Maximizando o poder da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido


 

By Marco Aurélio Candido

 

Atenção: Apesar do foco dado ao Excel (nesse exemplo) esse POST poderá ser executado nas versões: 2007/2010/2013 nos principais aplicativos do Microsoft Office (realizando as adaptações necessárias, é claro!)

 

Desde a versão 2007, com o lançamento da interface gráfica denominada Fluent User Interface (que substituiu o velho padrão de menus e barras de ferramentas), alguns usuários ainda não exploram todo o poder de fogo dessa interface.

Nesse POST irei demonstrar como podemos “ganhar” tempo com o uso dessa interface simples porém bastante funcional:

 

  1. Personalizando a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

Esse item, geralmente se encontra na parte superior esquerda da tela, com três ou quatro comandos habilitados (a quantidade de comandos pré-habilitados poderá variar de acordo o aplicativo), conforme Figura 1:

 

Figura 1 – Visualização da Barra de Ferramentas de Acesso rápido, sem personalização

 

Porém, o que alguns desconhecem (desde a versão 2007) é que podemos personalizar com os comandos desejados. Em primeiro lugar, façamos a personalização simples:

  1. Clique na seta para baixo que se encontra no final dessa barra e habilite (preferencialmente) todos os comandos, conforme exibido na Figura 2:

 

Figura 2Barra de Ferramentas de Acesso Rápido sendo personalizada

 

  1. Após essa ação, perceba que essa barra está maior e que ocupa um espaço considerável na Barra de Título. Que tal trocar a posição dela?
  2. Para esse procedimento, clique na mesma seta para baixo que você utilizou na Passo 1 e clique na opção Mostrar Abaixo da Faixa de Opções:

 

Figura 3 – Posição sugerida após a personalização da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

Pronto! Essa é uma personalização simples que irá mudar o seu padrão de uso dos comandos de qualquer aplicativo do Microsoft Office…

Agora vamos para uma personalização mais pontual:

 

  1. Adicionando comandos “fantásticos” à sua Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

Os comandos que foram habilitados no assunto anterior, são comandos que são ajustados de acordo com cada aplicativo, porém, existem comandos que não são facilmente visíveis e é disso que vamos tratar agora. Como podemos adicionar comandos que parecem ter sumido do Office?

 

  1. Clique na seta que seta que se encontra no final da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e na sequência, clique na opção Mais Comandos (Figura 4):

 

Figura 4 – Acessando a opção Mais Comandos

 

  1. Será exibida a caixa de diálogo Opções do Excel. Observe que a lista de comandos na coluna direita está em um ordem não intuitiva. Vamos reordenar esses comandos? Clique no comando desejado e na sequência clique nas setas à direita da lista e escolha quais comandos deverão subir ou descer (de acordo o que você utiliza com mais frequência). Observe a Figura 5:

 

Figura 5 – Personalizando a ordem dos comandos exibidos na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

  1. Se servir como sugestão, irei reordenar essa lista, semelhante como era na versão 2003 do Office:

 

Figura 6 – Comandos reordenados na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

  1. Após essa personalização você também poderá acrescentar comandos de grande valia dentro dessa lista.

    Por exemplo: observando a coluna da esquerda, os comandos Colar Especial, Configurar Página, Congelar Painéis, Pincel de Formatação e Salvar como são sugestões muito bem vindas para essa personalização (no caso do Excel) entre outros.

    Para fazer isso, clique no comando desejado e clique no botão Adicionar (existente entre as duas colunas) ou clique 02 vezes sobre o comando desejado, conforme a Figura 7:

 

Figura 7 – Barra de Ferramentas de Acesso Rápido com outros comandos inseridos

 

 

  1. Essa é apenas uma sugestão de comandos simples. Quer outros comandos? Experimente clicar na caixa de combinação Escolher comandos em e mude para a opção Comandos Fora da Faixa de Opções. Serão exibidos nessa categoria, mais de 260
    comandos à sua disposição. Escolha quantos achar conveniente. Nesse exemplo, estou adicionando apenas 04 comandos que julgo de grande importância:

    AutoFiltro – O uso desse comando revoluciona como você trabalha com o AutoFiltro tradicional. Lembrando que esses comandos não são novos no Excel (existem a pelo menos 20 anos na ferramenta).

    Câmera – Esse recurso permite capturar parte de uma seleção da planilha e cola em outro local de sua escolha com o devido vínculo e transformada em figura.

    Selecionar células visíveis – Permite selecionar apenas as células visíveis após uma ação de agrupamento de dados e realizar a cópia e cola apenas das informações relevantes.

    Selecionar região atual – Substitui o famoso atalho CTRL+T.

    Para uma fixação desse assunto, observe a Figura 8:

 

Figura 8 – Adição de comandos existentes Fora da Faixa de Opções

 

  1. Após esses ajustes, clique no botão OK e observe como a sua Barra de Ferramentas de Acesso Rápido deve ter ficado (apenas sugestão na Figura 9):

 

Figura 9 – Adição de comandos “produtivos” na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

Bom pessoal, acredito que essas dicas são extremamente válidas para o dia a dia de qualquer pessoa que trabalhe com o Microsoft Office, a partir da versão 2007.

Até a próxima!

 

MAC

Dicas e Truques sobre o Excel 2013 (2010 e 2007 também)


 

By Marco Aurélio Candido

Atenção: Esse é um dos maiores POST’s que já fiz, então, para um melhor entendimento, leia, acompanhe e entenda todos os detalhes, desde o princípio para que sejam minimizadas as dúvidas!

LEIA COM CALMA E ATENÇÃO… Esse POST poderá revolucionar o que você pensa sobre planilhas e o modo de construção e apresentação das mesmas.

Esse POST poderá ser executado em qualquer versão do Excel porém será necessário realizar os ajustes necessário de comandos e ações.

 

Antes de iniciar gostaria de realizar um prólogo sobre o que virá a seguir: Fui Consultor da Mondial Tecnologia em Informática por 13 anos e passei por um longo processo de aprendizado com o MVP João Benito Savastano e acredito que nesse período tenho conseguido absorver 4% (daí pra menos) do que o Microsoft Excel pode fazer (logicamente com o apoio incondicional do Benito) e no ano passado mudei de emprego porém continuo realizando Palestras de Produtividade em diversas empresas.

 

Dias atrás estava eu ministrando uma Palestra em um grande empresa do ramo farmacêutico e fui questionado sobre como criar uma planilha “do zero”. Quais as principais dicas? O que usar? O que não usar? Existe certo e errado na criação de uma planilha?

Respondi a pergunta do participante com a criação de uma planilha passo a passo e acho importante compartilhar com vocês, todos os detalhes passados. Sendo assim, segue:

 

Em uma planilha evite 03
erros clássicos:

Erro 1 – Digitar e formatar
– Esse é um tipo de vício comum entre a maioria das pessoas. A formatação só vem no final ou seja, primeiro digite tudo o que deseja, realize fórmulas e só depois (no final) é que surge a formatação. Evite também, linhas/colunas em branco entre os dados pois isso prejudica muito quando necessitamos utilizar o recurso de AutoFiltro/Consolidar ou algo mais avançado como a Tabela Dinâmica.

 


Figura 1 – Exemplo de planilha sem formatação

 

Observe que na Figura 1 todas as informações foram inseridas sem a preocupação da formatação e acredite que tudo o que você vai ver daqui para a frente, se tornará um padrão pessoal para os seus trabalhos. Pelo menos é o que eu acho…

Erro 2 – Mescla de células – Existe um recurso muito antigo (presente inclusive no falecido Lotus 123) denominado Mesclar e Centralizar. Apesar do aspecto gentil que esse item traduz para a planilha, na maioria dos casos ele é improdutivo. Por exemplo, se você tentar mover uma coluna onde exista uma linha mesclada, o Excel informará o seguinte:

 


Figura 2 – Exemplo de ação proibida com o recurso Mesclar e Centralizar

 

Por esse motivo, farei uso do recurso Centralizar seleção que é interpretado como o substituto do Mesclar e Centralizar (explicarei a seguir).

 

Erro 3 – Dividir um número por 1000
– Talvez esse seja um dos recursos mais aplicados no dia a dia para quem trabalha com números grandes. Ao dividir um número por 1000 para se obter um resultado um pouco mais atrativo, perdemos a precisão real do número e dependendo do tamanho do valor temos a perca da precisão das dezenas e talvez centenas. Por esse motivo, irei demonstrar como dividir um número por 1000 sem realizar a tal divisão literal.

 

Passados esses 03 erros comuns irei demonstrar em alguns passos como atingir um nível de planilha profissional nesse mesmo exemplo.

Então, mãos à obra:

Após a digitação da sua planilha vamos começar pela centralização do título:

Item 1 – Centralizar a seleção do texto sem uso do Mesclar e Centralizar

 

  1. Selecione o intervalo desejado. Nesse exemplo, irei selecionar toda a linha de Título (que é representado na Figura 3 pelo intervalo de A1: H1.

 


Figura 3 – Selecionando a linha de cabeçalho para Centralizar a seleção

 

  1. Após a seleção, irei passar 02 sugestões:
    1. Via atalho do teclado: Pressione a combinação de teclas CTRL+1 (teclado alfanumérico). Esse atalho abre a caixa de diálogo Formatar de Células.
    2. Via mouse: Sobre a seleção pressione o botão da direita do mouse e escolha a opção Formatar células.

 

  1. Será aberta a caixa de diálogo Formatar Células. Clique na guia Alinhamento e na seção Horizontal, clique na seta para baixo e escolha a opção Centralizar seleção. Logo após, clique no botão OK.

 


Figura 4 – Formatando o intervalo de células com o substituto do Mesclar e Centralizar

 

  1. Observe que a planilha ficou com o aspecto semelhante ao da mesclagem. Agora faça um teste: Clique em qualquer célula desse intervalo e perceba que as células são livres para você digitar o que quiser. Esse recurso não prejudica o Filtro e muito menos a classificação dos dados (ou qualquer outro recurso avançado). Portanto, a partir de agora, esqueça o recurso Mesclar e Centralizar em suas planilhas e sempre que necessário utilize o recurso Centralizar seleção. Apenas como fechamento do assunto, experimente inserir um texto na célula F1 (aproveitando o exemplo da Figura 5) e aplique bordas. O efeito é fantástico.

 


Figura 5 – Exemplo da aplicação do recurso Centralizar seleção

 

Item 2 – Dividir os números por 1000 sem realizar fórmula

 

  1. Pode ser que esse seja um dos exemplos mais interessantes que você vai ver (ou já viu). Selecione todos os números e pressione a combinação de teclas de atalho CTRL +1 (Formatar células). Será exibida a caixa de diálogo Formatar Células (conforme Figura 6).

 


Figura 6 – Formatando números e aplicando uma divisão por mil ao mesmo tempo

 

  1. Clique na guia Número e na sequência na Categoria Personalizado. O símbolo # (cerquilha) representa o formato de número dentro do Excel. Quando criamos a formatação personalizada #.##0,00 na caixa Tipo, isso representa que será exibido o número com o formato de milhar e com 02 casas decimais. Para exibir o formato dividido por 1000 acrescente um ponto final (.) ao término da formatação, conforme exibido na Figura 7:

 


Figura 7 – Formato que divide o número por 1000 (efeito ilusão de ótica)

 

Apenas como complemento dessa formatação, caso deseje formatar o número dividindo-o por 1.000.000 (um milhão), acrescente mais um ponto final ao término da formatação exibida na Figura 7.

 


Figura 8 – Exemplo de número “dividido” por 1000 na Formatação de Células

 

Pronto! Já fizemos 02 passos importantes na planilha que na maioria dos casos, leva-se mais tempo para se fazer de outro modo e que inclusive não é tão produtivo. O que será que está faltando? Onde está a soma da Linha 9 e da Coluna H? Vamos fazer juntos? Siga esses passos:

 

  1. Selecione todos os valores desejados e adicione nessa seleção uma linha e uma coluna para que o resultado seja imediato, sem a necessidade de arrastar a fórmula ou pressionar CTRL + C para se copiar a fórmula. Seguindo essa planilha de exemplo, farei o seguinte:
    1. Clique na primeira célula que contém um valor e pressione a combinação de teclas de atalho CTRL + SHIFT + Seta para baixo. O resultado se encontra na Figura 9:

 


Figura 9 – Pressionamento das teclas de atalho CTRL + SHIFT + seta para baixo

 

  1. Continuando a seleção, pressione a combinação de teclas de atalho CTRL + SHIFT + Seta para à direita. O resultado se encontra na Figura 10:

 


Figura 10 – Pressionamento das teclas de atalho CTRL + SHIFT + seta para à direita

 

  1. Agora necessitamos selecionar o espaço onde o Excel deverá inserir a fórmula de SOMA. Para isso, pressione a combinação de teclas de atalho SHIFT + Seta para à direita e SHIFT + Seta para baixo. O resultado se encontra na Figura 11:

 


Figura 11 – Uso da combinação de teclas de atalho SHIFT + Setas para baixo e para à direita

 

Experimente realizar essas seleções no modo slow motion conforme explicado acima e tente pressionar as duas setas de direção ao mesmo tempo. Isso lhe dará maior agilidade na hora da seleção. Ex.: CTRL + SHIFT + Setas para baixo e para à direita ao mesmo tempo.

 

  1. Agora que temos todos os intervalos desejados selecionados pressione a combinação de teclas de atalho ALT + = (mantenha pressionado a tecla ALT e dê um leve toque na tecla com o símbolo de igual). Essa combinação é responsável pela execução do AutoSoma dentro dos intervalos selecionados, conforme Figura 12:

Perceba que tudo o que sendo mostrado aqui, poderá ser realizado por você em uma escala muito maior e conseguir assim a execução mais rápida de tarefas frequentes e o uso de teclas de atalho no seu dia a dia em detrimento do mouse.


Figura 12 – Uso da combinação de teclas de atalho ALT + = para se realizar a AutoSoma

 

Bom, como um detalhe apenas, está faltando o título Total na célula H2 e na célula A9. Para algumas pessoas, bastaria clicar isoladamente nessas células, inserir a palavra e pressionar a tecla ENTER ou copiar uma célula pronta para outra.

Agora, você já pensou que seria possível em uma única digitação preencher diversas células com o mesmo conteúdo? Veja a seguir como isso funciona…

 

Item 3 – Preenchendo células aleatórias com o mesmo conteúdo

 

Perdemos alguns segundos copiando células para outras partes da planilha e na maioria dos casos, perdemos a formatação ou simplesmente temos que “retirar os formatos” aplicados por algum arraste de mouse ou cópia indesejada.

Para que você não tenha nenhum dos problemas relatados no parágrafo anterior e copie apenas o conteúdo da célula, realize o seguinte procedimento:

  1. Selecione as células onde deseja colocar a mesma informação. Nesse exemplo, clicarei na célula A9, mantenho a tecla CTRL pressionada e clico na célula H2. O resultado é o mesmo da Figura 13:

 


Figura 13 – Selecionando células aleatórias com o uso da tecla CTRL

 

  1. Após a seleção, “apenas” digite a palavra Total porém não
    pressione ENTER pois esse procedimento leva a seleção de uma célula para a outra. O procedimento correto é:

    Após a digitação da palavra Total, pressione a combinação de teclas de atalho CTRL + ENTER. Essa combinação de teclas copia apenas o conteúdo da célula ativa para as demais células selecionadas. É um recurso maravilhoso! Veja o resultado na Figura 14:

 


Figura 14 – Preenchendo células aleatórios com o uso do CTRL + ENTER

 

Agora vamos a formatação geral da planilha:

 

Item 4 – Como formatar uma planilha em menos de 20 segundos

 

Às vezes, percebo que algumas pessoas, perdem mais tempo “perfumando” a planilha do que realizando ações importantes, como fórmulas e gráficos.

Desse modo, irei utilizar um recurso pioneiro do Microsoft Excel 2007, denominado Estilos de Célula para promover esse tópico.

Como toda boa estória, imagine que a sua planilha possui início, meio e fim. Por esse motivo, irei “fatiá-la” em 03 partes: Título principal, subtítulo e corpo. Como não temos exatamente esses nomes no recurso que irei demonstrar, vamos adaptar cada parte a um item associado como Título1, Título 2 e Título 3.

  1. Selecione somente o título principal da sua planilha, conforme exibido na Figura 15:

 


Figura 15 – Seleção do título da planilha

 

  1. A partir da guia Página Inicial, grupo Estilo, clique no botão Estilos de Célula. Serão exibidos diversos estilos. Clique no Título 1, conforme Figura 16:

 


Figura 16 – Formatando o título principal da planilha com o estilo Título 1

 

Observe que o Título principal da sua planilha já está com o formato aplicado e bem diferente do normal.

  1. Agora selecione os subtítulos da planilha (que nesse exemplo, é o intervalo de A2: H2). Na sequência, realize os mesmos procedimentos do passo anterior porém escolhendo o Título 2 (conforme Figura 17):

 


Figura 17 – Formatando o subtítulo com o Estilo Título 2

 

  1. Para finalizar, selecione todo o restante da planilha e aplique o Título 3. Você poderá combinar estilos ou criar seus próprios estilos a partir da opção Novo Estilo de Célula (presente no mesmo botão Estilos de Célula). Segue na Figura 18, exemplo da planilha formatada:

 


Figura 18 – Planilha formatada com o recurso Estilos de Célula

A partir desse momento, perceba que o visual da planilha inicial e nesse momento já destoa completamente e que não perdemos tempo para realizar esses passos. Na maioria dos casos, estamos realizando a combinação de dicas antigas com recursos novos do Excel para atingir os melhores níveis de produtividade na criação de uma planilha.

A partir desse momento irei dar um toque profissional aos números dessa planilha:

 

Item 5 – Como utilizar a Formatação Condicional a seu favor

 

Se você observar como os números estão dispostos nessa planilha, ficaria fácil analisar se eles estivessem destacados por cores quanto a sua grandeza ou por barras controladas pelo menor ou maior valor. No caso dos valores inseridos entre os meses, irei sugerir que seja utilizado o formato de Barras de Dados que favorece a visualização do menor e do maior valor. Siga esses passos:

  1. Selecione somente os números (sem totais). Nesse exemplo, o intervalo é compreendido de B3 até G8, conforme Figura 19:

 


Figura 19 – Seleção dos números para aplicação da Formatação Condicional

 

  1. A partir da guia Página Inicial, grupo Estilo, clique no botão Formatação Condicional e escolha qualquer opção entre a seção Preenchimento Gradual e Preenchimento Sólido. Nesse exemplo, estou utilizando a primeira opção denominada Barra de Dados Azul (apenas como sugestão), conforme Figura 20:

 


Figura 20 – Aplicando o formato condicional Barras de Dados aos números

 

Após aplicado esse formato, os números ficam muito mais visíveis:

 


Figura 21 – Planilha com a Formatação Condicional Barras de Dados Azul aplicada

 

  1. Agora iremos dar ênfase aos números da coluna H, denominada Total. Quais são os produtos que mais venderam? Quais os melhores números? Façamos assim: Selecione apenas os totais de H2 até H8. Em uma ação que você esteja realizando em sua planilha, não misture informações diferentes para utilizar a Formatação Condicional. Perceba que em primeiro lugar, fiz a aplicação nos números “inseridos” ao longo dos meses. Agora estou tratando apenas os totais da coluna e logo mais os totais da linha. Após a seleção, clique na guia Página Inicial, grupo Estilo e clique no botão Formatação Condicional. Escolha a opção Escalas de Cor e para uma aplicação semelhante à Figura 22, utilize o primeiro item denominado Escala de Cores Verde – Amarela – Vermelha.

 


Figura 22 – Exemplo de aplicação da Formatação Condicional Escalas de Cor

 

Explicação sobre esse formato: os maiores valores irão ficar na cor Verde, o mediano na cor amarela e o mais baixo na cor vermelha. Os valores que ficarem entre essas três cores, serão automaticamente formatados com cores graduais, conforme Figura 23:

Gostaria de salientar que esse procedimento é altamente confiável visto que o próprio Excel gerencia o que será aplicado como métrica para esse tipo de solução.

 


Figura 23 – Exemplo da Formatação Condicional Escalas de Cor

 

Quer saber mais detalhes sobre a Formatação Condicional Escalas de Cor (ou qualquer outra)? Siga esses passos:

 

Item 6 – Entendendo um pouco melhor sobre a métrica da Formatação Condicional

 

  1. Selecione a Formatação Condicional desejada (apenas um tipo por vez, ok?) e clique na guia Página Inicial, grupo Estilo e na sequência no botão Formatação Condicional. Será exibida uma lista com diversas opções. Clique no item Gerenciar Regras, conforme Figura 24.

 


Figura 24 – Acessando o item Gerenciar Regras da Formatação Condicional

 

  1. Será exibida a Figura 25. Observe que a opção Seleção Atual já vem escolhida e o tipo de regra também. Basta clicar no botão Editar Regra para entender um pouco melhor a métrica utilizada no formato.

 


Figura 25 – Caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional

 

  1. Observe que será exibida a caixa de diálogo Editar Regra de Formatação (Figura 26) e a primeira opção já vem definida. Olhando mais para o meio da caixa de diálogo, observamos que existem 03 níveis de graduação: Mínimo, Ponto Médio e Máximo e todas já estão no nível correto de “fórmula” aplicada. O menor valor já está com a função Mínimo, o Ponto Médio com o percentil aplicado e a função Máximo no maior valor encontrado na seleção.

 


Figura 26 – Entendendo melhor a regra aplicada na Formatação Condicional

 

Por esse motivo, evite o ajuste manual “por conta própria” se você não tiver certeza do que está fazendo, já que o Excel traz o recurso bem ajustado.

Feche todas as caixas de diálogo abertas e vamos para a última formatação condicional.

 

  1. Repita o mesmo procedimento anterior porém agora com a seleção do intervalo de B9 até G9 e faça uso da Formatação Condicional Conjuntos de Ícones. Utilize a segunda opção da seção Direcional conforme exibido na Figura 27:

 


Figura 27 – Aplicando a Formatação Condicional Conjuntos de Ícones

 

Comentário importante: Esse tipo de formatação carece de ajustes pois ele está pautado sobre a regra que para o ícone na cor verde, o valor selecionado tem que ser maior ou igual a 67
por cento. Quando estiver entre 67 e 33 por cento a cor será amarela. Caso contrário, será vermelho.

Nem sempre os valores que você possui, clamam por essa métrica. Sendo assim, se existe um tipo de formatação condicional que merece uma atenção especial, essa opção chama-se Conjuntos de Ícones (Figura 28):

 


Figura 28 – Regra Condicional Conjuntos de Ícones

 

A partir desse instante a planilha já está com a aparência bem diferente (Figura 29):

 


Figura 29 – Planilha com a aplicação de 03 tipos de Formatação Condicional aplicadas

 

Agora vamos aos gráficos e minigráficos:

 

Item 7 – Conhecendo um pouco sobre a aplicação de Minigráficos

 

Mostrar tendências em seus dados de planilha pode ser útil, especialmente quando você está compartilhando dados com outras pessoas. Use minigráficos, (gráficos minúsculos que ficam incorporados dentro de células da planilha), para representar visualmente e mostrar uma tendência em seus dados. Minigráficos podem chamar a atenção para valores como aumentos ou diminuições sazonais ou ciclos econômicos e destacar os valores máximo e mínimo em uma cor diferente.

Nesse exemplo, irei utilizar o espaço disponível à direita da planilha para inserir o minigráfico. Para que o efeito visual seja mais agradável, deixe a coluna que deseja inserir o minigráfico um pouco mais larga que o normal.

 

  1. Selecione o intervalo de I3 até I8, conforme Figura 30:

 

Figura 30 – Seleção para inserção do minigráfico

 

  1. Na sequência, clique na guia Inserir, grupo Minigráficos, botão Linha. Será exibida a caixa de diálogo Criar Minigráficos (Figura 31):

 

Figura 31 – Caixa de diálogo Criar Minigráficos

 

  1. Na caixa Intervalo de dados, selecione somente números. Nesse exemplo usarei o intervalo de B3 até G8 (Figura 32):

 

Figura 32 – Seleção dos números para inserção do Minigráfico

 

  1. Observe que a caixa Intervalo de Locais já vem preenchida pois fizemos a seleção prévia das células a qual os minigráficos serão inseridos. Para finalizar, clique no botão OK.

 

Figura 33 – Inserção do minigráfico no intervalo selecionado

 

Será exibido um minigráfico para cada célula selecionada, informando a tendência de cada conjunto de números selecionados previamente. Observe também que uma nova guia denominada Design será exibida (desde que o cursor esteja dentro do minigráfico). Essa guia possui alguns recursos interessantes. Vamos aos principais:

 

  1. Deixe o cursor em qualquer célula do minigráfico e na guia Design, grupo Mostrar, habilite as opções Ponto Alto e Ponto Baixo, conforme Figura 34:

 

Figura 34 – Exibição dos itens Ponto Alto e Ponto Baixo habilitados

 

Para melhorar ainda mais a aparência, que tal mudar as cores do ponto alto e baixo? Proceda da seguinte maneira:

  1. Deixe uma das células do gráfico selecionada (ou se preferir, selecione todas) e a partir da guia Design clique no botão Cor do Marcador e vá até a opção Ponto Alto, escolha a cor desejada e proceda da mesma maneira com o Ponto Baixo (Figura 35):

 

Figura 35 – Alterando a cor do Marcador do Minigráfico

 

Após essa ação, perceba que o maior/menor valor possuem cores distintas. Outra ação de formatação importante a ser tomada é destacar cada célula com um ponto no minigráfico. Faça assim:

  1. A partir da guia Design, localize o grupo Mostrar e habilite a opção Marcadores, conforme Figura 37:

 

Figura 36 – Habilitando Marcadores para um melhor destaque dos valores no minigráfico

 

E para finalizar, caso queira trocar o minigráfico de linhas por um de colunas, faça o seguinte:

  1. Deixe alguma célula do minigráfico selecionada, clique na guia Design, localize o grupo Tipo e clique no botão Coluna, conforme Figura 37:

 

Figura 37 – Trocando o tipo de minigráfico

 

Pronto! Agora que você conheceu um pouco mais sobre minigráfico, que tal utilizar mais esse recurso dentro das suas planilhas? Com certeza é um grande atrativo.

 

Último procedimento: Como posso inserir Gráficos dentro da minha planilha para demonstrar apenas aquilo que desejo?

 

Item 8 – Criando gráficos profissionais em menos de 1 segundo

 

Como existem diversas informações para serem exibidas no gráfico, irei dividir da seguinte forma:

  • A criação de um gráfico de colunas para exibir os 03 principais produtos da minha lista.
  • A criação de um gráfico de pizza para exibir os percentuais representativos da coluna de totais.

Então, vamos lá:

  1. Selecione a linha de cabeçalho e a coluna de cabeçalho juntamente com os valores desejados. Nesse exemplo, irei selecionar o intervalo de dados das células de A2 até G5 (como disse, irei selecionar apenas os melhores itens).

 

  1. Após essa seleção, pressione a combinação de teclas de atalho ALT + F1. Essa combinação insere um gráfico de colunas padrão em menos de 1 segundo na planilha ativa. Como estou utilizando o Microsoft Excel 2013, o gráfico é exibido em um layout padrão onde o Título é mostrado automaticamente na parte superior e a legenda é exibida abaixo do gráfico, conforme Figura 38:

 

Figura 38 – Criando gráficos rápidos com a combinação de teclas de atalho ALT + F1

 

Se eu estivesse usando a versão 2010 ou 2007, teria que escolher o Layout 3, disponível na guia Design, grupo Layout de Gráfico.

Também observe que na própria guia Design do Excel 2013, existem estilos bem interessantes de formatação. Fique à vontade para formatar o seu gráfico.

Vou acrescentar apenas um toque bem produtivo ao gráfico de colunas: Desejo vincular o título da célula A1 ao título do gráfico para que toda e qualquer alteração na célula o gráfico seja modificado também. Para isso, faça o seguinte:

  1. Clique no título do gráfico apenas 1 vez (só para selecionar), conforme Figura 39:

 

Figura 39 – Selecionando o Título do Gráfico

 

  1. Clique na Barra de fórmulas e digite o sinal de igual (=), conforme Figura 40:

 

Figura 40 – Criando o vínculo entre a célula e o Título do gráfico

 

  1. Agora clique na célula desejada (nesse meu exemplo, será a célula A1) e na sequência pressione ENTER. Pronto, você acabou de criar um vínculo entre a célula e o Título do Gráfico (Figura 41):

 

Figura 41 – Exibição da fórmula de vínculo entre a célula e o título do gráfico

 

Está quase acabando… Veja o último assunto:

 

Item 9 – Como criar um gráfico M&M’s (ou disco voador)

 

Sempre que estou realizando algum tipo de Consultoria, as pessoas sempre pedem a criação de um gráfico de pizza. Por que será? Não sei se a paixão cultural por Pizza (sentido literal) acaba influenciando as pessoas… rs

Bom, o gráfico de pizza acaba que “deformando” a informação que ali está contida e na dúvida do resultado exibido, faça um gráfico de colunas ou linhas que são os melhores para a exibição dos dados “de verdade”, sem maquiagem.

De qualquer forma, vamos aos passos:

  1. No exemplo que vocês estão acompanhando desde o início, irei selecionar a colunas de produtos e a coluna de totais. Sendo assim, selecione o intervalo de A2 até A8 e após essa seleção mantenha a tecla CTRL pressionada e selecione o intervalo de H2 até H8. Para realizar o procedimento padrão, clique na guia Inserir, localize o grupo Gráficos e clique no botão Inserir Gráfico de Pizza ou de Rosca. Serão exibidas diversas opções. Escolha a opção Pizza 3D, conforme Figura 42:

 

Figura 42 – Exibição do Gráfico de Pizza 3D

 

Ajuste esse gráfico ao lado do outro e vamos à formatação:

  1. Clique na guia Design, localize o grupo Layout de Gráfico e clique no botão Layout Rápido, conforme Figura 43:

 

Figura 43 – Escolhendo o Layout 1 para inserir os rótulos e percentuais dentro das fatias

 

Observe que os itens se ajustam automaticamente dentro das fatias. Porém vamos fazer um ajuste interessante:

  1. Clique com o botão da direita sobre o rótulo dos gráficos e acione a opção Formatar Rótulos de Dados, conforme Figura 44:

Figura 44 – Formatando o rótulo do gráfico

 

  1. Na versão 2013 do Excel, será exibido um painel lateral à direita com as opções de formatação do Rótulo. Nas versões 2007 e 2010 será exibido uma caixa de diálogo pop-up, porém, todas com as opções muito semelhantes. Na seção Posição do Rótulo, escolha a opção Extremidade Interna e observe que todos os rótulos foram ajustados, conforme Figura 45 e o gráfico foi redimensionado automaticamente:

 

Figura 45 – Ajustando o rótulo na extremidade interna das fatias

 

  1. Clique uma vez no meio da pizza. Observe que a barra lateral foi ajustada para Formatar Séries de Dados, conforme Figura 46:

 

Figura 46 – Rotacionando a pizza para uma melhor exibição e “explodindo” as fatias

 

  1. Na seção OPÇÕES DE SÉRIE, clique no item Ângulo da primeira fatia e escolha quantos graus deseja rotacionar sua pizza. Nesse exemplo usarei o valor 81 graus e para a Explosão usarei 12%, conforme exibido na Figura 47:

 

Figura 47 – Configurando as Opções de Série do Gráfico para uma melhor exibição

 

  1. Após essa ação, clique no item Efeitos e na seção FORMATO 3D, localize os itens Largura/Altura do Bisel superior e inferior e digite os valores 1500 para todos os itens, conforme exibido na Figura 48:

 

Figura 48 – Alterando o gráfico para o formato M&M’s

 

Após essas alterações, observe que o seu gráfico deve ter a aparência semelhante ao gráfico na Figura 49:

 

Figura 49 – Gráfico M&M’s

 

O que você acha? Interessante esse modelo, não?

Agora vamos adicionar um efeito especial ao gráfico:

  1. A partir do mesmo painel, clique no botão Material e escolha um dos itens disponíveis. Nesse exemplo, estou aplicando o item Borda Suave da seção Efeito Especial. Confira a opção na Figura 50:

 

Figura 50 – Adicionando um Efeito Especial as fatias

 

Observe que o gráfico ficou com um leve brilho em todos os cantos e ficou com um visual extremamente charmoso… rs

Agora o golpe final: Adicionar uma sombra que irá deixar qualquer um de queixo caído:

  1. Observe que no mesmo painel que ajustamos o passo 8, existem outras opções na parte superior da tela (Figura 51):

 


Figura 51 – Alteração do Desfoque para 5 pt

 

  1. Uma delas é a seção SOMBRA. Localize o item Desfoque dentro dessa seção e altere o seu valor para 5 pt (apenas uma sugestão, pode ser qualquer valor). Após essa alteração observe novamente o visual do seu gráfico (semelhante à Figura 52):

 

Figura 52 – Visual do gráfico após a alteração do item Desfoque

 

Comentário: Observe que nós alteramos “apenas” o item Desfoque. Porém o Excel ajusta automaticamente todos os outros componentes da seção para um melhor ajuste.

 

Figura 53 – Visualização final da planilha após todos os ajustes

 

Observe a Figura 53 e perceba que todos os passos que foram explicados nesse POST realmente valorizam a entrega de um trabalho eficiente, visual e informativo.

Poderíamos acrescentar diversas outras funcionalidades nesse trabalho, mas veja só: com poucas ações “básicas” já temos uma planilha interessante para se trabalhar. Imagine se utilizarmos outros recursos fantásticos do Excel no nosso dia a dia…

Esse POST representa 40 minutos de Palestra de Produtividade em Excel a qual realizo nas mais diversas empresas no Brasil. Essa é a minha contribuição a você, usuário do Excel, para que tenha cada vez mais sucesso no seu dia com o uso do Microsoft Excel.

Bom pessoal, vou ficando por aqui e até a próxima!!!

J

MAC

Copiando parte de uma planilha do Excel para uma apresentação do PowerPoint


 

Olá pessoal!

De volta depois de um longo período ausente… correria das Palestras e Treinamentos que ministro.

Mas ultimamente estava envolvido no Projeto do Lançamento das Dicas do Office 2013 para a Microsoft. Isso me consumiu muito tempo. Porém, o projeto foi finalizado com sucesso e em breve direi qual o endereço do Blog de Dicas que ajudei a criar para a Microsoft.

Em tempo: esse POST é em solicitação a uma funcionária de uma empresa da região de Jundiaí que solicitou como transportar parte de uma planilha para o PowerPoint mantendo o vínculo com os dados da planilha.

Então, lá vai:

Inserção de fragmentos do Excel no PowerPoint

Ao se copiar partes de uma planilha e realizar a colagem no PowerPoint existe uma limitação da ferramenta quanto ao número de colunas:

Versão 2003 – 15 colunas

Versão 2010 – 20 colunas

Para realizar esse procedimento em ambas as versões existem 02 procedimentos distintos.

Procedimento 1 – Versão 2003 e 2010

Selecione a área desejada e clique com o botão da direita do mouse e escolha Copiar (CTRL+C).


 

Deixe o aplicativo aberto e vá para o PowerPoint.

Em um slide em branco, clique com o botão da direita do mouse e escolha a opção Colar (CTRL+V).

 

Assim que a colagem é realizada a planilha é inserida no PowerPoint no modo Tabela (perdendo qualquer tipo de vínculo com o Excel, inclusive formatação).

Porém, assim que esse procedimento for realizado, observe que existe um ícone no canto inferior direito da Tabela. Esse ícone chama-se Opções de colagem (ele desaparece se nada for feito em 60 segundos ou se for realizada outra ação após a inserção).

Clique nesse ícone e escolha a opção Tabela do Excel (toda a pasta de trabalho).

 

 

A partir desse instante, a Tabela se transforma em planilha e passa a fazer parte do PowerPoint, ou seja, não é mais necessário manter o Excel aberto para conexão dos dados.

 


 

A formatação é reestabelecida e tudo volta ao normal.

Na imagem capturada temos 16 colunas e o limite de inserção do Excel 2003 são de 15. Se não for feito nenhum tipo de edição nesse objeto, o número de colunas se mantém. A partir do momento que for realizado um duplo-clique no objeto, o Excel será aberto e quando o voltar ao PowerPoint será atualizado e mostrará “apenas” 15 colunas.

Observe a figura a seguir:


 

A diferença na versão 2010 é que ao se colar a planilha no slide o ícone será exibido com outras opções:

 

Escolha a opção do meio (Inserir) que realiza a mesma operação da versão 2003, porém com um limite maior: 20 colunas.

A mesma restrição do 2003 se aplica ao 2010: se for necessário clicar 02 vezes sobre o objeto para realizar alguma edição, o número de colunas a ser exibido será 20.

Observe a imagem sendo editada:


 

 

Agora observe a imagem após a edição:


 

 

Procedimento 2 – Versão 2003 e 2010

 

O modo correto para se compartilhar informações entre aplicativos ainda é a inserção através da guia Inserir/Objeto.

Clique na opção Criar do arquivo e no botão Procurar escolha o arquivo a ser inserido na apresentação.

 


Clique no botão OK.

Observe que a Planilha já é inserida no modo Excel e pronta para a exibição. Caso necessite editá-la, clique 02 vezes na planilha.

 


Até a próxima!

 

MAC

 


 

Guias de Referência: Office 2003 x Office 2007 x Office 2010


Olá pessoal!

Estou um tanto quanto ausente pela carga de trabalho que estou tendo por esses dias… mas em breve quero retornar ao ritmo padrão e lançar mais dicas de Produtividade!

Em tempo: estou disponibilizando o link (que também já está disponível na Microsoft)

Dificuldades em “se descobrir” no Office 2010? Então acesse os guias disponíveis em Português.

Office 2010

Como inserir filmes e sons em uma apresentação do PowerPoint?


Esse artigo destina-se a inclusão de recursos multimídia na versão 2010 do Microsoft PowerPoint.

 

Olá pessoas queridas e usuários do Microsoft PowerPoint. Nesse POST irei abordar diversas particularidades sobre como inserir mídia nas suas apresentações.

O que antes parecia complexo, agora está mais fácil e muito mais otimizado, graças aos recursos inovadores da versão 2010.

Lista de assuntos abordados:

Como inserir músicas?

Como inserir músicas e fazer com que elas toquem até o final da apresentação?

Como Inserir filmes?

Quando eu enviar a apresentação por e-mail, os vídeos, sons e recursos de mídia em geral, seguirão com a apresentação? Funcionará no micro da pessoa receptora?

Esses e outros assuntos abordarei aqui e agora…

A partir do slide desejado, clique na guia Inserir. Observe que o último grupo chama-se Mídia e existem dois botões que utilizaremos a seguir.


Vamos começar a partir do botão Áudio. Clique nesse botão e observe que existem 03 opções. Nesse exemplo, utilizarei o item Áudio do Arquivo.


Será exibida a caixa de Diálogo Inserir Áudio. Localize a pasta que contém os arquivos de música, selecione e clique no botão Inserir:


Duas coisas a serem observadas:

O item de som é inserido no meio do slide com o desenho de um alto-falante e uma barra de progresso. Você pode arrastar para onde desejar.

Surgem duas novas guias: Formatar e Reprodução (elas aparecem somente quando o objeto de mídia é selecionado). Para realizar todos os procedimentos abaixo, deixe o ícone do som selecionado.


Clique na guia Reprodução e observe os grupos Indicadores e Edição são novos versão 2010.


Em primeiro lugar, no grupo Opções de Áudio, habilite a opção Ocultar Durante a Apresentação (esse ícone não deve ser exibido quando a apresentação estiver sendo mostrada). Quando aos demais ajustes desse grupo, fica a seu critério.


Se desejar que essa música continue durante toda a apresentação, clique na seta para baixo do item Iniciar e escolha a opção Executar entre slides. Dessa forma, ao passar para o próximo Slide a música continuará a tocar (essa ação já era possível de ser realizada nas versões anteriores, porém de outra forma).


Ah, mais um detalhe: a música só tocará quando todas as animações do slide rodarem. Para alterar essa ordem (ou para que o Slide já comece com a música tocando) clique na guia Animações e no grupo Animação Avançada, clique no botão Painel de Animação:


Será exibido um painel à direita da tela contendo todas as animações do slide. Clique na música e arraste para a primeira posição. Dessa forma, a música tocará assim que a apresentação for executada.


Bom, feita essa alteração, clique novamente no ícone do som e clique na guia Reprodução. Observe o grupo Edição:


O PowerPoint 2010 contempla recursos profissionais de edição de música:

  • Podemos recortar um pedaço da música.
  • Colocar recursos de diminuir ou aumentar o volume da música no início e no final da mesma.

Vamos começar com a diminuir o tamanho da execução da música. Clique no botão Cortar Áudio:


Arraste os ponteiros para a posição desejada (Verde
– recorta o início e o Vermelho
– recorta o final). Para escutar como ficou, clique no botão Play. Também é possível digitar os segundos nas caixas Hora de Início e Hora de Término. Ao finalizar a edição, clique no botão OK. Dessa forma você pode fazer uma montagem com outros áudios ou tocar somente determinada parte da música.

Outro recurso novo se encontra no grupo Indicadores. É possível inserir um Indicador (ou vários Indicadores, depende do que pretende fazer) para marcar pontos de interesse em um clipe de vídeo ou de áudio. Use indicadores em clipes de vídeo como meio de disparar animações ou para ir até um ponto específico do vídeo.

Os indicadores são úteis para ajudar a localizar rapidamente pontos específicos em um vídeo (ou clipe de áudio) durante uma apresentação.

Para inserir um Indicador:

Clique no ícone do som e a partir da guia Reprodução localize o grupo Indicadores. Observe que o botão Adicionar Indicador encontra-se ativo, porém antes de clicá-lo, posicione a barra de reprodução para a posição que deseja adicionar o marcador, conforme exemplo abaixo:


Na dúvida, clique no Play para descobrir a melhor parte da música para inserir o Indicador.


Observe que ao clicar no botão Inserir Indicador será exibido um círculo amarelo na posição desejada e o botão Remover Indicador ficará ativo, caso deseje remover a marca.

Você poderá inserir quantos Indicadores desejar no seu clipe de mídia.

 

Como inserir Filmes na minha apresentação?

 

Apesar dos procedimentos serem parecidos, farei um step-by-step a seguir:

A partir do slide desejado, clique na guia Inserir. Localize o grupo Mídia e clique no botão na seta para baixo do botão Vídeo. Na sequência, clique no botão Vídeo do Arquivo. Caso tenha clicado diretamente no botão Vídeo a caixa de diálogo Inserir Vídeo será aberta automaticamente:


Selecione o vídeo desejado e clique no botão Inserir:


O vídeo será inserido no slide ativo. Observe que as guias Formatar e Reprodução serão exibidos automaticamente e somente quando o vídeo for selecionado.


Temos alguns recursos profissionais de edição de vídeo inseridos nessa versão do PowerPoint:

  • Ajustes de Correção
  • Ajustes de Cores
  • Molduras
  • Cortes de vídeo
  • Esmaecimento
  • Indicadores

Vamos começar do mais simples: A partir da guia Formatar, clique no botão Correções e ajuste o Brilho ou o Contraste do vídeo.


Caso queira que o vídeo seja exibido em Preto e Branco, Sépia ou como Desbotado, clique no botão Cor e fique a vontade quanto à escolha. Existem várias opções dentro desse botão.


Agora o melhor: sabe quando a tela inicial do vídeo não é uma imagem muito agradável e você deseja esconder isso? Utilize a opção Moldura do Cartaz e configure a imagem inicial que será mostrada no vídeo antes do seu início. Veja como é simples configurar:

Clique no botão Moldura do Cartaz e clique no botão Imagem do Arquivo:


Será exibida a caixa de diálogo Inserir Imagem. Localize a imagem desejada e clique no botão Inserir.


A imagem será exibida imediatamente no vídeo, escondendo assim a tela inicial do vídeo (e inclusive mantendo o suspense do mesmo):


Abuse e use os recursos existentes no grupo Estilos de Vídeo para deixar o seu vídeo com uma aparência diferente.

Depois de todos esses formatos aplicados, clique na guia Reprodução e acione a opção Iniciar Automaticamente para que o vídeo entre em execução assim que o Slide for exibido no modo Apresentação e habilite a opção Executar em Tela Inteira (para que o vídeo preencha todo o slide).


Caso queira que o vídeo não seja mostrado após a sua execução, marque também a caixa Ocultar Quando não Estiver em Execução.

Observe que os mesmos recursos aplicados ao SOM podem ser aplicados ao vídeo, como: Indicadores, Edição e Opções de Vídeo.

Após todos esses recursos aplicados, pressione a tecla F5 para iniciar a apresentação a partir do primeiro Slide ou a tecla SHIFT+F5 para iniciar a apresentação a partir do Slide atual.

Bom, terminado esses passos, vamos a finalização de produtividade que o PowerPoint oferece…

 

O que fazer para evitar problemas de Compatibilidade? Ou melhor, quando eu enviar a apresentação para alguém ela irá funcionar com todos os recursos?

Para evitar problemas de reprodução quando a apresentação do PowerPoint contiver mídia, como arquivos de vídeo ou de áudio, você poderá otimizar os arquivos de mídia para fins de compatibilidade. Isso facilita o compartilhamento da apresentação com outras pessoas ou leva-o a outro local (talvez, usar um computador diferente para apresentá-la em qualquer outro local) e a apresentação de slides será reproduzida corretamente.

Quando você estiver pronto para compartilhar a apresentação(ou seja, após todos os ajustes efetuados no arquivo), com ela aberta no PowerPoint, clique na guia Arquivo e em seguida clique em Informações.


Será exibida uma tela com diversas informações sobre a apresentação: Otimização sobre a Compatibilidade, Compactação de Mídia, entre outros.

Se a mídia da apresentação tiver sido inserida em um formato que poderá apresentar problemas de compatibilidade quando reproduzida em outro computador, a opção Otimizar a Compatibilidade será exibida.


Quando a opção Otimizar a Compatibilidade for exibida, ela fornecerá um resumo das resoluções de possíveis problemas de reprodução. Ela também fornecerá uma lista do número de ocorrências da mídia na apresentação. A seguir, estão cenários comuns que podem causar problemas de reprodução:

  • Se você tiver vinculado vídeos, o resumo de Otimizar para fins de Compatibilidade relatará que é necessário inseri-los. Clique na opção Exibir Links para continuar. A caixa de diálogo aberta permitirá inserir os vídeos apenas clicando em Quebrar Vínculo para cada item de mídia a ser inserido.
  • Se tiver vídeos que foram inseridos usando uma versão anterior do PowerPoint, como a versão 2007, você precisará atualizar o formato do arquivo de mídia para garantir que esses arquivos sejam reproduzidos. A atualização será feita automaticamente e esses arquivos de mídia serão inseridos no novo formato. Após a atualização, você deverá executar o comando Otimizar para fins de Compatibilidade.

Para atualizar os arquivos de mídia de uma versão anterior para o PowerPoint 2010 (e se os arquivos tiverem sido vinculados, serão inseridos), na guia Arquivo, clique em Informações e em Converter.

 

Problemas ao reproduzir ou inserir mídia?

Se estiver tendo problemas ao reproduzir ou inserir mídia, provavelmente você não tenha o codec
adequado instalado. Por exemplo, alguém poderá enviar a você uma apresentação do PowerPoint com a mídia já inserida e essa mídia será baseada em um codec que não foi instalado. A melhor solução é o autor executar Otimizar Compatibilidade antes de enviar o arquivo para você. Tente executar um dos seguintes procedimentos para ajudar a resolver qualquer problema demorado:

  • Uma solução é baixar um decodificador de mídia de terceiro e o filtro codificador, como ffdshow, QuickTime ou DivX, que permitirá decodificar e codificar vários formatos.
  • Se você decidir entregar a apresentação que criou em um PC, em um Macintosh (Apple), os formatos de arquivo .wmv e .wma não serão nativos para um computador Macintosh. Nesse caso, será necessária uma conexão com a Internet para que você possa baixar um componente QuickTime (para o sistema operacional Mac) que ofereça suporte ao Windows Media Video, como o Flip4Mac, para reproduzir esses arquivos de mídia.

Entendido esse pontos, clique no botão Otimizar a Compatibilidade. Será exibida a caixa de diálogo Otimizar Compatibilidade de Mídia e começará a otimizar as suas mídias automaticamente:


Ao término, clique no botão Fechar verifique se é mostrada a mesma mensagem que foi mostrada para mim:


Caso essa mensagem tenha sido exibida, clique em Exibir Links e selecione as mídias vinculadas. Após, clique no botão Quebrar vínculo.


A mídia será inserida no arquivo e “talvez” seja necessária realizar novamente os passos anteriores.

Caso não tenha sido exibido o item Exibir Links do passo anterior, a próxima ação a ser vista é a Compactação da Mídia na apresentação para diminuir o seu espaço em disco.

Clique no botão Compactar Mídia:


Clique em uma das opções para otimizar suas mídias inseridas na apresentação. Por exemplo, irei clicar na opção Qualidade da Internet. Será exibida a caixa de diálogo Compactar Mídia. Observe que é mostrado o que foi economizado ao final de cada mídia e no final o total otimizado. Clique no botão Fechar.


Veja o resumo que o PowerPoint exibe na tela:


Caso deseje desfazer as ações de Compactação de Mídia, clique no botão Compactar Mídia e clique no botão Desfazer.

 


A partir de agora, basta salvar a apresentação e enviar (ou compartilhar) com quem desejar.

Até a próxima!

MAC

Dicas de Produtividade no Microsoft Outlook – Administração do Tempo


Série – Produtividade em 04 Passos – Microsoft Outlook

Passo 2

Antes de iniciar, gostaria de deixar claro que esse POST está baseado na versão do Microsoft Outlook 2010. Porém, essas dicas funcionam desde a sua primeira versão, ou seja, 1997.

Bom, continuando a série Produtividade em 04 Passos no Microsoft Outlook vamos iniciar a segunda parte:

Separando o joio do trigo

Apesar do termo de cunho religioso, o assunto que será abordado se assemelha a frase que praticamente virou um provérbio: Como destacar aquilo que é importante do que não é interessante (pelo menos naquele instante).

Irei mostrar aqui, dicas e truques sobre o software de correio eletrônico mais utilizado no mundo: Microsoft Outlook.

Apesar do poder de fogo do aplicativo, se não existirem regras de organização ou boas práticas de como iniciar o seu uso, não adianta ser um excelente produto ou possuir um bom marketing. Quem irá ditar as regras do jogo, sempre será o seu usuário. E se esse usuário não for bem treinado, as chances de fracasso na sua utilização são grandes.

Vamos à primeira dica: Ao abrir o seu Outlook logo pela manhã, que critério você utiliza para realizar a leitura de seus e-mails?

Bom, depois daquela dica no POST anterior (Regra dos 4D’s) vamos a continuação do assunto: Leia primeiro as mensagens em que o seu nome aparece no campo PARA. E como fazer isso?

Vamos aos passos:

  1. Deixe o Outlook na tela principal e clique com o botão direito do mouse no cabeçalho dos e-mails:


  1. Será exibida a tela Configurações de Exibição Avançadas: Mensagens. Clique no botão Formatação Condicional.


  1. Esse botão permite que se façam configurações personalizadas de acordo com o critério escolhido. Observe quantas opções podem ser editadas.


  1. Clique no botão Adicionar para criar uma nova regra.


  1. Digite um nome para a Regra e a seguir clique no botão Fonte.


A minha sugestão é você mantenha o padrão das versões anteriores do produto: Cor Azul
e pelo menos o tamanho da Fonte 9. Na sequencia, clique no botão OK.

Voltando a caixa de diálogo Formatação Condicional falta realizar o ajuste da Condição.

Clique no botão Condição e configure conforme a seguir:


Habilite a opção Onde estou e observe que o campo “na linha ‘Para’ sem outras pessoas” ficará ativado. A opção que aparece já é a ideal para esse passo, porém você pode criar uma nova regra com outras opções.

Para confirmar, clique no botão OK até voltar à tela principal (03 vezes). Observe como será a sua nova configuração:


A partir de agora, tente fazer “virar cultura” esse novo método: Todas as mensagens em que o seu nome aparece no campo PARA estarão na cor AZUL. Todas as outras estarão na cor tradicional.

Se você observar as boas regras da produtividade, verá que ela reza o seguinte:

  • Leia primeiramente as mensagens na cor azul e se tiver um tempo e estiver com disposição, leia os e-mails CC, ou seja, os e-mails que não ficaram em destaque.
  • Mensagens em CC podem aguardar até 8 horas para serem lidas.
  • Mensagens no campo PARA devem ser executadas em menos de 5 minutos.

Siga esse conselho e seja feliz!

Sejamos racionais:

A maioria dos e-mails em cópia não nos diz respeito: ou são enviados por engano ou são e-mails com “alter ego”. Ás vezes, você é copiado por mera estatística… já percebeu isso? Talvez seja porque o seu cargo é interessante para as pessoas que lhe “copiaram”.

Seja para fazer pressão a alguém ou para fazer parte de uma discussão que não leva a nada e nem a lugar nenhum.

O que estou escrevendo é com total conhecimento de causa: sou um Consultor que atua dentro das maiores empresas e o meu trabalho é demonstrar que a ferramenta pode ajudar o seu trabalho a ser mais rápido, fácil e prazeroso.

Bom, aguardem cenas do próximo capítulo…

MAC

Dicas de Produtividade no Microsoft Outlook – Administração do Tempo


Série – Produtividade em 04 Passos – Microsoft Outlook


Passo 1

Como administrar o seu tempo no Microsoft Outlook?

Em primeiro lugar, gostaria de agradecer a audiência nesse humilde blog que a única função é promover a Produtividade nos produtos Microsoft Office.

Em segundo, irei iniciar uma série (que com certeza será copiada) que retratada muito bem a realidade dentro das empresas: o mau uso do Microsoft Outlook dentro das organizações.

Pessoal, não me levem a mal, mas eu posso falar com essa franqueza porque tenho vivenciado experiências que me levaram a escrever este POST.

Trocando figurinhas com um velho conhecido em uma Palestra do grupo de Entusiastas do Office na Microsoft, Marcelo Thalenberg – MVP Microsoft – (que é o autor do livro Socorro, roubaram meu tempo e diretor da MT Criativa (www.mtcriativa.com.br), empresa que promove palestras e workshops sobre gerenciamento de tempo no trabalho e na vida pessoal), ele comentou em sua Palestra que o Outlook é 50% Técnica e 50% Emoção, ou seja, não adianta eu trabalhar todo o lado técnico da ferramenta se eu não levar em consideração o lado emotivo do meu usuário, quais suas preferências, sua pressão diária, a cultura da empresa onde ele trabalha, enfim, diversos fatores que podem contribuir para que o produto seja utilizado de maneira correta e produtiva.

Vamos aos fatos: Quando você chega pela manhã em seu trabalho, qual o primeiro programa que você abre? Deixa-me adivinhar: Microsoft Outlook.

Eu não sou vidente e muito menos o Cris Angel, mas posso deduzir também que ao abrir o produto, você começa a olhar para a sua Caixa de Entrada (ou Inbox) e dezenas de mensagens começam a aparecer. De onde elas vieram?

O servidor Microsoft Exchange (que é o controlador do Microsoft Outlook) armazena todos os seus e-mails e quando o seu computador é ligado, o servidor sincroniza suas mensagens armazenadas com o seu computador.

Agora a dúvida: qual a mensagem a ler primeiro?

A do gestor? A de um Cliente importante? A de uma Lista? A de um assunto que está virando dias?

Bom, vamos a primeira dica de produtividade dessa série:

Regra dos 4 D’s

  • A regra dos 4 D’s – DELETE


Passe os olhos pela sua caixa de entrada e “APAGUE” todas as mensagens desnecessárias: SPAM’S, mensagens enviadas por enganos, mensagens já resolvidas que não necessitam ser armazenadas, ou seja, todo o lixo que não precisamos guardar.

AVISO IMPORTANTE: O Ministério do Bom Senso adverte – apagar essas mensagens traz uma sensação de bem-estar, de alívio, de tranquilidade ao seu organismo que você não faz ideia.

Nesse momento é bom ter um “desapego as coisas materiais” que nesse caso são aquelas mensagens que você guarda, guarda e guarda, mas não sabe por quê!

Apagar mensagem não dói! Experimente…

Para realizar esse procedimento, clique sobre a mensagem desejada e pressione a tecla DEL. Caso queira excluir definitivamente, pressione as teclas SHIFT+DEL.

Após apaga-las, não se esqueça de esvaziar a sua Lixeira após esse procedimento:

Clique com o botão da direita do mouse sobre o item Mensagens excluídas e clique em Esvaziar Pasta.


Lembrando apenas que esse procedimento apaga todas as mensagens de sua lixeira, mas dependendo das configurações do Exchange de sua empresa, ainda é possível recuperar alguma mensagem que foi excluída por engano. Mas essa dica faz parte de outro artigo.

Depois desse PRIMEIRO D aplicado observe que sobraram outras mensagens.

Agora vamos a Regra do 2º D.

  • A regra dos 4 D’s – DELEGATE


Observe que em alguns casos, existem mensagens que podem ser delegadas a outras pessoas da equipe para realização de alguma ação.

Então, mãos a obra: Delegue todas as mensagens que não são pra você (ou que você não será o executor daquele assunto) e a cada REGRA realizada veja que você está se sentindo mais leve… (rs)

Para realizar esse processo, clique com o botão da direita sobre a mensagem e clique em Encaminhar. Caso queira realizar esse procedimento com teclas de atalho, pressione CTRL+F.


Esse é o conhecido termo, “passar a bola”. Então, faça isso!

  • A regra dos 4 D’s – DO

Agora vamos falar do que é realmente importante: as mensagens que o seu nome aparece EXCLUSIVAMENTE na linha Para.

Em outra série, irei demonstrar como separar o joio do trigo.

Se for algo que você consiga realizar no tempo de um miojo pronto, ou melhor, menos de 03
minutos, FAÇA!

Caso contrário, vamos a quarta REGRA.

  • A regra dos 4 D’s – DEFER

O que você não conseguir realizar na 3ª Regra, agende, ou seja, Defer.

Aplique Sinalizadores no e-mail para que você seja lembrado nos próximos minutos ou horas que existe algo pendente. É o famoso follow-up.

  • Para esse procedimento, clique com o botão da direita sobre a mensagem e escolha a opção Acompanhamento.
  • Veja que será mostrado um sub-menu. Clique na opção Adicionar lembrete.


Será mostrada a janela Personalizar. Digite um texto no item Sinalizar como para que você seja lembrado com essa mensagem. Escolha data e horário e clique no botão OK.


Observe que esse e-mail já está sinalizado como Follow-up e será despertado no horário escolhido.

Veja que a lista na Barra de Tarefas Pendentes guarda esse item também para você gerenciar o acompanhamento, além da agenda e compromissos.


Vamos a uma rápida recapitulação:

Regra dos 4 D’s

  1. Irrelevante? Delete it!
  2. Não é pra mim? Delegate it!
  3. Vai gastar menos de 3 minutos? Do it!
  4. Precisa de mais tempo? Defer it!

Bom, esse é o primeiro POST da série Produtividade em 04 Passos no Microsoft Outlook.

Até a próxima!

MAC


Dicas de Produtividade – Microsoft Outlook


Em breve irei publicar uma série de POST’s de PRODUTIVIDADE no Microsoft Outlook.

Vou separar o material em algumas partes e em breve irei lançá-los aqui, em primeira mão, para os Blognautas do Dicas do Aurélio.

Como realizo diversas Palestras de Produtividade em grandes empresas no Brasil, tenho um material interessante que pode ajudá-los a ter um ganho de 50 minutos diários (no mínimo) por dia.

Lembrando que o Microsoft Outlook não é só para enviar e receber mensagens. Isso equivale a 5% do que a ferramenta oferece.

Bom, aguardem!!!

Até mais!

MAC

Arquivo com algumas alterações do POST de Validação e integrante do Vídeo.


Pessoal,

Segue o arquivo finalizado do POST sobre como trocar um texto por imagem – via Validação.

https://marcoaureliocandido.files.wordpress.com/2011/02/trocando-texto-por-imagem-via-validac3a7c3a3o.xlsx

 

Boa sorte!

 

Personalizando a Barra de Acesso Rápido e tirando o máximo dos recursos simples do Office 2007/2010


Olá BlogNautas!

Sabe, depois de tanto tempo analisando o uso do Microsoft Office pelas pessoas, estive observando que:

Poucos configuram o aplicativo como deveriam, ou seja, não retiram o máximo que o produto oferece e dessa forma, subutilizam alguns recursos.

Vou mostrar nesse pequeno POST algumas dicas que você, usuário de longos anos (ou meses) da versão 2007 ou 2010 e que ainda não deve ter colocado em prática.

Estou mostrando as personalizações com o Microsoft Excel, porém as mesmas configurações se aplicam ao Microsoft Word e PowerPoint.

Personalização da Barra de Ferramentas de Acesso rápido – link

Essa Barra não está aí de “enfeite”… é para utilizar!


Clique na seta para baixo que se encontra nessa Barra e habilite todos os comandos disponíveis na lista:


Ao final, sua Barra deve ficar assim:


O próximo passo é reordenar os comandos da Barra. Clique na seta para baixo da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e clique na opção Mais Comandos.

Será exibida a caixa de diálogo Opções do Excel.


Ordene os comandos da maneira que achar melhor. Estou utilizando os conceitos de configuração do Excel 2003 e isto significa que os comandos foram colocados na mesma ordem do Excel 2003. Acredito que facilita mais na localização de comandos simples.

Porém, existem comandos super interessantes na Categoria Comandos fora da Faixa de Opções:


Por exemplo:

AutoFiltro, Câmera, Selecionar região atual, Selecionar células visíveis, Voltar, Avançar, etc.


Explicação:

O Comando AutoFiltro: economiza tempo para filtrar as células. Ele mesmo já filtra a coluna em questão na célula selecionada. A cada clique que você fizer, ele filtra imediatamente.

O Comando Câmera: copia a região atual e cola como IMAGEM. Isso mesmo e sabe o melhor? A Imagem fica vinculada. Significa que você pode colar no PowerPoint (por exemplo) e manter o vínculo a cada alteração no Excel.

O Comando Selecionar região atual: Seleciona toda a área preenchida ao redor da célula ativa. Temos o mesmo efeito com as teclas de atalho: CTRL+T ou CTRL + * (esse asterisco deve ser o do teclado numérico).

O Comando Selecionar células visíveis: Sabe quando você copia uma área filtrada (ou agrupada) com informações ocultas? Quando você cola, às vezes, os dados ocultos aparecem também. Pois esse recurso cola apenas a informação “visível”.

Os Comandos Voltar e Avançar: Muito úteis para quem trabalha com apresentações no PowerPoint e executam hiperlinks para o Excel. Ele retorna para o Slide de origem ou para outra planilha a qual o link foi originado.

Bom, apenas gostaria de ressaltar que a maioria desses comandos, existem no aplicativo a mais de 15 anos… (Sorry!)

Voltando ao assunto, selecione esses comandos (pelo menos) e clique no botão Adicionar. Eles serão inseridos na caixa à direita – na sua Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

Clique no botão OK.


Observe que a sua Barra cresceu, mas o acesso ainda é difícil. Como os ícones são inseridos na Barra de Título, fica um pouco desconfortável o acesso. Clique na seta para baixo (novamente) e clique na opção Mostrar Abaixo da Faixa de Opções.


Veja como fica mais simples a sua utilização:


Para acessar os comandos da Barra via teclado, pressione uma única vez a tecla ALT.


Cada comando é acessível por um número e as guias são acessíveis por letras.

Outro detalhe:

Para retirar as linhas de grade da planilha, preciso clicar na guia Exibição e no grupo Mostrar/Ocultar desmarque a opção Linhas de Grade.


Dessa forma a planilha fica livre das linhas de grade:


Agora imagine se eu precisar executar esse procedimento diversas vezes por dia. Como fazer para ganhar tempo?

Crio uma macro?

Não!

Clique com o botão da direita sobre o comando desejado e clique na opção Adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.


O comando é inserido imediatamente na sua Barra personalizada:


Dessa forma, a qualquer momento que eu precisar utilizar esse comando, basta clicar na Barra personalizada.

Fácil, não?

E você que não dava a mínima para esse pequeno recurso do aplicativo…

Agora que você aprendeu como ser mais produtivo no Excel, faça as mesmas personalizações no Word, PowerPoint…

Por enquanto é só, pessoal!

MAC

Identifique seus principais e-mails – Como saber se o e-mail é importante?


Essa dica se aplica as versões do Outlook anteriores a 2010.

Sabe como identificar se um e-mail é para você?

Como assim?

Veja como é fácil: sabe aquelas situações na qual você recebe uma mensagem e o seu nome está na lista Cc e mesmo assim você nada tem haver com o assunto?

Como resolver esse tipo de problema?

Clique no menu Ferramentas / Organizar


Será exibido um espaço na parte superior com as seguintes informações:


Clique no botão Ativar na opção Exibir mensagens enviadas apenas para mim em

Os e-mails que o seu nome constar no campo Para estará destacado na cor Azul.


Logo esses e-mails devem ser tratados com prioridade em relação aos outros. (no meu caso, coloquei uma lista imaginária para dar a impressão como você vai enxergar).

Pronto! A partir de agora, leia primeiramente os e-mails na qual você se encontra no campo Para e “quando tiver um tempo extra” leia os demais e-mails.

Até a próxima!

MAC


 

Substituto do Mesclar Células


Esse post funciona a partir da versão 4.0 do Excel até os dias atuais.

Há quem ame de paixão o recurso de mesclagem de células. O único problema é que dependendo da ação que virá depois, fatalmente essa mescla deverá ser removida, e executado tal procedimento, o usuário devolve a mescla às células anteriormente mescladas.

É nesse ritmo de improdutividade (põe mescla – tira mescla – põe novamente a mescla) que vou dedicar esse POST:

Como MESCLAR CÉLULAS sem realmente MESCLAR? (se é que você está me entendendo… rs)

Você já deve ter utilizado o recurso Mesclar e Centralizar! Porém, existe uma outra feature no Excel que substitui a mesclagem de células com louvor.

Selecione as células desejadas, pressione as teclas CTRL+1 (botão da direita do mouse, opção Formatar células) e na guia Alinhamento clique na caixa Horizontal e escolha a opção Centralizar seleção.

A partir desse intante, o que for digitado no conjunto das células seleionadas sempre ficará centralizado e mesmo que você insira ou recorte (ou até exclua colunas) a centralização permanecerá sem nenhum problema.

Abaixo a Mesclagem de células!!!

By MAC

Divisão por 1000 sem fórmula – Também conhecido por efeito Criss Angel


Já precisou realizar a divisão de um número por 1000?

Na maioria dos casos as pessoas recorrem à velha divisão… perdendo assim a precisão decimal, tempo e produtividade.

Porém, é possível realizar essa operação através da formatação de células. Veja como é simples:

Selecione a área a ser dividida. Pressione a tecla de atalho CTRL+1 (ou botão da direita do mouse sobre a seleção e escolha Formatar Células).


Na guia Número, selecione a categoria Personalizado e escolha o formato #.##0. Adicione um ponto final depois do formato.

Ficará assim: #.##0.

Pronto! Você acabou de dividir um número por 1000 e sem perder precisão decimal, não precisou copiar e nem colar especial somente valores (calma, eu não sou vidente)!

 
 


Costumo dizer que esse é um efeito ilusório sobre a sua planilha.

O número continua lá… mas você não enxerga!

Hahahaha

Até o próximo TRUQUE!

By MAC

Formatando datas


Como criar uma lista de datas somente com os dias de Segunda a Sexta? Fórmulas? Macros? Não!

Pressione CTRL+; e na sequência pressione ENTER.

 

Será exibida a data atual.

Coloque o cursor do mouse no canto inferior direito da célula, clique e arraste até a quantidade desejada.


Após esse procedimento, clique no contato inferior da seleção (marca de autopreenchimento) e escolha a opção Preencher dias da semana. Satisfeito? Esse recurso funciona desse modo a partir da versão 2003 com a marca inteligente e nas versões anteriores a partir do clique e arraste com o botão da direita do mouse.

By MAC

7 MANEIRAS DE REDUZIR O OVERLOAD DE MENSAGENS


Quer ser mais feliz? Menos estressado e mais focado em outras atividades? Siga essas dicas:

1. Envie menos e-mail

Muitos de seus e-mails recebidos são respostas às mensagens enviadas? Reduza enviando menos e-mail! Utilize outros meios de comunicação.

2. Escreva com precisão e profissionalismo

Evite maus entendidos e garanta aos destinatários que eles podem agir imediatamente ao invés de enviar mensagens com perguntas de volta!

3. Pergunte se as pessoas precisam

Evite mensagens desnecessárias De e Para pessoas que não estão diretamente envolvidas. Não use Cc ou Encaminhar sem necessidade.

4. Evite distrair os outros

Recibos de entrega do destinatário e o envio de mensagens com alta prioridade servirão de distração aos seus destinatários e gera aumento de tráfego de emails adicional.

5. Responda no mesmo dia

Isso reduzirá significativamente a quantidade de e-mails que você terá que ler dia após dia em sua caixa de entrada.

6. Não tenha o que você não precisa

Solicite que seu endereço seja removido de listas irrelevantes (Cc). Além disso, cancele a assinatura de boletins de notícias e listas de discussão que você não leu.

7. Minimize interrupções

Verifique seu e-mail 3 ou 4 vezes ao dia e não perca tempo no meio das novas mensagens. Utilize a regra dos 4 D’s para ações produtivas.

By MAC

 

Produtividade com a Tecla Windows


Combinar os recursos de um computador com a lei do menor esforço é sempre bom. Poupar movimentos e cliques no mouse torna o seu trabalho, além de menos cansativo, mais produtivo. Entre as diversas teclas de atalho conhecidas do Windows, hoje vou falar daquelas que usam como comando base a famosa “tecla do windows”. Que nada mais é que essa aí, no seu teclado entre as teclas Ctrl (control) e Alt, com o símbolo do Windows. Em alguns casos, ao invés do símbolo, existe a própria abreviação “Win“. Veja alguns atalhos:

Win = Mostra o Menu Iniciar do Windows.
Win + E = Abrir o Windows Explorer (Gerenciador de Arquivos do Windows).
Win + D = Mostra a sua Área de Trabalho. (o mesmo atalho abre todas as janelas novamente).
Win + F = Abrir a Ferramenta de Pesquisa do Windows.
Win + Ctrl + F = Abrir a Ferramenta de Pesquisa do Windows (para Computadores em Rede).
Win + L = Bloqueia o acesso ao PC indo à tela de Login (útil quando se usa senha de usuário).
Win + M = Minimizar todas as janelas (diferente do método Win + D).
Win + Shift + M = Maximizar janelas que foram minimizadas com o Win+M.
Win + R = Abrir a Ferramenta Executar.
Win + F1 = Abrir Ajuda do Windows.
Win + Pause Break = Abrir Propriedades do Sistema.
Win + B = Ativa o primeiro aplicativo da barra de sistema.
Win + U = Abrir Central de Facilidade de Acesso.

By MAC

IT Week 2010 – Upgrade Yourself (Novo Nordisk – MG)


Olá Blognautas do Dicas do Aurélio:

Informo que pelo 5º ano consecutivo, fui convidado a participar como palestrante do intitulado “IT Week 2010” na cidade de Monte Claros – MG, promovido pela empresa Novo Nordisk do Brasil.

O IT Week é um evento anual, promovido pela empresa Novo Nordisk com objetivo de apresentar as novidades da tecnologia da informação para os usuário e empresas da região, no ano passado foi possível reunir 700 pessoas.

Detalhes do evento neste ano:

Dias: 27, 28 e 29/Out

Ministrarei as Palestras de Dicas e Truques em Excel / Take back your life com Microsoft Outlook / Tirando do máximo do Word

Local: Novo Nordisk do Brasil.

Junto comigo estarão os profissionais Josué Vidal e Paulo Tonin dividindo os horários das Palestras com outros temas.

Mais uma vez esse evento será um megasucesso!

Agradeço mais uma vez a Novo Nordisk pelo convite!

Até lá,

Marco Aurélio Candido

Microsoft Certified Application Specialist

Trabalhando com Teclas de Atalho – Português (BRA)


Para que servem as teclas de atalho?

Desde os primórdios da computação, sempre se utilizou o teclado para as principais funções dentro dos softwares e o mouse surgiu muito depois (para alívio de alguns). Nem por isso a utilização do teclado ficou esquecida: muitas vezes ganhamos mais tempo com o uso do teclado do que o mouse. É nesse tipo de abordagem que faremos o nosso roteiro de hoje: Teclas de Atalho.

Sendo produtivo também no Windows

Ás vezes na correria do dia-a-dia precisamos copiar um arquivo ou acessar uma unidade de rede e recorremos ao mouse para essa tarefa. Pense na quantidade de cliques e quantos segundos você precisará para essa simples tarefa. Agora pressione no seu teclado a tecla que corresponde ao logotipo do Windows (Windows Key) + E. Será exibida imediatamente a tela do Windows Explorer.

Em outra situação, com diversos aplicativos abertos, pense em quantos cliques você precisaria para minimizar todas as janelas. Agora pressione (Windows Key) + M. Viu como é fácil?

A partir desse momento você começa a deixar o mouse de lado e utilizar mais o teclado para certas atividades.

Microsoft Office – Teclas de uso comum

O Microsoft Office constitui algumas teclas de uso comum entre os aplicativos: Para fechar qualquer aplicativo pressiona-se ALT + F4 ou para a impressão CTRL + P.

Agora uma sacada muito interessante que irá abrir um mundo completamente desconhecido por nós é o uso da tecla ALT. Tente pressioná-la dentro de qualquer aplicativo e veja que surgem algumas legendas na Faixa de Opções com letras para acesso as guias.

Para deixar registrado, farei menção dos comandos mais comuns que ao invés de clicá-los na barra de ferramentas poderíamos utilizá-los via teclado. Por exemplo, você já clicou nos 03 patetas?

CTRL + N – Negrito

CTRL + I – Itálico

CTRL + S – Sublinhado

Dependendo da situação, é muito mais cômoda a sua utilização via teclado.

Explorando as teclas de atalho no Word

Sabe quando você precisa digitar um documento e capturar alguma caixa de diálogo para fazer algum tipo de manual? Nesse momento, a maioria das pessoas recorre à tecla PrtScr (PrintScreen) que tira uma foto da sua desktop com tudo o que está sendo exibido e abre um aplicativo chamado Paint (antigo Paintbrush) para recortar somente aquilo que interessa. Pois sim, se você pressionar a combinação ALT + PrtScr verá que somente a caixa de diálogo será capturada e não precisará recortar dentro do Paint para o trabalho ser concluído.

Sabemos que a formatação sempre vem ao final da digitação, certo? Mas nem sempre as pessoas lembram-se desse importante detalhe.

Se você esqueceu desse detalhe: Para copiar uma formatação utilizada anteriormente, utilize o ícone do pincel clip_image002 e para deixá-lo ligado clique duas vezes no mesmo ícone. Para desligá-lo pressione ESC. Caso queira utilizar novamente para repetir a última ação, pressione a tecla de função F4.

Sabe quando digitamos um texto em letras maiúsculas e precisamos transformá-lo em letras minúsculas? O Word oferece um recurso para esse tipo de situação corriqueira e inclusive permite a troca para iniciais maiúsculas ou novamente todas em maiúsculas com o pressionamento das teclas SHIFT+F3. Pressione algumas vezes (03 vezes) para trocar maiúsculas e minúsculas sem trabalho extra. Se de repente você selecionou uma frase e por ironia do destino esbarrou em alguma tecla apagando sem intenção o que havia digitado, ao invés de levar a mão até ao mouse e clicar no ícone Desfazer, experimente fazê-lo via CTRL+Z e verá que por estar com as mãos sobre o teclado, é o atalho que predomina em relação ao tempo de execução da mesma ação com o mouse. Apenas não se esqueça da limitação do Desfazer: 100 vezes (o que é mais do que necessário).

Agora que você terminou a digitação que tal formatar o seu documento? Como faríamos para selecionar todo o documento?

Existem algumas formas de seleção muito interessantes dentro do Word:

Através do mouse:

  • Para selecionar uma palavra, clique duas vezes no meio dela.
  • Para selecionar uma linha, clique uma vez à esquerda do início do parágrafo.
  • Para selecionar um parágrafo, clique duas vezes à esquerda do início do parágrafo.
  • Para selecionar todo o documento, clique três vezes à esquerda do início do parágrafo.

Vou dizer que com tantas opções tão fáceis fiquei muito tentado a usar o mouse…

Através do teclado:

  • Para selecionar uma palavra, mantenha o ponto de inserção no início da palavra e pressione CTRL + SHIFT + SETA PARA A DIREITA. (Apenas ressaltando que você pode brincar à vontade com a alternância das setas e conseguir excelentes resultados).
  • Para selecionar uma linha, mantenha o ponto de inserção no início da linha e pressione SHIFT + END.
  • Para selecionar um parágrafo, mantenha o ponto de inserção no início do parágrafo e pressione CTRL + SHIFT + SETA PARA BAIXO.Para selecionar todo o documento, a partir de qualquer ponto do documento pressione CTRL+T.

E mais uma vez vimos diversas formas de se executar a mesma ação.

Apenas para consolidar nossas várias teclas de atalho, quando precisar inserir várias linhas ou literalmente empurrar um texto para a próxima página, use o CTRL + ENTER (insere uma quebra de página).

Bom, o assunto está muito bom, porém tenho que falar dos outros aplicativos também. Então por favor, não se esqueça de dar um F12 (Salvar Como) no seu documento e ALT + F4 (Fechar o Word) para irmos para outro aplicativo.

Teclas de atalho e Microsoft Excel: uma combinação muito produtiva

No tópico anterior, dissemos com todas as letras que trabalhar usando teclas de atalho é muito mais rápido do que o mesmo recurso via mouse. Será que essa combinação funciona também com Excel? Há tempos, saiu uma pesquisa que um usuário consegue ser mais produtivo no uso de planilha eletrônica se ele dividir suas tarefas da seguinte maneira: 75% do tempo no uso do teclado e 25% do tempo no uso do mouse. Sabemos que para a digitação o uso do teclado é indispensável, mas será que chega a 75% no Excel? Não! Esse uso otimizado diz respeito às principais atividades como, por exemplo, selecionar um intervalo de células e aplicar uma borda. Pense apenas no trabalho em selecionar uma região e formatá-la com bordas via ícone. Agora vamos ao mais fácil: Deixe o cursor em qualquer célula que faça parte desse intervalo e pressione CTRL + * (asterisco). Após essa ação pressione CTRL + SHIFT + & (coloca a borda em volta).

Pronto em menos de 5 segundos você realizou um operação que de outra forma levaria 6 vezes mais tempo. E como sabemos, ganhando um pouco em cada ação, teremos um resultado bastante satisfatório ao final das nossas atividades.

Imaginando que as duas últimas colunas sejam números e você precise formatar com separador de milhares e duas casas decimais (que seria o padrão), primeiramente posicione a célula ativa no primeiro número da coluna e pressione CTRL + SHIFT + SETA PARA BAIXO + SETA PARA A DIREITA (continuação – lembrando que eu disse que são duas colunas de números). Agora tente formatá-lo com CTRL + SHIFT + ! e mais 1 ponto para a produtividade. No final dessas colunas geralmente é inserida uma fórmula de somatória… veja o que acontece se você selecionar as duas últimas células vazias abaixo das colunas de números e pressionar ALT + =. O Excel realiza “automagicamente” uma fórmula de AutoSoma. Fantástico!

Se em determinada célula você precisar inserir a data atual, pressione CTRL + ; (ponto e vírgula) ou inserir uma linha/coluna/célula pressione CTRL + + (mais) ou excluir uma linha/coluna/célula pressione CTRL + (menos). Percebeu? Em pouco tempo usamos diversas teclas de atalho para realizar diversas tarefas na planilha eletrônica mais utilizada no mundo.

Quer verificar quais células possuem fórmula? CTRL + SHIFT + ` (crase)

Quer abrir a caixa Formatar células? CTRL + 1 (número 1)

Algumas teclas mostradas no Word também funcionam no Excel: aquela para repetir a última ação, salvar como, negrito, itálico, sublinhado, etc. Pensou que eu iria dizer? Busque pela memória ou volte às páginas 1 e 2 para lê-las novamente.

Às vezes precisamos criar um link entre planilhas (conhecido por vínculo). Tente realizar essa ação através da tecla de atalho CTRL + K (Inserir Hiperlink). Quem nunca utilizou o Colar Especial no Excel? Realize seus sonhos com CTRL + ALT + V e seja feliz.

Precisando criar um gráfico rapidamente? Ao invés de recorrer à guia Inserir e começar todo o procedimento tradicional selecione a área desejada e pressione ALT + F1 para criar um gráfico na mesma planilha e F11 para criar um gráfico em outra planilha. Que máximo! E saber que 90% dessas teclas existem a mais de 20 anos no Microsoft Office… quanto tempo perdido!

Não tem habilidade suficiente para inserir a função direto na célula? Pressione a combinação SHIFT + F3 e crie via Assistente de Função.

Agora que o documento está formatado, visualize a impressão com CTRL + F2 ou imprima com CTRL + P.

Não se esqueça de teclas de grande valia como naquele momento em que se precisa copiar apenas as células visíveis ou colocar aquele sombreado somente nas células visíveis (que por algum motivo estão filtradas ou agrupadas) experimente pressionar ALT + ; (ponto e vírgula) – e veja que maravilha!

Sei que tenho muitas outras teclas para falar sobre o Excel mais deixo essa nobre ação para vocês descobrirem com os arquivos extras que irei anexar a esse documento.

Qual aplicativo que fica aberto o dia inteiro em seu equipamento? Microsoft Outlook

Por ser um produto que permanece o dia todo aberto, com certeza tenho muitas dicas para dizer a vocês: O Microsoft Outlook permite a utilização de diversas teclas de atalho para as mais variadas ações dentro daquilo que o software pode atender: e-mails, reuniões, contatos, tarefas, etc.

Sabe quando você precisa ficar alternando entre e-mails, calendário, contatos, etc? Então lá se vão várias dicas:

clip_image004

Sabe quando faz a leitura do e-mail via Painel de Leitura e precisa rolar para baixo para continuar a leitura do e-mail? Geralmente você utiliza as setas que se encontram ao lado do painel, certo? Ok, vamos fazer a rolagem a partir de agora com a BARRA DE ESPAÇO (desce algumas linhas no Painel de Leitura) ou para o movimento inverso pressione SHIFT + BARRA DE ESPAÇO.

Se você está pensando que já ganhou o dia, espere até ver o que lhe aguarda: para fechar um grupo de mensagens (seja classificadas por remetente, data ou qualquer outra opção da linha de cabeçalhos) pressione CTRL + + (SINAL DE MAIS) OU (SINAL DE MENOS), respectivamente. Para criar uma nova mensagem, experimente CTRL + SHIFT + M a partir de qualquer modo de exibição do Outlook. Precisa completar ou buscar os nomes a partir do Catálogo de Endereços? Pressione CTRL + K. Para enviar a mensagem tente o CTRL + ENTER. Ufa! Haja fôlego!

Para responder, CTRL + R ou para encaminhar CTRL + F. Se aquela mensagem importante não é possível dispensar atenção naquele instante mas você não pode deixar cair no esquecimento, com a mensagem fechada pressione a tecla INSERT (você irá adicionar um sinalizador a sua mensagem para colocá-la em Stand-by). Agora se por uma razão mais forte você precisar marcar uma mensagem como não lida, pressione CTRL + U. Para marcá-la como lida CTRL + K.

Sei que no início parece uma sopa de letrinhas, mas isso é questão de costume e disciplina. Aquelas teclas que você utiliza com freqüência certamente ficarão gravadas em seu cérebro na área de memória de longo prazo e você nunca mais esquecerá. Tudo em prol da produtividade.

Imagine que você acabou de pressionar CTRL + 2 e precisa enxergar 04 dias de compromisso no seu calendário (a partir da data atual). Pressione ALT + 4 e veja o resultado. Que tal ALT + 9 para visualizar 09 dias? Ou ALT + = (igual) para a exibição do calendário no modo Mês? Isso é tudo de bom!

Quer descobrir seus compromissos futuros sem stress? Pressione CTRL + . (ponto).

Para seus compromissos passados, pressione CTRL + , (vírgula).

De tudo o que foi mostrado aqui, existe muito mais dentro de cada aplicativo. Tenho certeza de que não abordei 5% do total de teclas de atalho presentes no Windows e no Microsoft Office.

Espero ter apenas atiçado a sua curiosidade para ser mais produtivo e sem o uso do mouse para diversas atividades do seu dia-a-dia dentro da empresa.

Até a próxima!

Marco Aurélio

Trabalhando com teclas de atalho no Windows e no Office


 

Teclas de atalho do Windows XP – Windows Vista – Windows 7

Para fazer isso:

Pressione

Abrir o menu Iniciar.

Tecla Windows (logotipo)

Abrir o Windows Explorer.

Tecla Windows + E

Minimizar todas as janelas abertas.

Tecla Windows + M

Abrir o Painel de Pesquisa.

Tecla Windows + F

Bloquear a máquina.

Tecla Windows + L ou

CTRL + ALT + DEL

Troca modo de exibição (útil para notebooks) com Projetor conectado.

(somente Windows 7)

Tecla Windows + P

Facilitar o uso do computador (Ferramentas de Acessibilidade).

Tecla Windows + U

Mostra todos os programas abertos e suas respectivas janelas. (Windows Vista e 7)

Tecla Windows + T

Abre a caixa de diálogo Executar.

Tecla Windows + R

Noções básicas do Microsoft Office 2007

Para fazer isso:

Pressione

Alternar para a próxima janela.

ALT + TAB

Alternar para a janela anterior.

ALT + SHIFT + TAB

Fechar a janela ativa.

CTRL + W ou CTRL + F4

Quando houver mais de uma janela aberta, alterne para a próxima janela.

CTRL + F6

Alterna para a janela anterior.

CTRL + SHIFT + F6

Maximiza ou restaura a janela selecionada.

CTRL + F10

Copia uma imagem da tela para a Área de transferência.

PRINT SCREEN

Copia uma imagem da janela selecionada para a Área de transferência.

ALT + PRINT SCREEN

Teclas de atalho do Word 2007

Teclas de Função

Para fazer isso:

Pressione

Abrir a Ajuda ou o Microsoft Office Online.

F1

Mover o texto ou elementos gráficos.

F2

Repetir a última ação.

F4

Escolher o comando Ir para (guia Início).

F5

Escolher o comando Ortografia (guia Revisão).

F7

Estender uma seleção.

F8

Atualizar os campos selecionados.

F9

Mostra KeyTips.

F10

Ir para o próximo campo.

F11

Escolher o comando Salvar como (Botão do Microsoft Office clip_image001).

F12

SHIFT + Tecla de função

Para fazer isso

Pressione

Inicia a ajuda contextual ou Revelar a formatação.

SHIFT + F1

Copiar um texto selecionado.

SHIFT + F2

Alterna as letras entre maiúsculas e minúsculas.

SHIFT + F3

Repete a ação Localizar ou Ir para.

SHIFT + F4

Vai para a última alteração.

SHIFT + F5

Escolhe o comando Dicionário de Sinônimos (guia Revisão, grupo Revisão de Texto).

SHIFT + F7

Reduz uma seleção.

SHIFT + F8

Alterna entre o código de campo e seu resultado.

SHIFT + F9

Exibe um menu de atalho.

SHIFT + F10

Vai para o campo anterior.

SHIFT + F11

Escolhe o comando Salvar (Botão do Microsoft Office clip_image001[1]).

SHIFT + F12

CTRL + Tecla de função

Para fazer isso

Pressione

Habilitar o Modo de Visualização de Impressão (Botão do Microsoft Office clip_image001[2]).

CTRL + F2

Recortar para o AutoTexto Especial.

CTRL + F3

Fechar a janela.

CTRL + F4

Insere um campo vazio.

CTRL + F9

Maximiza/Restaura a janela do documento.

CTRL + F10

Protege um campo.

CTRL + F11

Escolhe o comando Abrir (Botão do Microsoft Office clip_image001[3]).

CTRL + F12

Desfaz uma ação.

CTRL + Z

Refaz ou repete uma ação.

CTRL + Y

Copiar um texto selecionado, uma célula, tabela ou objeto

CTRL + C

Colar um item armazenado na Área de Transferência

CTRL + V

Colar Especial

CTRL + ALT + V

Salvar um documento.

CTRL + B

Criar um novo documento do mesmo tipo do atual ou do mais recente.

CTRL + O

Abrir um documento.

CTRL + A

CTRL+SHIFT+Tecla de função

Para fazer isso

Pressione

Inserir o conteúdo do AutoTexto Especial.

CTRL + SHIFT + F3

Editar um Indicador.

CTRL + SHIFT + F5

Informações vinculadas atualizadas em um documento original do Word 2007.

CTRL + SHIFT + F7

Estender uma seleção ou um bloco.

CTRL + SHIFT + F8 + tecla de direção

Desvincular um campo.

CTRL + SHIFT + F9

Desproteger um campo.

CTRL + SHIFT + F11

Comando Imprimir (Botão do Microsoft Office clip_image001[4]).

CTRL + SHIFT + F12

ALT+Tecla de Função

Para fazer isso

Pressione

Ir para o próximo campo.

ALT + F1

Criar um novo Bloco de Construção.

ALT + F3

Sair do Office Word 2007.

ALT + F4

Localiza o próximo erro ortográfico ou gramatical.

ALT + F7

Executar uma macro.

ALT + F8

Alternar entre todos os códigos de campo e seus resultados.

ALT + F9

Maximizar a janela do programa.

ALT + F10

Exibir código do Microsoft Visual Basic (VBA).

ALT + F11