Dicas de Produtividade no Microsoft Outlook – Administração do Tempo


Série – Produtividade em 04 Passos – Microsoft Outlook

Passo 2

Antes de iniciar, gostaria de deixar claro que esse POST está baseado na versão do Microsoft Outlook 2010. Porém, essas dicas funcionam desde a sua primeira versão, ou seja, 1997.

Bom, continuando a série Produtividade em 04 Passos no Microsoft Outlook vamos iniciar a segunda parte:

Separando o joio do trigo

Apesar do termo de cunho religioso, o assunto que será abordado se assemelha a frase que praticamente virou um provérbio: Como destacar aquilo que é importante do que não é interessante (pelo menos naquele instante).

Irei mostrar aqui, dicas e truques sobre o software de correio eletrônico mais utilizado no mundo: Microsoft Outlook.

Apesar do poder de fogo do aplicativo, se não existirem regras de organização ou boas práticas de como iniciar o seu uso, não adianta ser um excelente produto ou possuir um bom marketing. Quem irá ditar as regras do jogo, sempre será o seu usuário. E se esse usuário não for bem treinado, as chances de fracasso na sua utilização são grandes.

Vamos à primeira dica: Ao abrir o seu Outlook logo pela manhã, que critério você utiliza para realizar a leitura de seus e-mails?

Bom, depois daquela dica no POST anterior (Regra dos 4D’s) vamos a continuação do assunto: Leia primeiro as mensagens em que o seu nome aparece no campo PARA. E como fazer isso?

Vamos aos passos:

  1. Deixe o Outlook na tela principal e clique com o botão direito do mouse no cabeçalho dos e-mails:


  1. Será exibida a tela Configurações de Exibição Avançadas: Mensagens. Clique no botão Formatação Condicional.


  1. Esse botão permite que se façam configurações personalizadas de acordo com o critério escolhido. Observe quantas opções podem ser editadas.


  1. Clique no botão Adicionar para criar uma nova regra.


  1. Digite um nome para a Regra e a seguir clique no botão Fonte.


A minha sugestão é você mantenha o padrão das versões anteriores do produto: Cor Azul
e pelo menos o tamanho da Fonte 9. Na sequencia, clique no botão OK.

Voltando a caixa de diálogo Formatação Condicional falta realizar o ajuste da Condição.

Clique no botão Condição e configure conforme a seguir:


Habilite a opção Onde estou e observe que o campo “na linha ‘Para’ sem outras pessoas” ficará ativado. A opção que aparece já é a ideal para esse passo, porém você pode criar uma nova regra com outras opções.

Para confirmar, clique no botão OK até voltar à tela principal (03 vezes). Observe como será a sua nova configuração:


A partir de agora, tente fazer “virar cultura” esse novo método: Todas as mensagens em que o seu nome aparece no campo PARA estarão na cor AZUL. Todas as outras estarão na cor tradicional.

Se você observar as boas regras da produtividade, verá que ela reza o seguinte:

  • Leia primeiramente as mensagens na cor azul e se tiver um tempo e estiver com disposição, leia os e-mails CC, ou seja, os e-mails que não ficaram em destaque.
  • Mensagens em CC podem aguardar até 8 horas para serem lidas.
  • Mensagens no campo PARA devem ser executadas em menos de 5 minutos.

Siga esse conselho e seja feliz!

Sejamos racionais:

A maioria dos e-mails em cópia não nos diz respeito: ou são enviados por engano ou são e-mails com “alter ego”. Ás vezes, você é copiado por mera estatística… já percebeu isso? Talvez seja porque o seu cargo é interessante para as pessoas que lhe “copiaram”.

Seja para fazer pressão a alguém ou para fazer parte de uma discussão que não leva a nada e nem a lugar nenhum.

O que estou escrevendo é com total conhecimento de causa: sou um Consultor que atua dentro das maiores empresas e o meu trabalho é demonstrar que a ferramenta pode ajudar o seu trabalho a ser mais rápido, fácil e prazeroso.

Bom, aguardem cenas do próximo capítulo…

MAC

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Dicas de Produtividade no Microsoft Outlook – Administração do Tempo


Série – Produtividade em 04 Passos – Microsoft Outlook


Passo 1

Como administrar o seu tempo no Microsoft Outlook?

Em primeiro lugar, gostaria de agradecer a audiência nesse humilde blog que a única função é promover a Produtividade nos produtos Microsoft Office.

Em segundo, irei iniciar uma série (que com certeza será copiada) que retratada muito bem a realidade dentro das empresas: o mau uso do Microsoft Outlook dentro das organizações.

Pessoal, não me levem a mal, mas eu posso falar com essa franqueza porque tenho vivenciado experiências que me levaram a escrever este POST.

Trocando figurinhas com um velho conhecido em uma Palestra do grupo de Entusiastas do Office na Microsoft, Marcelo Thalenberg – MVP Microsoft – (que é o autor do livro Socorro, roubaram meu tempo e diretor da MT Criativa (www.mtcriativa.com.br), empresa que promove palestras e workshops sobre gerenciamento de tempo no trabalho e na vida pessoal), ele comentou em sua Palestra que o Outlook é 50% Técnica e 50% Emoção, ou seja, não adianta eu trabalhar todo o lado técnico da ferramenta se eu não levar em consideração o lado emotivo do meu usuário, quais suas preferências, sua pressão diária, a cultura da empresa onde ele trabalha, enfim, diversos fatores que podem contribuir para que o produto seja utilizado de maneira correta e produtiva.

Vamos aos fatos: Quando você chega pela manhã em seu trabalho, qual o primeiro programa que você abre? Deixa-me adivinhar: Microsoft Outlook.

Eu não sou vidente e muito menos o Cris Angel, mas posso deduzir também que ao abrir o produto, você começa a olhar para a sua Caixa de Entrada (ou Inbox) e dezenas de mensagens começam a aparecer. De onde elas vieram?

O servidor Microsoft Exchange (que é o controlador do Microsoft Outlook) armazena todos os seus e-mails e quando o seu computador é ligado, o servidor sincroniza suas mensagens armazenadas com o seu computador.

Agora a dúvida: qual a mensagem a ler primeiro?

A do gestor? A de um Cliente importante? A de uma Lista? A de um assunto que está virando dias?

Bom, vamos a primeira dica de produtividade dessa série:

Regra dos 4 D’s

  • A regra dos 4 D’s – DELETE


Passe os olhos pela sua caixa de entrada e “APAGUE” todas as mensagens desnecessárias: SPAM’S, mensagens enviadas por enganos, mensagens já resolvidas que não necessitam ser armazenadas, ou seja, todo o lixo que não precisamos guardar.

AVISO IMPORTANTE: O Ministério do Bom Senso adverte – apagar essas mensagens traz uma sensação de bem-estar, de alívio, de tranquilidade ao seu organismo que você não faz ideia.

Nesse momento é bom ter um “desapego as coisas materiais” que nesse caso são aquelas mensagens que você guarda, guarda e guarda, mas não sabe por quê!

Apagar mensagem não dói! Experimente…

Para realizar esse procedimento, clique sobre a mensagem desejada e pressione a tecla DEL. Caso queira excluir definitivamente, pressione as teclas SHIFT+DEL.

Após apaga-las, não se esqueça de esvaziar a sua Lixeira após esse procedimento:

Clique com o botão da direita do mouse sobre o item Mensagens excluídas e clique em Esvaziar Pasta.


Lembrando apenas que esse procedimento apaga todas as mensagens de sua lixeira, mas dependendo das configurações do Exchange de sua empresa, ainda é possível recuperar alguma mensagem que foi excluída por engano. Mas essa dica faz parte de outro artigo.

Depois desse PRIMEIRO D aplicado observe que sobraram outras mensagens.

Agora vamos a Regra do 2º D.

  • A regra dos 4 D’s – DELEGATE


Observe que em alguns casos, existem mensagens que podem ser delegadas a outras pessoas da equipe para realização de alguma ação.

Então, mãos a obra: Delegue todas as mensagens que não são pra você (ou que você não será o executor daquele assunto) e a cada REGRA realizada veja que você está se sentindo mais leve… (rs)

Para realizar esse processo, clique com o botão da direita sobre a mensagem e clique em Encaminhar. Caso queira realizar esse procedimento com teclas de atalho, pressione CTRL+F.


Esse é o conhecido termo, “passar a bola”. Então, faça isso!

  • A regra dos 4 D’s – DO

Agora vamos falar do que é realmente importante: as mensagens que o seu nome aparece EXCLUSIVAMENTE na linha Para.

Em outra série, irei demonstrar como separar o joio do trigo.

Se for algo que você consiga realizar no tempo de um miojo pronto, ou melhor, menos de 03
minutos, FAÇA!

Caso contrário, vamos a quarta REGRA.

  • A regra dos 4 D’s – DEFER

O que você não conseguir realizar na 3ª Regra, agende, ou seja, Defer.

Aplique Sinalizadores no e-mail para que você seja lembrado nos próximos minutos ou horas que existe algo pendente. É o famoso follow-up.

  • Para esse procedimento, clique com o botão da direita sobre a mensagem e escolha a opção Acompanhamento.
  • Veja que será mostrado um sub-menu. Clique na opção Adicionar lembrete.


Será mostrada a janela Personalizar. Digite um texto no item Sinalizar como para que você seja lembrado com essa mensagem. Escolha data e horário e clique no botão OK.


Observe que esse e-mail já está sinalizado como Follow-up e será despertado no horário escolhido.

Veja que a lista na Barra de Tarefas Pendentes guarda esse item também para você gerenciar o acompanhamento, além da agenda e compromissos.


Vamos a uma rápida recapitulação:

Regra dos 4 D’s

  1. Irrelevante? Delete it!
  2. Não é pra mim? Delegate it!
  3. Vai gastar menos de 3 minutos? Do it!
  4. Precisa de mais tempo? Defer it!

Bom, esse é o primeiro POST da série Produtividade em 04 Passos no Microsoft Outlook.

Até a próxima!

MAC


Dicas de Produtividade – Microsoft Outlook


Em breve irei publicar uma série de POST’s de PRODUTIVIDADE no Microsoft Outlook.

Vou separar o material em algumas partes e em breve irei lançá-los aqui, em primeira mão, para os Blognautas do Dicas do Aurélio.

Como realizo diversas Palestras de Produtividade em grandes empresas no Brasil, tenho um material interessante que pode ajudá-los a ter um ganho de 50 minutos diários (no mínimo) por dia.

Lembrando que o Microsoft Outlook não é só para enviar e receber mensagens. Isso equivale a 5% do que a ferramenta oferece.

Bom, aguardem!!!

Até mais!

MAC

Arquivo com algumas alterações do POST de Validação e integrante do Vídeo.


Pessoal,

Segue o arquivo finalizado do POST sobre como trocar um texto por imagem – via Validação.

https://marcoaureliocandido.files.wordpress.com/2011/02/trocando-texto-por-imagem-via-validac3a7c3a3o.xlsx

 

Boa sorte!

 

Personalizando a Barra de Acesso Rápido e tirando o máximo dos recursos simples do Office 2007/2010


Olá BlogNautas!

Sabe, depois de tanto tempo analisando o uso do Microsoft Office pelas pessoas, estive observando que:

Poucos configuram o aplicativo como deveriam, ou seja, não retiram o máximo que o produto oferece e dessa forma, subutilizam alguns recursos.

Vou mostrar nesse pequeno POST algumas dicas que você, usuário de longos anos (ou meses) da versão 2007 ou 2010 e que ainda não deve ter colocado em prática.

Estou mostrando as personalizações com o Microsoft Excel, porém as mesmas configurações se aplicam ao Microsoft Word e PowerPoint.

Personalização da Barra de Ferramentas de Acesso rápido – link

Essa Barra não está aí de “enfeite”… é para utilizar!


Clique na seta para baixo que se encontra nessa Barra e habilite todos os comandos disponíveis na lista:


Ao final, sua Barra deve ficar assim:


O próximo passo é reordenar os comandos da Barra. Clique na seta para baixo da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e clique na opção Mais Comandos.

Será exibida a caixa de diálogo Opções do Excel.


Ordene os comandos da maneira que achar melhor. Estou utilizando os conceitos de configuração do Excel 2003 e isto significa que os comandos foram colocados na mesma ordem do Excel 2003. Acredito que facilita mais na localização de comandos simples.

Porém, existem comandos super interessantes na Categoria Comandos fora da Faixa de Opções:


Por exemplo:

AutoFiltro, Câmera, Selecionar região atual, Selecionar células visíveis, Voltar, Avançar, etc.


Explicação:

O Comando AutoFiltro: economiza tempo para filtrar as células. Ele mesmo já filtra a coluna em questão na célula selecionada. A cada clique que você fizer, ele filtra imediatamente.

O Comando Câmera: copia a região atual e cola como IMAGEM. Isso mesmo e sabe o melhor? A Imagem fica vinculada. Significa que você pode colar no PowerPoint (por exemplo) e manter o vínculo a cada alteração no Excel.

O Comando Selecionar região atual: Seleciona toda a área preenchida ao redor da célula ativa. Temos o mesmo efeito com as teclas de atalho: CTRL+T ou CTRL + * (esse asterisco deve ser o do teclado numérico).

O Comando Selecionar células visíveis: Sabe quando você copia uma área filtrada (ou agrupada) com informações ocultas? Quando você cola, às vezes, os dados ocultos aparecem também. Pois esse recurso cola apenas a informação “visível”.

Os Comandos Voltar e Avançar: Muito úteis para quem trabalha com apresentações no PowerPoint e executam hiperlinks para o Excel. Ele retorna para o Slide de origem ou para outra planilha a qual o link foi originado.

Bom, apenas gostaria de ressaltar que a maioria desses comandos, existem no aplicativo a mais de 15 anos… (Sorry!)

Voltando ao assunto, selecione esses comandos (pelo menos) e clique no botão Adicionar. Eles serão inseridos na caixa à direita – na sua Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

Clique no botão OK.


Observe que a sua Barra cresceu, mas o acesso ainda é difícil. Como os ícones são inseridos na Barra de Título, fica um pouco desconfortável o acesso. Clique na seta para baixo (novamente) e clique na opção Mostrar Abaixo da Faixa de Opções.


Veja como fica mais simples a sua utilização:


Para acessar os comandos da Barra via teclado, pressione uma única vez a tecla ALT.


Cada comando é acessível por um número e as guias são acessíveis por letras.

Outro detalhe:

Para retirar as linhas de grade da planilha, preciso clicar na guia Exibição e no grupo Mostrar/Ocultar desmarque a opção Linhas de Grade.


Dessa forma a planilha fica livre das linhas de grade:


Agora imagine se eu precisar executar esse procedimento diversas vezes por dia. Como fazer para ganhar tempo?

Crio uma macro?

Não!

Clique com o botão da direita sobre o comando desejado e clique na opção Adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.


O comando é inserido imediatamente na sua Barra personalizada:


Dessa forma, a qualquer momento que eu precisar utilizar esse comando, basta clicar na Barra personalizada.

Fácil, não?

E você que não dava a mínima para esse pequeno recurso do aplicativo…

Agora que você aprendeu como ser mais produtivo no Excel, faça as mesmas personalizações no Word, PowerPoint…

Por enquanto é só, pessoal!

MAC

Identifique seus principais e-mails – Como saber se o e-mail é importante?


Essa dica se aplica as versões do Outlook anteriores a 2010.

Sabe como identificar se um e-mail é para você?

Como assim?

Veja como é fácil: sabe aquelas situações na qual você recebe uma mensagem e o seu nome está na lista Cc e mesmo assim você nada tem haver com o assunto?

Como resolver esse tipo de problema?

Clique no menu Ferramentas / Organizar


Será exibido um espaço na parte superior com as seguintes informações:


Clique no botão Ativar na opção Exibir mensagens enviadas apenas para mim em

Os e-mails que o seu nome constar no campo Para estará destacado na cor Azul.


Logo esses e-mails devem ser tratados com prioridade em relação aos outros. (no meu caso, coloquei uma lista imaginária para dar a impressão como você vai enxergar).

Pronto! A partir de agora, leia primeiramente os e-mails na qual você se encontra no campo Para e “quando tiver um tempo extra” leia os demais e-mails.

Até a próxima!

MAC


 

Substituto do Mesclar Células


Esse post funciona a partir da versão 4.0 do Excel até os dias atuais.

Há quem ame de paixão o recurso de mesclagem de células. O único problema é que dependendo da ação que virá depois, fatalmente essa mescla deverá ser removida, e executado tal procedimento, o usuário devolve a mescla às células anteriormente mescladas.

É nesse ritmo de improdutividade (põe mescla – tira mescla – põe novamente a mescla) que vou dedicar esse POST:

Como MESCLAR CÉLULAS sem realmente MESCLAR? (se é que você está me entendendo… rs)

Você já deve ter utilizado o recurso Mesclar e Centralizar! Porém, existe uma outra feature no Excel que substitui a mesclagem de células com louvor.

Selecione as células desejadas, pressione as teclas CTRL+1 (botão da direita do mouse, opção Formatar células) e na guia Alinhamento clique na caixa Horizontal e escolha a opção Centralizar seleção.

A partir desse intante, o que for digitado no conjunto das células seleionadas sempre ficará centralizado e mesmo que você insira ou recorte (ou até exclua colunas) a centralização permanecerá sem nenhum problema.

Abaixo a Mesclagem de células!!!

By MAC

Divisão por 1000 sem fórmula – Também conhecido por efeito Criss Angel


Já precisou realizar a divisão de um número por 1000?

Na maioria dos casos as pessoas recorrem à velha divisão… perdendo assim a precisão decimal, tempo e produtividade.

Porém, é possível realizar essa operação através da formatação de células. Veja como é simples:

Selecione a área a ser dividida. Pressione a tecla de atalho CTRL+1 (ou botão da direita do mouse sobre a seleção e escolha Formatar Células).


Na guia Número, selecione a categoria Personalizado e escolha o formato #.##0. Adicione um ponto final depois do formato.

Ficará assim: #.##0.

Pronto! Você acabou de dividir um número por 1000 e sem perder precisão decimal, não precisou copiar e nem colar especial somente valores (calma, eu não sou vidente)!

 
 


Costumo dizer que esse é um efeito ilusório sobre a sua planilha.

O número continua lá… mas você não enxerga!

Hahahaha

Até o próximo TRUQUE!

By MAC

Formatando datas


Como criar uma lista de datas somente com os dias de Segunda a Sexta? Fórmulas? Macros? Não!

Pressione CTRL+; e na sequência pressione ENTER.

 

Será exibida a data atual.

Coloque o cursor do mouse no canto inferior direito da célula, clique e arraste até a quantidade desejada.


Após esse procedimento, clique no contato inferior da seleção (marca de autopreenchimento) e escolha a opção Preencher dias da semana. Satisfeito? Esse recurso funciona desse modo a partir da versão 2003 com a marca inteligente e nas versões anteriores a partir do clique e arraste com o botão da direita do mouse.

By MAC

7 MANEIRAS DE REDUZIR O OVERLOAD DE MENSAGENS


Quer ser mais feliz? Menos estressado e mais focado em outras atividades? Siga essas dicas:

1. Envie menos e-mail

Muitos de seus e-mails recebidos são respostas às mensagens enviadas? Reduza enviando menos e-mail! Utilize outros meios de comunicação.

2. Escreva com precisão e profissionalismo

Evite maus entendidos e garanta aos destinatários que eles podem agir imediatamente ao invés de enviar mensagens com perguntas de volta!

3. Pergunte se as pessoas precisam

Evite mensagens desnecessárias De e Para pessoas que não estão diretamente envolvidas. Não use Cc ou Encaminhar sem necessidade.

4. Evite distrair os outros

Recibos de entrega do destinatário e o envio de mensagens com alta prioridade servirão de distração aos seus destinatários e gera aumento de tráfego de emails adicional.

5. Responda no mesmo dia

Isso reduzirá significativamente a quantidade de e-mails que você terá que ler dia após dia em sua caixa de entrada.

6. Não tenha o que você não precisa

Solicite que seu endereço seja removido de listas irrelevantes (Cc). Além disso, cancele a assinatura de boletins de notícias e listas de discussão que você não leu.

7. Minimize interrupções

Verifique seu e-mail 3 ou 4 vezes ao dia e não perca tempo no meio das novas mensagens. Utilize a regra dos 4 D’s para ações produtivas.

By MAC

 

Produtividade com a Tecla Windows


Combinar os recursos de um computador com a lei do menor esforço é sempre bom. Poupar movimentos e cliques no mouse torna o seu trabalho, além de menos cansativo, mais produtivo. Entre as diversas teclas de atalho conhecidas do Windows, hoje vou falar daquelas que usam como comando base a famosa “tecla do windows”. Que nada mais é que essa aí, no seu teclado entre as teclas Ctrl (control) e Alt, com o símbolo do Windows. Em alguns casos, ao invés do símbolo, existe a própria abreviação “Win“. Veja alguns atalhos:

Win = Mostra o Menu Iniciar do Windows.
Win + E = Abrir o Windows Explorer (Gerenciador de Arquivos do Windows).
Win + D = Mostra a sua Área de Trabalho. (o mesmo atalho abre todas as janelas novamente).
Win + F = Abrir a Ferramenta de Pesquisa do Windows.
Win + Ctrl + F = Abrir a Ferramenta de Pesquisa do Windows (para Computadores em Rede).
Win + L = Bloqueia o acesso ao PC indo à tela de Login (útil quando se usa senha de usuário).
Win + M = Minimizar todas as janelas (diferente do método Win + D).
Win + Shift + M = Maximizar janelas que foram minimizadas com o Win+M.
Win + R = Abrir a Ferramenta Executar.
Win + F1 = Abrir Ajuda do Windows.
Win + Pause Break = Abrir Propriedades do Sistema.
Win + B = Ativa o primeiro aplicativo da barra de sistema.
Win + U = Abrir Central de Facilidade de Acesso.

By MAC

IT Week 2010 – Upgrade Yourself (Novo Nordisk – MG)


Olá Blognautas do Dicas do Aurélio:

Informo que pelo 5º ano consecutivo, fui convidado a participar como palestrante do intitulado “IT Week 2010” na cidade de Monte Claros – MG, promovido pela empresa Novo Nordisk do Brasil.

O IT Week é um evento anual, promovido pela empresa Novo Nordisk com objetivo de apresentar as novidades da tecnologia da informação para os usuário e empresas da região, no ano passado foi possível reunir 700 pessoas.

Detalhes do evento neste ano:

Dias: 27, 28 e 29/Out

Ministrarei as Palestras de Dicas e Truques em Excel / Take back your life com Microsoft Outlook / Tirando do máximo do Word

Local: Novo Nordisk do Brasil.

Junto comigo estarão os profissionais Josué Vidal e Paulo Tonin dividindo os horários das Palestras com outros temas.

Mais uma vez esse evento será um megasucesso!

Agradeço mais uma vez a Novo Nordisk pelo convite!

Até lá,

Marco Aurélio Candido

Microsoft Certified Application Specialist

Trabalhando com Teclas de Atalho – Português (BRA)


Para que servem as teclas de atalho?

Desde os primórdios da computação, sempre se utilizou o teclado para as principais funções dentro dos softwares e o mouse surgiu muito depois (para alívio de alguns). Nem por isso a utilização do teclado ficou esquecida: muitas vezes ganhamos mais tempo com o uso do teclado do que o mouse. É nesse tipo de abordagem que faremos o nosso roteiro de hoje: Teclas de Atalho.

Sendo produtivo também no Windows

Ás vezes na correria do dia-a-dia precisamos copiar um arquivo ou acessar uma unidade de rede e recorremos ao mouse para essa tarefa. Pense na quantidade de cliques e quantos segundos você precisará para essa simples tarefa. Agora pressione no seu teclado a tecla que corresponde ao logotipo do Windows (Windows Key) + E. Será exibida imediatamente a tela do Windows Explorer.

Em outra situação, com diversos aplicativos abertos, pense em quantos cliques você precisaria para minimizar todas as janelas. Agora pressione (Windows Key) + M. Viu como é fácil?

A partir desse momento você começa a deixar o mouse de lado e utilizar mais o teclado para certas atividades.

Microsoft Office – Teclas de uso comum

O Microsoft Office constitui algumas teclas de uso comum entre os aplicativos: Para fechar qualquer aplicativo pressiona-se ALT + F4 ou para a impressão CTRL + P.

Agora uma sacada muito interessante que irá abrir um mundo completamente desconhecido por nós é o uso da tecla ALT. Tente pressioná-la dentro de qualquer aplicativo e veja que surgem algumas legendas na Faixa de Opções com letras para acesso as guias.

Para deixar registrado, farei menção dos comandos mais comuns que ao invés de clicá-los na barra de ferramentas poderíamos utilizá-los via teclado. Por exemplo, você já clicou nos 03 patetas?

CTRL + N – Negrito

CTRL + I – Itálico

CTRL + S – Sublinhado

Dependendo da situação, é muito mais cômoda a sua utilização via teclado.

Explorando as teclas de atalho no Word

Sabe quando você precisa digitar um documento e capturar alguma caixa de diálogo para fazer algum tipo de manual? Nesse momento, a maioria das pessoas recorre à tecla PrtScr (PrintScreen) que tira uma foto da sua desktop com tudo o que está sendo exibido e abre um aplicativo chamado Paint (antigo Paintbrush) para recortar somente aquilo que interessa. Pois sim, se você pressionar a combinação ALT + PrtScr verá que somente a caixa de diálogo será capturada e não precisará recortar dentro do Paint para o trabalho ser concluído.

Sabemos que a formatação sempre vem ao final da digitação, certo? Mas nem sempre as pessoas lembram-se desse importante detalhe.

Se você esqueceu desse detalhe: Para copiar uma formatação utilizada anteriormente, utilize o ícone do pincel clip_image002 e para deixá-lo ligado clique duas vezes no mesmo ícone. Para desligá-lo pressione ESC. Caso queira utilizar novamente para repetir a última ação, pressione a tecla de função F4.

Sabe quando digitamos um texto em letras maiúsculas e precisamos transformá-lo em letras minúsculas? O Word oferece um recurso para esse tipo de situação corriqueira e inclusive permite a troca para iniciais maiúsculas ou novamente todas em maiúsculas com o pressionamento das teclas SHIFT+F3. Pressione algumas vezes (03 vezes) para trocar maiúsculas e minúsculas sem trabalho extra. Se de repente você selecionou uma frase e por ironia do destino esbarrou em alguma tecla apagando sem intenção o que havia digitado, ao invés de levar a mão até ao mouse e clicar no ícone Desfazer, experimente fazê-lo via CTRL+Z e verá que por estar com as mãos sobre o teclado, é o atalho que predomina em relação ao tempo de execução da mesma ação com o mouse. Apenas não se esqueça da limitação do Desfazer: 100 vezes (o que é mais do que necessário).

Agora que você terminou a digitação que tal formatar o seu documento? Como faríamos para selecionar todo o documento?

Existem algumas formas de seleção muito interessantes dentro do Word:

Através do mouse:

  • Para selecionar uma palavra, clique duas vezes no meio dela.
  • Para selecionar uma linha, clique uma vez à esquerda do início do parágrafo.
  • Para selecionar um parágrafo, clique duas vezes à esquerda do início do parágrafo.
  • Para selecionar todo o documento, clique três vezes à esquerda do início do parágrafo.

Vou dizer que com tantas opções tão fáceis fiquei muito tentado a usar o mouse…

Através do teclado:

  • Para selecionar uma palavra, mantenha o ponto de inserção no início da palavra e pressione CTRL + SHIFT + SETA PARA A DIREITA. (Apenas ressaltando que você pode brincar à vontade com a alternância das setas e conseguir excelentes resultados).
  • Para selecionar uma linha, mantenha o ponto de inserção no início da linha e pressione SHIFT + END.
  • Para selecionar um parágrafo, mantenha o ponto de inserção no início do parágrafo e pressione CTRL + SHIFT + SETA PARA BAIXO.Para selecionar todo o documento, a partir de qualquer ponto do documento pressione CTRL+T.

E mais uma vez vimos diversas formas de se executar a mesma ação.

Apenas para consolidar nossas várias teclas de atalho, quando precisar inserir várias linhas ou literalmente empurrar um texto para a próxima página, use o CTRL + ENTER (insere uma quebra de página).

Bom, o assunto está muito bom, porém tenho que falar dos outros aplicativos também. Então por favor, não se esqueça de dar um F12 (Salvar Como) no seu documento e ALT + F4 (Fechar o Word) para irmos para outro aplicativo.

Teclas de atalho e Microsoft Excel: uma combinação muito produtiva

No tópico anterior, dissemos com todas as letras que trabalhar usando teclas de atalho é muito mais rápido do que o mesmo recurso via mouse. Será que essa combinação funciona também com Excel? Há tempos, saiu uma pesquisa que um usuário consegue ser mais produtivo no uso de planilha eletrônica se ele dividir suas tarefas da seguinte maneira: 75% do tempo no uso do teclado e 25% do tempo no uso do mouse. Sabemos que para a digitação o uso do teclado é indispensável, mas será que chega a 75% no Excel? Não! Esse uso otimizado diz respeito às principais atividades como, por exemplo, selecionar um intervalo de células e aplicar uma borda. Pense apenas no trabalho em selecionar uma região e formatá-la com bordas via ícone. Agora vamos ao mais fácil: Deixe o cursor em qualquer célula que faça parte desse intervalo e pressione CTRL + * (asterisco). Após essa ação pressione CTRL + SHIFT + & (coloca a borda em volta).

Pronto em menos de 5 segundos você realizou um operação que de outra forma levaria 6 vezes mais tempo. E como sabemos, ganhando um pouco em cada ação, teremos um resultado bastante satisfatório ao final das nossas atividades.

Imaginando que as duas últimas colunas sejam números e você precise formatar com separador de milhares e duas casas decimais (que seria o padrão), primeiramente posicione a célula ativa no primeiro número da coluna e pressione CTRL + SHIFT + SETA PARA BAIXO + SETA PARA A DIREITA (continuação – lembrando que eu disse que são duas colunas de números). Agora tente formatá-lo com CTRL + SHIFT + ! e mais 1 ponto para a produtividade. No final dessas colunas geralmente é inserida uma fórmula de somatória… veja o que acontece se você selecionar as duas últimas células vazias abaixo das colunas de números e pressionar ALT + =. O Excel realiza “automagicamente” uma fórmula de AutoSoma. Fantástico!

Se em determinada célula você precisar inserir a data atual, pressione CTRL + ; (ponto e vírgula) ou inserir uma linha/coluna/célula pressione CTRL + + (mais) ou excluir uma linha/coluna/célula pressione CTRL + (menos). Percebeu? Em pouco tempo usamos diversas teclas de atalho para realizar diversas tarefas na planilha eletrônica mais utilizada no mundo.

Quer verificar quais células possuem fórmula? CTRL + SHIFT + ` (crase)

Quer abrir a caixa Formatar células? CTRL + 1 (número 1)

Algumas teclas mostradas no Word também funcionam no Excel: aquela para repetir a última ação, salvar como, negrito, itálico, sublinhado, etc. Pensou que eu iria dizer? Busque pela memória ou volte às páginas 1 e 2 para lê-las novamente.

Às vezes precisamos criar um link entre planilhas (conhecido por vínculo). Tente realizar essa ação através da tecla de atalho CTRL + K (Inserir Hiperlink). Quem nunca utilizou o Colar Especial no Excel? Realize seus sonhos com CTRL + ALT + V e seja feliz.

Precisando criar um gráfico rapidamente? Ao invés de recorrer à guia Inserir e começar todo o procedimento tradicional selecione a área desejada e pressione ALT + F1 para criar um gráfico na mesma planilha e F11 para criar um gráfico em outra planilha. Que máximo! E saber que 90% dessas teclas existem a mais de 20 anos no Microsoft Office… quanto tempo perdido!

Não tem habilidade suficiente para inserir a função direto na célula? Pressione a combinação SHIFT + F3 e crie via Assistente de Função.

Agora que o documento está formatado, visualize a impressão com CTRL + F2 ou imprima com CTRL + P.

Não se esqueça de teclas de grande valia como naquele momento em que se precisa copiar apenas as células visíveis ou colocar aquele sombreado somente nas células visíveis (que por algum motivo estão filtradas ou agrupadas) experimente pressionar ALT + ; (ponto e vírgula) – e veja que maravilha!

Sei que tenho muitas outras teclas para falar sobre o Excel mais deixo essa nobre ação para vocês descobrirem com os arquivos extras que irei anexar a esse documento.

Qual aplicativo que fica aberto o dia inteiro em seu equipamento? Microsoft Outlook

Por ser um produto que permanece o dia todo aberto, com certeza tenho muitas dicas para dizer a vocês: O Microsoft Outlook permite a utilização de diversas teclas de atalho para as mais variadas ações dentro daquilo que o software pode atender: e-mails, reuniões, contatos, tarefas, etc.

Sabe quando você precisa ficar alternando entre e-mails, calendário, contatos, etc? Então lá se vão várias dicas:

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Sabe quando faz a leitura do e-mail via Painel de Leitura e precisa rolar para baixo para continuar a leitura do e-mail? Geralmente você utiliza as setas que se encontram ao lado do painel, certo? Ok, vamos fazer a rolagem a partir de agora com a BARRA DE ESPAÇO (desce algumas linhas no Painel de Leitura) ou para o movimento inverso pressione SHIFT + BARRA DE ESPAÇO.

Se você está pensando que já ganhou o dia, espere até ver o que lhe aguarda: para fechar um grupo de mensagens (seja classificadas por remetente, data ou qualquer outra opção da linha de cabeçalhos) pressione CTRL + + (SINAL DE MAIS) OU (SINAL DE MENOS), respectivamente. Para criar uma nova mensagem, experimente CTRL + SHIFT + M a partir de qualquer modo de exibição do Outlook. Precisa completar ou buscar os nomes a partir do Catálogo de Endereços? Pressione CTRL + K. Para enviar a mensagem tente o CTRL + ENTER. Ufa! Haja fôlego!

Para responder, CTRL + R ou para encaminhar CTRL + F. Se aquela mensagem importante não é possível dispensar atenção naquele instante mas você não pode deixar cair no esquecimento, com a mensagem fechada pressione a tecla INSERT (você irá adicionar um sinalizador a sua mensagem para colocá-la em Stand-by). Agora se por uma razão mais forte você precisar marcar uma mensagem como não lida, pressione CTRL + U. Para marcá-la como lida CTRL + K.

Sei que no início parece uma sopa de letrinhas, mas isso é questão de costume e disciplina. Aquelas teclas que você utiliza com freqüência certamente ficarão gravadas em seu cérebro na área de memória de longo prazo e você nunca mais esquecerá. Tudo em prol da produtividade.

Imagine que você acabou de pressionar CTRL + 2 e precisa enxergar 04 dias de compromisso no seu calendário (a partir da data atual). Pressione ALT + 4 e veja o resultado. Que tal ALT + 9 para visualizar 09 dias? Ou ALT + = (igual) para a exibição do calendário no modo Mês? Isso é tudo de bom!

Quer descobrir seus compromissos futuros sem stress? Pressione CTRL + . (ponto).

Para seus compromissos passados, pressione CTRL + , (vírgula).

De tudo o que foi mostrado aqui, existe muito mais dentro de cada aplicativo. Tenho certeza de que não abordei 5% do total de teclas de atalho presentes no Windows e no Microsoft Office.

Espero ter apenas atiçado a sua curiosidade para ser mais produtivo e sem o uso do mouse para diversas atividades do seu dia-a-dia dentro da empresa.

Até a próxima!

Marco Aurélio

Trabalhando com teclas de atalho no Windows e no Office


 

Teclas de atalho do Windows XP – Windows Vista – Windows 7

Para fazer isso:

Pressione

Abrir o menu Iniciar.

Tecla Windows (logotipo)

Abrir o Windows Explorer.

Tecla Windows + E

Minimizar todas as janelas abertas.

Tecla Windows + M

Abrir o Painel de Pesquisa.

Tecla Windows + F

Bloquear a máquina.

Tecla Windows + L ou

CTRL + ALT + DEL

Troca modo de exibição (útil para notebooks) com Projetor conectado.

(somente Windows 7)

Tecla Windows + P

Facilitar o uso do computador (Ferramentas de Acessibilidade).

Tecla Windows + U

Mostra todos os programas abertos e suas respectivas janelas. (Windows Vista e 7)

Tecla Windows + T

Abre a caixa de diálogo Executar.

Tecla Windows + R

Noções básicas do Microsoft Office 2007

Para fazer isso:

Pressione

Alternar para a próxima janela.

ALT + TAB

Alternar para a janela anterior.

ALT + SHIFT + TAB

Fechar a janela ativa.

CTRL + W ou CTRL + F4

Quando houver mais de uma janela aberta, alterne para a próxima janela.

CTRL + F6

Alterna para a janela anterior.

CTRL + SHIFT + F6

Maximiza ou restaura a janela selecionada.

CTRL + F10

Copia uma imagem da tela para a Área de transferência.

PRINT SCREEN

Copia uma imagem da janela selecionada para a Área de transferência.

ALT + PRINT SCREEN

Teclas de atalho do Word 2007

Teclas de Função

Para fazer isso:

Pressione

Abrir a Ajuda ou o Microsoft Office Online.

F1

Mover o texto ou elementos gráficos.

F2

Repetir a última ação.

F4

Escolher o comando Ir para (guia Início).

F5

Escolher o comando Ortografia (guia Revisão).

F7

Estender uma seleção.

F8

Atualizar os campos selecionados.

F9

Mostra KeyTips.

F10

Ir para o próximo campo.

F11

Escolher o comando Salvar como (Botão do Microsoft Office clip_image001).

F12

SHIFT + Tecla de função

Para fazer isso

Pressione

Inicia a ajuda contextual ou Revelar a formatação.

SHIFT + F1

Copiar um texto selecionado.

SHIFT + F2

Alterna as letras entre maiúsculas e minúsculas.

SHIFT + F3

Repete a ação Localizar ou Ir para.

SHIFT + F4

Vai para a última alteração.

SHIFT + F5

Escolhe o comando Dicionário de Sinônimos (guia Revisão, grupo Revisão de Texto).

SHIFT + F7

Reduz uma seleção.

SHIFT + F8

Alterna entre o código de campo e seu resultado.

SHIFT + F9

Exibe um menu de atalho.

SHIFT + F10

Vai para o campo anterior.

SHIFT + F11

Escolhe o comando Salvar (Botão do Microsoft Office clip_image001[1]).

SHIFT + F12

CTRL + Tecla de função

Para fazer isso

Pressione

Habilitar o Modo de Visualização de Impressão (Botão do Microsoft Office clip_image001[2]).

CTRL + F2

Recortar para o AutoTexto Especial.

CTRL + F3

Fechar a janela.

CTRL + F4

Insere um campo vazio.

CTRL + F9

Maximiza/Restaura a janela do documento.

CTRL + F10

Protege um campo.

CTRL + F11

Escolhe o comando Abrir (Botão do Microsoft Office clip_image001[3]).

CTRL + F12

Desfaz uma ação.

CTRL + Z

Refaz ou repete uma ação.

CTRL + Y

Copiar um texto selecionado, uma célula, tabela ou objeto

CTRL + C

Colar um item armazenado na Área de Transferência

CTRL + V

Colar Especial

CTRL + ALT + V

Salvar um documento.

CTRL + B

Criar um novo documento do mesmo tipo do atual ou do mais recente.

CTRL + O

Abrir um documento.

CTRL + A

CTRL+SHIFT+Tecla de função

Para fazer isso

Pressione

Inserir o conteúdo do AutoTexto Especial.

CTRL + SHIFT + F3

Editar um Indicador.

CTRL + SHIFT + F5

Informações vinculadas atualizadas em um documento original do Word 2007.

CTRL + SHIFT + F7

Estender uma seleção ou um bloco.

CTRL + SHIFT + F8 + tecla de direção

Desvincular um campo.

CTRL + SHIFT + F9

Desproteger um campo.

CTRL + SHIFT + F11

Comando Imprimir (Botão do Microsoft Office clip_image001[4]).

CTRL + SHIFT + F12

ALT+Tecla de Função

Para fazer isso

Pressione

Ir para o próximo campo.

ALT + F1

Criar um novo Bloco de Construção.

ALT + F3

Sair do Office Word 2007.

ALT + F4

Localiza o próximo erro ortográfico ou gramatical.

ALT + F7

Executar uma macro.

ALT + F8

Alternar entre todos os códigos de campo e seus resultados.

ALT + F9

Maximizar a janela do programa.

ALT + F10

Exibir código do Microsoft Visual Basic (VBA).

ALT + F11

Falando sobre Coaching Executivo


 

Citação

Coaching Executivo

 

Coaching Executivo

Atualmente, a grande maioria das empresas internacionais contrata coaches para auxiliar o desenvolvimento de seus executivos, principalmente no que se refere a habilidades de liderança.

O processo de coaching:

ü     Auxilia pessoas num contexto empresarial a aprimorarem seus comportamentos para maior eficiência na produção de resultados concretos.

ü     Desenvolve competências como: comunicar-se com mais eficiência; ser mais assertivo; aumento da capacidade de liderança; melhor capacidade de resolução de conflitos.

ü     Refina a capacidade de liderança dos gestores, melhorando a convivência do líder com sua equipe, visando uma comunicação mais fluente, que facilita alta performance, delegar com eficiência e valorizar a diversidade.

ü     Ajuda o executivo a ser mais eficaz em seu cargo atual e a prepará-lo para o desenvolvimento para cargos futuros.

Nesse contexto, a ferramenta de comunicação Microsoft Office Outlook 2010 faz parte do pacote de aprimoramento do profissional executivo.

O uso correto e racional do e-mail torna o profissional mais ágil em suas comunicações diárias. Algumas informações sobre o assunto:

Envie menos e-mails: Se você reclama que recebe muitos e-mails, experimente enviar menos mensagens, responder somente o necessário (e só para quem precisa) encaminhe em último caso e nunca use o botão Responder a todos. Você verá uma sensível diferença no volume de mensagens trafegadas no seu Mailbox.

Tenha bom senso ao enviar um e-mail: Se a mensagem for pequena, envie um e-mail. Se a mensagem for média, faça uma ligação. Caso contrário, marque uma reunião e faça os desdobramentos necessários. Dessa forma diminuem-se muitos mal entendidos com e-mails grandes e desconexos. Um e-mail é uma interpretação de texto e cada um pode entender da maneira que lhe convier. Lembre-se disto.

Utilize recursos antigos da ferramenta: Destaque mensagens que você recebe no campo Para. Para que um assunto não perca sua validade e caia no esquecimento utilize Sinalizadores. Crie Regras para encaminhar, responder com modelos, excluir etc., mensagens automaticamente.

Essas são algumas dicas de como o trabalho de Coaching Executivo pode lhe ajudar a ser mais produtivo.

 

Marco Aurélio Candido

Consultor Microsoft Certified Application Specialist

Personal Advisor Tecnologia

mailto:kikoaurelio@hotmail.com

 

MCAS

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