos após 2007 possuem essa opção desmarcada).

Sabe todas aquelas mensagens (de bloqueio) oriundas de documentos, apresentações, pastas de trabalho, etc., que possuem macros, vínculos, funções que acessam outros arquivos, malas diretas, enfim, uma infinidade de ações que são executadas a todo o instante dentro da sua empresa? E que a cada execução dessas você tem que permitir? Então, seus problemas acabaram…

Se todos esses arquivos informados no parágrafo anterior estiverem rodando a partir da sua rede e essa “humilde” caixa for habilitada, essas mensagens de restrição bloqueio e permissão, simplesmente deixarão de ser exibidas. Surpreso? Imaginou essa ação sendo colocada em um script no servidor e imediatamente replicada a todos os seus usuários na rede? Ninguém nem precisaria saber disso ou realizar esse procedimento manualmente.

Agora vamos a uma controvérsia: Se você acha que com esse POST estou lhe ensinando a burlar a segurança de uma das suítes de aplicativos mais utilizadas no mundo, a sua rede não é segura, concorda?

Deixe eu continuar com o raciocínio lógico: Habilite a caixa de seleção Permitir Locais Confiáveis na minha rede (não recomendado) conforme a Figura 4 e seja feliz:

 

Figura 4 – Habilite essa opção e torne os arquivos armazenados na sua rede “confiáveis”

 

O que virá a seguir é um tópico completamente diferente do item anterior: a rede de qualquer empresa (desde que tomada todas as ações específicas de ativação de firewall, antivírus entre outros bloqueios conhecidos), é apresentada como segura.

O que vou abordar agora é sobre a sua máquina local. Pode ser que esteja segura (no mínimo o antivírus atualizado), e no ambiente corporativo, porém, daqui para frente é por sua conta e risco.

Agora se você salva os seus arquivos (em geral) na sua área de trabalho (desktop) ou outra pasta local e deseja que essa pasta também seja “confiável” vamos aos passos:

  1. A partir da Figura 4, clique no botão Adicionar novo local. Será exibida a caixa de diálogo Local Confiável do Microsoft Office (Figura 5):

 

Figura 5 – Adicionando pastas locais como “seguras”

 

  1. Observe que nessa caixa de diálogo existe um caminho que já vem preenchido. Para escolher o caminho que deverá ser colocado como seguro, clique no botão Procurar (Figura 5) escolha o caminho e clique no botão OK (Figura 6):

 

Figura 6 – Escolha a pasta que deverá ser adicionada à lista de exceções

 

  1. Será exibido novamente a caixa de diálogo Local Confiável do Microsoft Office com o caminho definido e para que a ação seja completa, caso você crie alguma pasta nesse caminho, torne essas pastas confiáveis automaticamente, sem a necessidade de ter que refazer todos esses passos. Para isso, habilite a opção As subpastas deste local também são confiáveis e caso queira adicionar um comentário sobre esse local, faça isso no espaço Descrição, conforme Figura 7:

 

Figura 7 – Local confiável adicionado

 

  1. Para finalizar, clique no botão OK e observe que o caminho foi adicionado à lista de locais confiáveis, conforme Figura 8:

 

Figura 8 – Local adicionado a lista de locais confiáveis

 

  1. Para que todas essas alterações tenham efeito, clique no botão OK e reinicie o aplicativo.

 

Eu poderia transformar esse POST em um “livro” explicando todos os porquês da tela, porém, acho que essa não é a questão.

Estou publicando isso para aquelas perguntas que você faz e dificilmente encontra uma resposta tangível e coerente.

De qualquer forma, lhe mostrei o caminho das pedras e a partir desse ponto, você é o principal desbravador sobre esse tema.

Boa sorte e até a próxima!

 

MAC

Maximizando o poder da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido


 

By Marco Aurélio Candido

 

Atenção: Apesar do foco dado ao Excel (nesse exemplo) esse POST poderá ser executado nas versões: 2007/2010/2013 nos principais aplicativos do Microsoft Office (realizando as adaptações necessárias, é claro!)

 

Desde a versão 2007, com o lançamento da interface gráfica denominada Fluent User Interface (que substituiu o velho padrão de menus e barras de ferramentas), alguns usuários ainda não exploram todo o poder de fogo dessa interface.

Nesse POST irei demonstrar como podemos “ganhar” tempo com o uso dessa interface simples porém bastante funcional:

 

  1. Personalizando a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

Esse item, geralmente se encontra na parte superior esquerda da tela, com três ou quatro comandos habilitados (a quantidade de comandos pré-habilitados poderá variar de acordo o aplicativo), conforme Figura 1:

 

Figura 1 – Visualização da Barra de Ferramentas de Acesso rápido, sem personalização

 

Porém, o que alguns desconhecem (desde a versão 2007) é que podemos personalizar com os comandos desejados. Em primeiro lugar, façamos a personalização simples:

  1. Clique na seta para baixo que se encontra no final dessa barra e habilite (preferencialmente) todos os comandos, conforme exibido na Figura 2:

 

Figura 2Barra de Ferramentas de Acesso Rápido sendo personalizada

 

  1. Após essa ação, perceba que essa barra está maior e que ocupa um espaço considerável na Barra de Título. Que tal trocar a posição dela?
  2. Para esse procedimento, clique na mesma seta para baixo que você utilizou na Passo 1 e clique na opção Mostrar Abaixo da Faixa de Opções:

 

Figura 3 – Posição sugerida após a personalização da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

Pronto! Essa é uma personalização simples que irá mudar o seu padrão de uso dos comandos de qualquer aplicativo do Microsoft Office…

Agora vamos para uma personalização mais pontual:

 

  1. Adicionando comandos “fantásticos” à sua Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

Os comandos que foram habilitados no assunto anterior, são comandos que são ajustados de acordo com cada aplicativo, porém, existem comandos que não são facilmente visíveis e é disso que vamos tratar agora. Como podemos adicionar comandos que parecem ter sumido do Office?

 

  1. Clique na seta que seta que se encontra no final da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e na sequência, clique na opção Mais Comandos (Figura 4):

 

Figura 4 – Acessando a opção Mais Comandos

 

  1. Será exibida a caixa de diálogo Opções do Excel. Observe que a lista de comandos na coluna direita está em um ordem não intuitiva. Vamos reordenar esses comandos? Clique no comando desejado e na sequência clique nas setas à direita da lista e escolha quais comandos deverão subir ou descer (de acordo o que você utiliza com mais frequência). Observe a Figura 5:

 

Figura 5 – Personalizando a ordem dos comandos exibidos na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

  1. Se servir como sugestão, irei reordenar essa lista, semelhante como era na versão 2003 do Office:

 

Figura 6 – Comandos reordenados na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

  1. Após essa personalização você também poderá acrescentar comandos de grande valia dentro dessa lista.

    Por exemplo: observando a coluna da esquerda, os comandos Colar Especial, Configurar Página, Congelar Painéis, Pincel de Formatação e Salvar como são sugestões muito bem vindas para essa personalização (no caso do Excel) entre outros.

    Para fazer isso, clique no comando desejado e clique no botão Adicionar (existente entre as duas colunas) ou clique 02 vezes sobre o comando desejado, conforme a Figura 7:

 

Figura 7 – Barra de Ferramentas de Acesso Rápido com outros comandos inseridos

 

 

  1. Essa é apenas uma sugestão de comandos simples. Quer outros comandos? Experimente clicar na caixa de combinação Escolher comandos em e mude para a opção Comandos Fora da Faixa de Opções. Serão exibidos nessa categoria, mais de 260
    comandos à sua disposição. Escolha quantos achar conveniente. Nesse exemplo, estou adicionando apenas 04 comandos que julgo de grande importância:

    AutoFiltro – O uso desse comando revoluciona como você trabalha com o AutoFiltro tradicional. Lembrando que esses comandos não são novos no Excel (existem a pelo menos 20 anos na ferramenta).

    Câmera – Esse recurso permite capturar parte de uma seleção da planilha e cola em outro local de sua escolha com o devido vínculo e transformada em figura.

    Selecionar células visíveis – Permite selecionar apenas as células visíveis após uma ação de agrupamento de dados e realizar a cópia e cola apenas das informações relevantes.

    Selecionar região atual – Substitui o famoso atalho CTRL+T.

    Para uma fixação desse assunto, observe a Figura 8:

 

Figura 8 – Adição de comandos existentes Fora da Faixa de Opções

 

  1. Após esses ajustes, clique no botão OK e observe como a sua Barra de Ferramentas de Acesso Rápido deve ter ficado (apenas sugestão na Figura 9):

 

Figura 9 – Adição de comandos “produtivos” na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

Bom pessoal, acredito que essas dicas são extremamente válidas para o dia a dia de qualquer pessoa que trabalhe com o Microsoft Office, a partir da versão 2007.

Até a próxima!

 

MAC

Dicas e Truques sobre o Excel 2013 (2010 e 2007 também)


 

By Marco Aurélio Candido

Atenção: Esse é um dos maiores POST’s que já fiz, então, para um melhor entendimento, leia, acompanhe e entenda todos os detalhes, desde o princípio para que sejam minimizadas as dúvidas!

LEIA COM CALMA E ATENÇÃO… Esse POST poderá revolucionar o que você pensa sobre planilhas e o modo de construção e apresentação das mesmas.

Esse POST poderá ser executado em qualquer versão do Excel porém será necessário realizar os ajustes necessário de comandos e ações.

 

Antes de iniciar gostaria de realizar um prólogo sobre o que virá a seguir: Fui Consultor da Mondial Tecnologia em Informática por 13 anos e passei por um longo processo de aprendizado com o MVP João Benito Savastano e acredito que nesse período tenho conseguido absorver 4% (daí pra menos) do que o Microsoft Excel pode fazer (logicamente com o apoio incondicional do Benito) e no ano passado mudei de emprego porém continuo realizando Palestras de Produtividade em diversas empresas.

 

Dias atrás estava eu ministrando uma Palestra em um grande empresa do ramo farmacêutico e fui questionado sobre como criar uma planilha “do zero”. Quais as principais dicas? O que usar? O que não usar? Existe certo e errado na criação de uma planilha?

Respondi a pergunta do participante com a criação de uma planilha passo a passo e acho importante compartilhar com vocês, todos os detalhes passados. Sendo assim, segue:

 

Em uma planilha evite 03
erros clássicos:

Erro 1 – Digitar e formatar
– Esse é um tipo de vício comum entre a maioria das pessoas. A formatação só vem no final ou seja, primeiro digite tudo o que deseja, realize fórmulas e só depois (no final) é que surge a formatação. Evite também, linhas/colunas em branco entre os dados pois isso prejudica muito quando necessitamos utilizar o recurso de AutoFiltro/Consolidar ou algo mais avançado como a Tabela Dinâmica.

 


Figura 1 – Exemplo de planilha sem formatação

 

Observe que na Figura 1 todas as informações foram inseridas sem a preocupação da formatação e acredite que tudo o que você vai ver daqui para a frente, se tornará um padrão pessoal para os seus trabalhos. Pelo menos é o que eu acho…

Erro 2 – Mescla de células – Existe um recurso muito antigo (presente inclusive no falecido Lotus 123) denominado Mesclar e Centralizar. Apesar do aspecto gentil que esse item traduz para a planilha, na maioria dos casos ele é improdutivo. Por exemplo, se você tentar mover uma coluna onde exista uma linha mesclada, o Excel informará o seguinte:

 


Figura 2 – Exemplo de ação proibida com o recurso Mesclar e Centralizar

 

Por esse motivo, farei uso do recurso Centralizar seleção que é interpretado como o substituto do Mesclar e Centralizar (explicarei a seguir).

 

Erro 3 – Dividir um número por 1000
– Talvez esse seja um dos recursos mais aplicados no dia a dia para quem trabalha com números grandes. Ao dividir um número por 1000 para se obter um resultado um pouco mais atrativo, perdemos a precisão real do número e dependendo do tamanho do valor temos a perca da precisão das dezenas e talvez centenas. Por esse motivo, irei demonstrar como dividir um número por 1000 sem realizar a tal divisão literal.

 

Passados esses 03 erros comuns irei demonstrar em alguns passos como atingir um nível de planilha profissional nesse mesmo exemplo.

Então, mãos à obra:

Após a digitação da sua planilha vamos começar pela centralização do título:

Item 1 – Centralizar a seleção do texto sem uso do Mesclar e Centralizar

 

  1. Selecione o intervalo desejado. Nesse exemplo, irei selecionar toda a linha de Título (que é representado na Figura 3 pelo intervalo de A1: H1.

 


Figura 3 – Selecionando a linha de cabeçalho para Centralizar a seleção

 

  1. Após a seleção, irei passar 02 sugestões:
    1. Via atalho do teclado: Pressione a combinação de teclas CTRL+1 (teclado alfanumérico). Esse atalho abre a caixa de diálogo Formatar de Células.
    2. Via mouse: Sobre a seleção pressione o botão da direita do mouse e escolha a opção Formatar células.

 

  1. Será aberta a caixa de diálogo Formatar Células. Clique na guia Alinhamento e na seção Horizontal, clique na seta para baixo e escolha a opção Centralizar seleção. Logo após, clique no botão OK.

 


Figura 4 – Formatando o intervalo de células com o substituto do Mesclar e Centralizar

 

  1. Observe que a planilha ficou com o aspecto semelhante ao da mesclagem. Agora faça um teste: Clique em qualquer célula desse intervalo e perceba que as células são livres para você digitar o que quiser. Esse recurso não prejudica o Filtro e muito menos a classificação dos dados (ou qualquer outro recurso avançado). Portanto, a partir de agora, esqueça o recurso Mesclar e Centralizar em suas planilhas e sempre que necessário utilize o recurso Centralizar seleção. Apenas como fechamento do assunto, experimente inserir um texto na célula F1 (aproveitando o exemplo da Figura 5) e aplique bordas. O efeito é fantástico.

 


Figura 5 – Exemplo da aplicação do recurso Centralizar seleção

 

Item 2 – Dividir os números por 1000 sem realizar fórmula

 

  1. Pode ser que esse seja um dos exemplos mais interessantes que você vai ver (ou já viu). Selecione todos os números e pressione a combinação de teclas de atalho CTRL +1 (Formatar células). Será exibida a caixa de diálogo Formatar Células (conforme Figura 6).

 


Figura 6 – Formatando números e aplicando uma divisão por mil ao mesmo tempo

 

  1. Clique na guia Número e na sequência na Categoria Personalizado. O símbolo # (cerquilha) representa o formato de número dentro do Excel. Quando criamos a formatação personalizada #.##0,00 na caixa Tipo, isso representa que será exibido o número com o formato de milhar e com 02 casas decimais. Para exibir o formato dividido por 1000 acrescente um ponto final (.) ao término da formatação, conforme exibido na Figura 7:

 


Figura 7 – Formato que divide o número por 1000 (efeito ilusão de ótica)

 

Apenas como complemento dessa formatação, caso deseje formatar o número dividindo-o por 1.000.000 (um milhão), acrescente mais um ponto final ao término da formatação exibida na Figura 7.

 


Figura 8 – Exemplo de número “dividido” por 1000 na Formatação de Células

 

Pronto! Já fizemos 02 passos importantes na planilha que na maioria dos casos, leva-se mais tempo para se fazer de outro modo e que inclusive não é tão produtivo. O que será que está faltando? Onde está a soma da Linha 9 e da Coluna H? Vamos fazer juntos? Siga esses passos:

 

  1. Selecione todos os valores desejados e adicione nessa seleção uma linha e uma coluna para que o resultado seja imediato, sem a necessidade de arrastar a fórmula ou pressionar CTRL + C para se copiar a fórmula. Seguindo essa planilha de exemplo, farei o seguinte:
    1. Clique na primeira célula que contém um valor e pressione a combinação de teclas de atalho CTRL + SHIFT + Seta para baixo. O resultado se encontra na Figura 9:

 


Figura 9 – Pressionamento das teclas de atalho CTRL + SHIFT + seta para baixo

 

  1. Continuando a seleção, pressione a combinação de teclas de atalho CTRL + SHIFT + Seta para à direita. O resultado se encontra na Figura 10:

 


Figura 10 – Pressionamento das teclas de atalho CTRL + SHIFT + seta para à direita

 

  1. Agora necessitamos selecionar o espaço onde o Excel deverá inserir a fórmula de SOMA. Para isso, pressione a combinação de teclas de atalho SHIFT + Seta para à direita e SHIFT + Seta para baixo. O resultado se encontra na Figura 11:

 


Figura 11 – Uso da combinação de teclas de atalho SHIFT + Setas para baixo e para à direita

 

Experimente realizar essas seleções no modo slow motion conforme explicado acima e tente pressionar as duas setas de direção ao mesmo tempo. Isso lhe dará maior agilidade na hora da seleção. Ex.: CTRL + SHIFT + Setas para baixo e para à direita ao mesmo tempo.

 

  1. Agora que temos todos os intervalos desejados selecionados pressione a combinação de teclas de atalho ALT + = (mantenha pressionado a tecla ALT e dê um leve toque na tecla com o símbolo de igual). Essa combinação é responsável pela execução do AutoSoma dentro dos intervalos selecionados, conforme Figura 12:

Perceba que tudo o que sendo mostrado aqui, poderá ser realizado por você em uma escala muito maior e conseguir assim a execução mais rápida de tarefas frequentes e o uso de teclas de atalho no seu dia a dia em detrimento do mouse.


Figura 12 – Uso da combinação de teclas de atalho ALT + = para se realizar a AutoSoma

 

Bom, como um detalhe apenas, está faltando o título Total na célula H2 e na célula A9. Para algumas pessoas, bastaria clicar isoladamente nessas células, inserir a palavra e pressionar a tecla ENTER ou copiar uma célula pronta para outra.

Agora, você já pensou que seria possível em uma única digitação preencher diversas células com o mesmo conteúdo? Veja a seguir como isso funciona…

 

Item 3 – Preenchendo células aleatórias com o mesmo conteúdo

 

Perdemos alguns segundos copiando células para outras partes da planilha e na maioria dos casos, perdemos a formatação ou simplesmente temos que “retirar os formatos” aplicados por algum arraste de mouse ou cópia indesejada.

Para que você não tenha nenhum dos problemas relatados no parágrafo anterior e copie apenas o conteúdo da célula, realize o seguinte procedimento:

  1. Selecione as células onde deseja colocar a mesma informação. Nesse exemplo, clicarei na célula A9, mantenho a tecla CTRL pressionada e clico na célula H2. O resultado é o mesmo da Figura 13:

 


Figura 13 – Selecionando células aleatórias com o uso da tecla CTRL

 

  1. Após a seleção, “apenas” digite a palavra Total porém não
    pressione ENTER pois esse procedimento leva a seleção de uma célula para a outra. O procedimento correto é:

    Após a digitação da palavra Total, pressione a combinação de teclas de atalho CTRL + ENTER. Essa combinação de teclas copia apenas o conteúdo da célula ativa para as demais células selecionadas. É um recurso maravilhoso! Veja o resultado na Figura 14:

 


Figura 14 – Preenchendo células aleatórios com o uso do CTRL + ENTER

 

Agora vamos a formatação geral da planilha:

 

Item 4 – Como formatar uma planilha em menos de 20 segundos

 

Às vezes, percebo que algumas pessoas, perdem mais tempo “perfumando” a planilha do que realizando ações importantes, como fórmulas e gráficos.

Desse modo, irei utilizar um recurso pioneiro do Microsoft Excel 2007, denominado Estilos de Célula para promover esse tópico.

Como toda boa estória, imagine que a sua planilha possui início, meio e fim. Por esse motivo, irei “fatiá-la” em 03 partes: Título principal, subtítulo e corpo. Como não temos exatamente esses nomes no recurso que irei demonstrar, vamos adaptar cada parte a um item associado como Título1, Título 2 e Título 3.

  1. Selecione somente o título principal da sua planilha, conforme exibido na Figura 15:

 


Figura 15 – Seleção do título da planilha

 

  1. A partir da guia Página Inicial, grupo Estilo, clique no botão Estilos de Célula. Serão exibidos diversos estilos. Clique no Título 1, conforme Figura 16:

 


Figura 16 – Formatando o título principal da planilha com o estilo Título 1

 

Observe que o Título principal da sua planilha já está com o formato aplicado e bem diferente do normal.

  1. Agora selecione os subtítulos da planilha (que nesse exemplo, é o intervalo de A2: H2). Na sequência, realize os mesmos procedimentos do passo anterior porém escolhendo o Título 2 (conforme Figura 17):

 


Figura 17 – Formatando o subtítulo com o Estilo Título 2

 

  1. Para finalizar, selecione todo o restante da planilha e aplique o Título 3. Você poderá combinar estilos ou criar seus próprios estilos a partir da opção Novo Estilo de Célula (presente no mesmo botão Estilos de Célula). Segue na Figura 18, exemplo da planilha formatada:

 


Figura 18 – Planilha formatada com o recurso Estilos de Célula

A partir desse momento, perceba que o visual da planilha inicial e nesse momento já destoa completamente e que não perdemos tempo para realizar esses passos. Na maioria dos casos, estamos realizando a combinação de dicas antigas com recursos novos do Excel para atingir os melhores níveis de produtividade na criação de uma planilha.

A partir desse momento irei dar um toque profissional aos números dessa planilha:

 

Item 5 – Como utilizar a Formatação Condicional a seu favor

 

Se você observar como os números estão dispostos nessa planilha, ficaria fácil analisar se eles estivessem destacados por cores quanto a sua grandeza ou por barras controladas pelo menor ou maior valor. No caso dos valores inseridos entre os meses, irei sugerir que seja utilizado o formato de Barras de Dados que favorece a visualização do menor e do maior valor. Siga esses passos:

  1. Selecione somente os números (sem totais). Nesse exemplo, o intervalo é compreendido de B3 até G8, conforme Figura 19:

 


Figura 19 – Seleção dos números para aplicação da Formatação Condicional

 

  1. A partir da guia Página Inicial, grupo Estilo, clique no botão Formatação Condicional e escolha qualquer opção entre a seção Preenchimento Gradual e Preenchimento Sólido. Nesse exemplo, estou utilizando a primeira opção denominada Barra de Dados Azul (apenas como sugestão), conforme Figura 20:

 


Figura 20 – Aplicando o formato condicional Barras de Dados aos números

 

Após aplicado esse formato, os números ficam muito mais visíveis:

 


Figura 21 – Planilha com a Formatação Condicional Barras de Dados Azul aplicada

 

  1. Agora iremos dar ênfase aos números da coluna H, denominada Total. Quais são os produtos que mais venderam? Quais os melhores números? Façamos assim: Selecione apenas os totais de H2 até H8. Em uma ação que você esteja realizando em sua planilha, não misture informações diferentes para utilizar a Formatação Condicional. Perceba que em primeiro lugar, fiz a aplicação nos números “inseridos” ao longo dos meses. Agora estou tratando apenas os totais da coluna e logo mais os totais da linha. Após a seleção, clique na guia Página Inicial, grupo Estilo e clique no botão Formatação Condicional. Escolha a opção Escalas de Cor e para uma aplicação semelhante à Figura 22, utilize o primeiro item denominado Escala de Cores Verde – Amarela – Vermelha.

 


Figura 22 – Exemplo de aplicação da Formatação Condicional Escalas de Cor

 

Explicação sobre esse formato: os maiores valores irão ficar na cor Verde, o mediano na cor amarela e o mais baixo na cor vermelha. Os valores que ficarem entre essas três cores, serão automaticamente formatados com cores graduais, conforme Figura 23:

Gostaria de salientar que esse procedimento é altamente confiável visto que o próprio Excel gerencia o que será aplicado como métrica para esse tipo de solução.

 


Figura 23 – Exemplo da Formatação Condicional Escalas de Cor

 

Quer saber mais detalhes sobre a Formatação Condicional Escalas de Cor (ou qualquer outra)? Siga esses passos:

 

Item 6 – Entendendo um pouco melhor sobre a métrica da Formatação Condicional

 

  1. Selecione a Formatação Condicional desejada (apenas um tipo por vez, ok?) e clique na guia Página Inicial, grupo Estilo e na sequência no botão Formatação Condicional. Será exibida uma lista com diversas opções. Clique no item Gerenciar Regras, conforme Figura 24.

 


Figura 24 – Acessando o item Gerenciar Regras da Formatação Condicional

 

  1. Será exibida a Figura 25. Observe que a opção Seleção Atual já vem escolhida e o tipo de regra também. Basta clicar no botão Editar Regra para entender um pouco melhor a métrica utilizada no formato.

 


Figura 25 – Caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional

 

  1. Observe que será exibida a caixa de diálogo Editar Regra de Formatação (Figura 26) e a primeira opção já vem definida. Olhando mais para o meio da caixa de diálogo, observamos que existem 03 níveis de graduação: Mínimo, Ponto Médio e Máximo e todas já estão no nível correto de “fórmula” aplicada. O menor valor já está com a função Mínimo, o Ponto Médio com o percentil aplicado e a função Máximo no maior valor encontrado na seleção.

 


Figura 26 – Entendendo melhor a regra aplicada na Formatação Condicional

 

Por esse motivo, evite o ajuste manual “por conta própria” se você não tiver certeza do que está fazendo, já que o Excel traz o recurso bem ajustado.

Feche todas as caixas de diálogo abertas e vamos para a última formatação condicional.

 

  1. Repita o mesmo procedimento anterior porém agora com a seleção do intervalo de B9 até G9 e faça uso da Formatação Condicional Conjuntos de Ícones. Utilize a segunda opção da seção Direcional conforme exibido na Figura 27:

 


Figura 27 – Aplicando a Formatação Condicional Conjuntos de Ícones

 

Comentário importante: Esse tipo de formatação carece de ajustes pois ele está pautado sobre a regra que para o ícone na cor verde, o valor selecionado tem que ser maior ou igual a 67
por cento. Quando estiver entre 67 e 33 por cento a cor será amarela. Caso contrário, será vermelho.

Nem sempre os valores que você possui, clamam por essa métrica. Sendo assim, se existe um tipo de formatação condicional que merece uma atenção especial, essa opção chama-se Conjuntos de Ícones (Figura 28):

 


Figura 28 – Regra Condicional Conjuntos de Ícones

 

A partir desse instante a planilha já está com a aparência bem diferente (Figura 29):

 


Figura 29 – Planilha com a aplicação de 03 tipos de Formatação Condicional aplicadas

 

Agora vamos aos gráficos e minigráficos:

 

Item 7 – Conhecendo um pouco sobre a aplicação de Minigráficos

 

Mostrar tendências em seus dados de planilha pode ser útil, especialmente quando você está compartilhando dados com outras pessoas. Use minigráficos, (gráficos minúsculos que ficam incorporados dentro de células da planilha), para representar visualmente e mostrar uma tendência em seus dados. Minigráficos podem chamar a atenção para valores como aumentos ou diminuições sazonais ou ciclos econômicos e destacar os valores máximo e mínimo em uma cor diferente.

Nesse exemplo, irei utilizar o espaço disponível à direita da planilha para inserir o minigráfico. Para que o efeito visual seja mais agradável, deixe a coluna que deseja inserir o minigráfico um pouco mais larga que o normal.

 

  1. Selecione o intervalo de I3 até I8, conforme Figura 30:

 

Figura 30 – Seleção para inserção do minigráfico

 

  1. Na sequência, clique na guia Inserir, grupo Minigráficos, botão Linha. Será exibida a caixa de diálogo Criar Minigráficos (Figura 31):

 

Figura 31 – Caixa de diálogo Criar Minigráficos

 

  1. Na caixa Intervalo de dados, selecione somente números. Nesse exemplo usarei o intervalo de B3 até G8 (Figura 32):

 

Figura 32 – Seleção dos números para inserção do Minigráfico

 

  1. Observe que a caixa Intervalo de Locais já vem preenchida pois fizemos a seleção prévia das células a qual os minigráficos serão inseridos. Para finalizar, clique no botão OK.

 

Figura 33 – Inserção do minigráfico no intervalo selecionado

 

Será exibido um minigráfico para cada célula selecionada, informando a tendência de cada conjunto de números selecionados previamente. Observe também que uma nova guia denominada Design será exibida (desde que o cursor esteja dentro do minigráfico). Essa guia possui alguns recursos interessantes. Vamos aos principais:

 

  1. Deixe o cursor em qualquer célula do minigráfico e na guia Design, grupo Mostrar, habilite as opções Ponto Alto e Ponto Baixo, conforme Figura 34:

 

Figura 34 – Exibição dos itens Ponto Alto e Ponto Baixo habilitados

 

Para melhorar ainda mais a aparência, que tal mudar as cores do ponto alto e baixo? Proceda da seguinte maneira:

  1. Deixe uma das células do gráfico selecionada (ou se preferir, selecione todas) e a partir da guia Design clique no botão Cor do Marcador e vá até a opção Ponto Alto, escolha a cor desejada e proceda da mesma maneira com o Ponto Baixo (Figura 35):

 

Figura 35 – Alterando a cor do Marcador do Minigráfico

 

Após essa ação, perceba que o maior/menor valor possuem cores distintas. Outra ação de formatação importante a ser tomada é destacar cada célula com um ponto no minigráfico. Faça assim:

  1. A partir da guia Design, localize o grupo Mostrar e habilite a opção Marcadores, conforme Figura 37:

 

Figura 36 – Habilitando Marcadores para um melhor destaque dos valores no minigráfico

 

E para finalizar, caso queira trocar o minigráfico de linhas por um de colunas, faça o seguinte:

  1. Deixe alguma célula do minigráfico selecionada, clique na guia Design, localize o grupo Tipo e clique no botão Coluna, conforme Figura 37:

 

Figura 37 – Trocando o tipo de minigráfico

 

Pronto! Agora que você conheceu um pouco mais sobre minigráfico, que tal utilizar mais esse recurso dentro das suas planilhas? Com certeza é um grande atrativo.

 

Último procedimento: Como posso inserir Gráficos dentro da minha planilha para demonstrar apenas aquilo que desejo?

 

Item 8 – Criando gráficos profissionais em menos de 1 segundo

 

Como existem diversas informações para serem exibidas no gráfico, irei dividir da seguinte forma:

  • A criação de um gráfico de colunas para exibir os 03 principais produtos da minha lista.
  • A criação de um gráfico de pizza para exibir os percentuais representativos da coluna de totais.

Então, vamos lá:

  1. Selecione a linha de cabeçalho e a coluna de cabeçalho juntamente com os valores desejados. Nesse exemplo, irei selecionar o intervalo de dados das células de A2 até G5 (como disse, irei selecionar apenas os melhores itens).

 

  1. Após essa seleção, pressione a combinação de teclas de atalho ALT + F1. Essa combinação insere um gráfico de colunas padrão em menos de 1 segundo na planilha ativa. Como estou utilizando o Microsoft Excel 2013, o gráfico é exibido em um layout padrão onde o Título é mostrado automaticamente na parte superior e a legenda é exibida abaixo do gráfico, conforme Figura 38:

 

Figura 38 – Criando gráficos rápidos com a combinação de teclas de atalho ALT + F1

 

Se eu estivesse usando a versão 2010 ou 2007, teria que escolher o Layout 3, disponível na guia Design, grupo Layout de Gráfico.

Também observe que na própria guia Design do Excel 2013, existem estilos bem interessantes de formatação. Fique à vontade para formatar o seu gráfico.

Vou acrescentar apenas um toque bem produtivo ao gráfico de colunas: Desejo vincular o título da célula A1 ao título do gráfico para que toda e qualquer alteração na célula o gráfico seja modificado também. Para isso, faça o seguinte:

  1. Clique no título do gráfico apenas 1 vez (só para selecionar), conforme Figura 39:

 

Figura 39 – Selecionando o Título do Gráfico

 

  1. Clique na Barra de fórmulas e digite o sinal de igual (=), conforme Figura 40:

 

Figura 40 – Criando o vínculo entre a célula e o Título do gráfico

 

  1. Agora clique na célula desejada (nesse meu exemplo, será a célula A1) e na sequência pressione ENTER. Pronto, você acabou de criar um vínculo entre a célula e o Título do Gráfico (Figura 41):

 

Figura 41 – Exibição da fórmula de vínculo entre a célula e o título do gráfico

 

Está quase acabando… Veja o último assunto:

 

Item 9 – Como criar um gráfico M&M’s (ou disco voador)

 

Sempre que estou realizando algum tipo de Consultoria, as pessoas sempre pedem a criação de um gráfico de pizza. Por que será? Não sei se a paixão cultural por Pizza (sentido literal) acaba influenciando as pessoas… rs

Bom, o gráfico de pizza acaba que “deformando” a informação que ali está contida e na dúvida do resultado exibido, faça um gráfico de colunas ou linhas que são os melhores para a exibição dos dados “de verdade”, sem maquiagem.

De qualquer forma, vamos aos passos:

  1. No exemplo que vocês estão acompanhando desde o início, irei selecionar a colunas de produtos e a coluna de totais. Sendo assim, selecione o intervalo de A2 até A8 e após essa seleção mantenha a tecla CTRL pressionada e selecione o intervalo de H2 até H8. Para realizar o procedimento padrão, clique na guia Inserir, localize o grupo Gráficos e clique no botão Inserir Gráfico de Pizza ou de Rosca. Serão exibidas diversas opções. Escolha a opção Pizza 3D, conforme Figura 42:

 

Figura 42 – Exibição do Gráfico de Pizza 3D

 

Ajuste esse gráfico ao lado do outro e vamos à formatação:

  1. Clique na guia Design, localize o grupo Layout de Gráfico e clique no botão Layout Rápido, conforme Figura 43:

 

Figura 43 – Escolhendo o Layout 1 para inserir os rótulos e percentuais dentro das fatias

 

Observe que os itens se ajustam automaticamente dentro das fatias. Porém vamos fazer um ajuste interessante:

  1. Clique com o botão da direita sobre o rótulo dos gráficos e acione a opção Formatar Rótulos de Dados, conforme Figura 44:

Figura 44 – Formatando o rótulo do gráfico

 

  1. Na versão 2013 do Excel, será exibido um painel lateral à direita com as opções de formatação do Rótulo. Nas versões 2007 e 2010 será exibido uma caixa de diálogo pop-up, porém, todas com as opções muito semelhantes. Na seção Posição do Rótulo, escolha a opção Extremidade Interna e observe que todos os rótulos foram ajustados, conforme Figura 45 e o gráfico foi redimensionado automaticamente:

 

Figura 45 – Ajustando o rótulo na extremidade interna das fatias

 

  1. Clique uma vez no meio da pizza. Observe que a barra lateral foi ajustada para Formatar Séries de Dados, conforme Figura 46:

 

Figura 46 – Rotacionando a pizza para uma melhor exibição e “explodindo” as fatias

 

  1. Na seção OPÇÕES DE SÉRIE, clique no item Ângulo da primeira fatia e escolha quantos graus deseja rotacionar sua pizza. Nesse exemplo usarei o valor 81 graus e para a Explosão usarei 12%, conforme exibido na Figura 47:

 

Figura 47 – Configurando as Opções de Série do Gráfico para uma melhor exibição

 

  1. Após essa ação, clique no item Efeitos e na seção FORMATO 3D, localize os itens Largura/Altura do Bisel superior e inferior e digite os valores 1500 para todos os itens, conforme exibido na Figura 48:

 

Figura 48 – Alterando o gráfico para o formato M&M’s

 

Após essas alterações, observe que o seu gráfico deve ter a aparência semelhante ao gráfico na Figura 49:

 

Figura 49 – Gráfico M&M’s

 

O que você acha? Interessante esse modelo, não?

Agora vamos adicionar um efeito especial ao gráfico:

  1. A partir do mesmo painel, clique no botão Material e escolha um dos itens disponíveis. Nesse exemplo, estou aplicando o item Borda Suave da seção Efeito Especial. Confira a opção na Figura 50:

 

Figura 50 – Adicionando um Efeito Especial as fatias

 

Observe que o gráfico ficou com um leve brilho em todos os cantos e ficou com um visual extremamente charmoso… rs

Agora o golpe final: Adicionar uma sombra que irá deixar qualquer um de queixo caído:

  1. Observe que no mesmo painel que ajustamos o passo 8, existem outras opções na parte superior da tela (Figura 51):

 


Figura 51 – Alteração do Desfoque para 5 pt

 

  1. Uma delas é a seção SOMBRA. Localize o item Desfoque dentro dessa seção e altere o seu valor para 5 pt (apenas uma sugestão, pode ser qualquer valor). Após essa alteração observe novamente o visual do seu gráfico (semelhante à Figura 52):

 

Figura 52 – Visual do gráfico após a alteração do item Desfoque

 

Comentário: Observe que nós alteramos “apenas” o item Desfoque. Porém o Excel ajusta automaticamente todos os outros componentes da seção para um melhor ajuste.

 

Figura 53 – Visualização final da planilha após todos os ajustes

 

Observe a Figura 53 e perceba que todos os passos que foram explicados nesse POST realmente valorizam a entrega de um trabalho eficiente, visual e informativo.

Poderíamos acrescentar diversas outras funcionalidades nesse trabalho, mas veja só: com poucas ações “básicas” já temos uma planilha interessante para se trabalhar. Imagine se utilizarmos outros recursos fantásticos do Excel no nosso dia a dia…

Esse POST representa 40 minutos de Palestra de Produtividade em Excel a qual realizo nas mais diversas empresas no Brasil. Essa é a minha contribuição a você, usuário do Excel, para que tenha cada vez mais sucesso no seu dia com o uso do Microsoft Excel.

Bom pessoal, vou ficando por aqui e até a próxima!!!

J

MAC

Criando um Fluxograma Dinâmico a partir do Excel 2010


Olá pessoal!

Nesse POST irei mostrar como criar um fluxograma no Visio a partir de dados do Excel.

Boa leitura!

Utilize o Fluxograma Dinâmico para apresentações e flexibilidade em análise visual.

  1. Acesse a guia ArquivoNovo – grupo Categoria de ModelosEmpresarialDiagrama Dinâmico.
  2. Será aberta a caixa Seletor de Dados:


  3. Vamos selecionar Pasta de trabalho do Microsoft Excel, e a seguir no botão Avançar.


  4. Clique no botão Procurar, para localizar o Arquivo Vendas.


  5. A caixa Seletor de Dados retorna com o campo “Que pasta de trabalho você deseja importar? preenchido.


  6. Clique no Botão Avançar.
  7. No campo Que planilha ou intervalo você desejar usar? clique na seta voltada para baixo e escolha a planilha DadosDeVendas.


  8. A seguir clique no botão Avançar.

    Atenção!

    Se desejar apenas uma parte da planilha, clique no botão Selecionar Intervalo Personalizado…


  9. Após clicar no botão Avançar, o MS-Visio exibirá caixa para serem incluídas Colunas e Linhas.


  10. Clicando no botão Selecionar Colunas… ou Selecionar Linhas… é exibida caixa
    para ser feita a seleção.
  11. Para marcar apenas algumas colunas primeiramente selecione o botão Desmarcar Todas, e a seguir, com um clique do mouse, faça a seleções desejadas.


  12. Para nosso exemplo vamos deixar todas as colunas selecionadas.
  13. Clique no botão OK. Na tela que é reexibida clique em Avançar.

    Será exibida a caixa Seletor de Dados com a informação Os dados foram importados com êxito.

  14. Clique no botão Concluir.


  15. Será exibido o estêncil Diagrama Dinâmico.


    O trabalho com o Diagrama Dinâmico é semelhante ao de Tabela Dinâmica do MS-Excel.

  16. Para inserir os campos desejados, dê duplo clique, ou clique na seta voltada para baixo e escolha a opção Adicionar “Nome do Campo”.


    Os itens referentes ao campo escolhido são inseridos na tela.


    Para inserir novos níveis repita a operação, escolhendo outro campo.


  17. Utilize a guia Diagrama Dinâmico para alterar a posição dos Nós, nome atribuído às caixas do Diagrama.


     

    Grupo Organizar

  18. Selecione o nó desejado e a seguir escolha entre os comandos Mover Para a
    Esquerda/Para Cima ou Mover Para a Direita/Para Baixo para
    alterar a posição do Nó.


  19. Escolha um nível e clique no comando Recolher para que ele não seja mais exibido.


  20. O comando Elevar eleva um nó filho até o nó superior, ocultando parte de um Diagrama Dinâmico expandido.


     

    Grupo Layout

     


    Selecionando os nós altere a direção do Diagrama, ou o alinhamento. O comando Refazer Layout de Todos altera o layout de todos os níveis.

     

    Aplicando Formas

     

  21. Selecione uma forma do Diagrama
  22. Clique no comando Aplicar Forma, no grupo Formatar.
  23. Será aberta a caixa Aplicar Forma. Escolha uma das formas disponibilizadas.


  24. O nó será substituído pela Forma escolhida.


     

    Até a próxima!

    MAC

Criando Organograma no Visio 2010


Olá pessoal!

Esse POST mostra um passo a passo como trabalhar com Organograma no Visio 2010.

Boa leitura!

 

  1. Para criar um Organograma, abra um novo arquivo através da guia ArquivoNovo.
  2. Em Modelos Usados Recentemente clique em Organograma.

     


     

  3. O estêncil Formas de Organograma é exibido, conforme figura:

     


  4. Clique na forma Executivo e arraste até a página.

     

  5. Será aberta a caixa Conectando Formas

     


     

  6. Se não desejar que esta caixa seja exibida clique no botão Não mostrar esta mensagem novamente.

     

  7. Clique no botão OK, e a forma será inserida na página.


  8. Clique 02 vezes na caixa de texto para inserir um texto:


  9. Para inserir um subordinado leve o mouse à forma desejada e será exibida a orientação do que deve ser feito.


  10. Vamos arrastar a forma Gerente e soltá-la sobre a forma Executivo.

     

  11. A forma será inserida em posição abaixo da anterior, para mostrar que se trata de um subordinado.

 


 

  1. Vamos completar nosso Organograma inserindo formas:

     


     

  2. Em nosso exemplo a forma Consultor foi inserida como subordinada à forma Executivo.

     

    A forma Pessoal insere os nomes sem caixas.

     

    A formatação das formas é feita da mesma forma que a formatação de Fluxograma ou Cronograma.

     

    O texto pode ser formatado dando duplo clique e a seguir acessando a guia Página Inicial – grupo Fonte.

     


     

    Até a próxima!

     

    MAC

Copiando parte de uma planilha do Excel para uma apresentação do PowerPoint


 

Olá pessoal!

De volta depois de um longo período ausente… correria das Palestras e Treinamentos que ministro.

Mas ultimamente estava envolvido no Projeto do Lançamento das Dicas do Office 2013 para a Microsoft. Isso me consumiu muito tempo. Porém, o projeto foi finalizado com sucesso e em breve direi qual o endereço do Blog de Dicas que ajudei a criar para a Microsoft.

Em tempo: esse POST é em solicitação a uma funcionária de uma empresa da região de Jundiaí que solicitou como transportar parte de uma planilha para o PowerPoint mantendo o vínculo com os dados da planilha.

Então, lá vai:

Inserção de fragmentos do Excel no PowerPoint

Ao se copiar partes de uma planilha e realizar a colagem no PowerPoint existe uma limitação da ferramenta quanto ao número de colunas:

Versão 2003 – 15 colunas

Versão 2010 – 20 colunas

Para realizar esse procedimento em ambas as versões existem 02 procedimentos distintos.

Procedimento 1 – Versão 2003 e 2010

Selecione a área desejada e clique com o botão da direita do mouse e escolha Copiar (CTRL+C).


 

Deixe o aplicativo aberto e vá para o PowerPoint.

Em um slide em branco, clique com o botão da direita do mouse e escolha a opção Colar (CTRL+V).

 

Assim que a colagem é realizada a planilha é inserida no PowerPoint no modo Tabela (perdendo qualquer tipo de vínculo com o Excel, inclusive formatação).

Porém, assim que esse procedimento for realizado, observe que existe um ícone no canto inferior direito da Tabela. Esse ícone chama-se Opções de colagem (ele desaparece se nada for feito em 60 segundos ou se for realizada outra ação após a inserção).

Clique nesse ícone e escolha a opção Tabela do Excel (toda a pasta de trabalho).

 

 

A partir desse instante, a Tabela se transforma em planilha e passa a fazer parte do PowerPoint, ou seja, não é mais necessário manter o Excel aberto para conexão dos dados.

 


 

A formatação é reestabelecida e tudo volta ao normal.

Na imagem capturada temos 16 colunas e o limite de inserção do Excel 2003 são de 15. Se não for feito nenhum tipo de edição nesse objeto, o número de colunas se mantém. A partir do momento que for realizado um duplo-clique no objeto, o Excel será aberto e quando o voltar ao PowerPoint será atualizado e mostrará “apenas” 15 colunas.

Observe a figura a seguir:


 

A diferença na versão 2010 é que ao se colar a planilha no slide o ícone será exibido com outras opções:

 

Escolha a opção do meio (Inserir) que realiza a mesma operação da versão 2003, porém com um limite maior: 20 colunas.

A mesma restrição do 2003 se aplica ao 2010: se for necessário clicar 02 vezes sobre o objeto para realizar alguma edição, o número de colunas a ser exibido será 20.

Observe a imagem sendo editada:


 

 

Agora observe a imagem após a edição:


 

 

Procedimento 2 – Versão 2003 e 2010

 

O modo correto para se compartilhar informações entre aplicativos ainda é a inserção através da guia Inserir/Objeto.

Clique na opção Criar do arquivo e no botão Procurar escolha o arquivo a ser inserido na apresentação.

 


Clique no botão OK.

Observe que a Planilha já é inserida no modo Excel e pronta para a exibição. Caso necessite editá-la, clique 02 vezes na planilha.

 


Até a próxima!

 

MAC

 


 

Votação


Por favor, participe dessa votação para que eu possa contribuir com assuntos que mais lhe interessam:

Obrigado!

Marco Aurélio

Guia dos Produtos Microsoft Office 2010


Prefeitura de São Paulo Governo do Estado de SP

Estou postando esse POST especialmente para os funcionários da Secretaria da Fazenda e da Secretaria da Educação (e para quem necessite mais informações sobre o Office 2010). É um material de ajuda para quem participou das Palestras de Migração do Evento G.A.M.E. da Microsoft sobre Office 2010.

Esse link contém uma pasta com dicas, novidades e detalhes sobre a versão 2010.

Clique aqui para baixar: https://skydrive.live.com/redir.aspx?cid=128c2d3a0d1c6818&resid=128C2D3A0D1C6818!819&parid=root

Até a próxima!

MAC

 

Como criar um Formulário no InfoPath 2010


LIÇÃO 2

Agora que você criou os grupos a partir da LIÇÃO 1 vamos criar os campos dentro dos respectivos grupos:

  • Os nomes abaixo da linha de título são os campos que deverão ser criados.
  • Não se preocupe com o Tipo de Dados a ser atribuído a cada campo: A cada passo irei falar sobre as configurações necessárias e mesmo que eu não comente você verá que o programa é muito intuitivo.

Funcionario

Periodo

DadosBancarios

Despesas

Observacoes

Nome

DataDe

Banco

DataDespesa

InformacoesComplementares

Data

DataAte

Agencia

Trajeto

 

Email

 

NumeroConta

Motivo

 
   

DigitoConta

Km

 
   

Conta

TotalKm

 
   

TipoConta

Combustivel

 
     

TotalaPagar

 

 

1 – Clique com o botão da direita sobre o grupo Funcionario e clique na opção Adicionar:


2 – Será exibida a caixa de diálogo Adicionar Campo ou Grupo. Digite o nome do campo na seção Nome. Nesse exemplo, usaremos a definição Nome. Na seção Tipo, escolha Campo (elemento) e na seção Tipo de dados escolha Texto (string). Após clique no botão OK. Todo e qualquer campo deverá ser configurado o item Tipo de dados. Escolha sempre a opção mais óbvia para cada item.


3 – Verifique que o campo é criado imediatamente abaixo do grupo Funcionario. Faça o mesmo procedimento com os outros campos.

Caso tenha nomeado um campo errado clique novamente com o botão da direita e faça os devidos ajustes.


4 – Para o campo Data, na opção Tipo de dados, escolha a opção Data (date) e clique no botão OK.


5 – Para o campo Email, na seção Tipo de dados, escolha a opção Hiperlink (anyURI).


6 – Para criar os campos no grupo Periodo, clique com o botão da direita sobre o grupo Periodo e escolha a opção Adicionar. Na caixa de diálogo Adicionar Campo ou Grupo digite o nome DataDe e troque o tipo de dados para Data (date) e clique no botão OK.


Observe como está ficando a estrutura:


7 – Crie o campo DataAte e vamos para o próximo grupo: DadosBancarios.

Crie os campos:

DadosBancarios

Tipo de Dados

Banco

Texto

Agencia

Numero Inteiro

NumeroConta

Numero Inteiro

DigitoConta

Numero Inteiro

Conta

Numero Inteiro

TipoConta

Numero Inteiro

 

8 – Observe os campos criados:


9 – Clique no grupo Despesas e crie os seguintes campos:

Despesas

Tipo de Dados

DataDespesa

Data

Trajeto

Texto

Motivo

Texto

Km

Numero Inteiro

TotalKm

Numero Inteiro

Combustivel

Numero Inteiro

TotalaPagar

Numero Inteiro

 

10 – Observe como ficou a criação dos campos dentro do grupo Despesas:


11 – Clique no grupo Observacoes e crie o seguinte campo:

Observacoes

Tipo de Dados

InformacoesComplementares

Texto

 

12 – Agora que você configurou todos os campos está pronto para começar a desenhar o formulário.


Essa estrutura permite um trabalho mais descentralizado no formulário e utilizar a estrutura criada em qualquer outro formulário.

Esse é uma das qualidades do InfoPath: trabalhar com grupos de campos personalizados, atribuir conexões a bancos de dados, criar fórmulas, importar/exportar dados etc.

 

Até a LIÇÃO 3.

 

MAC

Agradecimentos


Olá pessoal!

Gostaria de agradecer imensamente a todos os que têm acessado o meu Blog: no Brasil posso dizer que os 27
Estados já acessaram (pelo menos 1 vez) algum tipo de informação no meu Blog (nos últimos 6 meses).

Fora no Brasil, gostaria de agradecer também aos nossos irmãos portugueses que com certa frequência vem acessando os mais diversos artigos.

Podem ter certeza que se eu pudesse traduzir os artigos em diversos idiomas eu faria (para tentar atingir um número maior de pessoas). Infelizmente não tenho essa condição.

Mas, mesmo assim, na Bélgica (região de Brussels Hoofdstedelijk Gewest e Liege) tenho acessos também.

Em Israel (região de Tel Aviv – Ramat Gan) tenho constatado acessos.

A Nova Zelândia (diversas localidades) também agradeço de coração.

Em 32
estados dos EUA tenho muitos acessos simultâneos.

Na França (em Paris, Versailles entre outros) também tenho adeptos de produtividade.

Europa, Finlândia, Turquia, Canadá, Alemanha, Argentina, Angola, Inglaterra e outros 38 países configuram a minha lista de acessos. Pode ser que sejam meus irmãos brasileiros, mas também tenho certeza que tenho algum amigo estrangeiro que traduz o artigo para entender o seu conteúdo.

Peço desculpas por não listar um a um (seria o meu desejo), mas sintam-se abraçados por uma pessoa que apenas gosta de publicar artigos que promovam a produtividade e agilidade com o sistema operacional Microsoft Windows e o pacote Microsoft Office.

Também quero ressaltar que não sou remunerado para isso e nem recebo nenhum tipo de incentivo de qualquer empresa que seja (pode ser que alguém esteja pensando que sou patrocinado por alguém).

Mais uma vez os meus mais sinceros agradecimentos e sintam-se a vontade para inserir os seus comentários sempre que oportuno.

 

Até breve!

Marco Aurélio Candido


 

Obs.:

Estava me esquecendo: caso alguém queira comentar qualquer artigo, clique no Título do artigo e aguarde alguns segundos. Uma nova tela irá surgir apenas com aquele item clicado.

Role a tela para baixo até o final do artigo.

Tem um espaço chamado Deixar uma resposta.

Abra o seu coração nesse espaço (rs).

Obrigado!

Série Passo a Passo


Olá Blognautas do Dicas do Aurélio!

Estou criando uma série de assuntos que serão divididos em diversas lições. São literalmente “cursos on-line” onde você aprenderá como executar diversas ações utilizando o pacote Microsoft Office. A primeira lição é Como criar Formulários no InfoPath que será dividida em algumas lições (onde a primeira lição se encontra rolando a tela um pouco mais abaixo).

Espero que seja muito útil a todos e aproveitem para tirar suas dúvidas através do item comentários que se encontra em todo o final de cada assunto abordado.

Ah e caso tenha gostado dos assuntos não se esqueça de divulgar o meu Blog para os seus amigos e para a sua empresa. Terei o maior prazer em ajudar sempre que o assunto for Microsoft Office.

Enjoy!

MAC

Como criar um Formulário no InfoPath 2010


O Microsoft InfoPath 2010 permite criar sofisticadas soluções de formulários, mesmo que você seja um usuário novo no InfoPath ou não tenha tanto domínio da ferramenta.

Aprimoramentos no design e no layout, como a faixa de opções e a nova janela Backstage, facilitam a localização de ferramentas para criar formulários atraentes e eficazes, que simplificam o preenchimento dos formulários. O InfoPath 2010 está mais integrado ao SharePoint e fornece melhor suporte a recursos e controles para formulários no browser. Isso ajuda a tornar mais fácil o uso da Web para coletar e manter informações.

O InfoPath 2010 gera automaticamente formulários simples a partir de listas do SharePoint e outras fontes de dados, fornecendo estilos de página e de layout de seção predefinidos, ferramentas de design e ferramentas lógicas de regras rápidas. Para a criação de formulários avançados, existem recursos simples que permitem adicionar campos com ou sem fórmula. Também é possível adicionar recursos como seções dinâmicas e pesquisa de dados. Faça a publicação de seus formulários com apenas um clique.

Nesse POST irei demonstrar como criar um formulário de Gastos de Despesas com Quilometragem a partir de um formulário em branco utilizando o Microsoft InfoPath 2010. Farei um passo a passo em alguns capítulos…

Então mãos a obra: LIÇÃO 1Criando o Formulário e desenhando a estrutura dos grupos.

1 – Abra o Microsoft Infopath Designer 2010 e dê um duplo clique na opção Formulário em Branco.


2 – Será exibida a seguinte tela:


3 – Observe a coluna Campos que é exibida a direita. Ela contém os itens que serão utilizados durante a confecção do formulário. O primeiro passo é nomear o grupo meusCampos. Clique com o botão da direita sobre o grupo e clique na opção Propriedades.


4 – Será exibida a caixa de diálogo Propriedades do Campo ou Grupo. Digite um nome para o item meusCampos.

Sugestão: FormKm (depois clique em OK).

Esse será o nosso grupo principal. Toda e qualquer ação envolvendo o grupo como um todo deverá ser feito através desse nome.


5 – O próximo passo será a criação de grupos para a organização dos campos internamente. Vamos criar os principais grupos a serem trabalhados. Imagine cada campo como se fosse uma seção e dentro dessas seções serão inseridos os campos.

É nesse formato que iremos construir o nosso formulário.

6 – Clique com o botão da direita do mouse sobre o grupo FormKm e clique na opção Adicionar.


7 – Será exibida a caixa de diálogo Adicionar Campo ou Grupo. Como sugestão digite o nome Funcionário e clique no botão OK.


7 – Clique novamente no grupo principal FormKm e adicione mais 04 grupos: Periodo, DadosBancarios, Despesas e Observacoes. Observe que todos os nomes utilizados até agora não possuem acentuação. Evite acentuar nomes de objetos, campos, grupos, etc., dentro de um formulário. Observe como deverá ficar depois de pronto:


8 – Agora que criamos a estrutura do Formulário de quilometragem, vamos adicionar os campos e depois iremos criar esses campos dentro do Formulário. Porém esse é assunto para a próxima lição.

 

Aguardo vocês na LIÇÃO 2.

Até breve!

Guias de Referência: Office 2003 x Office 2007 x Office 2010


Olá pessoal!

Estou um tanto quanto ausente pela carga de trabalho que estou tendo por esses dias… mas em breve quero retornar ao ritmo padrão e lançar mais dicas de Produtividade!

Em tempo: estou disponibilizando o link (que também já está disponível na Microsoft)

Dificuldades em “se descobrir” no Office 2010? Então acesse os guias disponíveis em Português.

Office 2010