Dicas e truques no uso do OneNote – Parte 5


By Marco Aurélio

(Esse POST contempla exclusivamente recursos da versão do Office 2013/Office 365. Porém, com os devidos ajustes, atende também às versões 2007/2010)

Parte 5 – Final

Olá pessoal,

No POST anterior, foi mostrado vários recursos “multimídia” para serem utilizados no OneNote, bem como a integração com o Outlook.

Poderia escrever inúmeros artigos sobre o OneNote pois o aplicativo é fantástico e possibilita a integração com todo o pacote Office. Mas quis apenas demonstrar os principais recursos, aguçar a curiosidade das pessoas em utilizá-lo e fomentar uma maior utilização para os seus fãs de carteirinha.

Esse é o último POST da série “Dicas e truques no uso do OneNote”. E vamos fechá-lo com louvor, por isso irei começar a abordagem com um aplicativo fantástico que possibilita que todas as suas anotações estarão disponíveis em qualquer dispositivo que você possua, dentre eles:

Windows | Windows Store | Windows Phone | Mac | iPad | iPhone | Android | Amazon | Web | Chromebook | Clipper

E que inclusive, para baixar o aplicativo para o seu dispositivo, basta clicar no link correspondente acima… e para aqueles que ainda não o conhecem, segue informações sobre ele:

Office Lens

Sabe quando você está em um evento e necessita tirar foto de um slide e a foto fica toda “branca”? Ou quando você necessita que o documento fique bem legível na foto e parece que fica borrado? Ou ainda, quando é um quadro branco e parece que o ângulo não ficou muito bom na hora da foto? Enfim, são tantas as observações que às vezes já passamos que fica difícil relatar exemplos aqui. Bom, sem mais delongas segue detalhes dele.

O Office Lens corta, melhora e torna legíveis imagens de documentos e quadros, além de salvá-las no OneNote. Você também pode usar o Office Lens para converter imagens em arquivos de PDF, Word e PowerPoint.

É como se fosse um scanner de bolso:

  • Ele digitaliza informações de quadros ou lousas como se fosse mágica.
  • Encontra sempre documentos ou cartões de visita importantes.
  • Faz um esboço de suas ideias e tira fotos para uma visualização posterior.

Nunca mais perca recibos ou notas autoadesivas! Registre seus documentos e guarde-os diretamente no OneNote.

Veja um exemplo de captura:

Figura 1 – Exemplo de foto capturada no Office Lens

Agora veja o que o aplicativo faz:

Figura 2 – Foto ajustada automaticamente pelo aplicativo

O que há de novo

Agora você pode converter suas imagens em arquivos PDF com texto selecionável, além de arquivos do Word e do PowerPoint, e salvá-los no OneDrive.

Exemplos

  • Capture e recorte imagens de quadros ou lousas e compartilhe suas notas de reuniões com os colegas de trabalho.
  • Faça cópias digitais de documentos impressos, cartões de visita ou pôsteres e corte-os com precisão.
  • O texto impresso será automaticamente reconhecido (por OCR), assim você pode pesquisar, copiar e editar palavras nas imagens.

Recursos

  • No modo Quadro de Comunicações, o Office Lens corta e remove brilhos e sombras.
  • No modo Documento, o Office Lens corta e colore imagens com perfeição.
  • As imagens são salvas na pasta padrão da câmera e diretamente no OneNote e podem ser visualizadas em qualquer dispositivo.
  • Converta imagens em arquivos PDF (.pdf), Word (.docx) ou PowerPoint (.pptx), que são salvos automaticamente no OneDrive.

Observações

  • O Office Lens requer uma Conta da Microsoft.
  • A Conta da Microsoft deve ser a mesma conta registrada em seu dispositivo.

Link para mais informações:

Site principal do OneNote: http://www.onenote.com/

Tenho certeza que após instalado no seu dispositivo, o aplicativo dispensa muitas explicações: o seu uso é intuitivo.

Espero que aproveitem e muito sucesso com essa integração!

Quer saber mais sobre apps que conectam ao OneNote?

Segue o link: http://www.onenote.com/apps

Bom pessoal, esse foi o último POST da série Dicas e Truques no uso do OneNote e aguardem o vídeo que irei disponibilizar em poucos dias com um resumo de todos os 5 POST’s!

Para quem quiser navegar nos outros POST’s, segue os links:

Parte 1https://marcoaureliocandido.com/2015/04/26/dicas-e-truques-no-uso-do-onenote/

Parte 2https://marcoaureliocandido.com/2015/04/28/dicas-e-truques-no-uso-do-onenote-parte-2/

Parte 3https://marcoaureliocandido.com/2015/04/30/dicas-e-truques-no-uso-do-onenote-parte-3/

Parte 4https://marcoaureliocandido.com/2015/05/08/dicas-e-truques-no-uso-do-onenote-parte-4/

Muito obrigado pelos comentários em outros POST’s publicados e até breve!!!

Se achou útil essa série, comente, curta e divulgue! Caso tenha alguma crítica, fique à vontade para tecer os seus comentários também.

“Com o que conheço, posso escrever um livro, mas com o que desconheço, pode-se escrever uma biblioteca”.

Autor desconhecido

MAC J

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Dicas e truques no uso do OneNote – Parte 4


By Marco Aurélio

(Esse POST contempla exclusivamente recursos da versão do Office 2013/Office 365. Porém, com os devidos ajustes, atende também às versões 2007/2010)

Parte 4

Olá pessoal,

No POST anterior, mostrei como trabalhar com Modelos de Página e para que serve o grupo de seções, inserindo cópia impressa de um arquivo na página do OneNote e como utilizar tudo isso a seu favor no dia-a-dia com produtividade.

A partir de agora (como você está mais íntimo do OneNote), vamos conhecer recursos multimídia que melhoram ainda mais o nosso trabalho diário.

 

Gravando áudio ou vídeo através do OneNote

 

A gravação de “anotações de áudio ou vídeo” é uma ótima opção quando você não puder digitar ou escrever à mão (pensando em um tablet), como durante uma palestra, sessão de perguntas e respostas ou em uma entrevista.

Para gravar anotações de áudio ou vídeo com o OneNote, você precisará de um computador com um microfone ou webcam. Ambos os dispositivos precisam ser configurados corretamente no painel de controle do Windows para que o recurso funcione corretamente no OneNote.

Essa gravação também poderá ser realizada pelos seus dispositivos móveis, lembrando apenas que dependendo do dispositivo, a gravação poderá sofrer algum tipo de limitação de tempo (principalmente pela quantidade de espaço disponível em seu aparelho).

Se você estiver gravando uma entrevista e tiver feito uma anotação nos cinco minutos da gravação do clipe, o OneNote pulará para a parte exata de suas anotações sempre que você reproduzir o clipe e ele atingir a marca dos cinco minutos. Isso é imensamente útil para manter o contexto entre um evento gravado e quaisquer reações, pensamentos e ideias que você teve em um determinado momento durante o evento.

Mais um exemplo:

Imagine que durante essa gravação (que poderá ser sua ou de um interlocutor) você faça anotações pontuais de tempos em tempos e preferencialmente com “palavras-chave” ditas pelo speaker dessa reunião/evento.

Agora pensando que a sua gravação foi de aproximadamente 1 hora e você queira localizar parte dessa gravação onde durante a gravação você realizou determinadas anotações.

Ao clicar no Painel de Pesquisa de Áudio e Anotações e digitar o termo desejado ele irá localizar o termo e ajustar a gravação para que ela comece 5 segundos antes da palavra desejada.

Mas atenção: Para que o recurso de pesquisa funcione na gravação, você deverá habilitá-lo na guia Arquivo/Opções/Áudio e Vídeo, conforme exibido na figura a seguir:

 

Figura 1 – Arquivo/Opções/Áudio e Vídeo

 

Bom, chega de papo e vamos aos passos:

  1. Escolha em qual Seção/Página você irá deixar posicionado o cursor (inclusive já imaginando as anotações que irá realizar durante a gravação) e clique na guia Inserir/Gravar Áudio, conforme figura a seguir:

 

Figura 2 – Guia Inserir/Gravar Áudio

 

  1. Observe que ao clicar nesse ícone, surgirá automaticamente uma guia contextual denominada Áudio e Vídeo e uma subguia chamada Gravando… com novos botões aguardando para serem utilizados. Na página da gravação, além do ícone com o título da página, também é adicionado um rótulo com a data e a hora:

 

Figura 3 – Guia Gravando/Gravar Áudio

 

  1. Com a gravação sendo realizada, você poderá navegar em qualquer site, abrir qualquer aplicativo e ela ainda estará em execução. Após o término da gravação, clique no botão Parar. O ícone estará pronto para a reprodução aleatória entre outras ações disponíveis com o botão da direita do mouse ou simplesmente clicando sobre o ícone e escolhendo uma das opções.

    Dica:

    1. Caso queira salvar a gravação para alguma ação posterior, clique com o botão da direita sobre o ícone e escolha a opção Salvar Como. A gravação de áudio será realizada no formato WMA e após essa ação de gravação, estará disponível para execução em qualquer aplicativo que execute essa extensão.

 

Figura 4 – Figura da gravação de áudio finalizada

 

Agora imagine você querendo enviar essa página por e-mail. Com exatos 02 cliques do mouse, essa página com todas as anotações e inclusive a gravação estarão disponíveis em 5 segundos dentro de um novo e-mail. Vamos aos passos:

  1. Clique na guia Página Inicial e na sequência no botão Enviar Página por Email. Esse processo irá abrir automaticamente o Microsoft Outlook com um e-mail alinhado com todos os comentários acima:

 

Figura 5 – Guia Página Inicial/Enviar Página por Email

 

Caso decida realizar a gravação do vídeo, todas as explicações do áudio servem para o vídeo também, exceto que ao salvar o vídeo ou enviar a página por e-mail, a extensão gerada será o WMV.

 

Integração com o Microsoft Outlook

 

O OneNote não é um aplicativo que trabalha só, ele possui integração total com os principais aplicativos da suíte Office e nesse capítulo irei demonstrar como interagir melhor com o Outlook.

Já pensou você criar uma tarefa de alguma anotação que fez e esse item ser criado oficialmente dentro do Outlook (inclusive com o lembrete) porém ser acionado a partir do OneNote?

Bom, vamos aos passos:

  1. A partir da página desejada, clique na guia Página Inicial e na sequência no botão Tarefas do Outlook e escolha uma das opções da lista. Essa ação irá inserir uma bandeira (flag) na linha que está sendo feita a edição e a criação de uma tarefa no Outlook:

 

Figura 6 – Guia Página Inicial/Tarefas do Outlook

 

  1. Observe o ícone da tarefa inserido na linha:

 

Figura 7 – Anotação do OneNote com o recurso de Tarefa do Outlook

 

  1. Agora vamos para o Outlook verificar como está essa referência no item de Tarefas:

 

Figura 8 – Tarefa criada automaticamente no Outlook a partir do OneNote

 

  1. A tarefa é criada com o título da linha em destaque no OneNote. Agora experimente clicar 02 vezes sobre essa tarefa:

 

  1. Observe que a tarefa já veio praticamente pronta do OneNote.

 

Figura 9 – Tarefa do OneNote com o link do OneNote

 

  1. Observe que no corpo da tarefa, existe um ícone do OneNote. Clique 02 vezes sobre ele. Será exibida uma caixa de diálogo informando que você deve abrir anexos provenientes de fontes confiáveis:

 

Figura 10 – Caixa de diálogo Abrindo anexo de email

 

  1. Essa é apenas uma mensagem de alerta do Office. Clique no botão Abrir e observe que a sua nota no OneNote é exibida imediatamente:

 

Figura 11 – Acesso a anotação do OneNote via Outlook

 

  1. Imaginando que essa ação já foi realizada, é possível concluí-la diretamente no OneNote. Clique no flag existente ao lado esquerdo do texto. Observe que imediatamente essa tarefa é finalizada nos dois aplicativos.

 

Figura 12 – Anotação na Página do OneNote

 

Figura 13 – Tarefa concluída no Outlook

Conclusão:

A partir do momento em que uma nota é inserida no OneNote e a mesma necessitar de algum tipo de lembrete para realização ou atividade posterior, adicione uma Tarefa do Outlook, conforme visto no Passo 1. Isso torna extremamente conectado todos os seus documentos.

 

Inserindo detalhes da reunião do Microsoft Outlook no OneNote

 

Às vezes necessitamos inserir informações das reuniões agendadas em nosso Outlook em algum comentário no OneNote para que as informações fiquem conectadas. Como realizar essa operação?

  1. Em primeiro lugar, insira as informações necessárias para compor suas anotações. Após esse processo, clique na guia Página Inicial e na sequência no botão Detalhes da Reunião. Observe que todas as reuniões do dia são mostradas na lista.

 

Figura 14 – Guia Página Inicial/Detalhes da Reunião

 

  1. Clique na reunião desejada e observe que as informações são inseridas imediatamente dentro da página.

 

Figura 15 – Detalhes da reunião inseridos dentro da anotação

 

  1. Observe que existem links denominados “Expandir” na Mensagem do Convite e em Participantes. Caso queira descobrir o nome dos participantes ou informações adicionais do convite, clique sobre esses links. Existe também o Item para Item do Outlook que ao ser clicado abre o convite na agenda do Outlook.

 

Como enviar suas anotações através do e-mail do Microsoft Outlook

 

Criar e trabalhar em blocos de anotações compartilhados é a melhor maneira de colaborar com os outros. Porém, mesmo assim, se você não deseja que outras pessoas tenham permissão para ver o seu bloco de anotações inteiro, você pode enviar anotações por e-mail. Esse é um processo simples:

  1. Clique na guia Página Inicial e na sequência clique no botão Enviar Página por Email:

Figura 16 – Guia Arquivo/Enviar Página por Email

 

  1. Esse procedimento copia automaticamente todas as informações da página atual e cola dentro de um novo e-mail. Caso existam arquivos vinculados eles serão adicionados como anexo no e-mail:

 

Figura 17 – Exemplo de página do OneNote inserida no e-mail

 

  1. Fantástico, não? Agora no caso de transformar sua página de anotação em um documento PDF ou XPS para qualquer outra finalidade, siga o próximo título.

 

Como transformar suas anotações do OneNote em um PDF ou XPS

 

Imaginem eu compartilhar minhas anotações com qualquer pessoa, em qualquer plataforma simplesmente convertendo em PDF ou XPS. Lembrando que nesse caso é uma via de mão única, certo? Ou seja, a cada alteração que você realizar terá que gerar um documento e a pessoa do outro lado terá acesso apenas ao documento anexado e não ao seu Bloco de anotações ou algo parecido.

Vamos aos passos:

  1. Clique na guia Arquivo/Exportar e observe que são exibidas 02 opções: No item Exportar Atual, escolha o item que deseja exportar e em Selecionar Formato, escolha qual a saída que deseja criar para o seu item. Nesse exemplo, usarei a opção PDF:

 

Figura 18 – Guia Arquivo/Exportar

  1. Após as escolhas realizadas, clique no botão Exportar:

 

Figura 19 – Caixa de diálogo Salvar Como

 

  1. Veja que o nome sugerido para gravação do arquivo é o mesmo nome da página do OneNote. Fique à vontade para modificar.

    Após essa ação, clique no botão Salvar. Pronto! O item escolhido foi exportado e agora você poderá utilizá-lo como anexo em e-mails ou em outras ações.

 

Bom pessoal, irei finalizar esse POST por aqui e já formalizo que farei mais um (completando um total de 5 POST’s de OneNote) e após o lançamento do último irei publicar um vídeo no Youtube com um resumo de tudo o que foi mostrado aqui.

Peço desculpas por não ter lançado esse POST antes… o mesmo foi feito apenas a bordo de aeronaves nessa semana (a cada voo eu aproveitava para escrever um pouquinho, rs)!!!J

 

Então, até a próxima!

 

MAC

Dicas e truques no uso do OneNote – Parte 3


By Marco Aurélio

(Esse POST contempla exclusivamente recursos da versão do Office 2013/Office 365. Porém, com os devidos ajustes, atende também às versões 2007/2010)

Parte 3

Olá pessoal,

No POST anterior, mostrei como criar tabelas simples até a inserção de planilhas do Excel no OneNote.

Agora vamos avançar um pouco mais… (fiquem tranquilos na questão de relembrar esses itens, até o final desses módulos, irei disponibilizar um vídeo com um resumo dos principais assuntos desses POST’s).

 

Trabalhando com Modelos de Página

 

Como você já deve ter percebido, todas as páginas que você insere são em branco, certo?

Mas é possível configurar para que apareça um modelo mais interessante (ou uma cara menos pálida) que o tradicional. Ás vezes temos que inserir tarefas, marcadores e até uma imagem, mas, será que existe algo pronto? Vamos aos passos:

  1. Clique no atalho Adicionar Página (canto esquerdo da sua página) e observe que surgiu uma página vazia e na cor branca. Na sequência, clique na guia Inserir e depois no botão Modelos de Página.

 


 

  1. Mas atenção: Se ao invés de você clicar no botão Modelos de Página, você clicar na seta para baixo (que está localizada no mesmo botão) será exibido um menu vertical com algumas opções de modelo recentemente utilizados. Observe a figura abaixo para ter certeza que abriu a opção correta:

 


 

  1. Nesse painel (cinza) que surgiu à direita da tela, observe que todas as Categorias ficam fechadas. Escolha uma delas e clique para ver as opções disponíveis. Nesse exemplo, irei clicar na categoria Negócios e na sequência a opção Visão Geral do Projeto:

 


 

  1. Nesse exemplo, posso aproveitar a estrutura criada pelo Modelo para alimentar a minha página sobre o algum tipo de Projeto. Interessante, não? Ao invés de eu iniciar do zero (às vezes até sem ideia do que escrever), já tenho um modelo pré-definido com informações que vão agilizar o meu trabalho.
  2. Aproveitando, imagine que você queira já deixar pré-definido o modelo de página ou criar o seu próprio modelo. Acesse as opções destacadas na figura abaixo para essas ações:

 


 

  1. Caso ache interessante, escolha uma opção nessa lista de modelos para criar a(s) próxima(s) página(s) na opção desejada. Ou prepare a página que você está utilizando e para utilizá-la novamente na criação de uma nova página, clique no link Salve a página atual como modelo. Para voltar ao padrão, escolha a opção destacada no quadro da figura acima: Nenhum Modelo Padrão.

 

Criando um grupo de seções

 

Lendo esse título, parece uma coisa tão banal… mas não deixe que as aparências o enganem! Esse assunto é mega interessante, veja por quê:

Imagine que você necessita “agrupar” assuntos, porém gostaria que esses assuntos ficassem juntos para facilitar a localização deles. O OneNote permite que você crie um grupo de seções que irá funcionar como um item “extra” ao que você está trabalhando… Por exemplo:

Eu necessito criar um Plano de Orçamento para os próximos 03 anos. Teoricamente, bastaria eu clicar três vezes no símbolo + existente ao lado da minha última guia e pronto, certo? (mas essas guias ficariam expostas com as outras existentes)

Agora experimente o seguinte:

  1. Clique com o botão da direita do mouse sobre uma guia e escolha a opção Novo Grupo de Seções:

 


 

  1. Ao clicar nessa opção, será exibido um Novo Grupo de Seções, conforme figura a seguir:


 

  1. Nesse exemplo, irei nomear como Orçamentos. Caso você queira renomear novamente, clique com o botão da direita do mouse sobre o grupo e escolha a opção Renomear:

 


 

  1. Agora vamos para a parte mais interessante: Clique sobre esse nome e observe que é exibida uma página (na cor cinza) informando que não há seções criadas e o único símbolo que existe ao lado do sinal de + (sinal de + para inserir seções), é uma seta (verde) como se fosse um símbolo de retroceder.

 


 

  1. Para criar seções, clique no botão +. Para continuar com a explicação desse exemplo criarei 03 seções, conforme exibido na figura a seguir:

 


 

  1. Posso inserir quantas páginas eu desejar em cada uma dessas seções, observe que as minhas outras guias, estão “ocultas”. Para voltar ao outro modo, clique no ícone com uma seta verde denominado Navega para o grupo de seções pai.

 


 

  1. Ao voltar para a tela anterior, perceba que a guia Orçamentos é exibida, mas as “sub-guias” ficam ocultas, ou seja, as guias 2015, 2016 e 2017 serão exibidas apenas se eu clicar no grupo Orçamentos.

Interessante, não?

 

Inserindo Cópia Impressa de Arquivo

 

Imagine você “escanear” um documento, porém ao invés dessa informação ser salva em um arquivo ou impressa em um papel, imagine ela ser impressa dentro da página do OneNote. Para isso, siga esses procedimentos:

  1. Posicione o cursor na página desejada e clique na guia Inserir/Cópia Impressa de Arquivo:

 


 

  1. Será exibida a caixa de diálogo para você localizar o arquivo a ser “impresso” na página do OneNote. Escolha esse arquivo e clique no botão Inserir:

 


 

  1. Todas as páginas do documento são inseridas automaticamente, uma após a outra. Nesse meu primeiro exemplo, como o documento tinha apenas uma página, tudo foi adicionado em uma única página também. Observe mais esse exemplo:

 


 

  1. Nesse outro exemplo eu inseri uma apresentação do PowerPoint e cada slide se transformou em uma página do OneNote. Logicamente que eu precisarei visitar cada uma dessas páginas e adicionar um título para que fique melhor organizado (figura abaixo):

 


 

  1. Observe que eu renomeei todas as páginas (de acordo com o conteúdo inserido) e que todas elas estão “dentro” da página principal:

 


 

Como isso é possível?

  1. Basta você clicar com o botão da direita do mouse sobre uma página e escolher a opção Criar Subpágina:

 


 

  1. Lembrando que para essa ação, a página necessita estar abaixo de outra página (senão esse processo não será realizado). Para inverter a ação, clique com o botão da direita do mouse sobre uma Subpágina e escolha a opção Promover Subpágina.
  2. Para fechar um grupo de Páginas, clique com o botão da direita do mouse Recolher Subpáginas ou clique na seta para baixo existente ao lado do título da página principal.

 


Agora, algumas informações técnicas sobre o procedimento realizado acima:

  • O recurso Cópia Impressa de Arquivo, insere literalmente uma cópia do documento original. Isso significa que qualquer alteração no documento original não afetará a “cópia” inserida no OneNote. Porém, temos um recurso extra:
    • Para que as alterações no documento sejam refletidas no OneNote, vá até a página principal (a primeira página inserida e que possui o ícone do documento inserido) e clique 02 vezes sobre o ícone.
    • Esse procedimento irá abrir a “cópia do documento” e depois de feitas as alterações, (salvo e fechado), ao voltar para o OneNote, deve-se “atualizar” o ícone com o botão da direita do mouse opção Atualizar Cópia Impressa (apesar que mesmo que você não faça isso, o OneNote irá te avisar que a cópia está desatualizada).

 

Copiando o texto da imagem

 

Imagine a seguinte situação: O gestor solicita que você copie o texto daquele PDF (que teoricamente não está protegido) em um documento Word (ou qualquer outro aplicativo) mas que mesmo assim dá muito trabalho pois não é só converter o PDF em DOCX (você sabia que isso é possível a partir da versão 2013 do Office?), pois esse PDF está no modo “foto” e mesmo que você tente copiar o texto o que você acaba copiando é a foto do documento.

Existem 02 maneiras de se resolver isso:

Vamos a maneira via OneNote:

  1. Após inserir a cópia impressa daquele tão desejado
    PDF (para não faltar com a compostura, rs), experimente clicar com o botão da direita sobre a “foto” inserida e escolha a opção Tornar o Texto da Imagem Pesquisável e na sequência escolha qual o idioma do texto da imagem.

    Essa ação é necessária por dois motivos: Uma é realmente realizar a pesquisa pelo texto dentro da foto (fantástico). Outro motivo é tornar esse texto inteligível para que a cópia tenha menos problemas para captar o texto da imagem:

 


 

  1. Agora vamos ao passo final: Clique novamente com o botão da direita do mouse sobre a foto e escolha a opção Copiar Texto dessa Página de Cópia Impressa.

    Lembrando que caso seja interessante, também existe a opção Copiar Texto de Todas as Páginas da Cópia Impressa.

 


 

  1. Você pode optar por colar esse texto nessa mesma página, em uma nova página, no Word, no Outlook, enfim, em qualquer lugar que achar interessante. Nesse exemplo, irei colar o texto em uma nova página:

 


 

  1. Logicamente que o texto “perdeu” referências de marcas de parágrafo e a formatação mas pense que você iria digitar tudo isso “na unha”… ou seja, um grande ganho, certo? Caso queira melhorar a diagramação do texto, recomendo que você cole diretamente no Word, faça os devidos ajustes e ao término devolva ele ao OneNote.

Bom pessoal, espero ter mais uma vez esclarecido alguns assuntos interessantes do Microsoft OneNote e no próximo POST irei abordar sobre recursos de gravação no OneNote.

 

Então, até a próxima!

 

MAC

Dicas e truques no uso do OneNote – Parte 2


By Marco Aurélio

(Esse POST contempla exclusivamente recursos da versão do Office 2013/Office 365. Porém, com os devidos ajustes, atende também às versões 2007/2010)

Parte 2

Olá pessoal,

No POST anterior, mostrei como criar um Bloco de Anotações que pode ser utilizado para uso compartilhado (ou não). O interessante é que ele já foi criado na nuvem (OneDrive) e para compartilhar, bastam poucos cliques.

Também passei conceitos básicos de uso do OneNote.

Por incrível que pareça: Esse aplicativo (antes desconhecido por alguns) denominado Microsoft OneNote, que está disponível para tablet’s, celulares e computadores é tão amigável que mesmo você que ainda não viu utilidade para ele, após esses conceitos, irá se tornar um fã incondicional de aplicativo tão singelo.

Agora vamos avançar um pouco mais…

Como criar uma Tabela no OneNote

 

Já imaginou em criar uma Tabela rápida no OneNote? Veja que o procedimento é muito fácil:

  1. Deixe o cursor piscando em qualquer lugar da página e digite a informação que iria na primeira célula da tabela (conforme exemplo abaixo):

 


 

  1. Na sequência, pressione a tecla TAB e observe que automaticamente é criada uma tabela. Maravilhoso, não? A partir de agora, basta você digitar o assunto e pressionar a tecla TAB para adicionar mais colunas. Ao término pressione a tecla ENTER para mudar de linha e continuar alimentando a tabela:

 


 

  1. Agora imagine ao invés de pressionar ENTER você pressionou a tecla TAB e adicionou uma coluna a mais (sem querer). Como remover essa coluna?

 


 

  1. Deixe o curso piscando dentro dessa coluna e observe que a Faixa de Opções exibe a guia contextual Layout. Clique sobre ela e observe que existem diversos recursos próprios para ação na Tabela. Clique no ícone Excluir Colunas e partir desse momento, a coluna adicional foi removida. Obviamente que você só irá utilizar esse passo caso tenha adicionado uma coluna extra à sua tabela.

 


 

  1. Após a digitação da linha de cabeçalho da tabela (ou seja, a partir da segunda linha), você poderá utilizar a tecla TAB para saltar para a próxima célula e também para mudar de linha, ou seja, o uso da tecla ENTER é exclusiva apenas para a linha de cabeçalho (quando você quiser terminar as colunas da tabela e iniciar o preenchimento dos dados), porém, se você utilizar a tecla ENTER (a partir da segunda linha da tabela) ela também deverá “realizar o mesmo procedimento de deslocamento da tecla TAB”. Ok? Bom, a seguir segue um exemplo de tabela preenchido:

 


 

  1. Observe que eu deixei uma linha e uma coluna vazias com a informação Total e iremos realizar esses cálculos no Excel (não que o OneNote não realize cálculos – veremos isso mais adiante). Em primeiro lugar, devemos “converter” essa tabela em uma planilha do Excel. Deixe o cursor dentro da Tabela e clique na guia contextual Layout e na sequência clique no botão Converter em Planilha do Excel.

 


  1. Ao clicar nesse botão o OneNote irá conectar ao Excel em background e esse processo leva alguns segundos. Após esse tempo de “conexão” irá surgir a seguinte caixa de diálogo:

 


 

  1. E após alguns segundos, o resultado deverá ser semelhante a esse:

 


 

  1. Se você tentar clicar na tabela, irá perceber que ela parece uma foto e que não é possível editar a tabela no OneNote, porém, caso necessite editar a tabela, clique no botão que se encontra no canto superior direito denominado Editar (não adianta tentar clicar 02 vezes no meio da tabela).

 


 

  1. O Excel deverá ser aberto e a partir de agora, todos os recursos do Excel estarão a sua disposição. Para esse exemplo, irei realizar a multiplicação da célula B2 pela célula C2, e para essa ação, eu seleciono o intervalo desejado primeiro, insiro a fórmula e no final pressiono a combinação de teclas de atalho CTRL+ENTER, conforme figura abaixo:

 


 

  1. Essa combinação permite que todas as células sejam multiplicadas ao mesmo tempo sem a necessidade de arrastar a célula inicial (conforme demonstrado em alguns POST’s do Excel que tenho feito).
  2. Para finalizar, seleciono a última linha e pressiono a combinação de teclas de atalho ALT+=. Essa ação insere a Autosoma na última linha e a partir desse momento minha planilha já está com as devidas fórmulas inseridas. Caso queira realizar a formatação da sua planilha antes de voltar ao OneNote, fique à vontade. Depois das alterações, minha planilha ficou assim:

 


 

  1. Agora, vamos “devolvê-la ao OneNote. Ao clicar no botão Salvar e depois Fechar, observe que como em um passe de mágica, sua planilha apareceu dentro da sua página do OneNote, totalmente atualizada.

 


 

  1. Caso as alterações não tenham sido mostradas, clique com o botão da direita sobre a tabela e escolha a opção Atualizar. Não se preocupe com a borda cinza em volta da tabela e nem tente diminuir (isso irá deformar sua tabela). Esse é um tipo de visualização normal do OneNote para recursos vinculados.
  2. Agora, vamos imaginar que você não queira criar uma tabela simples no OneNote pois já possui uma planilha toda finalizada no Excel. Como inserir essa pasta de trabalho no OneNote?

 

Inserindo planilhas do Excel em sua página do OneNote

 

Nesse assunto, vamos entender que existem 02 maneiras de inserir uma planilha do Excel dentro de uma página do OneNote. A primeira delas é quando temos uma planilha pronta. A outra que queremos preencher uma planilha a partir do zero. Nesse exemplo, irei demonstrar como inserir uma pasta de trabalho já finalizada. Vamos aos passos:

  1. Você pode escolher em deixar o cursor na página já editada ou inserir uma página em branco. Caso opte por inserir uma página, observe que no canto direito da sua página existe uma opção denominada Adicionar Página. Basta clicar e inserir quantas páginas desejar.

 


 

  1. Agora vamos ao que interessa: Clique na guia Inserir e na sequência clique no botão Planilha. Observe que existem 02 opções. Nesse primeiro exemplo, irei usar a opção Planilha do Excel Existente:

 


 

  1. Após essa ação, o OneNote irá exibir a caixa de diálogo Escolher Documento para Inserir. Localize sua pasta de trabalho e clique no botão Inserir. O OneNote irá exibir a caixa de diálogo Inserir Arquivo. Essa caixa de diálogo possui 03 opções:
    1. Anexar Arquivo: Permite inserir a pasta de trabalho como se fosse em um anexo de e-mail. Ele exibe apenas o ícone e caso deseje abrir, basta clicar 02 vezes sobre o ícone.
    2. Inserir Planilha: Permite a inserção de todas as planilhas da Pasta de Trabalho em sua página no OneNote. É como se você visse suas planilhas em um layout vertical. Logicamente que você poderá selecionar cada planilha inserida e deletar as outras não desejadas para que somente as informações importantes sejam mostradas.
    3. Inserir um Gráfico ou Tabela: Essa opção permite a inserção “exclusiva” de recursos existentes na pasta de trabalho: Ou a inserção dos gráficos ou das tabelas existentes nas planilhas.

 


 

  1. Após essas explicações, irei escolher a opção Inserir Planilha para que todas as planilhas existentes em minha pasta de trabalho sejam inseridas na página do OneNote:

 


 

  1. Para uma visualização mais clean, experimente pressionar a tecla de função F11:

 


 

  1. Pronto! Veja que essa “foto” é apenas para visualização. Caso queira editar, clique 02 vezes no ícone com o nome da pasta de trabalho ou clique com o botão da direita sobre a imagem e escolha Abrir. Também é possível clicar no botão Editar (localizado abaixo do ícone do Excel). Para voltar a exibição normal do OneNote, pressione novamente a tecla de função F11.
  2. Resumo: nesse POST vimos como criar uma simples tabela no OneNote, realizar cálculos via Excel e para um trabalho mais completo, inserir a Pasta de Trabalho do Excel dentro de suas anotações.

Observe que esses recursos são tão tranquilos de serem utilizados que você vai descobrindo sozinho várias dessas opções que passei…

Sendo assim, até a próxima!

 

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Dicas e truques no uso do OneNote


By Marco Aurélio

(Esse POST contempla exclusivamente recursos da versão do Office 2013/Office 365. Porém, com os devidos ajustes, atende também às versões 2007/2010)

Parte 1

Olá pessoal,

Depois de um tempo afastado do meu Blog (devido à carga de trabalho) estou voltando à ativa (se Deus quiser, rs).

Acho que nada melhor do que iniciar com o pé direito e falar de um aplicativo que percebo que sua utilização é menosprezada (pelo menos por alguns) e que mesmo quem utiliza, desconhece dos “segredos” que ele esconde…

Vamos ao OneNote. O seu ultra, mega, master, blaster Bloco de Anotações que a Microsoft trouxe para o mercado em 2003 mas ainda encontra algum tipo de resistência.

Com o uso cada vez maior dos tablets e smartphones, o OneNote está finalmente ganhando o seu merecido espaço no ambiente corporativo e pessoal.

Bom, vamos às primeiras dicas:

Criando o seu primeiro Bloco de Anotações compartilhado

E sabem por que a criação do Bloco compartilhado? Eu poderia muito bem iniciar esse POST falando da criação de um Bloco off-line. Mas, onde fica a beleza do uso da nuvem? Por acaso, você gostaria de trabalhar com esse Bloco também no seu celular? Ou tablet? Então vamos criá-lo diretamente na cloud:

Caso nunca tenha usado o OneNote, localize o ícone dele, clique para abrir e observe que ele já lhe irá perguntar para criar um Bloco compartilhado. No meu caso (como já tenho alguns Bloco criados), vou demonstrar o passo-a-passo:

  1. Abra o OneNote e clique na guia Arquivo/Novo e escolha a opção OneDrive – Pessoal (ou outra opção compartilhada que desejar) e digite um nome na caixa à direita denominada Nome do Bloco de Anotações (conforme figura a seguir):


  1. Após essa digitação, clique no botão Criar Bloco de Anotações. Caso você tenha escolhido a opção sugerida (OneDrive – Pessoal) deverá surgir a seguinte tela:


  1. Essa é uma escolha que depende apenas de você: Caso queira que esse Bloco seja “alimentado” também por outras pessoas, escolha a opção Convidar pessoas. Caso contrário, clique em Agora não e futuramente você poderá optar novamente por compartilhar esse Bloco.


  1. Caso sua tela não seja semelhante à imagem acima, experimente o seguinte: Dar um duplo clique em qualquer guia da Faixa de Opções (por exemplo, Página Inicial). Outro procedimento que costumo mostrar é deixar os seus Bloco à mostra.
  2. Clique no ícone em forma de seta ao lado do nome do seu Bloco de Anotações e em seguida clique na “tachinha” exibida no canto direito superior para fixar a coluna à esquerda.


  1. Esses dois procedimentos irão deixar a Faixa de Opções sempre visível e a coluna com os Blocos criados, conforme figura a seguir:


Vamos entender melhor o que acabamos de criar?

Você criou um caderno de anotações (no meu caso chamado de Blog) e que irei utilizar como exemplo durante esse POST (e outros futuros).

Pense no nome principal como um “caderno” para aquele tipo de anotação. Por exemplo:

Se você viaja bastante, poderia criar um caderno chamado Viagens. Os assuntos como hospedagens, passagens, gastos, e recursos seriam as Seções (Guias superiores coloridas) e os detalhes de cada um desses assuntos são as páginas que deverão ser adicionadas à direita da sua página em branco.

Entendeu?

Vamos ver na prática?

Adicionando seções e páginas ao seu Bloco de Anotações

  1. Para renomear uma seção, clique 02 vezes sobre a guia com o nome da Seção e digite o nome desejado:


  1. Após a digitação do nome da Seção, digite o nome da Página:


  1. Pronto! Nesse exemplo, temos um Bloco de Anotações intitulado Blog onde na guia Produtividade irei abordar o assunto “Conhecendo melhor o OneNote” na página 1.

Entenderam o ciclo? Todos os assuntos estão interligados e ainda nem comecei a explicar o conceito do aplicativo.

Para não ficar um POST longo, irei separar esse artigo em algumas partes.

Espero que tenham gostado e até a próxima!

(Não se esqueçam de comentar esse post bem como colocar suas perguntas)

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