ENAPROD – Encontro Nacional de Produtividade com o Pacote Office


Olá pessoal,

Entre os dias 22 e 28/Ago irei participar do 1º ENAProd
(Encontro Nacional de Produtividade com o Pacote Office) que vai acontecer gratuitamente e será transmitido totalmente online. É um evento totalmente gratuito e online, ou seja, qualquer pessoa pode participar, basta ter um computador e conexão com a internet.

Durante essa semana, teremos palestras de variados temas com mais de 20 experts no Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook…) e eu serei um deles…”

 

Funcionamento do Evento

Durante essa semana, serão exibidas de 3 a 4 palestras por dia, em horários pré-definidos, com os maiores especialistas do Brasil no Pacote Office, abordando como ser mais produtivo em cada uma das ferramentas.

Fique tranquilo, não será “cursinho básico”!

Os palestrantes irão contextualizar as palestras com situações do dia a dia do trabalho das pessoas, e mostrar como ser mais produtivo, eficaz e ágil com ferramentas que já fazem parte da sua rotina. Então, se você quiser participar, dá uma olhadinha no site:

(http://hotmart.net.br/show.html?a=D4691269G&pad=http://www.enaprod.com.br) e faça a sua inscrição.

Inscreva-se rápido, vagas limitadas…

Eu Irei realizar 02 Palestras:

24/Ago – Quarta-feira às 21hs – Microsoft Outlook | Como administrar melhor seu tempo e ser mais produtivo, mesmo que você não tenha intimidade com o Outlook

Segue o link para inscrição desse tema:
http://hotmart.net.br/show.html?a=D4691269G&pad=http://www.enaprod.com.br/palestra-marco-aurelio-outlook

 

28/Ago – Domingo às 12hs – Microsoft Word | Faça o trabalho de horas em minutos, usando o máximo do Word.

Segue o link para inscrição desse tema:
http://hotmart.net.br/show.html?a=D4691269G&pad=http://www.enaprod.com.br/palestra-marco-aurelio-word

 

São Palestras de aproximadamente 45 minutos e concentram os principais recursos utilizados no dia a dia dentro da plataforma Microsoft Office.

 

Ah, e se você conhece alguém que também possa se beneficiar do evento, não deixe de compartilhar!

 

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Resumo de alguns assuntos que serão abordados no evento de Outlook:

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Qual é o custo para a sobrecarga de e-mail?
  • Utilizando o Conceito 4D
  • Trabalhando com categorias
  • Criando e-mails efetivos
  • Entre outros…

 

Resumo de alguns assuntos que serão abordados no evento de Word:

 

 

 

 

 

 

 

  • Realize formatações rápidas com 1 clique do mouse
  • Alguns macetes na formatação do seu TCC
  • Criando modelos
  • Gerenciando o seu documento
  • Entre outros…

 

Até breve!

 

MAC

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Série – Produtividade em 04 Passos – Microsoft Outlook – Último post


Dicas de Produtividade no Microsoft Outlook – Administração do Tempo

 

Série – Produtividade em 04 Passos – Microsoft Outlook

Passo 4 – Passo Final

 

Olá pessoal,

Em continuidade a série de Produtividade em 04 Passos no Microsoft Outlook, vamos ao passo 4, último dessa série:

 

Para fechar com chave de ouro, estou dedicando essa série à assuntos focados em teclas de atalhos, macetes rápidos e comentários que podem ser utilizados como abertura de qualquer sessão produtiva de mensageria nas corporações. Então, aproveitem:

 

Dicas de utilização do Microsoft Outlook 2010/2013/2016

 

 

 

O que pode e o que não pode no uso do e-mail

As informações a seguir são extensões dos assuntos abordados acima: siga os passos abaixo e seja mais produtivo.

 

Qual o aplicativo que fica aberto a maior parte do tempo? Microsoft Outlook?

O Microsoft Outlook permite a utilização de diversas teclas de atalho para as mais variadas ações dentro daquilo que o software pode atender: e-mails, reuniões, contatos, tarefas, etc.

Sabe quando você precisa ficar alternando entre e-mails, calendário, contatos, tarefas, etc.? Utilize essas teclas de atalho e seja mais rápido (lembrando que são teclas de atalho para o uso no idioma Pt-Br) :

 


 

Quando você realiza a leitura de um e-mail via Painel de Leitura e precisa rolar para baixo para continuar lendo, geralmente você utiliza as setas que se encontram ao lado do painel?

Ok, vamos fazer a rolagem a partir de agora com a BARRA DE ESPAÇO (desce algumas linhas no Painel de Leitura) ou para o movimento inverso pressione SHIFT + BARRA DE ESPAÇO.

Se você está pensando que já ganhou o dia, espere até ver o que lhe aguarda:

  • Para fechar um grupo de mensagens (seja classificadas por remetente, data ou qualquer outra opção da linha de cabeçalhos) pressione CTRL + (SINAL DE MAIS) OU (SINAL DE MENOS), respectivamente.
  • Para criar uma nova mensagem, experimente CTRL + SHIFT + M a partir de qualquer modo de exibição do Outlook.

     

  • Precisa completar ou buscar os nomes a partir do Catálogo de Endereços? Pressione CTRL + K.

     

  • Para enviar a mensagem tente o CTRL + ENTER. Ufa! Haja fôlego!

     

  • Para responder, CTRL + R ou para encaminhar CTRL + F.

     

  • Se aquela mensagem importante não é possível dispensar atenção naquele instante, mas você não pode deixar cair no esquecimento, com a mensagem fechada pressione a tecla INSERT (você irá adicionar um sinalizador a sua mensagem para colocá-la em Stand-by). Agora se por uma razão mais forte você precisar marcar uma mensagem como não lida, pressione CTRL + U. Para marcá-la como lida CTRL + K.

Sei que no início parece uma sopa de letrinhas, mas isso é questão de costume e disciplina. Aquelas teclas que você utiliza com frequência certamente ficarão gravadas em seu cérebro na área de memória de longo prazo e você nunca mais esquecerá. Tudo em prol da produtividade.

  • Imagine que você acabou de pressionar CTRL + 2 e precisa enxergar 04 dias de compromisso no seu calendário (a partir da data atual).

     

  • Pressione ALT + 4 e veja o resultado.

     

  • Que tal ALT + 9 para visualizar 09 dias? Ou ALT + = (igual) para a exibição do calendário no modo Mês? Isso é tudo de bom!

     

  • Quer descobrir seus compromissos futuros sem stress? Pressione CTRL + . (ponto).

     

  • Para seus compromissos passados, pressione CTRL + , (vírgula).

De tudo o que foi mostrado aqui, existe muito mais dentro de cada aplicativo. Tenho certeza de que não abordei 5% do total de teclas de atalho presentes no Microsoft Outlook.

Espero ter apenas atiçado a sua curiosidade para ser mais produtivo e sem o uso do mouse para diversas atividades do seu dia-a-dia dentro do Microsoft Outlook.

Para mais teclas de atalho, pressione a tecla F1 dentro do aplicativo desejado e digite a frase: atalhos do teclado (ou shortcuts em inglês).

 

Mais algumas teclas de atalho…

 

Trabalhando com teclas de atalho no Microsoft Outlook

Atalhos gerais

Pressione

Para

CTRL + 1

Alternar para Email.

CTRL + 2

Alternar para Calendário.

CTRL + 3

Alternar para Contatos.

CTRL + 4

Alternar para Tarefas.

CTRL + 5

Alternar para Anotações.

CTRL + 6

Alternar para Listas de Pastas no Painel de Navegação.

CTRL + 7

Alternar para Atalhos.

F6 ou CTRL + SHIFT + TAB

Mover entre o Painel de Navegação, a janela principal do Outlook, o Painel de Leitura e a Barra de Tarefas Pendentes.

TAB

Mover entre a janela do Outlook, os painéis menores no Painel de Navegação, o Painel de Leitura e as seções na Barra de Tarefas Pendentes.

Teclas de seta

Mover-se dentro do Painel de Navegação.

CTRL + Y

Ir para uma pasta diferente.

BARRA DE ESPAÇO

No Painel de Leitura, role a página para baixo.

SHIFT + BARRA DE ESPAÇO

No Painel de Leitura, role a página para cima.

CTRL + SINAL DE MAIS ou SINAL DE MENOS, respectivamente

Expandir ou recolher todos os grupos na lista de mensagens de email.

SETA PARA A ESQUERDA e SETA PARA A DIREITA, respectivamente

Recolha ou expanda um grupo na lista de mensagens de email.

SHIFT + TAB

Mover para o próximo campo no Painel de Leitura.

CTRL + L

Alinhar texto à esquerda (com a mensagem aberta e no modo edição).

CTRL + E

Centralizar texto (com a mensagem aberta e no modo edição).

CTRL + R

Alinhar texto à direita (com a mensagem aberta e no modo edição).

 

 

Pressione

Para

F2

Ativar a edição em um campo (exceto no modo de exibição dos ícones).

F7

Verificar ortografia.

F12

Salvar como.

CTRL + TAB

Mover para o campo anterior do Painel de Leitura.

ALT + B, ALT + SETA PARA A ESQUERDA ou ALT + BACKSPACE

Retorne para o modo de exibição anterior na janela principal do Outlook.

ALT + SETA PARA A DIREITA

Avance para o próximo modo de exibição na janela principal do Outlook.

CTRL + B ou SHIFT + F12

Salvar (com a mensagem aberta e no modo edição).

CTRL + Z ou ALT + BACKSPACE

Desfazer.

CTRL + D

Excluir um item.

CTRL + P

Imprimir.

CTRL + SHIFT + Y

Copiar item.

CTRL + SHIFT + V

Mover um item.

CTRL + K

Verifica os endereços digitados nas caixas Para / Cc / Cco.

CTRL + SHIFT + G

Sinalizar para acompanhamento.

 

 

Atalhos para Pesquisa

Pressione

Para

F3 ou CTRL + E

Ir para a caixa Pesquisar.

ESC

Apagar os resultados da pesquisa.

CTRL + ALT + A

Expandir a pesquisa para incluir Todos os Itens de Email, Todos os Itens de Calendário ou Todos os Itens de Contatos, dependendo do módulo em que você estiver.

CTRL + ALT + W

Expandir o Painel de Pesquisa e Localização.

CTRL + SHIFT + P

Criar uma nova Pasta de Pesquisa.

F4

Localizar próximo durante a pesquisa do texto em uma mensagem ou em outro item.

SHIFT + F4

Pesquisar texto dentro da mensagem ou de outro item.

CTRL + ALT + K

Expandir a pesquisa para incluir a área de trabalho.

 

 

 

Atalhos para Email

Pressione

Para

CTRL + SHIFT + I

Alternar para Caixa de Entrada.

CTRL + R

Responder a uma mensagem.

CTRL + SHIFT + R

Responder a todos por uma mensagem.

CTRL + F

Encaminhar uma mensagem.

CTRL + ALT + J

Marcar uma mensagem como não sendo lixo eletrônico.

CTRL + SHIFT + N

Com a mensagem aberta, aplica o estilo Normal.

CTRL + M ou F9

Verificar novos emails.

SETA PARA CIMA

Ir para a mensagem anterior.

SETA PARA BAIXO

Ir para a próxima mensagem.

CTRL + N

Criar uma nova mensagem (quando estiver no Email).

CTRL + SHIFT + M

Criar uma nova mensagem (em qualquer modo de exibição do Outlook).

INSERT

Adicionar um Sinalizador Rápido a uma mensagem fechada.

CTRL + PONTO

Alterar para próxima mensagem (com a mensagem aberta).

CTRL + VÍRGULA

Alterar para mensagem anterior (com a mensagem aberta).

CTRL + U

Marcar uma mensagem como não lida.

CTRL + K

Marcar uma mensagem como lida.

CTRL + SHIFT + W

Mostrar o menu para baixar as imagens, alterar as configurações automáticas de download ou adicione um remetente para a Lista de Remetentes Confiáveis.

SHIFT + F4

Localizar próximo.

CTRL + ENTER

Enviar a mensagem.

CTRL + P

Imprimir.

CTRL + ALT + F

Encaminhar como anexo.

ALT + ENTER

Mostrar as propriedades do item selecionado.

CTRL + SHIFT + G

Exibir a caixa de diálogo Sinalizador para Acompanhamento.

Atalhos para Calendário

Pressione

Para

CTRL + N

Criar um novo compromisso (quando estiver em Calendário).

CTRL + SHIFT + A

Criar um novo compromisso (em qualquer modo de exibição do Outlook).

CTRL + SHIFT + Q

Criar nova solicitação de reunião.

CTRL + F

Encaminhar compromisso ou reunião.

ALT + 0

Mostrar 10 dias no calendário.

ALT + 1

Mostrar 1 dia no calendário.

ALT + 2

Mostrar 2 dias no calendário

ALT + 3

Mostrar 3 dias no calendário

ALT + 4

Mostrar 4 dias no calendário

ALT + 5

Mostrar 5 dias no calendário.

ALT + 6

Mostrar 6 dias no calendário

ALT + 7

Mostrar 7 dias no calendário

ALT + 8

Mostrar 8 dias no calendário

ALT + 9

Mostrar 9 dias no calendário

CTRL + G

Ir para uma data.

ALT + =

Alternar para o modo de exibição Mês.

CTRL + SETA PARA A DIREITA

Ir para o próximo dia.

ALT + SETA PARA BAIXO

Ir para a próxima semana.

ALT + PAGE DOWN

Ir para o próximo mês.

CTRL + SETA PARA A ESQUERDA

Ir para o dia anterior.

ALT + SETA PARA CIMA

Ir para a semana anterior.

ALT + PAGE UP

Ir para o mês anterior.

ALT + HOME

Ir para o final da semana.

ALT + END

Ir para o início da semana.

ALT + SINAL DE MENOS

Alternar para o modo de exibição Semana Completa.

CTRL + ALT + 2

Alternar para o modo de exibição Semana de Trabalho.

CTRL + VÍRGULA

Ir para o compromisso anterior.

CTRL + PONTO FINAL

Ir para o próximo compromisso.

CTRL + G

Configurar a recorrência de um compromisso ou tarefa.

 

Observação: As linhas destacadas em amarelo indicam as Teclas de Atalho mais usuais no dia-a-dia.

 

Para acessar o primeiro POST dessa série, acesse: https://marcoaureliocandido.com/2011/03/26/dicas-de-produtividade-no-microsoft-outlook-%E2%80%93-administracao-do-tempo/

Para acessar o segundo POST dessa série, acesse: https://marcoaureliocandido.com/2011/04/07/dicas-de-produtividade-no-microsoft-outlook-%e2%80%93-administracao-do-tempo-2/

Para acessar o terceiro POST dessa série, acesse: https://marcoaureliocandido.com/2016/01/11/serie-produtividade-em-04-passos-microsoft-outlook/

 

 

Boa sorte e até mais!

 

MAC

Série – Produtividade em 04 Passos – Microsoft Outlook


Dicas de Produtividade no Microsoft Outlook – Administração do Tempo

 

Série – Produtividade em 04 Passos – Microsoft Outlook

 

Passo 3

 

Olá pessoal,

Em continuidade a série de Produtividade em 04 Passos no Microsoft Outlook, vamos ao passo 3, com o resumo de como criar Pastas de Pesquisa e sua utilização:

 

Criando Pastas de Pesquisa – Mantenha suas pesquisas favoritas a 1 clique de distância

 

Em primeiro lugar: O que é uma Pasta de Pesquisa?

É um antigo recurso do Microsoft Outlook que possibilita deixar pré-criadas suas pesquisas mais utilizadas e caso deseje, adicionadas como “Favoritos” para um acesso mais rápido.

Em suma, criar uma Pasta de Pesquisa é muito produtivo, pois podemos direcionar mensagens que atendam a determinados critérios para essa pasta e assim recuperamos rapidamente as informações no momento necessário. Imagine a seguinte situação:

Quase sempre você necessita realizar uma pesquisa de assuntos que são “normais” no seu dia a dia. Ao invés de recorrer ao recurso de Pesquisa, deixe uma Pasta de Pesquisa pronta com esse tipo de assunto e use-a no momento oportuno.

Passo-a-passo – Como criar uma Pasta de Pesquisa:

 

  1. Observe que no seu Painel de Pastas existe uma pasta denominada Pastas de Pesquisa (geralmente ela fica no final da sua lista de pastas). Clique sobre ela com o botão da direita do mouse, conforme indicado na Figura 1:

 


Figura 1 – Clique com o botão da direita do mouse sobre o item Pastas de Pesquisa

 

  1. Será aberta a caixa de diálogo Nova Pasta de Pesquisa. Dentro dessa caixa de diálogo existem diversas categorias: Lendo Emails, Emails de Pessoas e Listas, Organizando Emails e Personalizar. Cada uma dessas categorias, possui opções prontas, bastando selecionar e clicar no botão OK ou no máximo realizar um ajuste rápido no botão Escolher (Figura 2):

 


Figura 2 – Exemplo de uma opção escolhida para se criar a Pasta de Pesquisa

 

  1. Aproveitando a Figura 2, foi escolhida a opção Emails de e para pessoas específicas. Na sequência, clique no botão Escolher para selecionar o destinatário a ser filtrado na pasta de pesquisa, conforme Figura 3:

 


Figura 3 – Caixa de diálogo Selecionar nomes

 

  1. Após selecionar o contato, clique no botão De ou Enviado para (Figura 3) e na sequência clique no botão OK. Será exibida novamente a caixa de diálogo Nova Pasta de Pesquisa porém com o nome do contato selecionado na parte inferior da caixa de diálogo, conforme exibido na Figura 4. Clique no botão OK para concluir a pasta de pesquisa.

 


Figura 4 – Exemplo de Nova Pasta de Pesquisa a partir de E-mails enviados e recebidos de pessoas específicas

 

  1. Ao se clicar nessa pasta de pesquisa, um filtro é realizado imediatamente e apenas as mensagens solicitadas serão exibidas, conforme exemplo na Figura 5:

 


Figura 5 – Exemplo de filtro realizado após o clique na pasta de pesquisa ser feito.

 

Crie quantas pastas de pesquisa forem necessárias pois esse recurso otimiza a busca de mensagens em qualquer pasta criada.

Lembrando que a pasta de pesquisa é apenas uma pasta virtual contendo o resultado da busca e em nada sobrecarrega o Outlook. Arraste as suas principais Pastas de Pesquisa para o Painel de Favoritos, conforme exemplo demonstrado na Figura 6:

 


Figura 6 – Pastas de Pesquisa “arrastadas” para o Painel Favoritos

 

Atenção

 

Os e-mails exibidos na Pasta de Pesquisa estão fisicamente na pasta de origem. Portanto, quando uma pasta de pesquisa é eliminada, as mensagens permanecem na pasta de origem, mas se uma pasta de pesquisa é aberta e o arquivo nela contido é selecionado e deletado, nesse caso ele realmente é eliminado.

Essa é uma dica simples porém muito funcional: Você poderá criar várias pastas de pesquisa, cada qual com o critério desejado lembrando sempre que assim que você receber um e-mail e o mesmo se enquadrar nos termos de busca da pasta de pesquisa, o e-mail será exibido imediatamente nos resultados da pasta.

Para acessar o primeiro POST dessa série, acesse: https://marcoaureliocandido.com/2011/03/26/dicas-de-produtividade-no-microsoft-outlook-%E2%80%93-administracao-do-tempo/

Para acessar o segundo POST dessa série, acesse: https://marcoaureliocandido.com/2011/04/07/dicas-de-produtividade-no-microsoft-outlook-%e2%80%93-administracao-do-tempo-2/

 

 

Até a próxima dica!!!

 

MAC

Evento gratuito – Excel + Power BI


Olá pessoal,

No próximo dia 21/Out/2015 – quarta-feira irei promover com o apoio Compusoftware Solutions & Reseller e a Mondial Tecnologia Informática através da participação do MVP em Excel
Benito Savastano um WebCast de Excel BI.

Essa palestra terá a duração de 1 hora e 30 minutos e serão abordados diversos assuntos associados ao tema central. Horário: 10hs as 11:30hs

Deixo o convite aberto a vocês e caso tenham disponibilidade e se interessem pelo tema, inscrevam-se através do e-mail: marketing@compusoftware.com.br.

O título desse e-mail deverá ser: Excel BI | Inscrição – 21/Out

No corpo da mensagem, deverá conter as seguintes informações:

Nome:

Empresa:

Telefone:

E-mail:

Aguardo vocês!

Link para participação: Ingressar na Reunião do Skype

Gravação do Webcast sobre Administração do Tempo com o Microsoft Outlook


 

Olá pessoal,

Hoje, 15/Jul/2015 realizei um Webcast público pela Compusoftware (com o apoio da Microsoft) sobre o tema Administração do Tempo com o Microsoft Outlook 2013.

Como o evento foi gravado, segue o link da gravação que disponibilizei no Youtube: https://youtu.be/vf2J53ICYCM

Prólogo:

Nesta gravação, irei falar sobre como receber menos e-mail e lidar com as novas mensagens de forma eficiente, seguindo um método de 4 passos simples.

Você verá como gerenciar sua lista de tarefas com facilidade usando Flags, a barra To-Do e a agenda do Outlook.

Você também verá como manter uma visão geral de suas mensagens, tarefas e atividades usando Categorias.

Aprenderá a criar seus archives corretamente e padronizados, além de realizar suas próprias delegações.

Principais tópicos a serem abordados:

  • Qual é o custo para a sobrecarga de e-mail?
  • Utilizando o Conceito 4D
  • Trabalhando com categorias
  • Criando e-mails efetivos
  • Ignorando Conversas
  • Limpando Conversas
  • Como configurar seu Arquivo de Dados para arquivar automaticamente
  • 7 dicas simples para aumento da Produtividade

Até a próxima! J

MAC

Evento online gratuito sobre Outlook 2013


 


 

Olá pessoal,

 

No próximo dia 15/Jul/2015 irei promover com o apoio Compusoftware Solutions & Reseller um WebCast de Outlook 2013 com o tema: Administração do Tempo.

Essa palestra terá a duração de 1 hora e 30 minutos e serão abordados diversos assuntos associados ao tema central. Horário: 10hs as 11:30hs

Deixo o convite aberto a vocês e caso tenham disponibilidade e se interessem pelo tema, inscrevam-se através do e-mail: marketing@compusoftware.com.br.

O título desse e-mail deverá ser: Administração do Tempo com o Microsoft Outlook 2013 | Inscrição – 15/Jul

No corpo da mensagem, deverá conter as seguintes informações:

Nome:

Empresa:

Telefone:

E-mail:

Aguardo vocês!

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Resumo de alguns assuntos abordados:

Neste Webcast, irei abordar sobre como receber menos e-mails e lidar com as novas mensagens de forma eficiente, seguindo um método de 4 passos simples.

Você verá como gerenciar sua lista de tarefas com facilidade usando Flags, a barra To-Do e a agenda do Outlook.

Será abordado também, temas sobre como manter uma visão geral de suas mensagens, tarefas e atividades usando Categorias entre outros.

Principais tópicos a serem abordados:

  • Qual é o custo para a sobrecarga de e-mail?
  • Utilizando o Conceito 4D
  • Trabalhando com categorias
  • Criando e-mails efetivos
  • Ignorando Conversas
  • Limpando Conversas

Até mais!

 

MAC

Versão Moderna do Skype para Windows 8 e 8.1 será descontinuada


ıllııll Julio Vaz ıllııll

Versão Moderna do Skype para Windows 8 e 8.1 será descontinuada

 

A Microsoft confirmou que a versão Moderna do Skype para Windows 8 e 8.1 será descontinuada no dia 7 de julho de 2015 e seus usuários receberão um “upgrade” para a versão tradicional.

Importante: Quem tem o Windows RT 8.0 e 8.1 poderá continuar usando o aplicativo mas não receberá novas atualizações.

 

Uma opção que está em fase BETA, muito legal, mas pouco conhecida é poder usar o Skype via navegador – browser da sua preferência.

A versão beta está disponível e pode ser acessada para teste em http://web.skype.com/

O Skype para Web é a maneira mais fácil para aproveitar os recursos do Skype sem ter a necessidade de baixar o aplicativo. Você pode entrar no Skype para Web em http://web.skype.com/ e começar a conversar imediatamente usando qualquer sistema operacional bastando apenas ter um navegador compatível…

Ver o post original 197 mais palavras

Dicas e Truques sobre o Excel 2013 – Dica 2


 

(Essa dica atende todas as versões do Excel a partir da versão 5.0)

 

Olá pessoal!

Continuando a sequência de Dicas e Truques do Excel, decidi fazer uma dica rápida e simples, porém muito funcional. Vamos a Dica 2:

 

Truque antigo do Excel vira menu de atalho “formal”

 

Antes de começar esse assunto, deixa eu esclarecer algo:

Pasta de Trabalho – É o arquivo *.xls* propriamente dito. É composta por uma coleção de planilhas. Em suma é o que enviamos por e-mail.

Planilha – É um “fragmento” da pasta de trabalho. É a guia que se encontra na parte inferior da sua pasta de trabalho e que “erroneamente” dizemos: “vou te enviar a planilha por e-mail”.

Essa explicação se faz necessária, mediante o assunto que irei explicar agora:

Já deve ter acontecido com você a tentativa de localizar uma planilha dentre diversas que você possui na pasta de trabalho e nessa árdua tarefa ficou literalmente “escravo” das setas de deslocamento de planilha, localizadas ao lado da primeira planilha.

É por esse motivo, que na versão do Excel 2013 a Microsoft inseriu um rótulo explicativo quando se deixa o cursor do mouse por 1 segundo sobre qualquer uma dessas setas:

 

Algumas observações:

  • Não existem mais 04 setas para deslocamento das planilhas.
  • A tecla CTRL deverá ser utilizada para o deslocamento inicial ou final das planilhas.

De acordo com o MVP em Excel João Benito Savastano, desde a versão 5.0 do Excel, o botão direito do mouse pode ser utilizado para a descoberta das planilhas e navegação das mesmas (dentre outros recursos que às vezes esquecemos de utilizar o botão da direita do mouse). Inclusive, parafraseando o Benito, na dúvida, clique com o botão da direita!

Porém, como é um truque que quase ninguém conhece, a Microsoft resolveu deixar mais claro e por isso gostaria de reforçar a sua utilização:

  1. Para que você navegue entre suas planilhas com mais facilidade, clique com o botão da direita do mouse sobre as setas de deslocamento de planilha e observe que um menu de atalho (denominado Ativar) será exibido com a lista de todas as suas planilhas:

 

 

  1. Para navegar para qualquer uma delas, selecione a planilha desejada e clique no botão OK.

Para quem possui versões anteriores do Excel, o processo é o mesmo, ok? Apenas o menu de atalho não possui título…

Bom, a partir de agora, a navegação entre as planilhas da sua pasta de trabalho, deverá ser mais simples!

 

Até a próxima!

MAC

Dicas e truques no uso do OneNote – Parte 5


By Marco Aurélio

(Esse POST contempla exclusivamente recursos da versão do Office 2013/Office 365. Porém, com os devidos ajustes, atende também às versões 2007/2010)

Parte 5 – Final

Olá pessoal,

No POST anterior, foi mostrado vários recursos “multimídia” para serem utilizados no OneNote, bem como a integração com o Outlook.

Poderia escrever inúmeros artigos sobre o OneNote pois o aplicativo é fantástico e possibilita a integração com todo o pacote Office. Mas quis apenas demonstrar os principais recursos, aguçar a curiosidade das pessoas em utilizá-lo e fomentar uma maior utilização para os seus fãs de carteirinha.

Esse é o último POST da série “Dicas e truques no uso do OneNote”. E vamos fechá-lo com louvor, por isso irei começar a abordagem com um aplicativo fantástico que possibilita que todas as suas anotações estarão disponíveis em qualquer dispositivo que você possua, dentre eles:

Windows | Windows Store | Windows Phone | Mac | iPad | iPhone | Android | Amazon | Web | Chromebook | Clipper

E que inclusive, para baixar o aplicativo para o seu dispositivo, basta clicar no link correspondente acima… e para aqueles que ainda não o conhecem, segue informações sobre ele:

Office Lens

Sabe quando você está em um evento e necessita tirar foto de um slide e a foto fica toda “branca”? Ou quando você necessita que o documento fique bem legível na foto e parece que fica borrado? Ou ainda, quando é um quadro branco e parece que o ângulo não ficou muito bom na hora da foto? Enfim, são tantas as observações que às vezes já passamos que fica difícil relatar exemplos aqui. Bom, sem mais delongas segue detalhes dele.

O Office Lens corta, melhora e torna legíveis imagens de documentos e quadros, além de salvá-las no OneNote. Você também pode usar o Office Lens para converter imagens em arquivos de PDF, Word e PowerPoint.

É como se fosse um scanner de bolso:

  • Ele digitaliza informações de quadros ou lousas como se fosse mágica.
  • Encontra sempre documentos ou cartões de visita importantes.
  • Faz um esboço de suas ideias e tira fotos para uma visualização posterior.

Nunca mais perca recibos ou notas autoadesivas! Registre seus documentos e guarde-os diretamente no OneNote.

Veja um exemplo de captura:

Figura 1 – Exemplo de foto capturada no Office Lens

Agora veja o que o aplicativo faz:

Figura 2 – Foto ajustada automaticamente pelo aplicativo

O que há de novo

Agora você pode converter suas imagens em arquivos PDF com texto selecionável, além de arquivos do Word e do PowerPoint, e salvá-los no OneDrive.

Exemplos

  • Capture e recorte imagens de quadros ou lousas e compartilhe suas notas de reuniões com os colegas de trabalho.
  • Faça cópias digitais de documentos impressos, cartões de visita ou pôsteres e corte-os com precisão.
  • O texto impresso será automaticamente reconhecido (por OCR), assim você pode pesquisar, copiar e editar palavras nas imagens.

Recursos

  • No modo Quadro de Comunicações, o Office Lens corta e remove brilhos e sombras.
  • No modo Documento, o Office Lens corta e colore imagens com perfeição.
  • As imagens são salvas na pasta padrão da câmera e diretamente no OneNote e podem ser visualizadas em qualquer dispositivo.
  • Converta imagens em arquivos PDF (.pdf), Word (.docx) ou PowerPoint (.pptx), que são salvos automaticamente no OneDrive.

Observações

  • O Office Lens requer uma Conta da Microsoft.
  • A Conta da Microsoft deve ser a mesma conta registrada em seu dispositivo.

Link para mais informações:

Site principal do OneNote: http://www.onenote.com/

Tenho certeza que após instalado no seu dispositivo, o aplicativo dispensa muitas explicações: o seu uso é intuitivo.

Espero que aproveitem e muito sucesso com essa integração!

Quer saber mais sobre apps que conectam ao OneNote?

Segue o link: http://www.onenote.com/apps

Bom pessoal, esse foi o último POST da série Dicas e Truques no uso do OneNote e aguardem o vídeo que irei disponibilizar em poucos dias com um resumo de todos os 5 POST’s!

Para quem quiser navegar nos outros POST’s, segue os links:

Parte 1https://marcoaureliocandido.com/2015/04/26/dicas-e-truques-no-uso-do-onenote/

Parte 2https://marcoaureliocandido.com/2015/04/28/dicas-e-truques-no-uso-do-onenote-parte-2/

Parte 3https://marcoaureliocandido.com/2015/04/30/dicas-e-truques-no-uso-do-onenote-parte-3/

Parte 4https://marcoaureliocandido.com/2015/05/08/dicas-e-truques-no-uso-do-onenote-parte-4/

Muito obrigado pelos comentários em outros POST’s publicados e até breve!!!

Se achou útil essa série, comente, curta e divulgue! Caso tenha alguma crítica, fique à vontade para tecer os seus comentários também.

“Com o que conheço, posso escrever um livro, mas com o que desconheço, pode-se escrever uma biblioteca”.

Autor desconhecido

MAC J

Dicas e truques no uso do OneNote – Parte 4


By Marco Aurélio

(Esse POST contempla exclusivamente recursos da versão do Office 2013/Office 365. Porém, com os devidos ajustes, atende também às versões 2007/2010)

Parte 4

Olá pessoal,

No POST anterior, mostrei como trabalhar com Modelos de Página e para que serve o grupo de seções, inserindo cópia impressa de um arquivo na página do OneNote e como utilizar tudo isso a seu favor no dia-a-dia com produtividade.

A partir de agora (como você está mais íntimo do OneNote), vamos conhecer recursos multimídia que melhoram ainda mais o nosso trabalho diário.

 

Gravando áudio ou vídeo através do OneNote

 

A gravação de “anotações de áudio ou vídeo” é uma ótima opção quando você não puder digitar ou escrever à mão (pensando em um tablet), como durante uma palestra, sessão de perguntas e respostas ou em uma entrevista.

Para gravar anotações de áudio ou vídeo com o OneNote, você precisará de um computador com um microfone ou webcam. Ambos os dispositivos precisam ser configurados corretamente no painel de controle do Windows para que o recurso funcione corretamente no OneNote.

Essa gravação também poderá ser realizada pelos seus dispositivos móveis, lembrando apenas que dependendo do dispositivo, a gravação poderá sofrer algum tipo de limitação de tempo (principalmente pela quantidade de espaço disponível em seu aparelho).

Se você estiver gravando uma entrevista e tiver feito uma anotação nos cinco minutos da gravação do clipe, o OneNote pulará para a parte exata de suas anotações sempre que você reproduzir o clipe e ele atingir a marca dos cinco minutos. Isso é imensamente útil para manter o contexto entre um evento gravado e quaisquer reações, pensamentos e ideias que você teve em um determinado momento durante o evento.

Mais um exemplo:

Imagine que durante essa gravação (que poderá ser sua ou de um interlocutor) você faça anotações pontuais de tempos em tempos e preferencialmente com “palavras-chave” ditas pelo speaker dessa reunião/evento.

Agora pensando que a sua gravação foi de aproximadamente 1 hora e você queira localizar parte dessa gravação onde durante a gravação você realizou determinadas anotações.

Ao clicar no Painel de Pesquisa de Áudio e Anotações e digitar o termo desejado ele irá localizar o termo e ajustar a gravação para que ela comece 5 segundos antes da palavra desejada.

Mas atenção: Para que o recurso de pesquisa funcione na gravação, você deverá habilitá-lo na guia Arquivo/Opções/Áudio e Vídeo, conforme exibido na figura a seguir:

 

Figura 1 – Arquivo/Opções/Áudio e Vídeo

 

Bom, chega de papo e vamos aos passos:

  1. Escolha em qual Seção/Página você irá deixar posicionado o cursor (inclusive já imaginando as anotações que irá realizar durante a gravação) e clique na guia Inserir/Gravar Áudio, conforme figura a seguir:

 

Figura 2 – Guia Inserir/Gravar Áudio

 

  1. Observe que ao clicar nesse ícone, surgirá automaticamente uma guia contextual denominada Áudio e Vídeo e uma subguia chamada Gravando… com novos botões aguardando para serem utilizados. Na página da gravação, além do ícone com o título da página, também é adicionado um rótulo com a data e a hora:

 

Figura 3 – Guia Gravando/Gravar Áudio

 

  1. Com a gravação sendo realizada, você poderá navegar em qualquer site, abrir qualquer aplicativo e ela ainda estará em execução. Após o término da gravação, clique no botão Parar. O ícone estará pronto para a reprodução aleatória entre outras ações disponíveis com o botão da direita do mouse ou simplesmente clicando sobre o ícone e escolhendo uma das opções.

    Dica:

    1. Caso queira salvar a gravação para alguma ação posterior, clique com o botão da direita sobre o ícone e escolha a opção Salvar Como. A gravação de áudio será realizada no formato WMA e após essa ação de gravação, estará disponível para execução em qualquer aplicativo que execute essa extensão.

 

Figura 4 – Figura da gravação de áudio finalizada

 

Agora imagine você querendo enviar essa página por e-mail. Com exatos 02 cliques do mouse, essa página com todas as anotações e inclusive a gravação estarão disponíveis em 5 segundos dentro de um novo e-mail. Vamos aos passos:

  1. Clique na guia Página Inicial e na sequência no botão Enviar Página por Email. Esse processo irá abrir automaticamente o Microsoft Outlook com um e-mail alinhado com todos os comentários acima:

 

Figura 5 – Guia Página Inicial/Enviar Página por Email

 

Caso decida realizar a gravação do vídeo, todas as explicações do áudio servem para o vídeo também, exceto que ao salvar o vídeo ou enviar a página por e-mail, a extensão gerada será o WMV.

 

Integração com o Microsoft Outlook

 

O OneNote não é um aplicativo que trabalha só, ele possui integração total com os principais aplicativos da suíte Office e nesse capítulo irei demonstrar como interagir melhor com o Outlook.

Já pensou você criar uma tarefa de alguma anotação que fez e esse item ser criado oficialmente dentro do Outlook (inclusive com o lembrete) porém ser acionado a partir do OneNote?

Bom, vamos aos passos:

  1. A partir da página desejada, clique na guia Página Inicial e na sequência no botão Tarefas do Outlook e escolha uma das opções da lista. Essa ação irá inserir uma bandeira (flag) na linha que está sendo feita a edição e a criação de uma tarefa no Outlook:

 

Figura 6 – Guia Página Inicial/Tarefas do Outlook

 

  1. Observe o ícone da tarefa inserido na linha:

 

Figura 7 – Anotação do OneNote com o recurso de Tarefa do Outlook

 

  1. Agora vamos para o Outlook verificar como está essa referência no item de Tarefas:

 

Figura 8 – Tarefa criada automaticamente no Outlook a partir do OneNote

 

  1. A tarefa é criada com o título da linha em destaque no OneNote. Agora experimente clicar 02 vezes sobre essa tarefa:

 

  1. Observe que a tarefa já veio praticamente pronta do OneNote.

 

Figura 9 – Tarefa do OneNote com o link do OneNote

 

  1. Observe que no corpo da tarefa, existe um ícone do OneNote. Clique 02 vezes sobre ele. Será exibida uma caixa de diálogo informando que você deve abrir anexos provenientes de fontes confiáveis:

 

Figura 10 – Caixa de diálogo Abrindo anexo de email

 

  1. Essa é apenas uma mensagem de alerta do Office. Clique no botão Abrir e observe que a sua nota no OneNote é exibida imediatamente:

 

Figura 11 – Acesso a anotação do OneNote via Outlook

 

  1. Imaginando que essa ação já foi realizada, é possível concluí-la diretamente no OneNote. Clique no flag existente ao lado esquerdo do texto. Observe que imediatamente essa tarefa é finalizada nos dois aplicativos.

 

Figura 12 – Anotação na Página do OneNote

 

Figura 13 – Tarefa concluída no Outlook

Conclusão:

A partir do momento em que uma nota é inserida no OneNote e a mesma necessitar de algum tipo de lembrete para realização ou atividade posterior, adicione uma Tarefa do Outlook, conforme visto no Passo 1. Isso torna extremamente conectado todos os seus documentos.

 

Inserindo detalhes da reunião do Microsoft Outlook no OneNote

 

Às vezes necessitamos inserir informações das reuniões agendadas em nosso Outlook em algum comentário no OneNote para que as informações fiquem conectadas. Como realizar essa operação?

  1. Em primeiro lugar, insira as informações necessárias para compor suas anotações. Após esse processo, clique na guia Página Inicial e na sequência no botão Detalhes da Reunião. Observe que todas as reuniões do dia são mostradas na lista.

 

Figura 14 – Guia Página Inicial/Detalhes da Reunião

 

  1. Clique na reunião desejada e observe que as informações são inseridas imediatamente dentro da página.

 

Figura 15 – Detalhes da reunião inseridos dentro da anotação

 

  1. Observe que existem links denominados “Expandir” na Mensagem do Convite e em Participantes. Caso queira descobrir o nome dos participantes ou informações adicionais do convite, clique sobre esses links. Existe também o Item para Item do Outlook que ao ser clicado abre o convite na agenda do Outlook.

 

Como enviar suas anotações através do e-mail do Microsoft Outlook

 

Criar e trabalhar em blocos de anotações compartilhados é a melhor maneira de colaborar com os outros. Porém, mesmo assim, se você não deseja que outras pessoas tenham permissão para ver o seu bloco de anotações inteiro, você pode enviar anotações por e-mail. Esse é um processo simples:

  1. Clique na guia Página Inicial e na sequência clique no botão Enviar Página por Email:

Figura 16 – Guia Arquivo/Enviar Página por Email

 

  1. Esse procedimento copia automaticamente todas as informações da página atual e cola dentro de um novo e-mail. Caso existam arquivos vinculados eles serão adicionados como anexo no e-mail:

 

Figura 17 – Exemplo de página do OneNote inserida no e-mail

 

  1. Fantástico, não? Agora no caso de transformar sua página de anotação em um documento PDF ou XPS para qualquer outra finalidade, siga o próximo título.

 

Como transformar suas anotações do OneNote em um PDF ou XPS

 

Imaginem eu compartilhar minhas anotações com qualquer pessoa, em qualquer plataforma simplesmente convertendo em PDF ou XPS. Lembrando que nesse caso é uma via de mão única, certo? Ou seja, a cada alteração que você realizar terá que gerar um documento e a pessoa do outro lado terá acesso apenas ao documento anexado e não ao seu Bloco de anotações ou algo parecido.

Vamos aos passos:

  1. Clique na guia Arquivo/Exportar e observe que são exibidas 02 opções: No item Exportar Atual, escolha o item que deseja exportar e em Selecionar Formato, escolha qual a saída que deseja criar para o seu item. Nesse exemplo, usarei a opção PDF:

 

Figura 18 – Guia Arquivo/Exportar

  1. Após as escolhas realizadas, clique no botão Exportar:

 

Figura 19 – Caixa de diálogo Salvar Como

 

  1. Veja que o nome sugerido para gravação do arquivo é o mesmo nome da página do OneNote. Fique à vontade para modificar.

    Após essa ação, clique no botão Salvar. Pronto! O item escolhido foi exportado e agora você poderá utilizá-lo como anexo em e-mails ou em outras ações.

 

Bom pessoal, irei finalizar esse POST por aqui e já formalizo que farei mais um (completando um total de 5 POST’s de OneNote) e após o lançamento do último irei publicar um vídeo no Youtube com um resumo de tudo o que foi mostrado aqui.

Peço desculpas por não ter lançado esse POST antes… o mesmo foi feito apenas a bordo de aeronaves nessa semana (a cada voo eu aproveitava para escrever um pouquinho, rs)!!!J

 

Então, até a próxima!

 

MAC

Dicas e truques no uso do OneNote – Parte 3


By Marco Aurélio

(Esse POST contempla exclusivamente recursos da versão do Office 2013/Office 365. Porém, com os devidos ajustes, atende também às versões 2007/2010)

Parte 3

Olá pessoal,

No POST anterior, mostrei como criar tabelas simples até a inserção de planilhas do Excel no OneNote.

Agora vamos avançar um pouco mais… (fiquem tranquilos na questão de relembrar esses itens, até o final desses módulos, irei disponibilizar um vídeo com um resumo dos principais assuntos desses POST’s).

 

Trabalhando com Modelos de Página

 

Como você já deve ter percebido, todas as páginas que você insere são em branco, certo?

Mas é possível configurar para que apareça um modelo mais interessante (ou uma cara menos pálida) que o tradicional. Ás vezes temos que inserir tarefas, marcadores e até uma imagem, mas, será que existe algo pronto? Vamos aos passos:

  1. Clique no atalho Adicionar Página (canto esquerdo da sua página) e observe que surgiu uma página vazia e na cor branca. Na sequência, clique na guia Inserir e depois no botão Modelos de Página.

 


 

  1. Mas atenção: Se ao invés de você clicar no botão Modelos de Página, você clicar na seta para baixo (que está localizada no mesmo botão) será exibido um menu vertical com algumas opções de modelo recentemente utilizados. Observe a figura abaixo para ter certeza que abriu a opção correta:

 


 

  1. Nesse painel (cinza) que surgiu à direita da tela, observe que todas as Categorias ficam fechadas. Escolha uma delas e clique para ver as opções disponíveis. Nesse exemplo, irei clicar na categoria Negócios e na sequência a opção Visão Geral do Projeto:

 


 

  1. Nesse exemplo, posso aproveitar a estrutura criada pelo Modelo para alimentar a minha página sobre o algum tipo de Projeto. Interessante, não? Ao invés de eu iniciar do zero (às vezes até sem ideia do que escrever), já tenho um modelo pré-definido com informações que vão agilizar o meu trabalho.
  2. Aproveitando, imagine que você queira já deixar pré-definido o modelo de página ou criar o seu próprio modelo. Acesse as opções destacadas na figura abaixo para essas ações:

 


 

  1. Caso ache interessante, escolha uma opção nessa lista de modelos para criar a(s) próxima(s) página(s) na opção desejada. Ou prepare a página que você está utilizando e para utilizá-la novamente na criação de uma nova página, clique no link Salve a página atual como modelo. Para voltar ao padrão, escolha a opção destacada no quadro da figura acima: Nenhum Modelo Padrão.

 

Criando um grupo de seções

 

Lendo esse título, parece uma coisa tão banal… mas não deixe que as aparências o enganem! Esse assunto é mega interessante, veja por quê:

Imagine que você necessita “agrupar” assuntos, porém gostaria que esses assuntos ficassem juntos para facilitar a localização deles. O OneNote permite que você crie um grupo de seções que irá funcionar como um item “extra” ao que você está trabalhando… Por exemplo:

Eu necessito criar um Plano de Orçamento para os próximos 03 anos. Teoricamente, bastaria eu clicar três vezes no símbolo + existente ao lado da minha última guia e pronto, certo? (mas essas guias ficariam expostas com as outras existentes)

Agora experimente o seguinte:

  1. Clique com o botão da direita do mouse sobre uma guia e escolha a opção Novo Grupo de Seções:

 


 

  1. Ao clicar nessa opção, será exibido um Novo Grupo de Seções, conforme figura a seguir:


 

  1. Nesse exemplo, irei nomear como Orçamentos. Caso você queira renomear novamente, clique com o botão da direita do mouse sobre o grupo e escolha a opção Renomear:

 


 

  1. Agora vamos para a parte mais interessante: Clique sobre esse nome e observe que é exibida uma página (na cor cinza) informando que não há seções criadas e o único símbolo que existe ao lado do sinal de + (sinal de + para inserir seções), é uma seta (verde) como se fosse um símbolo de retroceder.

 


 

  1. Para criar seções, clique no botão +. Para continuar com a explicação desse exemplo criarei 03 seções, conforme exibido na figura a seguir:

 


 

  1. Posso inserir quantas páginas eu desejar em cada uma dessas seções, observe que as minhas outras guias, estão “ocultas”. Para voltar ao outro modo, clique no ícone com uma seta verde denominado Navega para o grupo de seções pai.

 


 

  1. Ao voltar para a tela anterior, perceba que a guia Orçamentos é exibida, mas as “sub-guias” ficam ocultas, ou seja, as guias 2015, 2016 e 2017 serão exibidas apenas se eu clicar no grupo Orçamentos.

Interessante, não?

 

Inserindo Cópia Impressa de Arquivo

 

Imagine você “escanear” um documento, porém ao invés dessa informação ser salva em um arquivo ou impressa em um papel, imagine ela ser impressa dentro da página do OneNote. Para isso, siga esses procedimentos:

  1. Posicione o cursor na página desejada e clique na guia Inserir/Cópia Impressa de Arquivo:

 


 

  1. Será exibida a caixa de diálogo para você localizar o arquivo a ser “impresso” na página do OneNote. Escolha esse arquivo e clique no botão Inserir:

 


 

  1. Todas as páginas do documento são inseridas automaticamente, uma após a outra. Nesse meu primeiro exemplo, como o documento tinha apenas uma página, tudo foi adicionado em uma única página também. Observe mais esse exemplo:

 


 

  1. Nesse outro exemplo eu inseri uma apresentação do PowerPoint e cada slide se transformou em uma página do OneNote. Logicamente que eu precisarei visitar cada uma dessas páginas e adicionar um título para que fique melhor organizado (figura abaixo):

 


 

  1. Observe que eu renomeei todas as páginas (de acordo com o conteúdo inserido) e que todas elas estão “dentro” da página principal:

 


 

Como isso é possível?

  1. Basta você clicar com o botão da direita do mouse sobre uma página e escolher a opção Criar Subpágina:

 


 

  1. Lembrando que para essa ação, a página necessita estar abaixo de outra página (senão esse processo não será realizado). Para inverter a ação, clique com o botão da direita do mouse sobre uma Subpágina e escolha a opção Promover Subpágina.
  2. Para fechar um grupo de Páginas, clique com o botão da direita do mouse Recolher Subpáginas ou clique na seta para baixo existente ao lado do título da página principal.

 


Agora, algumas informações técnicas sobre o procedimento realizado acima:

  • O recurso Cópia Impressa de Arquivo, insere literalmente uma cópia do documento original. Isso significa que qualquer alteração no documento original não afetará a “cópia” inserida no OneNote. Porém, temos um recurso extra:
    • Para que as alterações no documento sejam refletidas no OneNote, vá até a página principal (a primeira página inserida e que possui o ícone do documento inserido) e clique 02 vezes sobre o ícone.
    • Esse procedimento irá abrir a “cópia do documento” e depois de feitas as alterações, (salvo e fechado), ao voltar para o OneNote, deve-se “atualizar” o ícone com o botão da direita do mouse opção Atualizar Cópia Impressa (apesar que mesmo que você não faça isso, o OneNote irá te avisar que a cópia está desatualizada).

 

Copiando o texto da imagem

 

Imagine a seguinte situação: O gestor solicita que você copie o texto daquele PDF (que teoricamente não está protegido) em um documento Word (ou qualquer outro aplicativo) mas que mesmo assim dá muito trabalho pois não é só converter o PDF em DOCX (você sabia que isso é possível a partir da versão 2013 do Office?), pois esse PDF está no modo “foto” e mesmo que você tente copiar o texto o que você acaba copiando é a foto do documento.

Existem 02 maneiras de se resolver isso:

Vamos a maneira via OneNote:

  1. Após inserir a cópia impressa daquele tão desejado
    PDF (para não faltar com a compostura, rs), experimente clicar com o botão da direita sobre a “foto” inserida e escolha a opção Tornar o Texto da Imagem Pesquisável e na sequência escolha qual o idioma do texto da imagem.

    Essa ação é necessária por dois motivos: Uma é realmente realizar a pesquisa pelo texto dentro da foto (fantástico). Outro motivo é tornar esse texto inteligível para que a cópia tenha menos problemas para captar o texto da imagem:

 


 

  1. Agora vamos ao passo final: Clique novamente com o botão da direita do mouse sobre a foto e escolha a opção Copiar Texto dessa Página de Cópia Impressa.

    Lembrando que caso seja interessante, também existe a opção Copiar Texto de Todas as Páginas da Cópia Impressa.

 


 

  1. Você pode optar por colar esse texto nessa mesma página, em uma nova página, no Word, no Outlook, enfim, em qualquer lugar que achar interessante. Nesse exemplo, irei colar o texto em uma nova página:

 


 

  1. Logicamente que o texto “perdeu” referências de marcas de parágrafo e a formatação mas pense que você iria digitar tudo isso “na unha”… ou seja, um grande ganho, certo? Caso queira melhorar a diagramação do texto, recomendo que você cole diretamente no Word, faça os devidos ajustes e ao término devolva ele ao OneNote.

Bom pessoal, espero ter mais uma vez esclarecido alguns assuntos interessantes do Microsoft OneNote e no próximo POST irei abordar sobre recursos de gravação no OneNote.

 

Então, até a próxima!

 

MAC

Dicas e truques no uso do OneNote – Parte 2


By Marco Aurélio

(Esse POST contempla exclusivamente recursos da versão do Office 2013/Office 365. Porém, com os devidos ajustes, atende também às versões 2007/2010)

Parte 2

Olá pessoal,

No POST anterior, mostrei como criar um Bloco de Anotações que pode ser utilizado para uso compartilhado (ou não). O interessante é que ele já foi criado na nuvem (OneDrive) e para compartilhar, bastam poucos cliques.

Também passei conceitos básicos de uso do OneNote.

Por incrível que pareça: Esse aplicativo (antes desconhecido por alguns) denominado Microsoft OneNote, que está disponível para tablet’s, celulares e computadores é tão amigável que mesmo você que ainda não viu utilidade para ele, após esses conceitos, irá se tornar um fã incondicional de aplicativo tão singelo.

Agora vamos avançar um pouco mais…

Como criar uma Tabela no OneNote

 

Já imaginou em criar uma Tabela rápida no OneNote? Veja que o procedimento é muito fácil:

  1. Deixe o cursor piscando em qualquer lugar da página e digite a informação que iria na primeira célula da tabela (conforme exemplo abaixo):

 


 

  1. Na sequência, pressione a tecla TAB e observe que automaticamente é criada uma tabela. Maravilhoso, não? A partir de agora, basta você digitar o assunto e pressionar a tecla TAB para adicionar mais colunas. Ao término pressione a tecla ENTER para mudar de linha e continuar alimentando a tabela:

 


 

  1. Agora imagine ao invés de pressionar ENTER você pressionou a tecla TAB e adicionou uma coluna a mais (sem querer). Como remover essa coluna?

 


 

  1. Deixe o curso piscando dentro dessa coluna e observe que a Faixa de Opções exibe a guia contextual Layout. Clique sobre ela e observe que existem diversos recursos próprios para ação na Tabela. Clique no ícone Excluir Colunas e partir desse momento, a coluna adicional foi removida. Obviamente que você só irá utilizar esse passo caso tenha adicionado uma coluna extra à sua tabela.

 


 

  1. Após a digitação da linha de cabeçalho da tabela (ou seja, a partir da segunda linha), você poderá utilizar a tecla TAB para saltar para a próxima célula e também para mudar de linha, ou seja, o uso da tecla ENTER é exclusiva apenas para a linha de cabeçalho (quando você quiser terminar as colunas da tabela e iniciar o preenchimento dos dados), porém, se você utilizar a tecla ENTER (a partir da segunda linha da tabela) ela também deverá “realizar o mesmo procedimento de deslocamento da tecla TAB”. Ok? Bom, a seguir segue um exemplo de tabela preenchido:

 


 

  1. Observe que eu deixei uma linha e uma coluna vazias com a informação Total e iremos realizar esses cálculos no Excel (não que o OneNote não realize cálculos – veremos isso mais adiante). Em primeiro lugar, devemos “converter” essa tabela em uma planilha do Excel. Deixe o cursor dentro da Tabela e clique na guia contextual Layout e na sequência clique no botão Converter em Planilha do Excel.

 


  1. Ao clicar nesse botão o OneNote irá conectar ao Excel em background e esse processo leva alguns segundos. Após esse tempo de “conexão” irá surgir a seguinte caixa de diálogo:

 


 

  1. E após alguns segundos, o resultado deverá ser semelhante a esse:

 


 

  1. Se você tentar clicar na tabela, irá perceber que ela parece uma foto e que não é possível editar a tabela no OneNote, porém, caso necessite editar a tabela, clique no botão que se encontra no canto superior direito denominado Editar (não adianta tentar clicar 02 vezes no meio da tabela).

 


 

  1. O Excel deverá ser aberto e a partir de agora, todos os recursos do Excel estarão a sua disposição. Para esse exemplo, irei realizar a multiplicação da célula B2 pela célula C2, e para essa ação, eu seleciono o intervalo desejado primeiro, insiro a fórmula e no final pressiono a combinação de teclas de atalho CTRL+ENTER, conforme figura abaixo:

 


 

  1. Essa combinação permite que todas as células sejam multiplicadas ao mesmo tempo sem a necessidade de arrastar a célula inicial (conforme demonstrado em alguns POST’s do Excel que tenho feito).
  2. Para finalizar, seleciono a última linha e pressiono a combinação de teclas de atalho ALT+=. Essa ação insere a Autosoma na última linha e a partir desse momento minha planilha já está com as devidas fórmulas inseridas. Caso queira realizar a formatação da sua planilha antes de voltar ao OneNote, fique à vontade. Depois das alterações, minha planilha ficou assim:

 


 

  1. Agora, vamos “devolvê-la ao OneNote. Ao clicar no botão Salvar e depois Fechar, observe que como em um passe de mágica, sua planilha apareceu dentro da sua página do OneNote, totalmente atualizada.

 


 

  1. Caso as alterações não tenham sido mostradas, clique com o botão da direita sobre a tabela e escolha a opção Atualizar. Não se preocupe com a borda cinza em volta da tabela e nem tente diminuir (isso irá deformar sua tabela). Esse é um tipo de visualização normal do OneNote para recursos vinculados.
  2. Agora, vamos imaginar que você não queira criar uma tabela simples no OneNote pois já possui uma planilha toda finalizada no Excel. Como inserir essa pasta de trabalho no OneNote?

 

Inserindo planilhas do Excel em sua página do OneNote

 

Nesse assunto, vamos entender que existem 02 maneiras de inserir uma planilha do Excel dentro de uma página do OneNote. A primeira delas é quando temos uma planilha pronta. A outra que queremos preencher uma planilha a partir do zero. Nesse exemplo, irei demonstrar como inserir uma pasta de trabalho já finalizada. Vamos aos passos:

  1. Você pode escolher em deixar o cursor na página já editada ou inserir uma página em branco. Caso opte por inserir uma página, observe que no canto direito da sua página existe uma opção denominada Adicionar Página. Basta clicar e inserir quantas páginas desejar.

 


 

  1. Agora vamos ao que interessa: Clique na guia Inserir e na sequência clique no botão Planilha. Observe que existem 02 opções. Nesse primeiro exemplo, irei usar a opção Planilha do Excel Existente:

 


 

  1. Após essa ação, o OneNote irá exibir a caixa de diálogo Escolher Documento para Inserir. Localize sua pasta de trabalho e clique no botão Inserir. O OneNote irá exibir a caixa de diálogo Inserir Arquivo. Essa caixa de diálogo possui 03 opções:
    1. Anexar Arquivo: Permite inserir a pasta de trabalho como se fosse em um anexo de e-mail. Ele exibe apenas o ícone e caso deseje abrir, basta clicar 02 vezes sobre o ícone.
    2. Inserir Planilha: Permite a inserção de todas as planilhas da Pasta de Trabalho em sua página no OneNote. É como se você visse suas planilhas em um layout vertical. Logicamente que você poderá selecionar cada planilha inserida e deletar as outras não desejadas para que somente as informações importantes sejam mostradas.
    3. Inserir um Gráfico ou Tabela: Essa opção permite a inserção “exclusiva” de recursos existentes na pasta de trabalho: Ou a inserção dos gráficos ou das tabelas existentes nas planilhas.

 


 

  1. Após essas explicações, irei escolher a opção Inserir Planilha para que todas as planilhas existentes em minha pasta de trabalho sejam inseridas na página do OneNote:

 


 

  1. Para uma visualização mais clean, experimente pressionar a tecla de função F11:

 


 

  1. Pronto! Veja que essa “foto” é apenas para visualização. Caso queira editar, clique 02 vezes no ícone com o nome da pasta de trabalho ou clique com o botão da direita sobre a imagem e escolha Abrir. Também é possível clicar no botão Editar (localizado abaixo do ícone do Excel). Para voltar a exibição normal do OneNote, pressione novamente a tecla de função F11.
  2. Resumo: nesse POST vimos como criar uma simples tabela no OneNote, realizar cálculos via Excel e para um trabalho mais completo, inserir a Pasta de Trabalho do Excel dentro de suas anotações.

Observe que esses recursos são tão tranquilos de serem utilizados que você vai descobrindo sozinho várias dessas opções que passei…

Sendo assim, até a próxima!

 

MAC

Dicas e truques no uso do OneNote


By Marco Aurélio

(Esse POST contempla exclusivamente recursos da versão do Office 2013/Office 365. Porém, com os devidos ajustes, atende também às versões 2007/2010)

Parte 1

Olá pessoal,

Depois de um tempo afastado do meu Blog (devido à carga de trabalho) estou voltando à ativa (se Deus quiser, rs).

Acho que nada melhor do que iniciar com o pé direito e falar de um aplicativo que percebo que sua utilização é menosprezada (pelo menos por alguns) e que mesmo quem utiliza, desconhece dos “segredos” que ele esconde…

Vamos ao OneNote. O seu ultra, mega, master, blaster Bloco de Anotações que a Microsoft trouxe para o mercado em 2003 mas ainda encontra algum tipo de resistência.

Com o uso cada vez maior dos tablets e smartphones, o OneNote está finalmente ganhando o seu merecido espaço no ambiente corporativo e pessoal.

Bom, vamos às primeiras dicas:

Criando o seu primeiro Bloco de Anotações compartilhado

E sabem por que a criação do Bloco compartilhado? Eu poderia muito bem iniciar esse POST falando da criação de um Bloco off-line. Mas, onde fica a beleza do uso da nuvem? Por acaso, você gostaria de trabalhar com esse Bloco também no seu celular? Ou tablet? Então vamos criá-lo diretamente na cloud:

Caso nunca tenha usado o OneNote, localize o ícone dele, clique para abrir e observe que ele já lhe irá perguntar para criar um Bloco compartilhado. No meu caso (como já tenho alguns Bloco criados), vou demonstrar o passo-a-passo:

  1. Abra o OneNote e clique na guia Arquivo/Novo e escolha a opção OneDrive – Pessoal (ou outra opção compartilhada que desejar) e digite um nome na caixa à direita denominada Nome do Bloco de Anotações (conforme figura a seguir):


  1. Após essa digitação, clique no botão Criar Bloco de Anotações. Caso você tenha escolhido a opção sugerida (OneDrive – Pessoal) deverá surgir a seguinte tela:


  1. Essa é uma escolha que depende apenas de você: Caso queira que esse Bloco seja “alimentado” também por outras pessoas, escolha a opção Convidar pessoas. Caso contrário, clique em Agora não e futuramente você poderá optar novamente por compartilhar esse Bloco.


  1. Caso sua tela não seja semelhante à imagem acima, experimente o seguinte: Dar um duplo clique em qualquer guia da Faixa de Opções (por exemplo, Página Inicial). Outro procedimento que costumo mostrar é deixar os seus Bloco à mostra.
  2. Clique no ícone em forma de seta ao lado do nome do seu Bloco de Anotações e em seguida clique na “tachinha” exibida no canto direito superior para fixar a coluna à esquerda.


  1. Esses dois procedimentos irão deixar a Faixa de Opções sempre visível e a coluna com os Blocos criados, conforme figura a seguir:


Vamos entender melhor o que acabamos de criar?

Você criou um caderno de anotações (no meu caso chamado de Blog) e que irei utilizar como exemplo durante esse POST (e outros futuros).

Pense no nome principal como um “caderno” para aquele tipo de anotação. Por exemplo:

Se você viaja bastante, poderia criar um caderno chamado Viagens. Os assuntos como hospedagens, passagens, gastos, e recursos seriam as Seções (Guias superiores coloridas) e os detalhes de cada um desses assuntos são as páginas que deverão ser adicionadas à direita da sua página em branco.

Entendeu?

Vamos ver na prática?

Adicionando seções e páginas ao seu Bloco de Anotações

  1. Para renomear uma seção, clique 02 vezes sobre a guia com o nome da Seção e digite o nome desejado:


  1. Após a digitação do nome da Seção, digite o nome da Página:


  1. Pronto! Nesse exemplo, temos um Bloco de Anotações intitulado Blog onde na guia Produtividade irei abordar o assunto “Conhecendo melhor o OneNote” na página 1.

Entenderam o ciclo? Todos os assuntos estão interligados e ainda nem comecei a explicar o conceito do aplicativo.

Para não ficar um POST longo, irei separar esse artigo em algumas partes.

Espero que tenham gostado e até a próxima!

(Não se esqueçam de comentar esse post bem como colocar suas perguntas)

MAC

Excel 2013 – Criando planilhas produtivas | Parte 1 (Vídeo aula 1/3)


By Aurélio

Olá pessoal,

Atendendo pedidos, recentemente fiz um POST denominado Dicas e Truques sobre o Excel 2013 (2010 e 2007 também), que você encontra no link:

https://marcoaureliocandido.com/2014/01/23/dicas-e-truques-sobre-o-excel-2013-2010-e-2007-tambem/

Porém algumas pessoas também solicitaram que eu explicasse em um ritmo de Palestra esse mesmo POST.

Então, fiz o seguinte:

Criei 03
vídeos que serão disponibilizados 1 por semana explicando (com certo humor) algumas gafes que cometemos na criação de planilhas dentro do Excel e como podemos ser mais produtivos.

Segue o link da Vídeo Aula 01: Excel 2013 – Criando planilhas produtivas | Parte 1http://youtu.be/QI_1rPv5sxc

Bom aprendizado… comentem, compartilhem e curtam o vídeo!!! J

Até a próxima semana!

MAC

Como formatar a sua Monografia (TCC) usando o Microsoft Word 2013


Sou Consultor de Informática com certificação MCAS/MOUS/MOS Master e independente dessa “sopa de letrinhas” (que cá entre nós, certificações que ainda não tiveram o devido valor no mercado brasileiro) sou especialista sobre assuntos relacionados ao Office e Palestrante de Produtividade no quesito “não faça o percurso do ônibus dentro do Office” para determinadas atividades.

Pensando em como ajudar as pessoas, recentemente deparei com um grupo em uma Palestra me perguntando quanto eu cobraria para formatar a monografia deles. E que fique bem claro: “formatar” apenas!

Disse que não tinha tempo para realizar aquela ação (isso já faz mais de 8 meses – espero que não seja tarde demais), mas que se eles não se importassem, colocaria esse artigo no meu Blog. Eles agradeceram muito a presteza e agora para cumprir o combinado, segue as principais ações que deverão ser realizadas para formatar sua monografia (TCC) dentro do Word 2013. Apenas ressaltando que apesar da especificação “Word 2013” poderá ser executado nas versões 2010 e 2007 também, claro, com pequenos ajustes.

Em primeiro lugar, irei deixar claro que esse POST não é um curso de Word e que não mostrarei 100% dos assuntos, mas o principal (e mais complicado) da formatação de uma monografia.

Apresentação Gráfica

Recomenda-se que os textos sejam apresentados em papel branco, formato A4 (21 cm x 29,7 cm), digitados na cor preta, no anverso das folhas, exceto a folha de rosto, cujo verso deve conter a ficha catalográfica impressa em cor preta. Outras cores são permitidas para as ilustrações.

Recomenda-se a utilização de fonte tamanho 12 para o texto e tamanho menor para citações de mais de três linhas, notas de rodapé, paginação e legendas das ilustrações e tabelas. No caso de citações de mais de três linhas, deve-se observar o recuo de 4 cm da margem esquerda.

As folhas devem apresentar margens esquerda e superior de 3 cm; direita e inferior de 2 cm.

Espacejamento

Todo o texto deve ser digitado em espaço 1,5 cm, exceto: as citações de mais de três linhas, as notas de rodapé, as referências, as legendas das ilustrações e das tabelas, a ficha catalográfica, a natureza do trabalho, o grau pretendido, o nome da instituição a que é submetido e a área de concentração, que devem ser digitados em espaço simples. As referências, ao final do trabalho, devem ser separadas entre si por dois espaços simples.

A natureza do trabalho, o grau pretendido, o nome da instituição a que é submetido e a área de concentração devem ser alinhados a partir do meio da parte impressa da página para a margem direita, tanto na folha de rosto como na folha de avaliação.

Os títulos das seções devem começar na margem superior da folha separados do texto que os sucede por dois espaços de 1,5 cm e, da mesma forma, os títulos das subseções devem ser separados do texto que os precede, ou que os sucede, por dois espaços de 1,5 cm.

Paginação

Todas as folhas do trabalho, a partir da folha de rosto, devem ser contadas sequencialmente. As folhas pré-textuais, embora contadas, não são numeradas.

A numeração é colocada a partir da primeira folha da parte textual (Introdução), inclusive as páginas de abertura dos capítulos, em algarismos arábicos, no canto superior direito da folha. No caso do trabalho ser constituído de mais de um volume, deve ser mantida uma única sequência de numeração das folhas, do primeiro ao último volume.

Havendo apêndice(s) e anexo(s), as folhas dos mesmos devem ser numeradas de maneira contínua e a paginação deve dar seguimento à do texto principal.

Como formatar o tipo e o tamanho da fonte

Estas são duas das configurações mais elementares de um texto. Para ajustá-las, clique na guia Página Inicial do Microsoft Word 2013 (a que é exibida quando se abre o programa), no grupo Fonte, clique na caixa de combinação Fonte ou ainda pressione as teclas de atalho CTRL+SHIFT+F.


A ABNT não especifica o tipo de fonte. Contudo é comum usar Times New Roman ou Arial. Portanto, digite ou selecione da lista a fonte Times New Roman ou Arial — as duas aceitas pela norma ABNT. O tamanho de fonte recomendado é 12 pt.

A exceção é para citações de mais de três linhas, notas de rodapé, paginação e legendas de ilustrações e tabelas, que “devem ser digitadas em tamanho menor e uniforme”. Sugiro que seja utilizado tamanho 10 nestes casos, porém o autor pode usar o que melhor lhe convier. Veremos como fazer isto de uma forma bem prática mais adiante.

Como formatar o tamanho do papel

Configurar o tamanho do papel é uma das formatações mais fáceis de fazer. Clique na guia Layout da Página localize o grupo Configurar Página e clique no botão Tamanho.


Serão exibidas diversas opções de tamanho. A ABNT determina que todo trabalho acadêmico seja escrito em papel A4. Portanto, selecione a opção A4 – 21 cm x 29,7 cm no menu pop-up e seu papel está corretamente configurado.

Como formatar a margem

Na mesma guia Layout da Página, clique no botão Margens e depois em Margens Personalizadas…


Na janela que se abre, digite o padrão definido pela ABNT nos respectivos campos: margem Superior e Esquerda de 3 cm; Inferior e Direita de 2 cm, conforme a caixa de diálogo a seguir:


Observe se a opção Aplicar a (na parte inferior da janela) está definida como No documento inteiro. Na sequência clique no botão OK e suas margens estarão configuradas.

Como formatar o parágrafo (recuos e espaçamento)

As configurações de parágrafo não são idênticas para toda a monografia, mas, para todo o corpo do texto mantêm a mesma formatação. Por isso, vale a pena configurá-lo desde o início do desenvolvimento do trabalho. Quando configurações específicas de uma determinada seção forem necessárias, podemos fazê-las sem dificuldade.

O primeiro passo é selecionar o corpo do texto antes de prosseguir. Na sequência, abra a janela Parágrafo. Para isso, ainda na guia Layout da Página, procure o grupo Parágrafo e a seção Espaçamento. Clique no pequeno ícone no canto inferior direito desse grupo.

A mesma ação pode ser alcançada através do botão da direita do mouse sobre o texto selecionado, opção Parágrafo.


A janela Parágrafo será aberta. Nela, três coisas serão configuradas: ALINHAMENTO, ESPECIAL e ESPAÇAMENTO ENTRE LINHAS.


Alinhamento – Para a opção Alinhamento, selecione Justificada e mantenha o campo Nível do tópico com Corpo de texto.

Recuo – A norma deixa a maior parte das configurações de recuo a cargo do autor. A única exigência feita é para citações diretas ou longas (mais de três linhas). Nestes casos, ela exige um recuo de 4 cm da margem esquerda — veremos mais adiante como fazer isso facilmente.

Para a primeira linha, recomendo que seja utilizado 1,25 cm. Isto é feito selecionando Primeira linha na seção Especial e digitando 1,25 no campo Em (veja figura acima).

Os recuos Esquerda e Direita devem ser mantidos em 0 (zero), com exceção dos casos de citações descritos acima.

Espaçamento – Também chamado de espacejamento (inclusive pela própria ABNT), o espaçamento também é muito fácil de ser configurado. Contudo, vale uma rápida observação. Na nomenclatura utilizada no Microsoft Word, Espaçamento é o espaço antes e após os parágrafos — daí os dois campos Antes e Depois. Já o Espaçamento entre linhas é a distância entre cada linha dentro de um mesmo parágrafo.

A norma determina apenas o espaçamento entre títulos de seções e os parágrafos que os antecedem e sucedem — dois espaços de 1,5, entrelinhas. Como explicado anteriormente, o espaçamento antes e depois desta janela parágrafo é entre parágrafos, e não entre parágrafos e títulos. Portanto, ambos devem ser mantidos em zero. Veremos como formatar o espacejamento entre títulos mais adiante.

Para ficar de acordo com a ABNT, o espaçamento entre linhas deve ser configurado em 1,5. Basta selecionar 1,5 linhas na seção Espaçamento entre linhas. Deixe o campo Em vazio.

Clique no botão OK e seu parágrafo estará formatado.

“Lembrando que para tudo o que foi comentado nesse tópico seja ajustado corretamente, o texto deverá ter sido selecionado antes”.

Formatação dos elementos pré-textuais

Agora que as formatações gerais estão concluídas, vamos passar para a formatação do elementos pré-textuais.

Aqui, mais uma vez, a norma deixa boa parte das opções a cargo do autor. Porém, com o uso, boa parte delas acabaram se tornando padrão e são vistas com mais frequência nas monografias e demais trabalhos acadêmicos.

Como formatar a capa

A norma exige que as informações abaixo sejam transcritas na seguinte ordem:

  • nome da instituição (opcional);
  • nome do autor;
  • título;
  • subtítulo, se houver;
  • número de volumes (se houver mais de um, deve constar em cada capa a especificação do respectivo volume);
  • local (cidade) da instituição onde deve ser apresentado;
  • ano de depósito (da entrega);

Como ela não define a formatação específica dessas informações, podemos usar o que quisermos desde que estejamos de acordo com as regras gerais vistas anteriormente.

É usual o seguinte:

Geral – Alinhamento do texto centralizado; tipo e tamanho de Fonte iguais ao do restante do texto; sem recuo algum, nem mesmo para a primeira linha do parágrafo.

Nome da instituição – Escrever todo em maiúsculas, começando na primeira linha da página. Caso seja necessário escrever nome do departamento ou algo semelhante, escreva um por linha.

Nome do autor – Deixar entre dois e quatro espaços de 1,5 entrelinhas após a última linha do nome da instituição. Na linha seguinte, escrever o nome do autor. Caso haja mais de um autor, colocar um por linha.

Título – Deixar entre doze e quinze espaços de 1,5 entrelinhas após a última linha do nome do autor (a ideia é que o título fique verticalmente no centro da capa). Na linha seguinte, escrever o título do trabalho todo em maiúsculas. Caso haja subtítulo, deve ser escrito uma linha abaixo, porém apenas com a primeira letra em maiúscula.

Local e ano – Deixar entre doze e quinze espaços de 1,5 entrelinhas após a última linha do nome do título (novamente, a ideia é que o título fique verticalmente no centro da capa). Na linha seguinte, escrever a cidade onde o trabalho será apresentado. Na linha abaixo, escrever o ano. A linha que contém o ano deve ser a última da capa.

Número de volumes – Caso o trabalho tenha mais de um volume, a capa de cada um deles deve especificar o respectivo volume. Este deve ser escrito entre o título e o local, lembrando de deixar o primeiro verticalmente no centro da capa e o ano na última linha.

A figura abaixo mostra a aparência geral de uma capa usando os formatos acima.


Como inserir uma quebra de página

Farei uma PAUSA na sequência do post para explicar algo muito importante: quebra de página.

O que você faz quando um capítulo termina no meio da página e deseja começar o próximo capítulo na página seguinte? Aperta a tecla Enter até que o cursor chegue à primeira linha da próxima página, certo?

Errado!

A maneira correta de fazer isso é inserindo uma quebra de página.

Quebra de página nada mais é do que uma indicação para o editor de texto de que o conteúdo a ser escrito numa determinada página acabou. Tudo o que for escrito a partir daquele ponto deve aparecer numa nova página em branco.

Portanto, para separar todos os elementos de uma monografia, TCC, tese, dissertação ou qualquer outro trabalho acadêmico, use quebras de página. Essa regra vale para separar capa da folha de rosto, do sumário, da folha de aprovação e, inclusive, capítulos. A norma exige que títulos de seções — ou seja, de diferentes capítulos — apareçam na primeira linha da página.

Existe mais de uma forma de inserir quebras de página. Cada uma funciona melhor em uma situação. Apresentarei as alternativas à medida que forem sendo necessários.

Por ora, vamos inserir a quebra de página manualmente. Para isso, posicione o cursor após a última palavra de uma página — no nosso caso, o ano. Vá até a guia Inserir e no grupo Páginas clique no botão Quebra de Página.


Se você for um adepto das teclas de atalho (assim como eu), pressione CTRL+ENTER. O efeito é o mesmo e a velocidade de execução é muito maior.

Viva a Produtividade!

Como estávamos na última linha da página antes de inserir a quebra de página, talvez seja necessário apagar uma entrelinha que o Word cria automaticamente quando inserimos a quebra. Uma forma fácil de verificar isso é clicar no ícone Mostrar Tudo que se encontra na guia Início, grupo Parágrafo.


Como formatar a folha de rosto

Agora que inserimos nossa primeira quebra de página, ou seja, separamos a capa de todo o restante do texto, podemos fazer a folha de rosto.

A ABNT exige os elementos na ordem abaixo:

  • nome do autor;
  • título;
  • subtítulo, se houver;
  • número de volumes (se houver mais de um, deve constar em cada capa a especificação do respectivo volume);
  • natureza e objetivo;
  • nome do orientador e, se houver, do co-orientador;
  • local (cidade) da instituição onde deve ser apresentado;
  • ano de depósito (da entrega)

Para formatá-los siga as regras seguintes:

Geral – Alinhamento do texto centralizado; tipo e tamanho de fonte iguais ao do restante do texto; sem recuo algum, nem mesmo para a primeira linha do parágrafo.

Nome do autor – Deixar entre quatro e seis espaços de 1,5 entrelinhas da margem superior. Na linha seguinte, escrever o nome do autor. Caso haja mais de um autor, colocar um por linha.

Título – Deixar entre quatro e seis espaços de 1,5 entrelinhas após a última linha do nome do autor. Na linha seguinte, escrever o título do trabalho todo em maiúsculas. Caso haja subtítulo, deve ser escrito uma linha abaixo, porém apenas com a primeira letra em maiúscula.

Natureza e objetivo – Deixar dois espaços de 1,5 entrelinhas após a última linha do título. A norma exige que este elemento fique posicionado do meio da página para a direita. Para isso, vá novamente na janela de formatação de parágrafo (veja acima nas regras gerais). No campo Recuo – Esquerda digite 8,15 cm e clique em OK.


Na linha seguinte, escrever a natureza (tese, dissertação, trabalho de conclusão de curso e outros) e objetivo (aprovação em disciplina, grau pretendido e outros); nome da instituição a que é submetido; área de concentração.

Nome do orientador – Deixar entre dois e três espaços de 1,5 entrelinhas após a última linha do objetivo. Na linha seguinte, escrever o nome do orientador, caso exista.

Local e ano – Deixar entre quatro e seis espaços de 1,5 entrelinhas após a última linha do nome do orientador. Na linha seguinte, escrever a cidade onde o trabalho será apresentado. Na linha abaixo, escrever o ano. A linha que contém o ano deve ser a última da capa.

A figura abaixo mostra a aparência geral de uma folha de rosto usando os formatos acima.


Bom, acredito que com esse pequeno empurrão você já possa se virar daqui pra frente… ou será que não?

Espero ter ajudado.

Peço por favor, comentar esse POST, se serviu ou se falta algo… mas comentem, ok?

Abraços e até o próximo POST!

MAC

Maximizando o poder da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido


 

By Marco Aurélio Candido

 

Atenção: Apesar do foco dado ao Excel (nesse exemplo) esse POST poderá ser executado nas versões: 2007/2010/2013 nos principais aplicativos do Microsoft Office (realizando as adaptações necessárias, é claro!)

 

Desde a versão 2007, com o lançamento da interface gráfica denominada Fluent User Interface (que substituiu o velho padrão de menus e barras de ferramentas), alguns usuários ainda não exploram todo o poder de fogo dessa interface.

Nesse POST irei demonstrar como podemos “ganhar” tempo com o uso dessa interface simples porém bastante funcional:

 

  1. Personalizando a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

Esse item, geralmente se encontra na parte superior esquerda da tela, com três ou quatro comandos habilitados (a quantidade de comandos pré-habilitados poderá variar de acordo o aplicativo), conforme Figura 1:

 

Figura 1 – Visualização da Barra de Ferramentas de Acesso rápido, sem personalização

 

Porém, o que alguns desconhecem (desde a versão 2007) é que podemos personalizar com os comandos desejados. Em primeiro lugar, façamos a personalização simples:

  1. Clique na seta para baixo que se encontra no final dessa barra e habilite (preferencialmente) todos os comandos, conforme exibido na Figura 2:

 

Figura 2Barra de Ferramentas de Acesso Rápido sendo personalizada

 

  1. Após essa ação, perceba que essa barra está maior e que ocupa um espaço considerável na Barra de Título. Que tal trocar a posição dela?
  2. Para esse procedimento, clique na mesma seta para baixo que você utilizou na Passo 1 e clique na opção Mostrar Abaixo da Faixa de Opções:

 

Figura 3 – Posição sugerida após a personalização da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

Pronto! Essa é uma personalização simples que irá mudar o seu padrão de uso dos comandos de qualquer aplicativo do Microsoft Office…

Agora vamos para uma personalização mais pontual:

 

  1. Adicionando comandos “fantásticos” à sua Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

Os comandos que foram habilitados no assunto anterior, são comandos que são ajustados de acordo com cada aplicativo, porém, existem comandos que não são facilmente visíveis e é disso que vamos tratar agora. Como podemos adicionar comandos que parecem ter sumido do Office?

 

  1. Clique na seta que seta que se encontra no final da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e na sequência, clique na opção Mais Comandos (Figura 4):

 

Figura 4 – Acessando a opção Mais Comandos

 

  1. Será exibida a caixa de diálogo Opções do Excel. Observe que a lista de comandos na coluna direita está em um ordem não intuitiva. Vamos reordenar esses comandos? Clique no comando desejado e na sequência clique nas setas à direita da lista e escolha quais comandos deverão subir ou descer (de acordo o que você utiliza com mais frequência). Observe a Figura 5:

 

Figura 5 – Personalizando a ordem dos comandos exibidos na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

  1. Se servir como sugestão, irei reordenar essa lista, semelhante como era na versão 2003 do Office:

 

Figura 6 – Comandos reordenados na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

  1. Após essa personalização você também poderá acrescentar comandos de grande valia dentro dessa lista.

    Por exemplo: observando a coluna da esquerda, os comandos Colar Especial, Configurar Página, Congelar Painéis, Pincel de Formatação e Salvar como são sugestões muito bem vindas para essa personalização (no caso do Excel) entre outros.

    Para fazer isso, clique no comando desejado e clique no botão Adicionar (existente entre as duas colunas) ou clique 02 vezes sobre o comando desejado, conforme a Figura 7:

 

Figura 7 – Barra de Ferramentas de Acesso Rápido com outros comandos inseridos

 

 

  1. Essa é apenas uma sugestão de comandos simples. Quer outros comandos? Experimente clicar na caixa de combinação Escolher comandos em e mude para a opção Comandos Fora da Faixa de Opções. Serão exibidos nessa categoria, mais de 260
    comandos à sua disposição. Escolha quantos achar conveniente. Nesse exemplo, estou adicionando apenas 04 comandos que julgo de grande importância:

    AutoFiltro – O uso desse comando revoluciona como você trabalha com o AutoFiltro tradicional. Lembrando que esses comandos não são novos no Excel (existem a pelo menos 20 anos na ferramenta).

    Câmera – Esse recurso permite capturar parte de uma seleção da planilha e cola em outro local de sua escolha com o devido vínculo e transformada em figura.

    Selecionar células visíveis – Permite selecionar apenas as células visíveis após uma ação de agrupamento de dados e realizar a cópia e cola apenas das informações relevantes.

    Selecionar região atual – Substitui o famoso atalho CTRL+T.

    Para uma fixação desse assunto, observe a Figura 8:

 

Figura 8 – Adição de comandos existentes Fora da Faixa de Opções

 

  1. Após esses ajustes, clique no botão OK e observe como a sua Barra de Ferramentas de Acesso Rápido deve ter ficado (apenas sugestão na Figura 9):

 

Figura 9 – Adição de comandos “produtivos” na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

Bom pessoal, acredito que essas dicas são extremamente válidas para o dia a dia de qualquer pessoa que trabalhe com o Microsoft Office, a partir da versão 2007.

Até a próxima!

 

MAC

Dicas e Truques sobre o Excel 2013 (2010 e 2007 também)


 

By Marco Aurélio Candido

Atenção: Esse é um dos maiores POST’s que já fiz, então, para um melhor entendimento, leia, acompanhe e entenda todos os detalhes, desde o princípio para que sejam minimizadas as dúvidas!

LEIA COM CALMA E ATENÇÃO… Esse POST poderá revolucionar o que você pensa sobre planilhas e o modo de construção e apresentação das mesmas.

Esse POST poderá ser executado em qualquer versão do Excel porém será necessário realizar os ajustes necessário de comandos e ações.

 

Antes de iniciar gostaria de realizar um prólogo sobre o que virá a seguir: Fui Consultor da Mondial Tecnologia em Informática por 13 anos e passei por um longo processo de aprendizado com o MVP João Benito Savastano e acredito que nesse período tenho conseguido absorver 4% (daí pra menos) do que o Microsoft Excel pode fazer (logicamente com o apoio incondicional do Benito) e no ano passado mudei de emprego porém continuo realizando Palestras de Produtividade em diversas empresas.

 

Dias atrás estava eu ministrando uma Palestra em um grande empresa do ramo farmacêutico e fui questionado sobre como criar uma planilha “do zero”. Quais as principais dicas? O que usar? O que não usar? Existe certo e errado na criação de uma planilha?

Respondi a pergunta do participante com a criação de uma planilha passo a passo e acho importante compartilhar com vocês, todos os detalhes passados. Sendo assim, segue:

 

Em uma planilha evite 03
erros clássicos:

Erro 1 – Digitar e formatar
– Esse é um tipo de vício comum entre a maioria das pessoas. A formatação só vem no final ou seja, primeiro digite tudo o que deseja, realize fórmulas e só depois (no final) é que surge a formatação. Evite também, linhas/colunas em branco entre os dados pois isso prejudica muito quando necessitamos utilizar o recurso de AutoFiltro/Consolidar ou algo mais avançado como a Tabela Dinâmica.

 


Figura 1 – Exemplo de planilha sem formatação

 

Observe que na Figura 1 todas as informações foram inseridas sem a preocupação da formatação e acredite que tudo o que você vai ver daqui para a frente, se tornará um padrão pessoal para os seus trabalhos. Pelo menos é o que eu acho…

Erro 2 – Mescla de células – Existe um recurso muito antigo (presente inclusive no falecido Lotus 123) denominado Mesclar e Centralizar. Apesar do aspecto gentil que esse item traduz para a planilha, na maioria dos casos ele é improdutivo. Por exemplo, se você tentar mover uma coluna onde exista uma linha mesclada, o Excel informará o seguinte:

 


Figura 2 – Exemplo de ação proibida com o recurso Mesclar e Centralizar

 

Por esse motivo, farei uso do recurso Centralizar seleção que é interpretado como o substituto do Mesclar e Centralizar (explicarei a seguir).

 

Erro 3 – Dividir um número por 1000
– Talvez esse seja um dos recursos mais aplicados no dia a dia para quem trabalha com números grandes. Ao dividir um número por 1000 para se obter um resultado um pouco mais atrativo, perdemos a precisão real do número e dependendo do tamanho do valor temos a perca da precisão das dezenas e talvez centenas. Por esse motivo, irei demonstrar como dividir um número por 1000 sem realizar a tal divisão literal.

 

Passados esses 03 erros comuns irei demonstrar em alguns passos como atingir um nível de planilha profissional nesse mesmo exemplo.

Então, mãos à obra:

Após a digitação da sua planilha vamos começar pela centralização do título:

Item 1 – Centralizar a seleção do texto sem uso do Mesclar e Centralizar

 

  1. Selecione o intervalo desejado. Nesse exemplo, irei selecionar toda a linha de Título (que é representado na Figura 3 pelo intervalo de A1: H1.

 


Figura 3 – Selecionando a linha de cabeçalho para Centralizar a seleção

 

  1. Após a seleção, irei passar 02 sugestões:
    1. Via atalho do teclado: Pressione a combinação de teclas CTRL+1 (teclado alfanumérico). Esse atalho abre a caixa de diálogo Formatar de Células.
    2. Via mouse: Sobre a seleção pressione o botão da direita do mouse e escolha a opção Formatar células.

 

  1. Será aberta a caixa de diálogo Formatar Células. Clique na guia Alinhamento e na seção Horizontal, clique na seta para baixo e escolha a opção Centralizar seleção. Logo após, clique no botão OK.

 


Figura 4 – Formatando o intervalo de células com o substituto do Mesclar e Centralizar

 

  1. Observe que a planilha ficou com o aspecto semelhante ao da mesclagem. Agora faça um teste: Clique em qualquer célula desse intervalo e perceba que as células são livres para você digitar o que quiser. Esse recurso não prejudica o Filtro e muito menos a classificação dos dados (ou qualquer outro recurso avançado). Portanto, a partir de agora, esqueça o recurso Mesclar e Centralizar em suas planilhas e sempre que necessário utilize o recurso Centralizar seleção. Apenas como fechamento do assunto, experimente inserir um texto na célula F1 (aproveitando o exemplo da Figura 5) e aplique bordas. O efeito é fantástico.

 


Figura 5 – Exemplo da aplicação do recurso Centralizar seleção

 

Item 2 – Dividir os números por 1000 sem realizar fórmula

 

  1. Pode ser que esse seja um dos exemplos mais interessantes que você vai ver (ou já viu). Selecione todos os números e pressione a combinação de teclas de atalho CTRL +1 (Formatar células). Será exibida a caixa de diálogo Formatar Células (conforme Figura 6).

 


Figura 6 – Formatando números e aplicando uma divisão por mil ao mesmo tempo

 

  1. Clique na guia Número e na sequência na Categoria Personalizado. O símbolo # (cerquilha) representa o formato de número dentro do Excel. Quando criamos a formatação personalizada #.##0,00 na caixa Tipo, isso representa que será exibido o número com o formato de milhar e com 02 casas decimais. Para exibir o formato dividido por 1000 acrescente um ponto final (.) ao término da formatação, conforme exibido na Figura 7:

 


Figura 7 – Formato que divide o número por 1000 (efeito ilusão de ótica)

 

Apenas como complemento dessa formatação, caso deseje formatar o número dividindo-o por 1.000.000 (um milhão), acrescente mais um ponto final ao término da formatação exibida na Figura 7.

 


Figura 8 – Exemplo de número “dividido” por 1000 na Formatação de Células

 

Pronto! Já fizemos 02 passos importantes na planilha que na maioria dos casos, leva-se mais tempo para se fazer de outro modo e que inclusive não é tão produtivo. O que será que está faltando? Onde está a soma da Linha 9 e da Coluna H? Vamos fazer juntos? Siga esses passos:

 

  1. Selecione todos os valores desejados e adicione nessa seleção uma linha e uma coluna para que o resultado seja imediato, sem a necessidade de arrastar a fórmula ou pressionar CTRL + C para se copiar a fórmula. Seguindo essa planilha de exemplo, farei o seguinte:
    1. Clique na primeira célula que contém um valor e pressione a combinação de teclas de atalho CTRL + SHIFT + Seta para baixo. O resultado se encontra na Figura 9:

 


Figura 9 – Pressionamento das teclas de atalho CTRL + SHIFT + seta para baixo

 

  1. Continuando a seleção, pressione a combinação de teclas de atalho CTRL + SHIFT + Seta para à direita. O resultado se encontra na Figura 10:

 


Figura 10 – Pressionamento das teclas de atalho CTRL + SHIFT + seta para à direita

 

  1. Agora necessitamos selecionar o espaço onde o Excel deverá inserir a fórmula de SOMA. Para isso, pressione a combinação de teclas de atalho SHIFT + Seta para à direita e SHIFT + Seta para baixo. O resultado se encontra na Figura 11:

 


Figura 11 – Uso da combinação de teclas de atalho SHIFT + Setas para baixo e para à direita

 

Experimente realizar essas seleções no modo slow motion conforme explicado acima e tente pressionar as duas setas de direção ao mesmo tempo. Isso lhe dará maior agilidade na hora da seleção. Ex.: CTRL + SHIFT + Setas para baixo e para à direita ao mesmo tempo.

 

  1. Agora que temos todos os intervalos desejados selecionados pressione a combinação de teclas de atalho ALT + = (mantenha pressionado a tecla ALT e dê um leve toque na tecla com o símbolo de igual). Essa combinação é responsável pela execução do AutoSoma dentro dos intervalos selecionados, conforme Figura 12:

Perceba que tudo o que sendo mostrado aqui, poderá ser realizado por você em uma escala muito maior e conseguir assim a execução mais rápida de tarefas frequentes e o uso de teclas de atalho no seu dia a dia em detrimento do mouse.


Figura 12 – Uso da combinação de teclas de atalho ALT + = para se realizar a AutoSoma

 

Bom, como um detalhe apenas, está faltando o título Total na célula H2 e na célula A9. Para algumas pessoas, bastaria clicar isoladamente nessas células, inserir a palavra e pressionar a tecla ENTER ou copiar uma célula pronta para outra.

Agora, você já pensou que seria possível em uma única digitação preencher diversas células com o mesmo conteúdo? Veja a seguir como isso funciona…

 

Item 3 – Preenchendo células aleatórias com o mesmo conteúdo

 

Perdemos alguns segundos copiando células para outras partes da planilha e na maioria dos casos, perdemos a formatação ou simplesmente temos que “retirar os formatos” aplicados por algum arraste de mouse ou cópia indesejada.

Para que você não tenha nenhum dos problemas relatados no parágrafo anterior e copie apenas o conteúdo da célula, realize o seguinte procedimento:

  1. Selecione as células onde deseja colocar a mesma informação. Nesse exemplo, clicarei na célula A9, mantenho a tecla CTRL pressionada e clico na célula H2. O resultado é o mesmo da Figura 13:

 


Figura 13 – Selecionando células aleatórias com o uso da tecla CTRL

 

  1. Após a seleção, “apenas” digite a palavra Total porém não
    pressione ENTER pois esse procedimento leva a seleção de uma célula para a outra. O procedimento correto é:

    Após a digitação da palavra Total, pressione a combinação de teclas de atalho CTRL + ENTER. Essa combinação de teclas copia apenas o conteúdo da célula ativa para as demais células selecionadas. É um recurso maravilhoso! Veja o resultado na Figura 14:

 


Figura 14 – Preenchendo células aleatórios com o uso do CTRL + ENTER

 

Agora vamos a formatação geral da planilha:

 

Item 4 – Como formatar uma planilha em menos de 20 segundos

 

Às vezes, percebo que algumas pessoas, perdem mais tempo “perfumando” a planilha do que realizando ações importantes, como fórmulas e gráficos.

Desse modo, irei utilizar um recurso pioneiro do Microsoft Excel 2007, denominado Estilos de Célula para promover esse tópico.

Como toda boa estória, imagine que a sua planilha possui início, meio e fim. Por esse motivo, irei “fatiá-la” em 03 partes: Título principal, subtítulo e corpo. Como não temos exatamente esses nomes no recurso que irei demonstrar, vamos adaptar cada parte a um item associado como Título1, Título 2 e Título 3.

  1. Selecione somente o título principal da sua planilha, conforme exibido na Figura 15:

 


Figura 15 – Seleção do título da planilha

 

  1. A partir da guia Página Inicial, grupo Estilo, clique no botão Estilos de Célula. Serão exibidos diversos estilos. Clique no Título 1, conforme Figura 16:

 


Figura 16 – Formatando o título principal da planilha com o estilo Título 1

 

Observe que o Título principal da sua planilha já está com o formato aplicado e bem diferente do normal.

  1. Agora selecione os subtítulos da planilha (que nesse exemplo, é o intervalo de A2: H2). Na sequência, realize os mesmos procedimentos do passo anterior porém escolhendo o Título 2 (conforme Figura 17):

 


Figura 17 – Formatando o subtítulo com o Estilo Título 2

 

  1. Para finalizar, selecione todo o restante da planilha e aplique o Título 3. Você poderá combinar estilos ou criar seus próprios estilos a partir da opção Novo Estilo de Célula (presente no mesmo botão Estilos de Célula). Segue na Figura 18, exemplo da planilha formatada:

 


Figura 18 – Planilha formatada com o recurso Estilos de Célula

A partir desse momento, perceba que o visual da planilha inicial e nesse momento já destoa completamente e que não perdemos tempo para realizar esses passos. Na maioria dos casos, estamos realizando a combinação de dicas antigas com recursos novos do Excel para atingir os melhores níveis de produtividade na criação de uma planilha.

A partir desse momento irei dar um toque profissional aos números dessa planilha:

 

Item 5 – Como utilizar a Formatação Condicional a seu favor

 

Se você observar como os números estão dispostos nessa planilha, ficaria fácil analisar se eles estivessem destacados por cores quanto a sua grandeza ou por barras controladas pelo menor ou maior valor. No caso dos valores inseridos entre os meses, irei sugerir que seja utilizado o formato de Barras de Dados que favorece a visualização do menor e do maior valor. Siga esses passos:

  1. Selecione somente os números (sem totais). Nesse exemplo, o intervalo é compreendido de B3 até G8, conforme Figura 19:

 


Figura 19 – Seleção dos números para aplicação da Formatação Condicional

 

  1. A partir da guia Página Inicial, grupo Estilo, clique no botão Formatação Condicional e escolha qualquer opção entre a seção Preenchimento Gradual e Preenchimento Sólido. Nesse exemplo, estou utilizando a primeira opção denominada Barra de Dados Azul (apenas como sugestão), conforme Figura 20:

 


Figura 20 – Aplicando o formato condicional Barras de Dados aos números

 

Após aplicado esse formato, os números ficam muito mais visíveis:

 


Figura 21 – Planilha com a Formatação Condicional Barras de Dados Azul aplicada

 

  1. Agora iremos dar ênfase aos números da coluna H, denominada Total. Quais são os produtos que mais venderam? Quais os melhores números? Façamos assim: Selecione apenas os totais de H2 até H8. Em uma ação que você esteja realizando em sua planilha, não misture informações diferentes para utilizar a Formatação Condicional. Perceba que em primeiro lugar, fiz a aplicação nos números “inseridos” ao longo dos meses. Agora estou tratando apenas os totais da coluna e logo mais os totais da linha. Após a seleção, clique na guia Página Inicial, grupo Estilo e clique no botão Formatação Condicional. Escolha a opção Escalas de Cor e para uma aplicação semelhante à Figura 22, utilize o primeiro item denominado Escala de Cores Verde – Amarela – Vermelha.

 


Figura 22 – Exemplo de aplicação da Formatação Condicional Escalas de Cor

 

Explicação sobre esse formato: os maiores valores irão ficar na cor Verde, o mediano na cor amarela e o mais baixo na cor vermelha. Os valores que ficarem entre essas três cores, serão automaticamente formatados com cores graduais, conforme Figura 23:

Gostaria de salientar que esse procedimento é altamente confiável visto que o próprio Excel gerencia o que será aplicado como métrica para esse tipo de solução.

 


Figura 23 – Exemplo da Formatação Condicional Escalas de Cor

 

Quer saber mais detalhes sobre a Formatação Condicional Escalas de Cor (ou qualquer outra)? Siga esses passos:

 

Item 6 – Entendendo um pouco melhor sobre a métrica da Formatação Condicional

 

  1. Selecione a Formatação Condicional desejada (apenas um tipo por vez, ok?) e clique na guia Página Inicial, grupo Estilo e na sequência no botão Formatação Condicional. Será exibida uma lista com diversas opções. Clique no item Gerenciar Regras, conforme Figura 24.

 


Figura 24 – Acessando o item Gerenciar Regras da Formatação Condicional

 

  1. Será exibida a Figura 25. Observe que a opção Seleção Atual já vem escolhida e o tipo de regra também. Basta clicar no botão Editar Regra para entender um pouco melhor a métrica utilizada no formato.

 


Figura 25 – Caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional

 

  1. Observe que será exibida a caixa de diálogo Editar Regra de Formatação (Figura 26) e a primeira opção já vem definida. Olhando mais para o meio da caixa de diálogo, observamos que existem 03 níveis de graduação: Mínimo, Ponto Médio e Máximo e todas já estão no nível correto de “fórmula” aplicada. O menor valor já está com a função Mínimo, o Ponto Médio com o percentil aplicado e a função Máximo no maior valor encontrado na seleção.

 


Figura 26 – Entendendo melhor a regra aplicada na Formatação Condicional

 

Por esse motivo, evite o ajuste manual “por conta própria” se você não tiver certeza do que está fazendo, já que o Excel traz o recurso bem ajustado.

Feche todas as caixas de diálogo abertas e vamos para a última formatação condicional.

 

  1. Repita o mesmo procedimento anterior porém agora com a seleção do intervalo de B9 até G9 e faça uso da Formatação Condicional Conjuntos de Ícones. Utilize a segunda opção da seção Direcional conforme exibido na Figura 27:

 


Figura 27 – Aplicando a Formatação Condicional Conjuntos de Ícones

 

Comentário importante: Esse tipo de formatação carece de ajustes pois ele está pautado sobre a regra que para o ícone na cor verde, o valor selecionado tem que ser maior ou igual a 67
por cento. Quando estiver entre 67 e 33 por cento a cor será amarela. Caso contrário, será vermelho.

Nem sempre os valores que você possui, clamam por essa métrica. Sendo assim, se existe um tipo de formatação condicional que merece uma atenção especial, essa opção chama-se Conjuntos de Ícones (Figura 28):

 


Figura 28 – Regra Condicional Conjuntos de Ícones

 

A partir desse instante a planilha já está com a aparência bem diferente (Figura 29):

 


Figura 29 – Planilha com a aplicação de 03 tipos de Formatação Condicional aplicadas

 

Agora vamos aos gráficos e minigráficos:

 

Item 7 – Conhecendo um pouco sobre a aplicação de Minigráficos

 

Mostrar tendências em seus dados de planilha pode ser útil, especialmente quando você está compartilhando dados com outras pessoas. Use minigráficos, (gráficos minúsculos que ficam incorporados dentro de células da planilha), para representar visualmente e mostrar uma tendência em seus dados. Minigráficos podem chamar a atenção para valores como aumentos ou diminuições sazonais ou ciclos econômicos e destacar os valores máximo e mínimo em uma cor diferente.

Nesse exemplo, irei utilizar o espaço disponível à direita da planilha para inserir o minigráfico. Para que o efeito visual seja mais agradável, deixe a coluna que deseja inserir o minigráfico um pouco mais larga que o normal.

 

  1. Selecione o intervalo de I3 até I8, conforme Figura 30:

 

Figura 30 – Seleção para inserção do minigráfico

 

  1. Na sequência, clique na guia Inserir, grupo Minigráficos, botão Linha. Será exibida a caixa de diálogo Criar Minigráficos (Figura 31):

 

Figura 31 – Caixa de diálogo Criar Minigráficos

 

  1. Na caixa Intervalo de dados, selecione somente números. Nesse exemplo usarei o intervalo de B3 até G8 (Figura 32):

 

Figura 32 – Seleção dos números para inserção do Minigráfico

 

  1. Observe que a caixa Intervalo de Locais já vem preenchida pois fizemos a seleção prévia das células a qual os minigráficos serão inseridos. Para finalizar, clique no botão OK.

 

Figura 33 – Inserção do minigráfico no intervalo selecionado

 

Será exibido um minigráfico para cada célula selecionada, informando a tendência de cada conjunto de números selecionados previamente. Observe também que uma nova guia denominada Design será exibida (desde que o cursor esteja dentro do minigráfico). Essa guia possui alguns recursos interessantes. Vamos aos principais:

 

  1. Deixe o cursor em qualquer célula do minigráfico e na guia Design, grupo Mostrar, habilite as opções Ponto Alto e Ponto Baixo, conforme Figura 34:

 

Figura 34 – Exibição dos itens Ponto Alto e Ponto Baixo habilitados

 

Para melhorar ainda mais a aparência, que tal mudar as cores do ponto alto e baixo? Proceda da seguinte maneira:

  1. Deixe uma das células do gráfico selecionada (ou se preferir, selecione todas) e a partir da guia Design clique no botão Cor do Marcador e vá até a opção Ponto Alto, escolha a cor desejada e proceda da mesma maneira com o Ponto Baixo (Figura 35):

 

Figura 35 – Alterando a cor do Marcador do Minigráfico

 

Após essa ação, perceba que o maior/menor valor possuem cores distintas. Outra ação de formatação importante a ser tomada é destacar cada célula com um ponto no minigráfico. Faça assim:

  1. A partir da guia Design, localize o grupo Mostrar e habilite a opção Marcadores, conforme Figura 37:

 

Figura 36 – Habilitando Marcadores para um melhor destaque dos valores no minigráfico

 

E para finalizar, caso queira trocar o minigráfico de linhas por um de colunas, faça o seguinte:

  1. Deixe alguma célula do minigráfico selecionada, clique na guia Design, localize o grupo Tipo e clique no botão Coluna, conforme Figura 37:

 

Figura 37 – Trocando o tipo de minigráfico

 

Pronto! Agora que você conheceu um pouco mais sobre minigráfico, que tal utilizar mais esse recurso dentro das suas planilhas? Com certeza é um grande atrativo.

 

Último procedimento: Como posso inserir Gráficos dentro da minha planilha para demonstrar apenas aquilo que desejo?

 

Item 8 – Criando gráficos profissionais em menos de 1 segundo

 

Como existem diversas informações para serem exibidas no gráfico, irei dividir da seguinte forma:

  • A criação de um gráfico de colunas para exibir os 03 principais produtos da minha lista.
  • A criação de um gráfico de pizza para exibir os percentuais representativos da coluna de totais.

Então, vamos lá:

  1. Selecione a linha de cabeçalho e a coluna de cabeçalho juntamente com os valores desejados. Nesse exemplo, irei selecionar o intervalo de dados das células de A2 até G5 (como disse, irei selecionar apenas os melhores itens).

 

  1. Após essa seleção, pressione a combinação de teclas de atalho ALT + F1. Essa combinação insere um gráfico de colunas padrão em menos de 1 segundo na planilha ativa. Como estou utilizando o Microsoft Excel 2013, o gráfico é exibido em um layout padrão onde o Título é mostrado automaticamente na parte superior e a legenda é exibida abaixo do gráfico, conforme Figura 38:

 

Figura 38 – Criando gráficos rápidos com a combinação de teclas de atalho ALT + F1

 

Se eu estivesse usando a versão 2010 ou 2007, teria que escolher o Layout 3, disponível na guia Design, grupo Layout de Gráfico.

Também observe que na própria guia Design do Excel 2013, existem estilos bem interessantes de formatação. Fique à vontade para formatar o seu gráfico.

Vou acrescentar apenas um toque bem produtivo ao gráfico de colunas: Desejo vincular o título da célula A1 ao título do gráfico para que toda e qualquer alteração na célula o gráfico seja modificado também. Para isso, faça o seguinte:

  1. Clique no título do gráfico apenas 1 vez (só para selecionar), conforme Figura 39:

 

Figura 39 – Selecionando o Título do Gráfico

 

  1. Clique na Barra de fórmulas e digite o sinal de igual (=), conforme Figura 40:

 

Figura 40 – Criando o vínculo entre a célula e o Título do gráfico

 

  1. Agora clique na célula desejada (nesse meu exemplo, será a célula A1) e na sequência pressione ENTER. Pronto, você acabou de criar um vínculo entre a célula e o Título do Gráfico (Figura 41):

 

Figura 41 – Exibição da fórmula de vínculo entre a célula e o título do gráfico

 

Está quase acabando… Veja o último assunto:

 

Item 9 – Como criar um gráfico M&M’s (ou disco voador)

 

Sempre que estou realizando algum tipo de Consultoria, as pessoas sempre pedem a criação de um gráfico de pizza. Por que será? Não sei se a paixão cultural por Pizza (sentido literal) acaba influenciando as pessoas… rs

Bom, o gráfico de pizza acaba que “deformando” a informação que ali está contida e na dúvida do resultado exibido, faça um gráfico de colunas ou linhas que são os melhores para a exibição dos dados “de verdade”, sem maquiagem.

De qualquer forma, vamos aos passos:

  1. No exemplo que vocês estão acompanhando desde o início, irei selecionar a colunas de produtos e a coluna de totais. Sendo assim, selecione o intervalo de A2 até A8 e após essa seleção mantenha a tecla CTRL pressionada e selecione o intervalo de H2 até H8. Para realizar o procedimento padrão, clique na guia Inserir, localize o grupo Gráficos e clique no botão Inserir Gráfico de Pizza ou de Rosca. Serão exibidas diversas opções. Escolha a opção Pizza 3D, conforme Figura 42:

 

Figura 42 – Exibição do Gráfico de Pizza 3D

 

Ajuste esse gráfico ao lado do outro e vamos à formatação:

  1. Clique na guia Design, localize o grupo Layout de Gráfico e clique no botão Layout Rápido, conforme Figura 43:

 

Figura 43 – Escolhendo o Layout 1 para inserir os rótulos e percentuais dentro das fatias

 

Observe que os itens se ajustam automaticamente dentro das fatias. Porém vamos fazer um ajuste interessante:

  1. Clique com o botão da direita sobre o rótulo dos gráficos e acione a opção Formatar Rótulos de Dados, conforme Figura 44:

Figura 44 – Formatando o rótulo do gráfico

 

  1. Na versão 2013 do Excel, será exibido um painel lateral à direita com as opções de formatação do Rótulo. Nas versões 2007 e 2010 será exibido uma caixa de diálogo pop-up, porém, todas com as opções muito semelhantes. Na seção Posição do Rótulo, escolha a opção Extremidade Interna e observe que todos os rótulos foram ajustados, conforme Figura 45 e o gráfico foi redimensionado automaticamente:

 

Figura 45 – Ajustando o rótulo na extremidade interna das fatias

 

  1. Clique uma vez no meio da pizza. Observe que a barra lateral foi ajustada para Formatar Séries de Dados, conforme Figura 46:

 

Figura 46 – Rotacionando a pizza para uma melhor exibição e “explodindo” as fatias

 

  1. Na seção OPÇÕES DE SÉRIE, clique no item Ângulo da primeira fatia e escolha quantos graus deseja rotacionar sua pizza. Nesse exemplo usarei o valor 81 graus e para a Explosão usarei 12%, conforme exibido na Figura 47:

 

Figura 47 – Configurando as Opções de Série do Gráfico para uma melhor exibição

 

  1. Após essa ação, clique no item Efeitos e na seção FORMATO 3D, localize os itens Largura/Altura do Bisel superior e inferior e digite os valores 1500 para todos os itens, conforme exibido na Figura 48:

 

Figura 48 – Alterando o gráfico para o formato M&M’s

 

Após essas alterações, observe que o seu gráfico deve ter a aparência semelhante ao gráfico na Figura 49:

 

Figura 49 – Gráfico M&M’s

 

O que você acha? Interessante esse modelo, não?

Agora vamos adicionar um efeito especial ao gráfico:

  1. A partir do mesmo painel, clique no botão Material e escolha um dos itens disponíveis. Nesse exemplo, estou aplicando o item Borda Suave da seção Efeito Especial. Confira a opção na Figura 50:

 

Figura 50 – Adicionando um Efeito Especial as fatias

 

Observe que o gráfico ficou com um leve brilho em todos os cantos e ficou com um visual extremamente charmoso… rs

Agora o golpe final: Adicionar uma sombra que irá deixar qualquer um de queixo caído:

  1. Observe que no mesmo painel que ajustamos o passo 8, existem outras opções na parte superior da tela (Figura 51):

 


Figura 51 – Alteração do Desfoque para 5 pt

 

  1. Uma delas é a seção SOMBRA. Localize o item Desfoque dentro dessa seção e altere o seu valor para 5 pt (apenas uma sugestão, pode ser qualquer valor). Após essa alteração observe novamente o visual do seu gráfico (semelhante à Figura 52):

 

Figura 52 – Visual do gráfico após a alteração do item Desfoque

 

Comentário: Observe que nós alteramos “apenas” o item Desfoque. Porém o Excel ajusta automaticamente todos os outros componentes da seção para um melhor ajuste.

 

Figura 53 – Visualização final da planilha após todos os ajustes

 

Observe a Figura 53 e perceba que todos os passos que foram explicados nesse POST realmente valorizam a entrega de um trabalho eficiente, visual e informativo.

Poderíamos acrescentar diversas outras funcionalidades nesse trabalho, mas veja só: com poucas ações “básicas” já temos uma planilha interessante para se trabalhar. Imagine se utilizarmos outros recursos fantásticos do Excel no nosso dia a dia…

Esse POST representa 40 minutos de Palestra de Produtividade em Excel a qual realizo nas mais diversas empresas no Brasil. Essa é a minha contribuição a você, usuário do Excel, para que tenha cada vez mais sucesso no seu dia com o uso do Microsoft Excel.

Bom pessoal, vou ficando por aqui e até a próxima!!!

J

MAC

Copiando parte de uma planilha do Excel para uma apresentação do PowerPoint


 

Olá pessoal!

De volta depois de um longo período ausente… correria das Palestras e Treinamentos que ministro.

Mas ultimamente estava envolvido no Projeto do Lançamento das Dicas do Office 2013 para a Microsoft. Isso me consumiu muito tempo. Porém, o projeto foi finalizado com sucesso e em breve direi qual o endereço do Blog de Dicas que ajudei a criar para a Microsoft.

Em tempo: esse POST é em solicitação a uma funcionária de uma empresa da região de Jundiaí que solicitou como transportar parte de uma planilha para o PowerPoint mantendo o vínculo com os dados da planilha.

Então, lá vai:

Inserção de fragmentos do Excel no PowerPoint

Ao se copiar partes de uma planilha e realizar a colagem no PowerPoint existe uma limitação da ferramenta quanto ao número de colunas:

Versão 2003 – 15 colunas

Versão 2010 – 20 colunas

Para realizar esse procedimento em ambas as versões existem 02 procedimentos distintos.

Procedimento 1 – Versão 2003 e 2010

Selecione a área desejada e clique com o botão da direita do mouse e escolha Copiar (CTRL+C).


 

Deixe o aplicativo aberto e vá para o PowerPoint.

Em um slide em branco, clique com o botão da direita do mouse e escolha a opção Colar (CTRL+V).

 

Assim que a colagem é realizada a planilha é inserida no PowerPoint no modo Tabela (perdendo qualquer tipo de vínculo com o Excel, inclusive formatação).

Porém, assim que esse procedimento for realizado, observe que existe um ícone no canto inferior direito da Tabela. Esse ícone chama-se Opções de colagem (ele desaparece se nada for feito em 60 segundos ou se for realizada outra ação após a inserção).

Clique nesse ícone e escolha a opção Tabela do Excel (toda a pasta de trabalho).

 

 

A partir desse instante, a Tabela se transforma em planilha e passa a fazer parte do PowerPoint, ou seja, não é mais necessário manter o Excel aberto para conexão dos dados.

 


 

A formatação é reestabelecida e tudo volta ao normal.

Na imagem capturada temos 16 colunas e o limite de inserção do Excel 2003 são de 15. Se não for feito nenhum tipo de edição nesse objeto, o número de colunas se mantém. A partir do momento que for realizado um duplo-clique no objeto, o Excel será aberto e quando o voltar ao PowerPoint será atualizado e mostrará “apenas” 15 colunas.

Observe a figura a seguir:


 

A diferença na versão 2010 é que ao se colar a planilha no slide o ícone será exibido com outras opções:

 

Escolha a opção do meio (Inserir) que realiza a mesma operação da versão 2003, porém com um limite maior: 20 colunas.

A mesma restrição do 2003 se aplica ao 2010: se for necessário clicar 02 vezes sobre o objeto para realizar alguma edição, o número de colunas a ser exibido será 20.

Observe a imagem sendo editada:


 

 

Agora observe a imagem após a edição:


 

 

Procedimento 2 – Versão 2003 e 2010

 

O modo correto para se compartilhar informações entre aplicativos ainda é a inserção através da guia Inserir/Objeto.

Clique na opção Criar do arquivo e no botão Procurar escolha o arquivo a ser inserido na apresentação.

 


Clique no botão OK.

Observe que a Planilha já é inserida no modo Excel e pronta para a exibição. Caso necessite editá-la, clique 02 vezes na planilha.

 


Até a próxima!

 

MAC

 


 

Guias de Referência: Office 2003 x Office 2007 x Office 2010


Olá pessoal!

Estou um tanto quanto ausente pela carga de trabalho que estou tendo por esses dias… mas em breve quero retornar ao ritmo padrão e lançar mais dicas de Produtividade!

Em tempo: estou disponibilizando o link (que também já está disponível na Microsoft)

Dificuldades em “se descobrir” no Office 2010? Então acesse os guias disponíveis em Português.

Office 2010

Como inserir filmes e sons em uma apresentação do PowerPoint?


Esse artigo destina-se a inclusão de recursos multimídia na versão 2010 do Microsoft PowerPoint.

 

Olá pessoas queridas e usuários do Microsoft PowerPoint. Nesse POST irei abordar diversas particularidades sobre como inserir mídia nas suas apresentações.

O que antes parecia complexo, agora está mais fácil e muito mais otimizado, graças aos recursos inovadores da versão 2010.

Lista de assuntos abordados:

Como inserir músicas?

Como inserir músicas e fazer com que elas toquem até o final da apresentação?

Como Inserir filmes?

Quando eu enviar a apresentação por e-mail, os vídeos, sons e recursos de mídia em geral, seguirão com a apresentação? Funcionará no micro da pessoa receptora?

Esses e outros assuntos abordarei aqui e agora…

A partir do slide desejado, clique na guia Inserir. Observe que o último grupo chama-se Mídia e existem dois botões que utilizaremos a seguir.


Vamos começar a partir do botão Áudio. Clique nesse botão e observe que existem 03 opções. Nesse exemplo, utilizarei o item Áudio do Arquivo.


Será exibida a caixa de Diálogo Inserir Áudio. Localize a pasta que contém os arquivos de música, selecione e clique no botão Inserir:


Duas coisas a serem observadas:

O item de som é inserido no meio do slide com o desenho de um alto-falante e uma barra de progresso. Você pode arrastar para onde desejar.

Surgem duas novas guias: Formatar e Reprodução (elas aparecem somente quando o objeto de mídia é selecionado). Para realizar todos os procedimentos abaixo, deixe o ícone do som selecionado.


Clique na guia Reprodução e observe os grupos Indicadores e Edição são novos versão 2010.


Em primeiro lugar, no grupo Opções de Áudio, habilite a opção Ocultar Durante a Apresentação (esse ícone não deve ser exibido quando a apresentação estiver sendo mostrada). Quando aos demais ajustes desse grupo, fica a seu critério.


Se desejar que essa música continue durante toda a apresentação, clique na seta para baixo do item Iniciar e escolha a opção Executar entre slides. Dessa forma, ao passar para o próximo Slide a música continuará a tocar (essa ação já era possível de ser realizada nas versões anteriores, porém de outra forma).


Ah, mais um detalhe: a música só tocará quando todas as animações do slide rodarem. Para alterar essa ordem (ou para que o Slide já comece com a música tocando) clique na guia Animações e no grupo Animação Avançada, clique no botão Painel de Animação:


Será exibido um painel à direita da tela contendo todas as animações do slide. Clique na música e arraste para a primeira posição. Dessa forma, a música tocará assim que a apresentação for executada.


Bom, feita essa alteração, clique novamente no ícone do som e clique na guia Reprodução. Observe o grupo Edição:


O PowerPoint 2010 contempla recursos profissionais de edição de música:

  • Podemos recortar um pedaço da música.
  • Colocar recursos de diminuir ou aumentar o volume da música no início e no final da mesma.

Vamos começar com a diminuir o tamanho da execução da música. Clique no botão Cortar Áudio:


Arraste os ponteiros para a posição desejada (Verde
– recorta o início e o Vermelho
– recorta o final). Para escutar como ficou, clique no botão Play. Também é possível digitar os segundos nas caixas Hora de Início e Hora de Término. Ao finalizar a edição, clique no botão OK. Dessa forma você pode fazer uma montagem com outros áudios ou tocar somente determinada parte da música.

Outro recurso novo se encontra no grupo Indicadores. É possível inserir um Indicador (ou vários Indicadores, depende do que pretende fazer) para marcar pontos de interesse em um clipe de vídeo ou de áudio. Use indicadores em clipes de vídeo como meio de disparar animações ou para ir até um ponto específico do vídeo.

Os indicadores são úteis para ajudar a localizar rapidamente pontos específicos em um vídeo (ou clipe de áudio) durante uma apresentação.

Para inserir um Indicador:

Clique no ícone do som e a partir da guia Reprodução localize o grupo Indicadores. Observe que o botão Adicionar Indicador encontra-se ativo, porém antes de clicá-lo, posicione a barra de reprodução para a posição que deseja adicionar o marcador, conforme exemplo abaixo:


Na dúvida, clique no Play para descobrir a melhor parte da música para inserir o Indicador.


Observe que ao clicar no botão Inserir Indicador será exibido um círculo amarelo na posição desejada e o botão Remover Indicador ficará ativo, caso deseje remover a marca.

Você poderá inserir quantos Indicadores desejar no seu clipe de mídia.

 

Como inserir Filmes na minha apresentação?

 

Apesar dos procedimentos serem parecidos, farei um step-by-step a seguir:

A partir do slide desejado, clique na guia Inserir. Localize o grupo Mídia e clique no botão na seta para baixo do botão Vídeo. Na sequência, clique no botão Vídeo do Arquivo. Caso tenha clicado diretamente no botão Vídeo a caixa de diálogo Inserir Vídeo será aberta automaticamente:


Selecione o vídeo desejado e clique no botão Inserir:


O vídeo será inserido no slide ativo. Observe que as guias Formatar e Reprodução serão exibidos automaticamente e somente quando o vídeo for selecionado.


Temos alguns recursos profissionais de edição de vídeo inseridos nessa versão do PowerPoint:

  • Ajustes de Correção
  • Ajustes de Cores
  • Molduras
  • Cortes de vídeo
  • Esmaecimento
  • Indicadores

Vamos começar do mais simples: A partir da guia Formatar, clique no botão Correções e ajuste o Brilho ou o Contraste do vídeo.


Caso queira que o vídeo seja exibido em Preto e Branco, Sépia ou como Desbotado, clique no botão Cor e fique a vontade quanto à escolha. Existem várias opções dentro desse botão.


Agora o melhor: sabe quando a tela inicial do vídeo não é uma imagem muito agradável e você deseja esconder isso? Utilize a opção Moldura do Cartaz e configure a imagem inicial que será mostrada no vídeo antes do seu início. Veja como é simples configurar:

Clique no botão Moldura do Cartaz e clique no botão Imagem do Arquivo:


Será exibida a caixa de diálogo Inserir Imagem. Localize a imagem desejada e clique no botão Inserir.


A imagem será exibida imediatamente no vídeo, escondendo assim a tela inicial do vídeo (e inclusive mantendo o suspense do mesmo):


Abuse e use os recursos existentes no grupo Estilos de Vídeo para deixar o seu vídeo com uma aparência diferente.

Depois de todos esses formatos aplicados, clique na guia Reprodução e acione a opção Iniciar Automaticamente para que o vídeo entre em execução assim que o Slide for exibido no modo Apresentação e habilite a opção Executar em Tela Inteira (para que o vídeo preencha todo o slide).


Caso queira que o vídeo não seja mostrado após a sua execução, marque também a caixa Ocultar Quando não Estiver em Execução.

Observe que os mesmos recursos aplicados ao SOM podem ser aplicados ao vídeo, como: Indicadores, Edição e Opções de Vídeo.

Após todos esses recursos aplicados, pressione a tecla F5 para iniciar a apresentação a partir do primeiro Slide ou a tecla SHIFT+F5 para iniciar a apresentação a partir do Slide atual.

Bom, terminado esses passos, vamos a finalização de produtividade que o PowerPoint oferece…

 

O que fazer para evitar problemas de Compatibilidade? Ou melhor, quando eu enviar a apresentação para alguém ela irá funcionar com todos os recursos?

Para evitar problemas de reprodução quando a apresentação do PowerPoint contiver mídia, como arquivos de vídeo ou de áudio, você poderá otimizar os arquivos de mídia para fins de compatibilidade. Isso facilita o compartilhamento da apresentação com outras pessoas ou leva-o a outro local (talvez, usar um computador diferente para apresentá-la em qualquer outro local) e a apresentação de slides será reproduzida corretamente.

Quando você estiver pronto para compartilhar a apresentação(ou seja, após todos os ajustes efetuados no arquivo), com ela aberta no PowerPoint, clique na guia Arquivo e em seguida clique em Informações.


Será exibida uma tela com diversas informações sobre a apresentação: Otimização sobre a Compatibilidade, Compactação de Mídia, entre outros.

Se a mídia da apresentação tiver sido inserida em um formato que poderá apresentar problemas de compatibilidade quando reproduzida em outro computador, a opção Otimizar a Compatibilidade será exibida.


Quando a opção Otimizar a Compatibilidade for exibida, ela fornecerá um resumo das resoluções de possíveis problemas de reprodução. Ela também fornecerá uma lista do número de ocorrências da mídia na apresentação. A seguir, estão cenários comuns que podem causar problemas de reprodução:

  • Se você tiver vinculado vídeos, o resumo de Otimizar para fins de Compatibilidade relatará que é necessário inseri-los. Clique na opção Exibir Links para continuar. A caixa de diálogo aberta permitirá inserir os vídeos apenas clicando em Quebrar Vínculo para cada item de mídia a ser inserido.
  • Se tiver vídeos que foram inseridos usando uma versão anterior do PowerPoint, como a versão 2007, você precisará atualizar o formato do arquivo de mídia para garantir que esses arquivos sejam reproduzidos. A atualização será feita automaticamente e esses arquivos de mídia serão inseridos no novo formato. Após a atualização, você deverá executar o comando Otimizar para fins de Compatibilidade.

Para atualizar os arquivos de mídia de uma versão anterior para o PowerPoint 2010 (e se os arquivos tiverem sido vinculados, serão inseridos), na guia Arquivo, clique em Informações e em Converter.

 

Problemas ao reproduzir ou inserir mídia?

Se estiver tendo problemas ao reproduzir ou inserir mídia, provavelmente você não tenha o codec
adequado instalado. Por exemplo, alguém poderá enviar a você uma apresentação do PowerPoint com a mídia já inserida e essa mídia será baseada em um codec que não foi instalado. A melhor solução é o autor executar Otimizar Compatibilidade antes de enviar o arquivo para você. Tente executar um dos seguintes procedimentos para ajudar a resolver qualquer problema demorado:

  • Uma solução é baixar um decodificador de mídia de terceiro e o filtro codificador, como ffdshow, QuickTime ou DivX, que permitirá decodificar e codificar vários formatos.
  • Se você decidir entregar a apresentação que criou em um PC, em um Macintosh (Apple), os formatos de arquivo .wmv e .wma não serão nativos para um computador Macintosh. Nesse caso, será necessária uma conexão com a Internet para que você possa baixar um componente QuickTime (para o sistema operacional Mac) que ofereça suporte ao Windows Media Video, como o Flip4Mac, para reproduzir esses arquivos de mídia.

Entendido esse pontos, clique no botão Otimizar a Compatibilidade. Será exibida a caixa de diálogo Otimizar Compatibilidade de Mídia e começará a otimizar as suas mídias automaticamente:


Ao término, clique no botão Fechar verifique se é mostrada a mesma mensagem que foi mostrada para mim:


Caso essa mensagem tenha sido exibida, clique em Exibir Links e selecione as mídias vinculadas. Após, clique no botão Quebrar vínculo.


A mídia será inserida no arquivo e “talvez” seja necessária realizar novamente os passos anteriores.

Caso não tenha sido exibido o item Exibir Links do passo anterior, a próxima ação a ser vista é a Compactação da Mídia na apresentação para diminuir o seu espaço em disco.

Clique no botão Compactar Mídia:


Clique em uma das opções para otimizar suas mídias inseridas na apresentação. Por exemplo, irei clicar na opção Qualidade da Internet. Será exibida a caixa de diálogo Compactar Mídia. Observe que é mostrado o que foi economizado ao final de cada mídia e no final o total otimizado. Clique no botão Fechar.


Veja o resumo que o PowerPoint exibe na tela:


Caso deseje desfazer as ações de Compactação de Mídia, clique no botão Compactar Mídia e clique no botão Desfazer.

 


A partir de agora, basta salvar a apresentação e enviar (ou compartilhar) com quem desejar.

Até a próxima!

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