Série – Produtividade em 04 Passos – Microsoft Outlook


Dicas de Produtividade no Microsoft Outlook – Administração do Tempo

 

Série – Produtividade em 04 Passos – Microsoft Outlook

 

Passo 3

 

Olá pessoal,

Em continuidade a série de Produtividade em 04 Passos no Microsoft Outlook, vamos ao passo 3, com o resumo de como criar Pastas de Pesquisa e sua utilização:

 

Criando Pastas de Pesquisa – Mantenha suas pesquisas favoritas a 1 clique de distância

 

Em primeiro lugar: O que é uma Pasta de Pesquisa?

É um antigo recurso do Microsoft Outlook que possibilita deixar pré-criadas suas pesquisas mais utilizadas e caso deseje, adicionadas como “Favoritos” para um acesso mais rápido.

Em suma, criar uma Pasta de Pesquisa é muito produtivo, pois podemos direcionar mensagens que atendam a determinados critérios para essa pasta e assim recuperamos rapidamente as informações no momento necessário. Imagine a seguinte situação:

Quase sempre você necessita realizar uma pesquisa de assuntos que são “normais” no seu dia a dia. Ao invés de recorrer ao recurso de Pesquisa, deixe uma Pasta de Pesquisa pronta com esse tipo de assunto e use-a no momento oportuno.

Passo-a-passo – Como criar uma Pasta de Pesquisa:

 

  1. Observe que no seu Painel de Pastas existe uma pasta denominada Pastas de Pesquisa (geralmente ela fica no final da sua lista de pastas). Clique sobre ela com o botão da direita do mouse, conforme indicado na Figura 1:

 


Figura 1 – Clique com o botão da direita do mouse sobre o item Pastas de Pesquisa

 

  1. Será aberta a caixa de diálogo Nova Pasta de Pesquisa. Dentro dessa caixa de diálogo existem diversas categorias: Lendo Emails, Emails de Pessoas e Listas, Organizando Emails e Personalizar. Cada uma dessas categorias, possui opções prontas, bastando selecionar e clicar no botão OK ou no máximo realizar um ajuste rápido no botão Escolher (Figura 2):

 


Figura 2 – Exemplo de uma opção escolhida para se criar a Pasta de Pesquisa

 

  1. Aproveitando a Figura 2, foi escolhida a opção Emails de e para pessoas específicas. Na sequência, clique no botão Escolher para selecionar o destinatário a ser filtrado na pasta de pesquisa, conforme Figura 3:

 


Figura 3 – Caixa de diálogo Selecionar nomes

 

  1. Após selecionar o contato, clique no botão De ou Enviado para (Figura 3) e na sequência clique no botão OK. Será exibida novamente a caixa de diálogo Nova Pasta de Pesquisa porém com o nome do contato selecionado na parte inferior da caixa de diálogo, conforme exibido na Figura 4. Clique no botão OK para concluir a pasta de pesquisa.

 


Figura 4 – Exemplo de Nova Pasta de Pesquisa a partir de E-mails enviados e recebidos de pessoas específicas

 

  1. Ao se clicar nessa pasta de pesquisa, um filtro é realizado imediatamente e apenas as mensagens solicitadas serão exibidas, conforme exemplo na Figura 5:

 


Figura 5 – Exemplo de filtro realizado após o clique na pasta de pesquisa ser feito.

 

Crie quantas pastas de pesquisa forem necessárias pois esse recurso otimiza a busca de mensagens em qualquer pasta criada.

Lembrando que a pasta de pesquisa é apenas uma pasta virtual contendo o resultado da busca e em nada sobrecarrega o Outlook. Arraste as suas principais Pastas de Pesquisa para o Painel de Favoritos, conforme exemplo demonstrado na Figura 6:

 


Figura 6 – Pastas de Pesquisa “arrastadas” para o Painel Favoritos

 

Atenção

 

Os e-mails exibidos na Pasta de Pesquisa estão fisicamente na pasta de origem. Portanto, quando uma pasta de pesquisa é eliminada, as mensagens permanecem na pasta de origem, mas se uma pasta de pesquisa é aberta e o arquivo nela contido é selecionado e deletado, nesse caso ele realmente é eliminado.

Essa é uma dica simples porém muito funcional: Você poderá criar várias pastas de pesquisa, cada qual com o critério desejado lembrando sempre que assim que você receber um e-mail e o mesmo se enquadrar nos termos de busca da pasta de pesquisa, o e-mail será exibido imediatamente nos resultados da pasta.

Para acessar o primeiro POST dessa série, acesse: https://marcoaureliocandido.com/2011/03/26/dicas-de-produtividade-no-microsoft-outlook-%E2%80%93-administracao-do-tempo/

Para acessar o segundo POST dessa série, acesse: https://marcoaureliocandido.com/2011/04/07/dicas-de-produtividade-no-microsoft-outlook-%e2%80%93-administracao-do-tempo-2/

 

 

Até a próxima dica!!!

 

MAC

Anúncios

Gravação do Webcast sobre Administração do Tempo com o Microsoft Outlook


 

Olá pessoal,

Hoje, 15/Jul/2015 realizei um Webcast público pela Compusoftware (com o apoio da Microsoft) sobre o tema Administração do Tempo com o Microsoft Outlook 2013.

Como o evento foi gravado, segue o link da gravação que disponibilizei no Youtube: https://youtu.be/vf2J53ICYCM

Prólogo:

Nesta gravação, irei falar sobre como receber menos e-mail e lidar com as novas mensagens de forma eficiente, seguindo um método de 4 passos simples.

Você verá como gerenciar sua lista de tarefas com facilidade usando Flags, a barra To-Do e a agenda do Outlook.

Você também verá como manter uma visão geral de suas mensagens, tarefas e atividades usando Categorias.

Aprenderá a criar seus archives corretamente e padronizados, além de realizar suas próprias delegações.

Principais tópicos a serem abordados:

  • Qual é o custo para a sobrecarga de e-mail?
  • Utilizando o Conceito 4D
  • Trabalhando com categorias
  • Criando e-mails efetivos
  • Ignorando Conversas
  • Limpando Conversas
  • Como configurar seu Arquivo de Dados para arquivar automaticamente
  • 7 dicas simples para aumento da Produtividade

Até a próxima! J

MAC

Alterando o código de área de um Contato do Outlook via VBA


Esse código realiza a seguinte operação: Imaginando que você tenha um celular TIM onde os números em sua agenda estejam gravados com o código 41 e você trocou de operadora, por exemplo a CLARO e necessita que o código seja alterado para 21 (Embratel).

Execute o código abaixo e troque o número dos seus contatos automaticamente. Faça os devidos ajustes para qualquer operadora e códigos:

==========================

Private Sub AlteraContatos()

    Dim items As items, item As ContactItem, folder As folder

    Dim contactItems As Outlook.items

    Dim itemContact As Outlook.ContactItem

    Dim Count As Integer

    Set folder = Session.GetDefaultFolder(olFolderContacts)

    Set items = folder.items

    Count = items.Count

    If Count = 0 Then

        MsgBox “Nothing to do!”

        Exit Sub

    End If

    ‘Filter on the message class to obtain only contact items in the folder

    Set contactItems = items.Restrict(“[MessageClass]=’IPM.Contact'”)

    For Each itemContact In contactItems

       itemContact.BusinessTelephoneNumber = “(11) 4545-5031”

       itemContact.MobileTelephoneNumber = Replace(itemContact.MobileTelephoneNumber, “855”, “041”)

       itemContact.Save

    Next

    MsgBox “Your contacts have been re-filed.”

End Sub

=================


Para a conclusão desse POST contei com a ajuda do Programador Marcelo Santos (Mondial Tecnologia).

Até a próxima!

MAC

Dicas de Produtividade no Microsoft Outlook – Administração do Tempo


Série – Produtividade em 04 Passos – Microsoft Outlook

Passo 2

Antes de iniciar, gostaria de deixar claro que esse POST está baseado na versão do Microsoft Outlook 2010. Porém, essas dicas funcionam desde a sua primeira versão, ou seja, 1997.

Bom, continuando a série Produtividade em 04 Passos no Microsoft Outlook vamos iniciar a segunda parte:

Separando o joio do trigo

Apesar do termo de cunho religioso, o assunto que será abordado se assemelha a frase que praticamente virou um provérbio: Como destacar aquilo que é importante do que não é interessante (pelo menos naquele instante).

Irei mostrar aqui, dicas e truques sobre o software de correio eletrônico mais utilizado no mundo: Microsoft Outlook.

Apesar do poder de fogo do aplicativo, se não existirem regras de organização ou boas práticas de como iniciar o seu uso, não adianta ser um excelente produto ou possuir um bom marketing. Quem irá ditar as regras do jogo, sempre será o seu usuário. E se esse usuário não for bem treinado, as chances de fracasso na sua utilização são grandes.

Vamos à primeira dica: Ao abrir o seu Outlook logo pela manhã, que critério você utiliza para realizar a leitura de seus e-mails?

Bom, depois daquela dica no POST anterior (Regra dos 4D’s) vamos a continuação do assunto: Leia primeiro as mensagens em que o seu nome aparece no campo PARA. E como fazer isso?

Vamos aos passos:

  1. Deixe o Outlook na tela principal e clique com o botão direito do mouse no cabeçalho dos e-mails:


  1. Será exibida a tela Configurações de Exibição Avançadas: Mensagens. Clique no botão Formatação Condicional.


  1. Esse botão permite que se façam configurações personalizadas de acordo com o critério escolhido. Observe quantas opções podem ser editadas.


  1. Clique no botão Adicionar para criar uma nova regra.


  1. Digite um nome para a Regra e a seguir clique no botão Fonte.


A minha sugestão é você mantenha o padrão das versões anteriores do produto: Cor Azul
e pelo menos o tamanho da Fonte 9. Na sequencia, clique no botão OK.

Voltando a caixa de diálogo Formatação Condicional falta realizar o ajuste da Condição.

Clique no botão Condição e configure conforme a seguir:


Habilite a opção Onde estou e observe que o campo “na linha ‘Para’ sem outras pessoas” ficará ativado. A opção que aparece já é a ideal para esse passo, porém você pode criar uma nova regra com outras opções.

Para confirmar, clique no botão OK até voltar à tela principal (03 vezes). Observe como será a sua nova configuração:


A partir de agora, tente fazer “virar cultura” esse novo método: Todas as mensagens em que o seu nome aparece no campo PARA estarão na cor AZUL. Todas as outras estarão na cor tradicional.

Se você observar as boas regras da produtividade, verá que ela reza o seguinte:

  • Leia primeiramente as mensagens na cor azul e se tiver um tempo e estiver com disposição, leia os e-mails CC, ou seja, os e-mails que não ficaram em destaque.
  • Mensagens em CC podem aguardar até 8 horas para serem lidas.
  • Mensagens no campo PARA devem ser executadas em menos de 5 minutos.

Siga esse conselho e seja feliz!

Sejamos racionais:

A maioria dos e-mails em cópia não nos diz respeito: ou são enviados por engano ou são e-mails com “alter ego”. Ás vezes, você é copiado por mera estatística… já percebeu isso? Talvez seja porque o seu cargo é interessante para as pessoas que lhe “copiaram”.

Seja para fazer pressão a alguém ou para fazer parte de uma discussão que não leva a nada e nem a lugar nenhum.

O que estou escrevendo é com total conhecimento de causa: sou um Consultor que atua dentro das maiores empresas e o meu trabalho é demonstrar que a ferramenta pode ajudar o seu trabalho a ser mais rápido, fácil e prazeroso.

Bom, aguardem cenas do próximo capítulo…

MAC

Dicas de Produtividade no Microsoft Outlook – Administração do Tempo


Série – Produtividade em 04 Passos – Microsoft Outlook


Passo 1

Como administrar o seu tempo no Microsoft Outlook?

Em primeiro lugar, gostaria de agradecer a audiência nesse humilde blog que a única função é promover a Produtividade nos produtos Microsoft Office.

Em segundo, irei iniciar uma série (que com certeza será copiada) que retratada muito bem a realidade dentro das empresas: o mau uso do Microsoft Outlook dentro das organizações.

Pessoal, não me levem a mal, mas eu posso falar com essa franqueza porque tenho vivenciado experiências que me levaram a escrever este POST.

Trocando figurinhas com um velho conhecido em uma Palestra do grupo de Entusiastas do Office na Microsoft, Marcelo Thalenberg – MVP Microsoft – (que é o autor do livro Socorro, roubaram meu tempo e diretor da MT Criativa (www.mtcriativa.com.br), empresa que promove palestras e workshops sobre gerenciamento de tempo no trabalho e na vida pessoal), ele comentou em sua Palestra que o Outlook é 50% Técnica e 50% Emoção, ou seja, não adianta eu trabalhar todo o lado técnico da ferramenta se eu não levar em consideração o lado emotivo do meu usuário, quais suas preferências, sua pressão diária, a cultura da empresa onde ele trabalha, enfim, diversos fatores que podem contribuir para que o produto seja utilizado de maneira correta e produtiva.

Vamos aos fatos: Quando você chega pela manhã em seu trabalho, qual o primeiro programa que você abre? Deixa-me adivinhar: Microsoft Outlook.

Eu não sou vidente e muito menos o Cris Angel, mas posso deduzir também que ao abrir o produto, você começa a olhar para a sua Caixa de Entrada (ou Inbox) e dezenas de mensagens começam a aparecer. De onde elas vieram?

O servidor Microsoft Exchange (que é o controlador do Microsoft Outlook) armazena todos os seus e-mails e quando o seu computador é ligado, o servidor sincroniza suas mensagens armazenadas com o seu computador.

Agora a dúvida: qual a mensagem a ler primeiro?

A do gestor? A de um Cliente importante? A de uma Lista? A de um assunto que está virando dias?

Bom, vamos a primeira dica de produtividade dessa série:

Regra dos 4 D’s

  • A regra dos 4 D’s – DELETE


Passe os olhos pela sua caixa de entrada e “APAGUE” todas as mensagens desnecessárias: SPAM’S, mensagens enviadas por enganos, mensagens já resolvidas que não necessitam ser armazenadas, ou seja, todo o lixo que não precisamos guardar.

AVISO IMPORTANTE: O Ministério do Bom Senso adverte – apagar essas mensagens traz uma sensação de bem-estar, de alívio, de tranquilidade ao seu organismo que você não faz ideia.

Nesse momento é bom ter um “desapego as coisas materiais” que nesse caso são aquelas mensagens que você guarda, guarda e guarda, mas não sabe por quê!

Apagar mensagem não dói! Experimente…

Para realizar esse procedimento, clique sobre a mensagem desejada e pressione a tecla DEL. Caso queira excluir definitivamente, pressione as teclas SHIFT+DEL.

Após apaga-las, não se esqueça de esvaziar a sua Lixeira após esse procedimento:

Clique com o botão da direita do mouse sobre o item Mensagens excluídas e clique em Esvaziar Pasta.


Lembrando apenas que esse procedimento apaga todas as mensagens de sua lixeira, mas dependendo das configurações do Exchange de sua empresa, ainda é possível recuperar alguma mensagem que foi excluída por engano. Mas essa dica faz parte de outro artigo.

Depois desse PRIMEIRO D aplicado observe que sobraram outras mensagens.

Agora vamos a Regra do 2º D.

  • A regra dos 4 D’s – DELEGATE


Observe que em alguns casos, existem mensagens que podem ser delegadas a outras pessoas da equipe para realização de alguma ação.

Então, mãos a obra: Delegue todas as mensagens que não são pra você (ou que você não será o executor daquele assunto) e a cada REGRA realizada veja que você está se sentindo mais leve… (rs)

Para realizar esse processo, clique com o botão da direita sobre a mensagem e clique em Encaminhar. Caso queira realizar esse procedimento com teclas de atalho, pressione CTRL+F.


Esse é o conhecido termo, “passar a bola”. Então, faça isso!

  • A regra dos 4 D’s – DO

Agora vamos falar do que é realmente importante: as mensagens que o seu nome aparece EXCLUSIVAMENTE na linha Para.

Em outra série, irei demonstrar como separar o joio do trigo.

Se for algo que você consiga realizar no tempo de um miojo pronto, ou melhor, menos de 03
minutos, FAÇA!

Caso contrário, vamos a quarta REGRA.

  • A regra dos 4 D’s – DEFER

O que você não conseguir realizar na 3ª Regra, agende, ou seja, Defer.

Aplique Sinalizadores no e-mail para que você seja lembrado nos próximos minutos ou horas que existe algo pendente. É o famoso follow-up.

  • Para esse procedimento, clique com o botão da direita sobre a mensagem e escolha a opção Acompanhamento.
  • Veja que será mostrado um sub-menu. Clique na opção Adicionar lembrete.


Será mostrada a janela Personalizar. Digite um texto no item Sinalizar como para que você seja lembrado com essa mensagem. Escolha data e horário e clique no botão OK.


Observe que esse e-mail já está sinalizado como Follow-up e será despertado no horário escolhido.

Veja que a lista na Barra de Tarefas Pendentes guarda esse item também para você gerenciar o acompanhamento, além da agenda e compromissos.


Vamos a uma rápida recapitulação:

Regra dos 4 D’s

  1. Irrelevante? Delete it!
  2. Não é pra mim? Delegate it!
  3. Vai gastar menos de 3 minutos? Do it!
  4. Precisa de mais tempo? Defer it!

Bom, esse é o primeiro POST da série Produtividade em 04 Passos no Microsoft Outlook.

Até a próxima!

MAC


Dicas de Produtividade – Microsoft Outlook


Em breve irei publicar uma série de POST’s de PRODUTIVIDADE no Microsoft Outlook.

Vou separar o material em algumas partes e em breve irei lançá-los aqui, em primeira mão, para os Blognautas do Dicas do Aurélio.

Como realizo diversas Palestras de Produtividade em grandes empresas no Brasil, tenho um material interessante que pode ajudá-los a ter um ganho de 50 minutos diários (no mínimo) por dia.

Lembrando que o Microsoft Outlook não é só para enviar e receber mensagens. Isso equivale a 5% do que a ferramenta oferece.

Bom, aguardem!!!

Até mais!

MAC

Como usar o Outlook – configurar o Outlook – dicas e truques do Outlook


Outlook – 60 Dicas úteis

Segue 60 dicas rápidas que você mesmo pode implementar no seu Outlook.

Dicas como estas, passei em Palestras de Produtividade em diversas empresas aqui no Brasil. Se você colocar em prática 20%, você será 5 min. mais rápido por dia… faça os cálculos e veja o quanto economizará em 1 mês de trabalho.

E-mail Básico

  1. Painel de Navegação – As pastas do Outlook e o Painel de Navegação ficam à esquerda. Clique e arraste a barra divisora horizontal para ajustar os botões visíveis.


  1. Para encontrar Endereços – Clique em Para:, Avançado, Localizar (Advanced, Find), para fazer a busca por um campo, diversos campos com um nome inteiro ou apenas parte. Também é possível fazer a busca diretamente na linha Para: usando o Enter.

  1. Vários Endereços – Digite vários endereços separando-os por ponto e vírgula;
  2. Preenchimento de nome CTRL-K para preencher rapidamente um nome.
  3. Propriedades do nome – Clique duas vezes sobre o nome para acessar suas propriedades. Clique na guia Organização para ver o gestor.
  4. Anexos Inserir/Arquivo (Insert/File) – escolha os arquivos e anexe-os, escolha o menu lateral do botão inserir (Insert) para inserir como um texto no corpo da mensagem. Ou então use o ícone do clipe/anexar arquivo na barra de ferramentas.
  5. Várias Assinaturas para suas várias funções (Multiple Signature Blocks) – Configurar em Ferramentas / Opções / Formato de E-mail / Assinaturas (Tools/Options/Mail
    Format/Signatures). Podem ser copiadas assinaturas existentes no Word & E-mail. Se você está usando o Word como seu editor de e-mail, basta clicar com o botão direito do mouse em qualquer lugar da assinatura e escolher outra assinatura no menu que aparece. Todas as assinaturas que você criou e armazenou serão exibidas no menu.

  1. Sinalização para acompanhamento (Follow-up flags)– Aplique às mensagens, informando 3 semanas, 2 meses, etc. para configurar a data e a hora do lembrete. Use a opção Agora para sinalizador instantâneo
  2. Rastreamento de Mensagens e Opções de Entrega (Message Tracking & Delivery Options) – As opções na barra de ferramentas da mensagem, configuram a Prioridade, Solicitação de confirmação de entrega, Solicitação de confirmação de leitura, Não entregar antes de, Vencimento após data/horário (Importance, Delivery Receipt and Read Receipt, Do not deliver before, Do not deliver after date/time).
  3. Notificação de e-mailFerramentas/ Opções/ Preferências/ Opções de e-mail/ Opções de e-mail avançadas/Configuração de Alerta da Área de Trabalho… (Tools/Options/Preferences/ E-mail Options/ Advanced E-mail Options/ Desktop Alert Settings) permite configurar diferentes opções de alertas de novos e-mails. Desabilitado quando PPT é mostrado.
  4. Verificador Ortográfico (Spell Check) – É automático com o envio, e como o editor de e-mail padrão é o Word, você pode tirar proveito de alguns recursos. Ferramentas/Opções/Ortografia (Tools/Options/Spelling) para configurar opções.
  5. Painel de Leitura – Exibir /Painel de Leitura/ Direita (View/Reading Pane/ Right). Exibe 30% mais informação na tela com maior facilidade de leitura no sentido vertical.
  6. Opções de Agrupamento Exibir/Organizar por/Mostrar em Grupos (View/Arrange By/Show in Groups) para agrupar e-mails. Data, Conversação, Tamanho, De (Date, Conversation, Size, From) e outras categorias. Exibir/Expandir/ Reduzir Grupos (View/ Expand/ Collapse Groups) para ver mais ou menos.
  7. Responder e Encaminhar mensagens Responder/Responder a todos/Encaminhar (Reply/Reply To All/Forward) – usar responder a todos com cuidado! Mensagens encaminhadas incluem anexos; as respostas não incluem os anexos.
  8. Anexos, abrir e salvar – Clique com o botão direito no anexo e Salvar como (Save As), ou Arquivo/Salvar/Anexos (File/Save Attachments) para salvar diversos anexos de uma só vez. Ou então Arraste e solte os anexos para a área de trabalho.
  9. Criação de Pastas – Clique com o botão direito na lista de pastas, Nova Pasta (New Folder) para criar pastas. Clique com o botão direito sobre o item, escolha “mover para pasta” para inserir na pasta. É possível arrastar e soltar diretamente, Editar/Mover para Pasta (Edit/Move to Folder) mantém na memória a última movimentação, o comando Mover para Pasta (Move to Folder) na barra de ferramentas lista os últimos 10 locais. Arrastar e soltar na árvore de pastas para abrir a pasta e expandir as sub-pastas, mesmo quando fechada.
  10. Pastas Favoritas – Acrescente as pastas usadas com freqüência a uma lista de Favoritos. Arraste e solte uma das Pastas de E-mail (Mail Folders) para a área Pastas Favoritas. Arraste e solte para reposicionar em favoritos. Clique com o botão direito para remover.

Calendário Básico

  1. Colorir Compromissos – Aplicar etiquetas coloridas clicando com o botão direito do mouse sobre o compromisso, Rótulo (Label), e escolhendo uma dentre 10 cores pré-definidas. Selecione Editar rótulos para mudar nomes. Também é possível selecionar Rótulo (Label) na caixa de diálogo de um Compromisso (Appointment).
  2. Marcar Compromisso – Selecione e digite o novo compromisso diretamente na grade de calendário ou use o botão Novo da Barra de tarefas e clique em Compromisso (Toolbar New Appointment). Escolha Data, Hora de início e término e Lembrete. Digite o texto e anexos na janela de texto. Há opção para marcar como Particular no canto inferior direito.
  3. Mudar e Mover Compromissos– Arraste o início ou o final para ajustar, Arrastar à esquerda para mover, soltar sobre outra data. Arrastar e soltar segurando a tecla CTRL para fazer uma cópia do compromisso.
  4. Janela de Lembretes (Reminder) – Todos os lembretes são listados em uma única caixa de diálogo. Exibir/Janela de lembretes (View /Reminders Window) para visualizar pop-ups na data marcada. Descartar (Dismiss) individualmente ou Descartar tudo (Dismiss All). Shift+Click para selecionar diversos lembretes e colocar todos no modo Adiar (Snooze).
  5. Exibir diversas datas no calendário – CTRL+ Data no calendário = datas descontínuas.
  6. Atalhos de Teclado para diversos dias – Alt-1, exibe só 1 dia , Alt-7, exibe de 7 até 10 dias.
  7. Marcar Compromisso em Grupo – Selecionar na Barra de ferramentas Novo/Compromisso/ Para (New/Meeting Request – To) para escolher participantes obrigatórios e opcionais, opção de reunião on-line no meio para NetMeeting e conferência. Guia de agenda mostra horários livres/ocupados de participantes, passe o mouse sobre barras livre/ocupado para ver detalhes de compromissos, clique para abrir compromisso. Detalhes de agendas de outros usuários só ficam disponíveis se houver permissão. Preencher detalhes compromisso e enviar
  8. Aceitar compromisso Aceitar, provisório ou recusar, também Exibir calendário para decidir, responder para Organizador, acompanhamento das respostas.
  9. Proposta de Novo Horário – Visualiza horas livres/ocupadas de outros participantes e propõe novo horário para o organizador. Ao aceitar, o organizador automaticamente notifica todos os participantes. Economiza várias etapas no reagendamento de reuniões.

Contatos

  1. Como encontrar contatos – Encontrar rapidamente na barra de ferramentas – Clique qualquer parte de um nome em Digite um contato (“Type a contact to find”), tecle Enter para realizar a busca. As buscas anteriores ficam listadas no menu suspenso.
  2. Fotos em Contatos – Clique no botão Adicionar Imagem de Contato para acrescentar uma foto. Clique com o botão direito para remover.
  3. Sinalizadores de Acompanhamento – Sinalize contatos para acompanhamento, contatos passados aparecem em vermelho, caixa de informação indica cumprimento do que foi sinalizado.
  4. Ações de contato – Ações: envia cartas do Word, faz chamadas, envia e-mail, mapeia endereço na Web.
  5. Exportação de Contatos – Exporte para o Access ou qualquer outro arquivo de dados com Arquivo/Importar e Exportar/Exportar para Arquivo (File/Import and Export/Export to a File) Access (ou outro formato) selecione pasta de Contatos, nome do arquivo e Finalizar (Finish). Selecione os campos a exportar nos Campos personalizados de mapeamento (Map Custom Fields).

E-mail avançado

  1. Organize caixa de entrada (Inbox) com cores Ferramentas / Organizar / Usando Cores (Tools / Organize / Using Colors), use cores para os cabeçalhos das mensagens de acordo com o remetente ou para aquelas enviadas diretamente a você.
  2. Sinalizadores – Acrescente seis sinalizadores coloridos às mensagens para lembrar de fazer follow-up. Clique com o botão direito na área do sinalizador para escolher. Organize a caixa de entrada por cor de sinalizador ou escolha buscar arquivo de Acompanhamento (Follow-Up) para ver e-mails sinalizados.
  3. Marca Inteligentes (Smart Tag) de Nomes de Pessoas – Lista ícone com status das pessoas on-line. A Marca Inteligente selecionada aparece quando se aponta para um nome na linha de ações, incluindo envio de mensagens instantâneas, acrescentar contato, abrir contato, marcar reunião e ligar para o contato.
  4. Criar Atalho de Regra – Clique sobre um e-mail com o botão direito do mouse e selecione Criar Regra (Create Rule) para abrir caixa de diálogo de regras simplificadas com critérios básicos como De/Para/Assunto (From/To/Subject) e ações como Exibir Alerta, Tocar Som ou Mover para Pasta (Display Alert, Play a Sound ou Move to Folder).
  5. Assistente de regras – Ferramentas / Regras e Alertas/Regras de E-mail/ Nova Regra. Criar regras a partir de um modelo ou seguir os passos do assistente – Personalize todos os tipos de condições para mover, excluir, encaminhar itens baseado em diversos fatores, incluindo os campos de, conteúdo e assunto. Muito poderoso. Teste regras complexas com cuidado. Envia também alertas sobre mudanças em itens em Servidor SharePoint.
  6. Aviso de Ausência Temporária – No menu Ferramentas, clique em Assistente de aviso de ausência temporária. (Tools/Out Of Office Assistant); notifica remetentes que você está de férias e tem outras regras opcionais.
  7. Acesso do Outlook via Web – Permite acesso ao Outlook através da Web quando não estiver usando seu computador ou não estiver em sua localidade. Pode ser de algum escritório da sua empresa ou quando estiver fora da empresa. Permite uso de recursos que incluem arrastar e soltar, calendário, contatos, tarefas e verificador ortográfico.
  8. Encontrar – Tecla F3 ou Barra de ferramentas/Procurar (Toolbar/Find), digite a palavra a buscar, clique em Pesquisar em (Search In) para definir onde encontrar, e Localizar agora (Find Now) para realizar a busca. Está pré-definido que a busca é executada no campo Assunto e no corpo da mensagem.
  9. Buscar Pastas – Criar um arquivo dinâmico virtual com conteúdo que corresponda aos critérios de busca. Arquivo/Novo/Pasta de Pesquisa (File/ New/ Search Folder) para configurar critérios. A pasta se atualiza à medida que novas mensagens correspondam aos critérios.
  10. Salvar Buscas como PastaF3 ativa a barra de ferramentas Procurar. Salvar os resultados de buscas, selecionando Opções/Salvar como Arquivo de Busca (Options/ Save as Search Folder) na barra de ferramentas.
  11. Encaminhamento de Diversos E-mails – na Caixa de Entrada (Inbox), selecione várias mensagens e encaminhe (Forward) para enviá-las como anexos a uma nova mensagem.
  12. Listas de grupo /listas de distribuição – crie listas pessoais de distribuição clicando no ícone Catálogo de endereços, em seguida em Nova entrada/Nova lista de distribuição (Toolbar/ Address Book – Toolbar/ New Entry /New Distribution List). Acrescente quem quiser à lista. Ela ficará salva em sua lista local de Contatos e é apenas para o usuário atual, não global.
  13. Outlook Hoje – No topo da caixa de E-mail na árvore de pastas selecione Outlook hoje (Outlook Today). Visualização resumida de Calendário, Tarefas e Mensagens, Personalizar o Outlook Hoje e algumas configurações.

Prática de e-mails seguros

  1. Filtragem de Correio Indesejável –– Ferramentas/ Opções/ Preferências/ Lixo Eletrônico (Tools/ Options/ Preferences/ Junk E-mail) para configurar opções. A Tecnologia SmartScreen filtra automaticamente o Lixo Eletrônico e envia para a pasta Lixo Eletrônico. Selecione o nível de filtragem e crie listas de Remetentes Confiáveis (White list) e Remetentes Bloqueados (black list).
  2. Bloqueio de Imagem de Spam – Controla automaticamente o download de ilustrações de e-mail em HTML. Este recurso impede que seu endereço seja passado para outros spammers. Ferramentas / Opções/ Segurança/ Alterar Configurações de Download Automático (Tools/ Options/ Security/ Change Automatic Download Settings).

Calendário Avançado

  1. Formatação Automática de Cores de Compromissos – Aplicar cores automaticamente com base em palavras-chave. Editar / Formatação automática / Adicionar (Edit / Automatic Formatting / Add) para criar uma regra de formatação, condição para configurar critérios. A ordem das regras determina a prioridade de formatação aplicada.
  2. Compromissos recorrentes Novos compromissos, botão Recorrência na barra de ferramentas (New Appts., Recurrence). Escolha um padrão e uma data final.
  3. Calendários lado a lado – Visualize outros calendários abrindo aqueles que você está autorizado a visualizar. No Painel de navegação, selecione se estiver listado ou Abrir um Calendário Compartilhado (Open A Shared Calendar). Selecione calendários com uma opção e liste lado a lado.
  4. Como compartilhar o calendário – Para dar permissão, selecione Compartilhar meu calendário (Share My Calendar ) no painel de navegação do calendário. Em permissões, acrescente usuários de confiança e configure.

  5. Padrão de lembretes e como mudar Ferramentas / Opções / Preferências / Calendário (Tools/Options/Preferences/Calendar). O padrão é 15 de minutos.
  6. Diversos fusos horários – Veja dois fusos simultaneamente, configure Ferramentas / Opções / Preferências / Opções de Calendário / Fusos (Tools / Options / Preferences / Calendar Options / Time Zone) ou clique com o botão direito do mouse no calendário acima da barra de horas à esquerda e escolha Mudar fuso horário (Change Time Zone).
  7. Como acrescentar feriados ao calendário Ferramentas / Opções / Preferências / Opções de Calendário / Adicionar feriados (Tools / Options / Preferences / Calendar Options /Add Holidays).

Outros recursos interessantes

  1. Limpar Caixa de Correio – Uma única ferramenta que realiza quatro tarefas importantes de limpeza. Ferramentas/Limpar Caixa de Correio para

    1) Exibir Tamanho da Caixa de Correio

    2) Localizar itens antigos e grandes

    3) AutoArquivar itens antigos e

    4) Esvaziar itens excluídos (e Exibir Tamanho de Itens Excluídos).

  2. Backups Salvar para PSTArquivo / Importar e exportar / Exportar para um arquivo (File / Import e Export / Export) /Avançar / Arquivo de pasta particular (.pst) (File/ Personal Folder), Avançar, selecione a pasta e salve. É preciso ter o Outlook para abrir novamente. Pode ser compactado e protegido por senha.
  3. Backups – salvar no Word doc ou HTML- selecione a mensagem a salvar, Arquivo / Salvar Como / salvar como HTML ou texto (File / Save As / save as HTML ou text). Texto HTML pode ser lido por qualquer navegador, txt por qualquer editor de texto. Converta HTML para formato Word a partir do IE.
  4. Notes – Notas de lembrete em cinco cores da moda: melhor dentro do PC que colado no PC. Arraste e solte a nota no botão correio na barra de navegação para enviar e-mail com informações anexas.
  5. Voltar mensagem lida para não lida – clique com o botão direito do mouse na caixa de entrada e escolha Marcar como não lida (Mark as Unread).
  6. Configurações de opções Ferramentas / Opções (Tools/Options) – Dê uma olhada em todas as opções. Configure pasta de início em Ferramentas /Opções / Outras opções avançadas /Configurações gerais (Tools / Options / Other / Advanced Options /General Settings).
  7. Como usar o Help on-line – No canto superior direito, digite sua pergunta ou uma palavra-chave e tecle Enter.

Até a próxima

MAC

Post Duplo: Anexos do Outlook 2010 são abertos no Modo de Exibição Protegido e no Modo Somente Leitura


Eu acredito que você que migrou recentemente para a versão 2010 do Microsoft Office teve que passar por um reaprendizado do Microsoft Outlook, certo? Assim como aconteceu com a maioria dos aplicativos na versão 2007, nessa versão, o Outlook, Project e Visio ganharam a nova interface.

Agora, algo que era motivo de suporte para as equipes de suporte da maioria das empresas era o seguinte:

Nas versões anteriores, quando se clicava duas vezes sobre o anexo presente em um e-mail, era exibida uma mensagem que o anexo seria aberto e na sequência dos cliques o documento estava pronto para ser editado.

O usuário editava o anexo e clicava no botão SALVAR e não SALVAR COMO. Qual a diferença?

As alterações eram salvas no “anexo”. Dessa forma quando se procurava por um arquivo com as alterações não se encontrava (ele estava nos arquivos temporários em um endereço de difícil acesso) ou após muita procura, dentro do e-mail que você tinha aberto e feito às alterações.

Como um incremento à segurança, muitos e-mails circulavam como Cavalos-de-tróia, infectando assim a máquina do seu destinatário.

Com isso, muitas pessoas reclamavam que algo precisava ser feito. E voilá.

Como alteração na versão 2010 foi inserido 02 novos recursos: Modo de Exibição Protegido e o Modo Somente Leitura.

Um deles é possível visualizar nessa figura:


E enquanto estamos no modo de Exibição Protegido, o Modo Somente Leitura ainda não aparece. Apenas quando você clicar no botão Habilitar Edição, estará no modo Somente Leitura.

Vou mostrar nesse Post como desabilitar o Modo de Exibição Protegido e “burlar” o modo Somente Leitura, ok?

Passo 1:

Gostaria apenas de salientar que para desabilitar o Modo de Exibição Protegido definitivamente você corre o risco de abrir alguma mensagem potencialmente não segura e que pode conter vírus, worms ou outros tipos de malware, que podem danificar seu computador. Para proteger o seu computador, os arquivos desses locais potencialmente inseguros são abertos no Modo de Exibição Protegido. Com o uso desse modo, você pode “ler” um arquivo e inspecionar o seu conteúdo, reduzindo os possíveis riscos. Veja mais informações no endereço: http://office.microsoft.com/pt-br/excel-help/o-que-e-o-modo-de-exibicao-protegido-HA010355931.aspx

Mas, se mesmo assim, você quiser correr o risco, vamos lá:

Abra qualquer aplicativo Office

Clique na guia Arquivo/Opções.


Na tela Opções do PowerPoint, clique na categoria Central de Confiabilidade e na sequência, clique no botão Configurações da Central de Confiabilidade.


Será exibida outra tela denominada Central de Confiabilidade. Nessa tela se encontram todas as possíveis configurações de bloqueio de arquivo ao software.

Clique na categoria Modo de Exibição Protegido e desabilite a opção Habilitar Modo de Exibição Protegido para anexos do Outlook.

Após essa ação clique no botão OK. A partir de agora, qualquer anexo aberto do Outlook será aberto diretamente no modo de edição.

Porém, ainda no Modo Somente Leitura.



Bom, vamos para o próximo passo:

Se você tiver aberto o anexo, feche-o antes de executar esse procedimento.

Abra o e-mail com o anexo e no grupo Mover clique no botão Ações


Clique na opção Editar mensagem.

Pronto! Abra o anexo que ele já está no modo edição. Mas lembre-se: todas as alterações serão salvas no próprio anexo.

Até a próxima!

MAC

7 MANEIRAS DE REDUZIR O OVERLOAD DE MENSAGENS


Quer ser mais feliz? Menos estressado e mais focado em outras atividades? Siga essas dicas:

1. Envie menos e-mail

Muitos de seus e-mails recebidos são respostas às mensagens enviadas? Reduza enviando menos e-mail! Utilize outros meios de comunicação.

2. Escreva com precisão e profissionalismo

Evite maus entendidos e garanta aos destinatários que eles podem agir imediatamente ao invés de enviar mensagens com perguntas de volta!

3. Pergunte se as pessoas precisam

Evite mensagens desnecessárias De e Para pessoas que não estão diretamente envolvidas. Não use Cc ou Encaminhar sem necessidade.

4. Evite distrair os outros

Recibos de entrega do destinatário e o envio de mensagens com alta prioridade servirão de distração aos seus destinatários e gera aumento de tráfego de emails adicional.

5. Responda no mesmo dia

Isso reduzirá significativamente a quantidade de e-mails que você terá que ler dia após dia em sua caixa de entrada.

6. Não tenha o que você não precisa

Solicite que seu endereço seja removido de listas irrelevantes (Cc). Além disso, cancele a assinatura de boletins de notícias e listas de discussão que você não leu.

7. Minimize interrupções

Verifique seu e-mail 3 ou 4 vezes ao dia e não perca tempo no meio das novas mensagens. Utilize a regra dos 4 D’s para ações produtivas.

By MAC

 

O que há de novo no Microsoft Outlook 2007?


Trabalhando com Emails

Interface de usuário orientada a resultados – O Outlook 2007 possui a interface do usuário reformulada que torna ainda mais fácil e intuitiva a redação, a formatação e o trabalho com emails. Acesse todos os recursos sofisticados do Outlook em um único local, conforme exemplo a seguir:

a. Clique no botão Novo para criar uma nova mensagem. Observe a nova interface Fluent, composta por guias e com comandos organizados para que o trabalho se torne mais produtivo.

b. Clique na seta para baixo da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e habilite todas as opções disponíveis para uma melhor produtividade na edição de mensagens.

c. Caso deseje habilitar o campo CCo, clique na guia Opções e no grupo Campos, clique sobre o botão.

d. Confirmações de leitura e de entrega estão disponíveis na guia Opções e no grupo Controle.

e. Lembre-se que o logotipo do Office localizado à esquerda superior não é meramente ilustrativo: Clique nele e veja todas as opções existentes no menu Arquivo do Outlook 2003.

f. Para enviar o seu cartão de visita eletrônico na mensagem, clique na guia Mensagem e no grupo Incluir clique no botão Cartão de visita. Escolha o cartão desejado e envie a mensagem a quem desejar.

Pré-visualização de anexos – Usando o novo pré-visualizador de anexos, você pode abrir anexos diretamente do Painel de Leitura com apenas um clique. Esse aprimoramento poupa tempo e permite que você visualize os anexos no contexto da mensagem de email. Esse tipo de recurso permite a abertura de Itens do Outlook, documentos do Word, apresentações PowerPoint, planilhas Excel, desenhos Visio e arquivos de imagens e texto.

Painel de Navegação minimizado – O Painel de Navegação pode ser minimizado em uma barra de botões vertical para que você tenha mais espaço de trabalho e ainda possa acessar rapidamente as Pastas Favoritas e outros modos de exibição.

Barra de Tarefas Pendentes – A nova Barra de Tarefas Pendentes integra suas tarefas, mensagens de email sinalizadas para acompanhamento, compromissos agendados e informações do calendário em um lugar conveniente. Ela também inclui tarefas do programa de anotações Microsoft Office OneNote, do Microsoft Project 2007 e dos sites do Windows SharePoint Services 3.0. A Barra de Tarefas Pendentes oferece uma visão consolidada de suas prioridades do dia.

a. Para configurar a Barra de Tarefas Pendentes, clique no menu Exibir / Barra de Tarefas Pendentes e escolha uma das opções para personalizar.

Sinalizando emails para acompanhamento – Agora os sinalizadores possuem mais utilidade no Outlook. Você pode usar um sinalizador para criar um item para acompanhamento que pode ser rastreado pela Barra de Tarefas Pendentes, pela sua Caixa de Entrada e até pelo Calendário. Eles também são úteis para configurar lembretes para você mesmo e para outras pessoas.

a. Para sinalizar um email, clique no espaço correspondente ao Sinalizador. Caso deseje mais opções, clique com o botão da direita do mouse para personalizar a sinalização.

b. Nessa versão é possível enviar um email e sinalizar ao destinatário e ao remetente também. Para que isso aconteça, abra uma nova mensagem, clique na guia Mensagem e no grupo Opções clique no botão Acompanhamento.

c. Serão exibidas diversas opções para o acompanhamento da mensagem.

d. Clique na opção Adicionar Lembrete. Será exibida a caixa de diálogo Personalizar com duas opções: Sinalizar para mim e Sinalizar para Destinatários. Faça suas configurações desejadas e clique no botão OK.

Pesquisa Instantânea – O Outlook 2007 fornece um novo meio para localizar informações, não importa em que pasta elas estejam. Ele utiliza a mesma tecnologia do Windows para apresentar resultados independentemente do tamanho da caixa de correio. Além disso, um visual avançado exibe cada resultado da pesquisa imediatamente, assim que ele é disponibilizado, enquanto a pesquisa continua em execução.

Observação – Para que esse recurso funcione é necessária a instalação de um plug-in da Microsoft denominado Desktop Search.

 

Criando uma Pesquisa personalizada – Clique no Painel de Pesquisa localizado acima da linha de títulos e com um espaço para se realizar digitação. Observe que quando a digitação acontece, o Outlook começa a localizar pedaços de frases, independente de sua localização no e-mail. A identificação em amarelo é automática.

Como default, a localização acontece em todas as pastas de email da Caixa de Correio e dos PST’s abertos, sendo possível a configuração dos itens desejados para pesquisa com um clique na seta dupla chamada Construtor de Consultas ou na seta simples chamada de Painel de Pesquisa Instantânea, cada um com suas configurações específicas.

 

Categoria de CoresAs novas Categorias de Cores são opções de pesquisa personalizada que permitem a localização de itens e distinção uns dos outros, facilitando sua localização. Você pode adicionar a mesma categoria de cor a itens de email, calendário e tarefas para encontrar com mais facilidade todos os itens desse projeto. Se você precisar localizar informações mais tarde, pode-se criar uma pesquisa e uma classificação por Categorias de Cores para identificar de forma rápida e visual aquilo que está procurando.

a. Escolha uma das pastas de email para configurar o item Categoria de Cores.

b. Clique em um email e na direção da coluna Categorias, clique com o botão da direita do mouse sobre o espaço e escolha uma das categorias oferecidas pela lista. Caso deseje outra opção, clique sobre o termo Todas as Categorias e faça as devidas alterações.

c. Também é possível criar uma Pasta de Pesquisa personalizada clicando com o botão da direita sobre o mesmo espaço reservado às Categorias e escolhendo a opção Criar Pasta de Pesquisa. Dessa forma, é criado automaticamente uma Pasta de Pesquisa contendo a palavra selecionada na Categoria. Lembre-se que essa pesquisa não é igual àquela criada diretamente no item Pastas de Pesquisa, pois nesse tópico a pesquisa é abrangente a todos os termos localizados em todos os itens de email.

 

Mudança na exibição da semana no Calendário – O Outlook 2007 apresenta um novo layout para a exibição de semana e um novo nível de detalhamento mensal. Gerencie facilmente suas prioridades diárias através do novo painel de tarefas posicionado na parte inferior do Calendário.

 

Recursos de agendamento aprimorados – Os recursos de agendamento aprimorados do Office Outlook 2007 e do Exchange 2007 são úteis para você programar reuniões com mais facilidade e em menos tempo. Se você usa o Exchange 2007, as programações dos participantes são analisadas e então são recomendados a hora e o local ideais para a reunião.

Inúmeras melhorias feitas no Outlook 2007 tornam o uso do calendário mais fácil para quem utiliza o Exchange 2003 ou o Exchange 2007.

a. Se forem feitas alterações no local ou na pauta da reunião, os participantes receberão uma atualização informativa em vez de terem de aceitar novamente a reunião. Além disso, as mudanças são realçadas na atualização da reunião, facilitando a localização do que mudou.

 

Sobreposição de Calendário – Um dos novos recursos do Outlook 2007 é a sobreposição de calendário que possibilita a mesclagem de compromissos de terceiros ao seu calendário e quando conflitam entre si, que, dependendo do tipo de permissão concedida, fica mais fácil o remanejamento dos compromissos para um próximo horário disponível.

 

Recursos adicionais

RSS FeedsO RSS Feeds é uma maneira conveniente de os publicadores de conteúdo distribuírem informações em um formato padronizado. Exemplo comum de conteúdo RSS são as fontes de informações que são atualizadas freqüentemente, como manchetes de notícias e blogs. A vantagem do RSS é que ele agrega todo o conteúdo de várias fontes na Web em um único lugar, além de não ser necessário fornecer seu endereço de email aos publicadores de conteúdo para receber as informações.

a. Para configurar um canal RSS clique no menu Ferramentas / Configurações de Conta.

b. Clique na guia RSS Feeds e logo após clique no botão Novo. Digite o endereço desejado e clique no botão OK.

Configuração Automática de Conta – O novo recurso Configuração Automática de Conta facilita a inclusão de contas no Outlook 2007. Basta inserir o nome e a senha da sua conta de email do Exchange, POP3 ou IMAP. O Office Outlook 2007 configura a conta para você. Não é preciso lembrar o nome do servidor ou alguma outra informação misteriosa nem configurar as portas, nem fazer mais nada.


Compartilhe facilmente informações com quem quiser e onde estiver

Flashes do Calendário – Você pode enviar seu calendário para outra pessoa em uma mensagem de email. O destinatário pode abri-lo no navegador da Web ou no Outlook.

a. Clique no seu item de Calendário com o botão da direita do mouse e escolha a opção Enviar por Email.

b. Será exibida a caixa de diálogo Enviar Calendário por Email.

c. Faça as configurações necessárias e clique no botão OK.

d. Uma foto do seu calendário é mostrada no contexto da mensagem e também inserida como anexo.

e. Ao enviar o email, o destinatário tem como opção salvar os seus compromissos em sua agenda ou apenas visualizá-los.

 

Inscrições em Calendário da Internet – Os Calendários da Internet são calendários compartilhados pela Internet. Sejam eles criados no Outlook ou em outro aplicativo, esses calendários são baixados de um serviço de publicação de calendários ou de um site especial no qual as pessoas podem hospedar e se inscrever para ter calendários. A inscrição em Calendário da Internet inclui informações para orientar o Outlook sobre onde procurar atualizações e com que freqüência.

Assistente de Ausência Temporária – Antes, quando você iniciava o Outlook e seu Assistente de Ausência Temporária estava ativado, aparecia uma caixa de diálogo de alerta.

No Outlook 2007, quando você ativa a resposta automática de Ausência Temporária, aparece um aviso na barra de status.

a. Se você usa uma conta do Exchange 2007, pode programar com antecedência as horas de Ausência Temporária sem se preocupar com o fato de que talvez se esqueça de ativar ou desativar a Ausência Temporária.

b. Além disso, se você utiliza contas de email do Exchange 2007, pode especificar mensagens diferentes para destinatários de dentro e de fora da empresa.

 

Carimbo Postal do OutlookO Carimbo Postal do Outlook é uma nova tecnologia da Microsoft para ajudar a evitar a entrada de lixo eletrônico. Essa tecnologia solicita que o computador do remetente execute um cálculo ou um quebra-cabeças e, em seguida, inclua esse resultado como um símbolo de legitimidade na mensagem de email. A criação de um Carimbo Postal do Outlook dificulta e torna demorado o envio mensagem de email em massa para os spammers, mas não afeta em nada sua experiência ao enviar mensagens legítimas.

O Carimbo Postal de Email do Outlook é ativado por padrão. Você pode desativar o recurso da seguinte maneira:

a. No menu Ações / Lixo Eletrônico, clique em Opções de Lixo Eletrônico.

  1. Na guia Opções, desmarque a caixa de seleção Ao enviar email, aplicar um carimbo postal para ajudar os clientes de email a distinguirem emails comuns de lixo eletrônico.

 

Envie a mensagem correta

Ferramentas de Revisão – O verificador ortográfico ficou mais consistente entre os programas do Office 2007. Exemplos dessa alteração incluem:

a. Várias opções do verificador ortográfico agora são globais – Se você alterar uma delas em um programa do Office, essa opção mudará também em todos os programas do Office.

b. Além de compartilhar os mesmos dicionários, todos os programas são capazes de gerenciá-los usando a mesma caixa de diálogo.

c. O verificador ortográfico do Office 2007 inclui o dicionário francês pós reforma. No Microsoft Office 2003, ele era um suplemento que tinha de ser instalado separadamente.

d. É criado automaticamente um dicionário de exclusão para um idioma na primeira vez em que ele é usado. Com os dicionários de exclusão, você pode fazer com que o verificador ortográfico sinalize palavras cujo uso você deseja evitar. Eles são úteis para evitar palavras obscenas ou que não correspondem ao seu guia de estilo.

e. O verificador ortográfico pode localizar e sinalizar alguns erros ortográficos contextuais. Você já cometeu um erro parecido com este? Eu verei você lã. No Outlook 2007, você pode habilitar a opção Usar verificação ortográfica contextual para obter ajuda para localizar e corrigir esse tipo de erro. Essa opção está disponível quando você verifica a ortografia de documentos em inglês, alemão ou espanhol.

 

Até a próxima!

MAC