Vídeo sobre Dicas de Produtividade no Microsoft Excel


Olá pessoal,

Fiz a gravação desse vídeo em uma empresa que fui realizar Workshop’s de Excel em Vinhedo.

A sala estava com lotação máxima (aproximadamente 60 pessoas), foi um evento bem acolhido por todos e estou compartilhando aqui pois acredito ser útil para aqueles que estão iniciando no mundo do Microsoft Excel ou para aqueles que simplesmente gostam de ouvir falar do assunto.

Segue o link: https://youtu.be/16hzLrg7vJI

Enjoy!

 

MAC

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Dicas e Truques sobre o Excel 2013 – Dica 4


(Com os devidos ajustes, esse POST poderá servir as versões 2007 e 2010 também)

 

Olá pessoal!

Continuando a sequência de Dicas e Truques do Excel, nesse post irei comentar um assunto muito comum dentro de uma pasta de trabalho: “FORMATAÇÃO”. Mas não é qualquer tipo de formatação, são formatações personalizadas que podem ser utilizadas a título de melhorar a visualização dos seus dados ou simplesmente “pensar fora da caixa”. Sendo assim, vamos a Dica 4:

 

Criando formatos de número personalizados

 

Embora o Excel ofereça uma boa variedade de formatos de números já definidos (formatações prontas), em alguns casos, você poderá achar que nenhum deles se adapta às suas necessidades. E é por esse motivo que vou falar sobre a criação de formatos personalizados.

  1. Para iniciar, selecione uma célula qualquer e clique com o botão da direita do mouse e escolha a opção Formatar células ou pressione a combinação de teclas de atalho, CTRL + 1. Na sequência, clique na guia Número e depois na Categoria Personalizado, conforme Figura 1:

     

Figura 1 – Caixa de diálogo Formatar células (dica de abertura: CTRL+1)

 

  1. Observe que na caixa Tipo está escrito Geral, pois essa é a opção padrão do Excel. Nesse espaço é possível configurar os mais diferentes tipos de formatos. Um deles (e o meu preferido) é a configuração de quatro seções (categoria Personalizado) para números. Vamos aos detalhes:

     

  2. É possível configurar formatos de números positivos, formatos números negativos, formatos para números zero e formatos texto.

 

  1. A sintaxe ficaria assim:

 

Positivos;negativos;nulos;texto | Ou em símbolos: +;-;0;@ – A digitação foi feita sem espaços para simular uma situação real

 

Lembrando sempre que o separador padrão (seguindo as configurações do idioma Português Brasil) é o ponto e vírgula. Tudo o que está sendo explicado é para o padrão PT-Br. Para outros idiomas, basta converter.

Algumas observações:

  1. Se o seu formato personalizado possuir apenas 01 seção (Ex.: [Verde]#.##0,00), esse formato será aplicado para todos os números que estiverem selecionados. Só para detalhar esse formato:

[Verde] – é a escolha da cor que será aplicada aos números dessa seção (no padrão, poderão ser utilizadas as 8 cores default).

#.##0 – É o formato de número que será aplicado à essa seção, nesse caso, separador de milhares.

,00 – É o formato decimal que será aplicado aos números.

Voltando à explicação desse formato, isso significa que “todas” as células que forem selecionadas e aplicadas esse tipo de formatação ficarão na cor VERDE, os números com separador de milhares e 02 casas decimais, independente se são números negativos, positivos ou nulos.

Isso só é possível porque estou aplicando um único tipo de formato às células selecionadas.

  1. Se o seu formato personalizado possuir 02 seções (Ex.: [Verde]#.##0,00;[Vermelho](#.##0,00)), a primeira seção será aplicada aos números positivos e nulos e a segunda seção aos valores negativos.
  2. Se o seu formato personalizado possuir 03 seções (Ex.: [Verde]#.##0,00;[Vermelho](#.##0,00);[Azul]0), a primeira seção será aplicada aos números positivos, a segunda seção aos números negativos e a terceira seção aos números nulos.
  3. Caso você utilize todas as seções, a última seção será aplicada ao texto que estiver dentro da seleção de células.

 

Se você utilizar a formatação que está descrito como exemplo, você obterá um resultado surpreendente em suas células. Vou criar um formato completo para você utilizar:

 

1ª seção

2ª seção

3ª seção

4ª seção

 

[Verde]#.##0,00

[Vermelho](#.##0,00)

[Azul]0

“Digite somente números!”

Significado

Formata todos os números positivos na cor Verde, com separador de milhares e 02 casas decimais

Formata todos os números negativos na cor Vermelho, com separador de milhares, 02 casas decimais e o número dentro de parênteses.

Formata todos os números nulos na cor Azul
e sem casas decimais.

Formata todas as células que possuem texto com a frase Digite somente números!

 

Lembrando que conforme explicado nas letras a, b, c e d se você utilizar o formato personalizado sozinho (apenas uma seção) surtirá um tipo de efeito. Se utilizar todos juntos, cada seção será responsável por um tipo de formatação!

Abaixo segue algumas tabelas que poderão ser utilizadas como base para a criação do seu formato personalizado:

 

Principais códigos utilizados para a criação de Formatos personalizados

 

Código

O que esse código faz

Geral

Exibe o número na formatação padrão.

#

Serve como um espaço reservado para um dígito que exibe somente um número “significante” ou seja, não exibe zeros.

0 (zero)

Serve como um espaço reservado para dígitos “insignificantes” ou seja, zeros ou apenas para adicionar zeros à um formato.

?

Adiciona um espaço para dígitos insignificantes (zero) ou apenas para alinhamento de símbolos existentes no formato.

*

Repete o caracter digitado na formatação até o final da coluna – Ex.: *.0,00 repete um ponto decimal antes do número até o final da coluna

Underline

Adiciona um espaço igual a largura do próximo caracter.

@

Serve como um espaço reservado para texto.

[cor]

Exibe os caracteres na cor especificada. Podem ser utilizadas as cores: Preto, Branco, Azul, Ciano, Verde, Magenta, Vermelho, Amarelo.

[Cor n]

Exibe os caracteres na cor correspondente da paleta de cores, onde n pode ser um número entre 0 a 56.

[condição]

Permite “brincar” de Formatação Condicional dentro da seção. Ex.: [Vermelho][<=100];[Azul][>100]

Formatos de Datas e horas

M

Formata o mês sem a adição de zeros.

mm

Formata o mês com a adição de um zero à esquerda.

mmm

Formata o mês com a abreviação do nome. Ex.: Jan

mmmm

Formata o mês com o nome completo. Ex.: Janeiro

mmmmm

Formata o mês com a letra inicial do mês. Ex.: J

D

Formata o dia sem a adição de zeros.

dd

Formata o dia com a adição de um zero à esquerda.

ddd

Formata o dia com a abreviação do nome da semana. Ex.: dom

dddd

Formata o dia com o nome completo. Ex.: domingo

 

Existem muitos outros exemplos e códigos que poderiam ser mostrados mas o POST ficaria muito extenso. Tentei mostrar os principais tipos de formatação e como montar um formato personalizado, como já mostrado em outros artigos feitos por mim (https://marcoaureliocandido.com/2010/11/25/divisao-por-1000-sem-formula-%e2%80%93-tambem-conhecido-por-efeito-criss-angel-2/).

 

Espero que seja útil e lhe ajude a “personalizar” seus dados na planilha!

 

Até a próxima!

 

MAC

Dicas e Truques sobre o Excel 2013 – Dica 3


(Com os devidos ajustes, esse POST poderá servir as versões 2007 e 2010 também)

 

Olá pessoal!

Continuando a sequência de Dicas e Truques do Excel, para um entendimento mais amplo do que será explicado nesse POST, acesse https://marcoaureliocandido.com/2014/01/23/dicas-e-truques-sobre-o-excel-2013-2010-e-2007-tambem/ onde faço comentários sobre como estruturar corretamente uma planilha sem o uso de alguns recursos que futuramente prejudicam a sua produtividade. Sendo assim, vamos a Dica 3:

 

Como criar Estilos de Célula no Excel 2013

 

Eu amo falar sobre formatação pois é um dos “truques” que permitem a visibilidade da sua planilha (mesmo com resultados desagradáveis) e que dependendo da dosagem, torna todo o processo de análise e verificação mais aprazível.

Após você criar uma formatação específica (por isso comentei acima sobre o post Dicas e Truques sobre o Excel 2013) nesse exemplo, demonstrarei como “salvar” uma determinada formatação para uso posterior.

Imagine que após você criar uma formatação específica (divisão de um número por 1000, por exemplo), você queira guardar esse formato para um uso posterior em outra planilha:

  1. Na figura abaixo, fiz a divisão por 1000 dentro da formatação das células e desejo utilizar novamente esse formato em outra planilha. Para gravar essa formatação, selecione a célula que contém o formato desejado, e clique na guia Página Inicial/Estilos de Célula:

 

 

  1. Observe que existe uma lista com diversos estilos que estão prontos para serem utilizados. Na parte de baixo dessa tela existe uma opção denominada Novo Estilo de Célula:

 

 

  1. Clique nessa opção e será exibida a caixa de diálogo Estilo:

 

 

  1. Observe que é possível editar o Nome do Estilo e todas as outras opções disponíveis nessa caixa de diálogo, bem como outros formatos personalizados que poderão ser criados, clicando no botão Formatar.
  2. Nesse exemplo, como a formatação já havia sido feita, observe as opções que estão definidas em Número e Borda. Irei renomear o estilo e desabilitar a opção Borda. Veja como ficou:

 

 

  1. Com essas formatações escolhidas, basta clicar no botão OK e agora vamos testar o nosso estilo.
  2. Selecione qualquer célula de outra planilha a qual você pretenda aplicar o seu formato:

 

 

  1. Selecione as células desejadas e clique na guia Página Inicial/Estilos de Célula e observe que existe uma categoria inicial chamada Personalizada e que o estilo salvo como Divisão por 1000 está sendo exibido. Clique sobre esse estilo e observe que todos os números já foram formatados automaticamente.

 

 

Agora gostaria de esclarecer o seguinte: Todos esses passos são para a mesma pasta de trabalho, ou seja, os estilos criados em uma pasta de trabalho, não são “salvos” para outra pasta de trabalho.

Caso esse seja o seu problema, copiar os estilos feitos em um arquivo (pasta de trabalho) para outro arquivo, siga o próximo assunto:

 

Como mesclar estilos de Pastas de Trabalho diferentes no Excel 2013

 

Após a criação dos seus estilos na pasta de trabalho, faça o seguinte:

  1. Abra a Pasta de Trabalho a qual deseja que os estilos sejam copiados e clique na guia Página Inicial/Estilos de Célula e observe que na parte de baixo dessa tela existe a opção Mesclar Estilos:

 

 

  1. Clique sobre essa opção e observe que será exibida a caixa de diálogo Mesclar estilos:

 

 

 

  1. Selecione o nome da pasta de trabalho que deseja copiar os estilos e na sequência clique no botão OK.

 

  1. Será exibida uma caixa de diálogo solicitando confirmação. Clique no botão Sim:

 

 

  1. Observe que automaticamente alguns formatos de fonte entre outros são ajustados automaticamente (logicamente que se você não tiver feito nenhuma alteração “padrão” na outra pasta de trabalho, você não irá perceber nada). A partir desse momento, selecione as células que deseja aplicar o formato e observe que ao clicar no botão Estilos de Célula o Excel já “importou” todos os formatos da outra pasta de trabalho:

 

 

Bom, acho que essa Dica vale por duas…rs!

 

Até a próxima!

MAC

Microsoft Excel – Dicas, Truques e Cuidados – Evento gratuito online


Olá pessoal,

É com imenso prazer que convido todos vocês (e quanto mais pessoas puderem convidar, melhor será), para um Webcast de Excel 2013 com foco em Dicas e Truques em geral e abordagem sobre ferramentas de uso rotineiro como Tabela Dinâmica, Gráficos Dinâmicos e “leves toques” de B.I. (Business Intelligence).

O Palestrante será o MVP Benito Savastano (Diretor de Tecnologia da Mondial Tecnologia) que com toda a sua vivência de Excel irá proporcionar um ótimo evento a todos nós (sou fã incondicional do trabalho dele).

Trabalhei na Mondial Tecnologia por 13 anos e tudo que aprendi sobre Excel devo a vivência com o mestre Benito. Por esse motivo, ressalto: vale a pena participar:

Link para inscrição: Treinamento gratuito de Excel e Produtividade com Benito Savastano

Facebook da Mondial Tecnologia: https://www.facebook.com/MondialTecnologia?ref=ts&fref=ts


Esse evento será no próximo sábado (13/Jun/2015) das 09hs até as 14hs.

Nos encontramos lá,

Até breve! J

Dicas e Truques sobre o Excel 2013 – Dica 2


 

(Essa dica atende todas as versões do Excel a partir da versão 5.0)

 

Olá pessoal!

Continuando a sequência de Dicas e Truques do Excel, decidi fazer uma dica rápida e simples, porém muito funcional. Vamos a Dica 2:

 

Truque antigo do Excel vira menu de atalho “formal”

 

Antes de começar esse assunto, deixa eu esclarecer algo:

Pasta de Trabalho – É o arquivo *.xls* propriamente dito. É composta por uma coleção de planilhas. Em suma é o que enviamos por e-mail.

Planilha – É um “fragmento” da pasta de trabalho. É a guia que se encontra na parte inferior da sua pasta de trabalho e que “erroneamente” dizemos: “vou te enviar a planilha por e-mail”.

Essa explicação se faz necessária, mediante o assunto que irei explicar agora:

Já deve ter acontecido com você a tentativa de localizar uma planilha dentre diversas que você possui na pasta de trabalho e nessa árdua tarefa ficou literalmente “escravo” das setas de deslocamento de planilha, localizadas ao lado da primeira planilha.

É por esse motivo, que na versão do Excel 2013 a Microsoft inseriu um rótulo explicativo quando se deixa o cursor do mouse por 1 segundo sobre qualquer uma dessas setas:

 

Algumas observações:

  • Não existem mais 04 setas para deslocamento das planilhas.
  • A tecla CTRL deverá ser utilizada para o deslocamento inicial ou final das planilhas.

De acordo com o MVP em Excel João Benito Savastano, desde a versão 5.0 do Excel, o botão direito do mouse pode ser utilizado para a descoberta das planilhas e navegação das mesmas (dentre outros recursos que às vezes esquecemos de utilizar o botão da direita do mouse). Inclusive, parafraseando o Benito, na dúvida, clique com o botão da direita!

Porém, como é um truque que quase ninguém conhece, a Microsoft resolveu deixar mais claro e por isso gostaria de reforçar a sua utilização:

  1. Para que você navegue entre suas planilhas com mais facilidade, clique com o botão da direita do mouse sobre as setas de deslocamento de planilha e observe que um menu de atalho (denominado Ativar) será exibido com a lista de todas as suas planilhas:

 

 

  1. Para navegar para qualquer uma delas, selecione a planilha desejada e clique no botão OK.

Para quem possui versões anteriores do Excel, o processo é o mesmo, ok? Apenas o menu de atalho não possui título…

Bom, a partir de agora, a navegação entre as planilhas da sua pasta de trabalho, deverá ser mais simples!

 

Até a próxima!

MAC

Dicas e Truques sobre o Excel 2013 – Dica 1


(Com os devidos ajustes, esse POST poderá servir as versões 2007 e 2010 também)

 

Olá pessoal!

Irei realizar uma série de Dicas e Truques de Excel 2013 e o desafio é lançar 30 dicas interessantes. Mas se vocês gostarem e começarem a me “incentivar” pode ser que eu acabe “maximizando” esse assunto.

Logicamente que se fosse pela capacidade do aplicativo eu iria lançar dicas “para toda a eternidade”… rs!

Mas vou tentar focar em dicas funcionais e interessantes e espero que consiga trazer algum conhecimento para o seu dia-a-dia.

Deixarei assuntos óbvios de lado e focarei em assuntos pertinentes ao aumento de produtividade, ok?

Bom, como sempre, a seção de comentários estará à disposição para maiores esclarecimentos.

Então, vamos a Dica 1:

 

Ocultando elementos no Excel 2013

 

Às vezes, para uma melhor apresentação do nosso trabalho no Excel, “escondemos” alguns recursos para uma visão mais “clean” da planilha. Quando a planilha está finalizada, começamos a realizar alguns ajustes “cosméticos” para que a apresentação fique mais funcional. Porém, alguns recursos tornam a exibição dos dados um tanto carregados e provincianos sendo que com 05 cliques do mouse esse processo poderá se reverter e deixar a sua planilha muito mais charmosa.

 

Escondendo a Faixa de Opções

 

Através da Faixa de Opções podemos acessar os comandos e recursos dos aplicativos. Porém, como ela ocupa um espaço “razoável”, após a finalização das ações, é possível ocultá-la para que a planilha fique mais “fit”. Veja algumas opções para a realização desse procedimento:

  1. Clicar duas vezes sobre qualquer guia.
  2. Clique com o botão da direita do mouse sobre qualquer guia e escolha a opção Recolher a faixa de opções.

 


 

  1. No canto superior direito, existe um ícone com uma seta apontando para cima e que ao ser clicado exibe algumas opções. Escolha uma delas para melhor exibição da sua planilha (conforme figura abaixo):


 

  1. Pressione a combinação de teclas CTRL+F1
  2. Clique na seta para cima que se encontra na parte inferior direita da Faixa de Opções:

 


Viu quantas opções para se realizar uma única operação no Excel?

 

Ocultando outros elementos do Excel

 

É possível ocultar as Linhas de Grade, a Barra de Fórmulas e os Títulos das linhas e colunas da planilha.

Vamos aos passos:

  • Clique na guia Exibição e desligue todas as opções do grupo Mostrar:

 


 

Para que essa ação fique mais fácil no futuro (ou simplesmente para habilitar/desabilitar) que tal adicionar esses 03 comandos na sua Barra de Ferramentas de Acesso Rápido?

 

Personalizando a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

Para adicionar ícones ou alterar o posicionamento da sua barra proceda da seguinte maneira:

  • Clique com o botão da direita do mouse sobre a opção desejada e escolha a opção Adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido (conforme figura abaixo):

 


 

Esse procedimento irá adicionar o comando desejado à sua Barra de Ferramentas de Acesso Rápido tornando assim mais simples a ativação/desativação desse(s) comando(s).

Veja como ficou a minha barra depois da personalização:

 


 

Eu adicionei outros comandos que são úteis para mim e também fiz mais uma modificação:

Eu cliquei na seta que se encontra no final da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e escolhi a opção Mostrar Abaixo da Faixa de Opções (conforme figura abaixo):

 


 

Isso permitiu que eu tivesse “mais espaço” para adições de comandos e tornou o acesso mais friendly.

O que mais podemos “desativar” para tornar a planilha mais “clean”?

 

Acessando Opções do Excel

 

É possível desligar algumas opções que estão escondidas no painel de opções. Para tanto, siga esses passos:

  • Clique na guia Arquivo/Opções
  • Na sequência clique na categoria Avançado e localize a seção Opções de exibição dessa pasta de trabalho (conforme figura abaixo):

 


 

Desligue as opções em destaque:

  1. As opções Mostrar barra de rolagem horizontal/vertical deixarão de ser exibidas, porém, você continuará rolando para baixo e para a direita com o teclado e com o scroll do mouse.
  2. A opção Mostrar guias de planilha serão ocultadas da visualização porém você continuará trocando de planilha com os atalhos definidos para essas ações: CTRL + PgDown/CTRL + PgUp.
  3. Clique no botão OK e veja o resultado:

 


 

Lembrando que também posso esconder os nomes das guias através do passo número 3, exibido no item Escondendo a Faixa de Opções.

Para voltar “ao normal” você poderia refazer todos os passos realizados aqui ou simplesmente gravar uma macro desde o início com as opções sendo desligadas (FALSE) e no final para desfazer com as opções sendo ligadas (TRUE).

De toda a forma, deixo aqui o meu primeiro POST com dicas simples sobre a exibição ou não de recursos no Excel para tornar a apresentação dos seus dados mais atraente!

 

Até a próxima!

 

MAC

Evento gratuito de Excel 2013



Olá pessoal,

No próximo dia 02/Jun/2015 irei promover com o apoio Compusoftware Solutions & Reseller um WebCast de Excel 2013 com o tema: Criação de Planilhas Produtivas.

Essa palestra terá a duração de 1 hora e 30 minutos e serão abordados diversos assuntos associados ao tema central. Horário: 10hs as 11:30hs

Deixo o convite aberto a vocês e caso tenham disponibilidade e se interessem pelo tema, inscrevam-se através do e-mail: marketing@compusoftware.com.br.

O título desse e-mail deverá ser: Criação de Planilhas Produtivas | Inscrição – 02/Jun

No corpo da mensagem, deverá conter as seguintes informações:

Nome:

Empresa:

Telefone:

E-mail:

Aguardo vocês!

Excel 2013 – Criando planilhas produtivas | Parte 2 (Vídeo aula 2/3)


By Aurélio

Olá pessoal,

Atendendo pedidos, recentemente fiz um POST denominado Dicas e Truques sobre o Excel 2013 (2010 e 2007 também),
que você encontra no link:

https://marcoaureliocandido.com/2014/01/23/dicas-e-truques-sobre-o-excel-2013-2010-e-2007-tambem/

Porém algumas pessoas também solicitaram que eu explicasse em um ritmo de Palestra esse mesmo POST.

Então, fiz o seguinte:

Criei 03 vídeos que foram disponibilizados 1 por semana explicando (com certo humor) algumas gafes que cometemos na criação de planilhas dentro do Excel e como podemos ser mais produtivos.

Segue o link da Vídeo Aula 02: Excel 2013 – Criando planilhas produtivas | Parte 2

http://youtu.be/8-UwzEB8eyQ

Bom aprendizado… comentem, compartilhem e curtam o vídeo!!!

 Até a próxima semana!

 MAC

Excel 2013 – Criando planilhas produtivas | Parte 3 (Vídeo aula 3/3)


By Aurélio

Olá pessoal,

Atendendo pedidos, recentemente fiz um POST denominado Dicas e Truques sobre o Excel 2013 (2010 e 2007 também),
que você encontra no link:

https://marcoaureliocandido.com/2014/01/23/dicas-e-truques-sobre-o-excel-2013-2010-e-2007-tambem/

Porém algumas pessoas também solicitaram que eu explicasse em um ritmo de Palestra esse mesmo POST.

Então, fiz o seguinte:

Criei 03 vídeos que foram disponibilizados 1 por semana explicando (com certo humor) algumas gafes que cometemos na criação de planilhas dentro do Excel e como podemos ser mais produtivos.

Segue o link do último Vídeo Aula: Excel 2013 – Criando planilhas produtivas | Parte 3

http://youtu.be/U2cyDvkBmaA

Bom aprendizado… comentem, compartilhem e curtam o vídeo!!!

 Obrigado e até a próxima semana!

 MAC

Excel 2013 – Criando planilhas produtivas | Parte 1 (Vídeo aula 1/3)


By Aurélio

Olá pessoal,

Atendendo pedidos, recentemente fiz um POST denominado Dicas e Truques sobre o Excel 2013 (2010 e 2007 também), que você encontra no link:

https://marcoaureliocandido.com/2014/01/23/dicas-e-truques-sobre-o-excel-2013-2010-e-2007-tambem/

Porém algumas pessoas também solicitaram que eu explicasse em um ritmo de Palestra esse mesmo POST.

Então, fiz o seguinte:

Criei 03
vídeos que serão disponibilizados 1 por semana explicando (com certo humor) algumas gafes que cometemos na criação de planilhas dentro do Excel e como podemos ser mais produtivos.

Segue o link da Vídeo Aula 01: Excel 2013 – Criando planilhas produtivas | Parte 1http://youtu.be/QI_1rPv5sxc

Bom aprendizado… comentem, compartilhem e curtam o vídeo!!! J

Até a próxima semana!

MAC

Como funciona o Modo de Exibição Protegido


 

By Marco Aurélio

 

(Para entender corretamente esse POST, leia atentamente todos os passos desde o início)

 

Olá pessoal!

Em todo o POST que divulgo, sempre tento colocar palavras fáceis de serem compreendidas para que todas as pessoas tenham acesso simples e fácil a um conteúdo técnico porém tranquilo de executar.

Por esse motivo, irei contar uma breve história para situá-los do assunto que virá a seguir:

Desde os ataques de 11/Set/2001 toda a América ficou em alerta aos ataques terroristas e os “sistemas” também. Como assim?

Como os ataques também poderiam se aproveitar de brechas nos mais diversos sistemas, após essa data, todas as empresas (principalmente as americanas) começaram a criar mecanismos a que dificultassem o acesso de malwares (refere-se a algo que pode prejudicar o seu sistema) em qualquer programa a partir daquele instante. Logicamente que isso já havia sido pensado porém depois desse ocorrido, virou uma meta a ser alcançada: tornar os sistemas mais seguros.

Como esse assunto ainda estava no início quando a Microsoft lançou o Office 2002 (final de 2001) essa alteração foi melhorada no Office 2003 (com Níveis de Segurança e Editores Confiáveis instalados). Passados alguns anos, foi inserido no Office 2007 um recurso que existe até hoje, denominado Central de Confiabilidade (Figura 1) que foi sendo aprimorado a cada versão.

A Central de Confiabilidade é um mini quartel general do aplicativo e dali saem todas as ordens de busca e apreensão de códigos maliciosos que estão em possível observação no sistema.

Cada macro mal intencionada, cada vínculo não permitido, cada anexo aberto sem autorização a Central de Confiabilidade bloqueia e informa o usuário sobre o que está em custódia ou em prisão preventiva (sentido figurado, logicamente) e que aguarda a sua autorização para uma execução segura.

Em com isso, ela possui “departamentos específicos” (seções) cada um com a sua obrigação de manter a segurança na execução de objetos, entre outros, dentro do aplicativo.

 

Figura 1 – Painel da Central de Confiabilidade do Microsoft Excel 2013

 

Atualmente esse recurso está muito mais ajustado e consequentemente mais difícil de permitir a entrada de vírus das macros VBA e gerar ações indesejadas em seu sistema e arquivos de dados. Logicamente que apenas esse recurso sozinho não faz milagres e com o apoio de um bom software antivírus teremos melhores resultados.

 

Entendendo melhor a Central de Confiabilidade

 

A Central de Confiabilidade poderá ser ajustada de acordo à necessidade de segurança requerida para um departamento em específico ou usuário avançado. Observe que na Figura 1 está em destaque um botão denominado Configurações da Central de Confiabilidade. Esse botão é a porta de ajuste de uma rede segura e documentos confiáveis.

 


Atenção:

O que são documentos confiáveis?

Documentos confiáveis são arquivos com conteúdo ativo (macros,
controles ActiveX, conexões de dados etc.) que são abertos sem a Barra de Mensagens após seu conteúdo ativo ter sido habilitado. Não há avisos quando um documento confiável é aberto, mesmo que um novo conteúdo ativo tenha sido adicionado ou que um conteúdo ativo existente tenha sido alterado. No entanto, um aviso será exibido se o arquivo tiver sido movido desde a última vez que foi designado como confiável. Após essa designação, o documento não será aberto no Modo de Exibição Protegido. Portanto, os documentos devem ser designados como confiáveis somente se suas origens forem confiáveis.


 

Apenas gostaria de ressaltar que esse POST não é para “burlar a segurança” de qualquer aplicativo Office e sim para tornar menos agressivo o bombardeio de mensagens em nossa tela, ao longo de um belo dia de trabalho.

Vamos aos detalhes:

  1. Conforme visto na Figura 1, clique no botão Configurações da Central de Confiabilidade. Será exibida a caixa de diálogo Central de Confiabilidade. Nessa caixa existem diversas seções (painel à esquerda). Irei comentar apenas as seções que recomendo realizar ajustes e com total segurança.

 

Figura 2Central de Confiabilidade | Tela que concentra um painel com todas as principais configurações de segurança do Office

 

  1. Na Figura 2 são exibidas diversas seções. Clique na seção Locais Confiáveis. Será exibida uma tela conforme a Figura 3:

 

Figura 3 – Demonstração de locais identificados como “zona segura” dentro do Office

 

Vamos depurar a Figura 3: Na parte central da caixa de diálogo temos os caminhos detectados como “seguros” para o Office: Pasta de Modelos, Inicialização e Suplementos que até que se provem o contrário, são extremamente seguros, ou seja, tudo o que estiver dentro dessas pastas, rodam sem restrições. Curioso né?

Sem maiores delongas, existe uma caixa de seleção denominada Permitir Locais Confiáveis na minha rede (não recomendado) e que está “desmarcada”. Como pode? O Office não confia na rede da sua empresa, sabia? (Eu digo Office pois todos os aplicativos desenvolvidos após 2007 possuem essa opção desmarcada).

Sabe todas aquelas mensagens (de bloqueio) oriundas de documentos, apresentações, pastas de trabalho, etc., que possuem macros, vínculos, funções que acessam outros arquivos, malas diretas, enfim, uma infinidade de ações que são executadas a todo o instante dentro da sua empresa? E que a cada execução dessas você tem que permitir? Então, seus problemas acabaram…

Se todos esses arquivos informados no parágrafo anterior estiverem rodando a partir da sua rede e essa “humilde” caixa for habilitada, essas mensagens de restrição bloqueio e permissão, simplesmente deixarão de ser exibidas. Surpreso? Imaginou essa ação sendo colocada em um script no servidor e imediatamente replicada a todos os seus usuários na rede? Ninguém nem precisaria saber disso ou realizar esse procedimento manualmente.

Agora vamos a uma controvérsia: Se você acha que com esse POST estou lhe ensinando a burlar a segurança de uma das suítes de aplicativos mais utilizadas no mundo, a sua rede não é segura, concorda?

Deixe eu continuar com o raciocínio lógico: Habilite a caixa de seleção Permitir Locais Confiáveis na minha rede (não recomendado) conforme a Figura 4 e seja feliz:

 

Figura 4 – Habilite essa opção e torne os arquivos armazenados na sua rede “confiáveis”

 

O que virá a seguir é um tópico completamente diferente do item anterior: a rede de qualquer empresa (desde que tomada todas as ações específicas de ativação de firewall, antivírus entre outros bloqueios conhecidos), é apresentada como segura.

O que vou abordar agora é sobre a sua máquina local. Pode ser que esteja segura (no mínimo o antivírus atualizado), e no ambiente corporativo, porém, daqui para frente é por sua conta e risco.

Agora se você salva os seus arquivos (em geral) na sua área de trabalho (desktop) ou outra pasta local e deseja que essa pasta também seja “confiável” vamos aos passos:

  1. A partir da Figura 4, clique no botão Adicionar novo local. Será exibida a caixa de diálogo Local Confiável do Microsoft Office (Figura 5):

 

Figura 5 – Adicionando pastas locais como “seguras”

 

  1. Observe que nessa caixa de diálogo existe um caminho que já vem preenchido. Para escolher o caminho que deverá ser colocado como seguro, clique no botão Procurar (Figura 5) escolha o caminho e clique no botão OK (Figura 6):

 

Figura 6 – Escolha a pasta que deverá ser adicionada à lista de exceções

 

  1. Será exibido novamente a caixa de diálogo Local Confiável do Microsoft Office com o caminho definido e para que a ação seja completa, caso você crie alguma pasta nesse caminho, torne essas pastas confiáveis automaticamente, sem a necessidade de ter que refazer todos esses passos. Para isso, habilite a opção As subpastas deste local também são confiáveis e caso queira adicionar um comentário sobre esse local, faça isso no espaço Descrição, conforme Figura 7:

 

Figura 7 – Local confiável adicionado

 

  1. Para finalizar, clique no botão OK e observe que o caminho foi adicionado à lista de locais confiáveis, conforme Figura 8:

 

Figura 8 – Local adicionado a lista de locais confiáveis

 

  1. Para que todas essas alterações tenham efeito, clique no botão OK e reinicie o aplicativo.

 

Eu poderia transformar esse POST em um “livro” explicando todos os porquês da tela, porém, acho que essa não é a questão.

Estou publicando isso para aquelas perguntas que você faz e dificilmente encontra uma resposta tangível e coerente.

De qualquer forma, lhe mostrei o caminho das pedras e a partir desse ponto, você é o principal desbravador sobre esse tema.

Boa sorte e até a próxima!

 

MAC

Maximizando o poder da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido


 

By Marco Aurélio Candido

 

Atenção: Apesar do foco dado ao Excel (nesse exemplo) esse POST poderá ser executado nas versões: 2007/2010/2013 nos principais aplicativos do Microsoft Office (realizando as adaptações necessárias, é claro!)

 

Desde a versão 2007, com o lançamento da interface gráfica denominada Fluent User Interface (que substituiu o velho padrão de menus e barras de ferramentas), alguns usuários ainda não exploram todo o poder de fogo dessa interface.

Nesse POST irei demonstrar como podemos “ganhar” tempo com o uso dessa interface simples porém bastante funcional:

 

  1. Personalizando a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

Esse item, geralmente se encontra na parte superior esquerda da tela, com três ou quatro comandos habilitados (a quantidade de comandos pré-habilitados poderá variar de acordo o aplicativo), conforme Figura 1:

 

Figura 1 – Visualização da Barra de Ferramentas de Acesso rápido, sem personalização

 

Porém, o que alguns desconhecem (desde a versão 2007) é que podemos personalizar com os comandos desejados. Em primeiro lugar, façamos a personalização simples:

  1. Clique na seta para baixo que se encontra no final dessa barra e habilite (preferencialmente) todos os comandos, conforme exibido na Figura 2:

 

Figura 2Barra de Ferramentas de Acesso Rápido sendo personalizada

 

  1. Após essa ação, perceba que essa barra está maior e que ocupa um espaço considerável na Barra de Título. Que tal trocar a posição dela?
  2. Para esse procedimento, clique na mesma seta para baixo que você utilizou na Passo 1 e clique na opção Mostrar Abaixo da Faixa de Opções:

 

Figura 3 – Posição sugerida após a personalização da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

Pronto! Essa é uma personalização simples que irá mudar o seu padrão de uso dos comandos de qualquer aplicativo do Microsoft Office…

Agora vamos para uma personalização mais pontual:

 

  1. Adicionando comandos “fantásticos” à sua Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

Os comandos que foram habilitados no assunto anterior, são comandos que são ajustados de acordo com cada aplicativo, porém, existem comandos que não são facilmente visíveis e é disso que vamos tratar agora. Como podemos adicionar comandos que parecem ter sumido do Office?

 

  1. Clique na seta que seta que se encontra no final da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e na sequência, clique na opção Mais Comandos (Figura 4):

 

Figura 4 – Acessando a opção Mais Comandos

 

  1. Será exibida a caixa de diálogo Opções do Excel. Observe que a lista de comandos na coluna direita está em um ordem não intuitiva. Vamos reordenar esses comandos? Clique no comando desejado e na sequência clique nas setas à direita da lista e escolha quais comandos deverão subir ou descer (de acordo o que você utiliza com mais frequência). Observe a Figura 5:

 

Figura 5 – Personalizando a ordem dos comandos exibidos na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

  1. Se servir como sugestão, irei reordenar essa lista, semelhante como era na versão 2003 do Office:

 

Figura 6 – Comandos reordenados na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

  1. Após essa personalização você também poderá acrescentar comandos de grande valia dentro dessa lista.

    Por exemplo: observando a coluna da esquerda, os comandos Colar Especial, Configurar Página, Congelar Painéis, Pincel de Formatação e Salvar como são sugestões muito bem vindas para essa personalização (no caso do Excel) entre outros.

    Para fazer isso, clique no comando desejado e clique no botão Adicionar (existente entre as duas colunas) ou clique 02 vezes sobre o comando desejado, conforme a Figura 7:

 

Figura 7 – Barra de Ferramentas de Acesso Rápido com outros comandos inseridos

 

 

  1. Essa é apenas uma sugestão de comandos simples. Quer outros comandos? Experimente clicar na caixa de combinação Escolher comandos em e mude para a opção Comandos Fora da Faixa de Opções. Serão exibidos nessa categoria, mais de 260
    comandos à sua disposição. Escolha quantos achar conveniente. Nesse exemplo, estou adicionando apenas 04 comandos que julgo de grande importância:

    AutoFiltro – O uso desse comando revoluciona como você trabalha com o AutoFiltro tradicional. Lembrando que esses comandos não são novos no Excel (existem a pelo menos 20 anos na ferramenta).

    Câmera – Esse recurso permite capturar parte de uma seleção da planilha e cola em outro local de sua escolha com o devido vínculo e transformada em figura.

    Selecionar células visíveis – Permite selecionar apenas as células visíveis após uma ação de agrupamento de dados e realizar a cópia e cola apenas das informações relevantes.

    Selecionar região atual – Substitui o famoso atalho CTRL+T.

    Para uma fixação desse assunto, observe a Figura 8:

 

Figura 8 – Adição de comandos existentes Fora da Faixa de Opções

 

  1. Após esses ajustes, clique no botão OK e observe como a sua Barra de Ferramentas de Acesso Rápido deve ter ficado (apenas sugestão na Figura 9):

 

Figura 9 – Adição de comandos “produtivos” na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

 

Bom pessoal, acredito que essas dicas são extremamente válidas para o dia a dia de qualquer pessoa que trabalhe com o Microsoft Office, a partir da versão 2007.

Até a próxima!

 

MAC

Dicas e Truques sobre o Excel 2013 (2010 e 2007 também)


 

By Marco Aurélio Candido

Atenção: Esse é um dos maiores POST’s que já fiz, então, para um melhor entendimento, leia, acompanhe e entenda todos os detalhes, desde o princípio para que sejam minimizadas as dúvidas!

LEIA COM CALMA E ATENÇÃO… Esse POST poderá revolucionar o que você pensa sobre planilhas e o modo de construção e apresentação das mesmas.

Esse POST poderá ser executado em qualquer versão do Excel porém será necessário realizar os ajustes necessário de comandos e ações.

 

Antes de iniciar gostaria de realizar um prólogo sobre o que virá a seguir: Fui Consultor da Mondial Tecnologia em Informática por 13 anos e passei por um longo processo de aprendizado com o MVP João Benito Savastano e acredito que nesse período tenho conseguido absorver 4% (daí pra menos) do que o Microsoft Excel pode fazer (logicamente com o apoio incondicional do Benito) e no ano passado mudei de emprego porém continuo realizando Palestras de Produtividade em diversas empresas.

 

Dias atrás estava eu ministrando uma Palestra em um grande empresa do ramo farmacêutico e fui questionado sobre como criar uma planilha “do zero”. Quais as principais dicas? O que usar? O que não usar? Existe certo e errado na criação de uma planilha?

Respondi a pergunta do participante com a criação de uma planilha passo a passo e acho importante compartilhar com vocês, todos os detalhes passados. Sendo assim, segue:

 

Em uma planilha evite 03
erros clássicos:

Erro 1 – Digitar e formatar
– Esse é um tipo de vício comum entre a maioria das pessoas. A formatação só vem no final ou seja, primeiro digite tudo o que deseja, realize fórmulas e só depois (no final) é que surge a formatação. Evite também, linhas/colunas em branco entre os dados pois isso prejudica muito quando necessitamos utilizar o recurso de AutoFiltro/Consolidar ou algo mais avançado como a Tabela Dinâmica.

 


Figura 1 – Exemplo de planilha sem formatação

 

Observe que na Figura 1 todas as informações foram inseridas sem a preocupação da formatação e acredite que tudo o que você vai ver daqui para a frente, se tornará um padrão pessoal para os seus trabalhos. Pelo menos é o que eu acho…

Erro 2 – Mescla de células – Existe um recurso muito antigo (presente inclusive no falecido Lotus 123) denominado Mesclar e Centralizar. Apesar do aspecto gentil que esse item traduz para a planilha, na maioria dos casos ele é improdutivo. Por exemplo, se você tentar mover uma coluna onde exista uma linha mesclada, o Excel informará o seguinte:

 


Figura 2 – Exemplo de ação proibida com o recurso Mesclar e Centralizar

 

Por esse motivo, farei uso do recurso Centralizar seleção que é interpretado como o substituto do Mesclar e Centralizar (explicarei a seguir).

 

Erro 3 – Dividir um número por 1000
– Talvez esse seja um dos recursos mais aplicados no dia a dia para quem trabalha com números grandes. Ao dividir um número por 1000 para se obter um resultado um pouco mais atrativo, perdemos a precisão real do número e dependendo do tamanho do valor temos a perca da precisão das dezenas e talvez centenas. Por esse motivo, irei demonstrar como dividir um número por 1000 sem realizar a tal divisão literal.

 

Passados esses 03 erros comuns irei demonstrar em alguns passos como atingir um nível de planilha profissional nesse mesmo exemplo.

Então, mãos à obra:

Após a digitação da sua planilha vamos começar pela centralização do título:

Item 1 – Centralizar a seleção do texto sem uso do Mesclar e Centralizar

 

  1. Selecione o intervalo desejado. Nesse exemplo, irei selecionar toda a linha de Título (que é representado na Figura 3 pelo intervalo de A1: H1.

 


Figura 3 – Selecionando a linha de cabeçalho para Centralizar a seleção

 

  1. Após a seleção, irei passar 02 sugestões:
    1. Via atalho do teclado: Pressione a combinação de teclas CTRL+1 (teclado alfanumérico). Esse atalho abre a caixa de diálogo Formatar de Células.
    2. Via mouse: Sobre a seleção pressione o botão da direita do mouse e escolha a opção Formatar células.

 

  1. Será aberta a caixa de diálogo Formatar Células. Clique na guia Alinhamento e na seção Horizontal, clique na seta para baixo e escolha a opção Centralizar seleção. Logo após, clique no botão OK.

 


Figura 4 – Formatando o intervalo de células com o substituto do Mesclar e Centralizar

 

  1. Observe que a planilha ficou com o aspecto semelhante ao da mesclagem. Agora faça um teste: Clique em qualquer célula desse intervalo e perceba que as células são livres para você digitar o que quiser. Esse recurso não prejudica o Filtro e muito menos a classificação dos dados (ou qualquer outro recurso avançado). Portanto, a partir de agora, esqueça o recurso Mesclar e Centralizar em suas planilhas e sempre que necessário utilize o recurso Centralizar seleção. Apenas como fechamento do assunto, experimente inserir um texto na célula F1 (aproveitando o exemplo da Figura 5) e aplique bordas. O efeito é fantástico.

 


Figura 5 – Exemplo da aplicação do recurso Centralizar seleção

 

Item 2 – Dividir os números por 1000 sem realizar fórmula

 

  1. Pode ser que esse seja um dos exemplos mais interessantes que você vai ver (ou já viu). Selecione todos os números e pressione a combinação de teclas de atalho CTRL +1 (Formatar células). Será exibida a caixa de diálogo Formatar Células (conforme Figura 6).

 


Figura 6 – Formatando números e aplicando uma divisão por mil ao mesmo tempo

 

  1. Clique na guia Número e na sequência na Categoria Personalizado. O símbolo # (cerquilha) representa o formato de número dentro do Excel. Quando criamos a formatação personalizada #.##0,00 na caixa Tipo, isso representa que será exibido o número com o formato de milhar e com 02 casas decimais. Para exibir o formato dividido por 1000 acrescente um ponto final (.) ao término da formatação, conforme exibido na Figura 7:

 


Figura 7 – Formato que divide o número por 1000 (efeito ilusão de ótica)

 

Apenas como complemento dessa formatação, caso deseje formatar o número dividindo-o por 1.000.000 (um milhão), acrescente mais um ponto final ao término da formatação exibida na Figura 7.

 


Figura 8 – Exemplo de número “dividido” por 1000 na Formatação de Células

 

Pronto! Já fizemos 02 passos importantes na planilha que na maioria dos casos, leva-se mais tempo para se fazer de outro modo e que inclusive não é tão produtivo. O que será que está faltando? Onde está a soma da Linha 9 e da Coluna H? Vamos fazer juntos? Siga esses passos:

 

  1. Selecione todos os valores desejados e adicione nessa seleção uma linha e uma coluna para que o resultado seja imediato, sem a necessidade de arrastar a fórmula ou pressionar CTRL + C para se copiar a fórmula. Seguindo essa planilha de exemplo, farei o seguinte:
    1. Clique na primeira célula que contém um valor e pressione a combinação de teclas de atalho CTRL + SHIFT + Seta para baixo. O resultado se encontra na Figura 9:

 


Figura 9 – Pressionamento das teclas de atalho CTRL + SHIFT + seta para baixo

 

  1. Continuando a seleção, pressione a combinação de teclas de atalho CTRL + SHIFT + Seta para à direita. O resultado se encontra na Figura 10:

 


Figura 10 – Pressionamento das teclas de atalho CTRL + SHIFT + seta para à direita

 

  1. Agora necessitamos selecionar o espaço onde o Excel deverá inserir a fórmula de SOMA. Para isso, pressione a combinação de teclas de atalho SHIFT + Seta para à direita e SHIFT + Seta para baixo. O resultado se encontra na Figura 11:

 


Figura 11 – Uso da combinação de teclas de atalho SHIFT + Setas para baixo e para à direita

 

Experimente realizar essas seleções no modo slow motion conforme explicado acima e tente pressionar as duas setas de direção ao mesmo tempo. Isso lhe dará maior agilidade na hora da seleção. Ex.: CTRL + SHIFT + Setas para baixo e para à direita ao mesmo tempo.

 

  1. Agora que temos todos os intervalos desejados selecionados pressione a combinação de teclas de atalho ALT + = (mantenha pressionado a tecla ALT e dê um leve toque na tecla com o símbolo de igual). Essa combinação é responsável pela execução do AutoSoma dentro dos intervalos selecionados, conforme Figura 12:

Perceba que tudo o que sendo mostrado aqui, poderá ser realizado por você em uma escala muito maior e conseguir assim a execução mais rápida de tarefas frequentes e o uso de teclas de atalho no seu dia a dia em detrimento do mouse.


Figura 12 – Uso da combinação de teclas de atalho ALT + = para se realizar a AutoSoma

 

Bom, como um detalhe apenas, está faltando o título Total na célula H2 e na célula A9. Para algumas pessoas, bastaria clicar isoladamente nessas células, inserir a palavra e pressionar a tecla ENTER ou copiar uma célula pronta para outra.

Agora, você já pensou que seria possível em uma única digitação preencher diversas células com o mesmo conteúdo? Veja a seguir como isso funciona…

 

Item 3 – Preenchendo células aleatórias com o mesmo conteúdo

 

Perdemos alguns segundos copiando células para outras partes da planilha e na maioria dos casos, perdemos a formatação ou simplesmente temos que “retirar os formatos” aplicados por algum arraste de mouse ou cópia indesejada.

Para que você não tenha nenhum dos problemas relatados no parágrafo anterior e copie apenas o conteúdo da célula, realize o seguinte procedimento:

  1. Selecione as células onde deseja colocar a mesma informação. Nesse exemplo, clicarei na célula A9, mantenho a tecla CTRL pressionada e clico na célula H2. O resultado é o mesmo da Figura 13:

 


Figura 13 – Selecionando células aleatórias com o uso da tecla CTRL

 

  1. Após a seleção, “apenas” digite a palavra Total porém não
    pressione ENTER pois esse procedimento leva a seleção de uma célula para a outra. O procedimento correto é:

    Após a digitação da palavra Total, pressione a combinação de teclas de atalho CTRL + ENTER. Essa combinação de teclas copia apenas o conteúdo da célula ativa para as demais células selecionadas. É um recurso maravilhoso! Veja o resultado na Figura 14:

 


Figura 14 – Preenchendo células aleatórios com o uso do CTRL + ENTER

 

Agora vamos a formatação geral da planilha:

 

Item 4 – Como formatar uma planilha em menos de 20 segundos

 

Às vezes, percebo que algumas pessoas, perdem mais tempo “perfumando” a planilha do que realizando ações importantes, como fórmulas e gráficos.

Desse modo, irei utilizar um recurso pioneiro do Microsoft Excel 2007, denominado Estilos de Célula para promover esse tópico.

Como toda boa estória, imagine que a sua planilha possui início, meio e fim. Por esse motivo, irei “fatiá-la” em 03 partes: Título principal, subtítulo e corpo. Como não temos exatamente esses nomes no recurso que irei demonstrar, vamos adaptar cada parte a um item associado como Título1, Título 2 e Título 3.

  1. Selecione somente o título principal da sua planilha, conforme exibido na Figura 15:

 


Figura 15 – Seleção do título da planilha

 

  1. A partir da guia Página Inicial, grupo Estilo, clique no botão Estilos de Célula. Serão exibidos diversos estilos. Clique no Título 1, conforme Figura 16:

 


Figura 16 – Formatando o título principal da planilha com o estilo Título 1

 

Observe que o Título principal da sua planilha já está com o formato aplicado e bem diferente do normal.

  1. Agora selecione os subtítulos da planilha (que nesse exemplo, é o intervalo de A2: H2). Na sequência, realize os mesmos procedimentos do passo anterior porém escolhendo o Título 2 (conforme Figura 17):

 


Figura 17 – Formatando o subtítulo com o Estilo Título 2

 

  1. Para finalizar, selecione todo o restante da planilha e aplique o Título 3. Você poderá combinar estilos ou criar seus próprios estilos a partir da opção Novo Estilo de Célula (presente no mesmo botão Estilos de Célula). Segue na Figura 18, exemplo da planilha formatada:

 


Figura 18 – Planilha formatada com o recurso Estilos de Célula

A partir desse momento, perceba que o visual da planilha inicial e nesse momento já destoa completamente e que não perdemos tempo para realizar esses passos. Na maioria dos casos, estamos realizando a combinação de dicas antigas com recursos novos do Excel para atingir os melhores níveis de produtividade na criação de uma planilha.

A partir desse momento irei dar um toque profissional aos números dessa planilha:

 

Item 5 – Como utilizar a Formatação Condicional a seu favor

 

Se você observar como os números estão dispostos nessa planilha, ficaria fácil analisar se eles estivessem destacados por cores quanto a sua grandeza ou por barras controladas pelo menor ou maior valor. No caso dos valores inseridos entre os meses, irei sugerir que seja utilizado o formato de Barras de Dados que favorece a visualização do menor e do maior valor. Siga esses passos:

  1. Selecione somente os números (sem totais). Nesse exemplo, o intervalo é compreendido de B3 até G8, conforme Figura 19:

 


Figura 19 – Seleção dos números para aplicação da Formatação Condicional

 

  1. A partir da guia Página Inicial, grupo Estilo, clique no botão Formatação Condicional e escolha qualquer opção entre a seção Preenchimento Gradual e Preenchimento Sólido. Nesse exemplo, estou utilizando a primeira opção denominada Barra de Dados Azul (apenas como sugestão), conforme Figura 20:

 


Figura 20 – Aplicando o formato condicional Barras de Dados aos números

 

Após aplicado esse formato, os números ficam muito mais visíveis:

 


Figura 21 – Planilha com a Formatação Condicional Barras de Dados Azul aplicada

 

  1. Agora iremos dar ênfase aos números da coluna H, denominada Total. Quais são os produtos que mais venderam? Quais os melhores números? Façamos assim: Selecione apenas os totais de H2 até H8. Em uma ação que você esteja realizando em sua planilha, não misture informações diferentes para utilizar a Formatação Condicional. Perceba que em primeiro lugar, fiz a aplicação nos números “inseridos” ao longo dos meses. Agora estou tratando apenas os totais da coluna e logo mais os totais da linha. Após a seleção, clique na guia Página Inicial, grupo Estilo e clique no botão Formatação Condicional. Escolha a opção Escalas de Cor e para uma aplicação semelhante à Figura 22, utilize o primeiro item denominado Escala de Cores Verde – Amarela – Vermelha.

 


Figura 22 – Exemplo de aplicação da Formatação Condicional Escalas de Cor

 

Explicação sobre esse formato: os maiores valores irão ficar na cor Verde, o mediano na cor amarela e o mais baixo na cor vermelha. Os valores que ficarem entre essas três cores, serão automaticamente formatados com cores graduais, conforme Figura 23:

Gostaria de salientar que esse procedimento é altamente confiável visto que o próprio Excel gerencia o que será aplicado como métrica para esse tipo de solução.

 


Figura 23 – Exemplo da Formatação Condicional Escalas de Cor

 

Quer saber mais detalhes sobre a Formatação Condicional Escalas de Cor (ou qualquer outra)? Siga esses passos:

 

Item 6 – Entendendo um pouco melhor sobre a métrica da Formatação Condicional

 

  1. Selecione a Formatação Condicional desejada (apenas um tipo por vez, ok?) e clique na guia Página Inicial, grupo Estilo e na sequência no botão Formatação Condicional. Será exibida uma lista com diversas opções. Clique no item Gerenciar Regras, conforme Figura 24.

 


Figura 24 – Acessando o item Gerenciar Regras da Formatação Condicional

 

  1. Será exibida a Figura 25. Observe que a opção Seleção Atual já vem escolhida e o tipo de regra também. Basta clicar no botão Editar Regra para entender um pouco melhor a métrica utilizada no formato.

 


Figura 25 – Caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional

 

  1. Observe que será exibida a caixa de diálogo Editar Regra de Formatação (Figura 26) e a primeira opção já vem definida. Olhando mais para o meio da caixa de diálogo, observamos que existem 03 níveis de graduação: Mínimo, Ponto Médio e Máximo e todas já estão no nível correto de “fórmula” aplicada. O menor valor já está com a função Mínimo, o Ponto Médio com o percentil aplicado e a função Máximo no maior valor encontrado na seleção.

 


Figura 26 – Entendendo melhor a regra aplicada na Formatação Condicional

 

Por esse motivo, evite o ajuste manual “por conta própria” se você não tiver certeza do que está fazendo, já que o Excel traz o recurso bem ajustado.

Feche todas as caixas de diálogo abertas e vamos para a última formatação condicional.

 

  1. Repita o mesmo procedimento anterior porém agora com a seleção do intervalo de B9 até G9 e faça uso da Formatação Condicional Conjuntos de Ícones. Utilize a segunda opção da seção Direcional conforme exibido na Figura 27:

 


Figura 27 – Aplicando a Formatação Condicional Conjuntos de Ícones

 

Comentário importante: Esse tipo de formatação carece de ajustes pois ele está pautado sobre a regra que para o ícone na cor verde, o valor selecionado tem que ser maior ou igual a 67
por cento. Quando estiver entre 67 e 33 por cento a cor será amarela. Caso contrário, será vermelho.

Nem sempre os valores que você possui, clamam por essa métrica. Sendo assim, se existe um tipo de formatação condicional que merece uma atenção especial, essa opção chama-se Conjuntos de Ícones (Figura 28):

 


Figura 28 – Regra Condicional Conjuntos de Ícones

 

A partir desse instante a planilha já está com a aparência bem diferente (Figura 29):

 


Figura 29 – Planilha com a aplicação de 03 tipos de Formatação Condicional aplicadas

 

Agora vamos aos gráficos e minigráficos:

 

Item 7 – Conhecendo um pouco sobre a aplicação de Minigráficos

 

Mostrar tendências em seus dados de planilha pode ser útil, especialmente quando você está compartilhando dados com outras pessoas. Use minigráficos, (gráficos minúsculos que ficam incorporados dentro de células da planilha), para representar visualmente e mostrar uma tendência em seus dados. Minigráficos podem chamar a atenção para valores como aumentos ou diminuições sazonais ou ciclos econômicos e destacar os valores máximo e mínimo em uma cor diferente.

Nesse exemplo, irei utilizar o espaço disponível à direita da planilha para inserir o minigráfico. Para que o efeito visual seja mais agradável, deixe a coluna que deseja inserir o minigráfico um pouco mais larga que o normal.

 

  1. Selecione o intervalo de I3 até I8, conforme Figura 30:

 

Figura 30 – Seleção para inserção do minigráfico

 

  1. Na sequência, clique na guia Inserir, grupo Minigráficos, botão Linha. Será exibida a caixa de diálogo Criar Minigráficos (Figura 31):

 

Figura 31 – Caixa de diálogo Criar Minigráficos

 

  1. Na caixa Intervalo de dados, selecione somente números. Nesse exemplo usarei o intervalo de B3 até G8 (Figura 32):

 

Figura 32 – Seleção dos números para inserção do Minigráfico

 

  1. Observe que a caixa Intervalo de Locais já vem preenchida pois fizemos a seleção prévia das células a qual os minigráficos serão inseridos. Para finalizar, clique no botão OK.

 

Figura 33 – Inserção do minigráfico no intervalo selecionado

 

Será exibido um minigráfico para cada célula selecionada, informando a tendência de cada conjunto de números selecionados previamente. Observe também que uma nova guia denominada Design será exibida (desde que o cursor esteja dentro do minigráfico). Essa guia possui alguns recursos interessantes. Vamos aos principais:

 

  1. Deixe o cursor em qualquer célula do minigráfico e na guia Design, grupo Mostrar, habilite as opções Ponto Alto e Ponto Baixo, conforme Figura 34:

 

Figura 34 – Exibição dos itens Ponto Alto e Ponto Baixo habilitados

 

Para melhorar ainda mais a aparência, que tal mudar as cores do ponto alto e baixo? Proceda da seguinte maneira:

  1. Deixe uma das células do gráfico selecionada (ou se preferir, selecione todas) e a partir da guia Design clique no botão Cor do Marcador e vá até a opção Ponto Alto, escolha a cor desejada e proceda da mesma maneira com o Ponto Baixo (Figura 35):

 

Figura 35 – Alterando a cor do Marcador do Minigráfico

 

Após essa ação, perceba que o maior/menor valor possuem cores distintas. Outra ação de formatação importante a ser tomada é destacar cada célula com um ponto no minigráfico. Faça assim:

  1. A partir da guia Design, localize o grupo Mostrar e habilite a opção Marcadores, conforme Figura 37:

 

Figura 36 – Habilitando Marcadores para um melhor destaque dos valores no minigráfico

 

E para finalizar, caso queira trocar o minigráfico de linhas por um de colunas, faça o seguinte:

  1. Deixe alguma célula do minigráfico selecionada, clique na guia Design, localize o grupo Tipo e clique no botão Coluna, conforme Figura 37:

 

Figura 37 – Trocando o tipo de minigráfico

 

Pronto! Agora que você conheceu um pouco mais sobre minigráfico, que tal utilizar mais esse recurso dentro das suas planilhas? Com certeza é um grande atrativo.

 

Último procedimento: Como posso inserir Gráficos dentro da minha planilha para demonstrar apenas aquilo que desejo?

 

Item 8 – Criando gráficos profissionais em menos de 1 segundo

 

Como existem diversas informações para serem exibidas no gráfico, irei dividir da seguinte forma:

  • A criação de um gráfico de colunas para exibir os 03 principais produtos da minha lista.
  • A criação de um gráfico de pizza para exibir os percentuais representativos da coluna de totais.

Então, vamos lá:

  1. Selecione a linha de cabeçalho e a coluna de cabeçalho juntamente com os valores desejados. Nesse exemplo, irei selecionar o intervalo de dados das células de A2 até G5 (como disse, irei selecionar apenas os melhores itens).

 

  1. Após essa seleção, pressione a combinação de teclas de atalho ALT + F1. Essa combinação insere um gráfico de colunas padrão em menos de 1 segundo na planilha ativa. Como estou utilizando o Microsoft Excel 2013, o gráfico é exibido em um layout padrão onde o Título é mostrado automaticamente na parte superior e a legenda é exibida abaixo do gráfico, conforme Figura 38:

 

Figura 38 – Criando gráficos rápidos com a combinação de teclas de atalho ALT + F1

 

Se eu estivesse usando a versão 2010 ou 2007, teria que escolher o Layout 3, disponível na guia Design, grupo Layout de Gráfico.

Também observe que na própria guia Design do Excel 2013, existem estilos bem interessantes de formatação. Fique à vontade para formatar o seu gráfico.

Vou acrescentar apenas um toque bem produtivo ao gráfico de colunas: Desejo vincular o título da célula A1 ao título do gráfico para que toda e qualquer alteração na célula o gráfico seja modificado também. Para isso, faça o seguinte:

  1. Clique no título do gráfico apenas 1 vez (só para selecionar), conforme Figura 39:

 

Figura 39 – Selecionando o Título do Gráfico

 

  1. Clique na Barra de fórmulas e digite o sinal de igual (=), conforme Figura 40:

 

Figura 40 – Criando o vínculo entre a célula e o Título do gráfico

 

  1. Agora clique na célula desejada (nesse meu exemplo, será a célula A1) e na sequência pressione ENTER. Pronto, você acabou de criar um vínculo entre a célula e o Título do Gráfico (Figura 41):

 

Figura 41 – Exibição da fórmula de vínculo entre a célula e o título do gráfico

 

Está quase acabando… Veja o último assunto:

 

Item 9 – Como criar um gráfico M&M’s (ou disco voador)

 

Sempre que estou realizando algum tipo de Consultoria, as pessoas sempre pedem a criação de um gráfico de pizza. Por que será? Não sei se a paixão cultural por Pizza (sentido literal) acaba influenciando as pessoas… rs

Bom, o gráfico de pizza acaba que “deformando” a informação que ali está contida e na dúvida do resultado exibido, faça um gráfico de colunas ou linhas que são os melhores para a exibição dos dados “de verdade”, sem maquiagem.

De qualquer forma, vamos aos passos:

  1. No exemplo que vocês estão acompanhando desde o início, irei selecionar a colunas de produtos e a coluna de totais. Sendo assim, selecione o intervalo de A2 até A8 e após essa seleção mantenha a tecla CTRL pressionada e selecione o intervalo de H2 até H8. Para realizar o procedimento padrão, clique na guia Inserir, localize o grupo Gráficos e clique no botão Inserir Gráfico de Pizza ou de Rosca. Serão exibidas diversas opções. Escolha a opção Pizza 3D, conforme Figura 42:

 

Figura 42 – Exibição do Gráfico de Pizza 3D

 

Ajuste esse gráfico ao lado do outro e vamos à formatação:

  1. Clique na guia Design, localize o grupo Layout de Gráfico e clique no botão Layout Rápido, conforme Figura 43:

 

Figura 43 – Escolhendo o Layout 1 para inserir os rótulos e percentuais dentro das fatias

 

Observe que os itens se ajustam automaticamente dentro das fatias. Porém vamos fazer um ajuste interessante:

  1. Clique com o botão da direita sobre o rótulo dos gráficos e acione a opção Formatar Rótulos de Dados, conforme Figura 44:

Figura 44 – Formatando o rótulo do gráfico

 

  1. Na versão 2013 do Excel, será exibido um painel lateral à direita com as opções de formatação do Rótulo. Nas versões 2007 e 2010 será exibido uma caixa de diálogo pop-up, porém, todas com as opções muito semelhantes. Na seção Posição do Rótulo, escolha a opção Extremidade Interna e observe que todos os rótulos foram ajustados, conforme Figura 45 e o gráfico foi redimensionado automaticamente:

 

Figura 45 – Ajustando o rótulo na extremidade interna das fatias

 

  1. Clique uma vez no meio da pizza. Observe que a barra lateral foi ajustada para Formatar Séries de Dados, conforme Figura 46:

 

Figura 46 – Rotacionando a pizza para uma melhor exibição e “explodindo” as fatias

 

  1. Na seção OPÇÕES DE SÉRIE, clique no item Ângulo da primeira fatia e escolha quantos graus deseja rotacionar sua pizza. Nesse exemplo usarei o valor 81 graus e para a Explosão usarei 12%, conforme exibido na Figura 47:

 

Figura 47 – Configurando as Opções de Série do Gráfico para uma melhor exibição

 

  1. Após essa ação, clique no item Efeitos e na seção FORMATO 3D, localize os itens Largura/Altura do Bisel superior e inferior e digite os valores 1500 para todos os itens, conforme exibido na Figura 48:

 

Figura 48 – Alterando o gráfico para o formato M&M’s

 

Após essas alterações, observe que o seu gráfico deve ter a aparência semelhante ao gráfico na Figura 49:

 

Figura 49 – Gráfico M&M’s

 

O que você acha? Interessante esse modelo, não?

Agora vamos adicionar um efeito especial ao gráfico:

  1. A partir do mesmo painel, clique no botão Material e escolha um dos itens disponíveis. Nesse exemplo, estou aplicando o item Borda Suave da seção Efeito Especial. Confira a opção na Figura 50:

 

Figura 50 – Adicionando um Efeito Especial as fatias

 

Observe que o gráfico ficou com um leve brilho em todos os cantos e ficou com um visual extremamente charmoso… rs

Agora o golpe final: Adicionar uma sombra que irá deixar qualquer um de queixo caído:

  1. Observe que no mesmo painel que ajustamos o passo 8, existem outras opções na parte superior da tela (Figura 51):

 


Figura 51 – Alteração do Desfoque para 5 pt

 

  1. Uma delas é a seção SOMBRA. Localize o item Desfoque dentro dessa seção e altere o seu valor para 5 pt (apenas uma sugestão, pode ser qualquer valor). Após essa alteração observe novamente o visual do seu gráfico (semelhante à Figura 52):

 

Figura 52 – Visual do gráfico após a alteração do item Desfoque

 

Comentário: Observe que nós alteramos “apenas” o item Desfoque. Porém o Excel ajusta automaticamente todos os outros componentes da seção para um melhor ajuste.

 

Figura 53 – Visualização final da planilha após todos os ajustes

 

Observe a Figura 53 e perceba que todos os passos que foram explicados nesse POST realmente valorizam a entrega de um trabalho eficiente, visual e informativo.

Poderíamos acrescentar diversas outras funcionalidades nesse trabalho, mas veja só: com poucas ações “básicas” já temos uma planilha interessante para se trabalhar. Imagine se utilizarmos outros recursos fantásticos do Excel no nosso dia a dia…

Esse POST representa 40 minutos de Palestra de Produtividade em Excel a qual realizo nas mais diversas empresas no Brasil. Essa é a minha contribuição a você, usuário do Excel, para que tenha cada vez mais sucesso no seu dia com o uso do Microsoft Excel.

Bom pessoal, vou ficando por aqui e até a próxima!!!

J

MAC

Conhecendo o recurso PowerPivot do Microsoft Excel 2010 – Parte II


PARTE II – Importando Base de Dados Access via Instrução SQL

 

 

Agora, vamos importar a mesma tabela pelo método de importação que usa Banco de Dados Access pelo método de importação SQL. Para isso clique na guia Início, grupo Obter Dados Externos, botão De Banco de Dados. Como se trata de um banco de dados feito no Access 2003, use a opção Do Access. Selecione o arquivo Sistema de Vendas.mdb, agora selecione a segunda opção de importação.

 


Em nome amigável de consulta digite tblClientes2. Em Instrução SQL digite a consulta abaixo:

SELECT *

FROM tblClientes

Onde:

SELECT *

Seleciona todos os dados cadastrados na tabela;

FROM tblClientes

Os dados serão retirados da tabela tblClientes do banco de dados em uso.

 

Após digitada a consulta, clique no botão Concluir e assim que a importação de dados estiver terminada, clique no botão Fechar. Como vemos, os resultados são os mesmos.

1 – Vamos supor que o usuário deseja importar apenas a coluna ID_Cliente da tabela tblClientes. Seguindo o primeiro método teremos que usar o botão Visualizar & Filtrar, presente na janela de seleção de tabelas. Basta selecionar a tabela tblClientes e clicar no botão Visualizar & Filtrar. Uma nova janela se abrirá, deixe selecionado apenas o campo ID_Cliente, clique no botão OK e conclua a importação.

 


2 – O mesmo pode ser feito através de uma consulta SQL. Exemplo:

SELECT ID_Cliente

FROM tblClientes

Onde:

SELECT ID_Cliente

Seleciona os dados cadastrados na coluna ID_Cliente;

From tblClientes

Os dados serão retirados da tabela tblClientes do banco de dados em uso.

 


Calculando

 

Há quatro maneiras de calcular valores, baseando-se nos valores de diferentes tabelas de um banco dados:

  1. – Através de uma consulta SQL na hora da importação;
  2. – Importando uma consulta feita no Access;
  3. – Importando algumas colunas de uma tabela e editar como consulta.
  4. -Usando tabelas relacionadas e fórmulas DAX

1 – Através de uma consulta SQL na hora da importação

 

Ainda utilizando a mesma pasta de trabalho, utilizaremos o PowerPivot e o Banco de dados – Sistema de Vendas.mdb, feito em Microsoft Access 2003, para realizar o seguinte exercício das três maneiras citadas acima: mostre, em uma planilha na janela do PowerPivot, o código do cliente que realizou a compra, o preço unitário do produto comprado, a quantidade pedida, e o valor da compra, que será o campo calculado.

  1. Primeiro temos que abrir a janela do PowerPivot. Para isso: vá à guia PowerPivot, grupo Iniciar, botão Janela do PowerPivot.

 

  1. Com a Janela do PowerPivot aberta, clique na guia Início, grupo Obter Dados Externos, botão De Banco de Dados, escolha a opção Do Access. Selecione o banco de dados Sistema de vendas.mdb, e clique em Avançar. Nesse passo, escolha a segunda opção de importação (“Escrever uma consulta que especificará os dados a serem importados”).

 

  1. Em nome amigável digite ValorPedido1. E no campo instrução digite:

 

SELECT PE.ID_Cliente, PR.PrecoUnitario,PE.QtPedido, (PE.QtPedido*PR.PrecoUnitario) as PrecoPedido

From tblProdutos as PR, tblPedidos as PE

Where PR.ID_Produto=PE.ID_Produto

Onde:

SELECT PE.ID_Cliente, PR.PrecoUnitario,PE.QtPedido, (PE.QtPedido*PR.PrecoUnitario) as PrecoPedido

 

Seleciona parte de um conjunto de registros que atendam as condições definidas pelo comando. Aqui, mostra identificação do cliente e quantidade pedida de tblPedidos, preço unitário da tabela tblProdutos e o resultado da multiplicação dos valores presentes nos campos quantidade pedido e preço unitário resultando no preço do pedido, nomeando essa nova coluna de PrecoPedido;

From tblProdutos as PR, tblPedidos as PE

Determina as tabelas de onde serão retiradas as informações e as dá apelidos (PR e PE);

Where PR.ID_Produto = PE.ID_Produto

Estabelece uma igualdade que liga as duas tabelas, neste caso a igualdade é do campo ID_Produto.

 

  1. Clique em Concluir. Assim que a importação for concluída, clique em Fechar. Note que além das colunas do banco de dados, aparece outra coluna com o nome dado na consulta, que é resultado da multiplicação da coluna de preço unitário e unidades pedidas.

 

2 – Importando uma consulta feita no Access

 

  1. Utilizando o segundo método, o procedimento começa no Access. Abra o banco de dados que estamos utilizando pelo Access. Crie uma nova consulta, pela guia Criar, grupo Consultas, botão Design da Consulta. Na caixa de dialogo Mostrar Tabelas, selecione as tabelas que serão utilizadas para a consulta (tblProdutos e tblPedidos).

 

  1. Agora exiba os campos: ID_Cliente (da tabela tblPedidos), QtPedido (também da tabela tblPedidos) e PrecoUnitario (da tabela tblPdodutos). No quarto Nome de Campo digite a fórmula abaixo:

 

PrecoPedido: [QtPedido]*[PrecoUnitario]

Onde:

PrecoPedido

é o nome da coluna que comportara os resultados da consulta;

[QtPedido]*[PrecoUnitario]

multiplicação entre os valores quantidade pedido (tblPedidos) e preço unitário (tblProdutos).

 

  1. Salve a consulta com o nome ValorPedido2.

 

  1. Volte a janela do PowerPivot. Siga o mesmo caminho para a importação de dados do Access e selecione o mesmo banco de dados que foi usado anteriormente, agora usando a primeira opção de importação. Ao invés de selecionar uma ou várias tabelas, basta clicar na consulta ValorPedido2 e concluir a importação.

 

  1. Note que os dados exibidos são idênticos aos dados exibidos pelo método usado anteriormente.

 

3 – Importando algumas colunas de uma tabela e editar como consulta.

 

  1. O terceiro método começa com a importação de uma tabela manualmente. Neste caso importaremos a tabela tblPedidos, por esta possuir mais dados que serão visualizados pela consulta.

 

  1. Escolha o banco de dados Sistema de Vendas.mdb, selecione a primeira opção de importação e siga os seguintes passos de importação:

 

  1. Escolha apenas a tabela tblPedidos, em Visualizar & Filtrar selecione apenas os campos ID_Cliente e QtPedido.

 

  1. Como você pode ver, apenas os campos selecionados são exibidos. Mudaremos isso acessando a guia Design, grupo Propriedades, botão Propriedades da Tabela. Na caixa de gialogo Editar Propriedades da Tabela, no campo Alterar para, selecione Editor de Consulta e digite a consulta abaixo:

 

SELECT [tblPedidos].[ID_CLIENTE],[tblPedidos].[QtPedido], [tblProdutos].[PrecoUnitario], [tblPedidos].[QtPedido]*[tblProdutos].[PrecoUnitario]

FROM [tblPedidos], [tblProdutos]

WHERE [tblPedidos].[ID_Produto]=[tblProdutos].[ID_Produto]

Onde:

SELECT [tblPedidos].[ID_CLIENTE],[tblPedidos].[QtPedido], [tblProdutos].[PrecoUnitario], [tblPedidos].[QtPedido]*[tblProdutos].[PrecoUnitario]

Esta consulta é semelhante a primeira consulta, porém está não usa apelidos para as tabelas, referenciando-as com seu todo o seu nome antes de seus campos;

FROM [tblPedidos], [tblProdutos]

Determina as tabelas de onde serão retiradas as informações;

WHERE [tblPedidos].[ID_Produto] = [tblProdutos].[ID_Produto]

Estabelece uma igualdade que liga as duas tabelas, neste caso a igualdade é do campo ID_Produto, também sem a utilização de apelidos.

Através deste método, obtemos o mesmo resultado.

 

4 – Usando tabelas relacionadas e fórmulas DAX

 

  1. Para realizar cálculos entre planilhas o PowerPivot necessita que essas planilhas estejam relacionadas entre si.

 

  1. Abra uma nova pasta de trabalho no Excel 2010 e abra a janela do PowerPivot. Clique na guia Inicio
    da janela do PowerPivot,
    grupo Obter dados externos botão De banco de Dados, opção
    Do access. Selecione o banco de dados Sistema de Vendas, clique no botão Avançar, selecione a primeira opção de importação (“Selecionar itens…”) e depois clique em Avançar, selecione apenas tblPedidos e tblProdutos, clique no botão
    Concluir.

 


 

  1. Para criar uma relação clique na guia Design, botão Criar Relação. Crie uma relação entre a planilha tblPedidos e a planilha tblProdutos usando campos em comum entre elas (no caso o campo ID_Produto).

 


 

  1. No conjunto de fórmulas oferecidas pelo PowerPivot (fórmulas DAX) existe uma fórmula chamada “Related“, essa fórmula é capaz de retornar o valor de uma coluna de uma outra planilha desde que as planilhas estejam relacionadas. Com isso é possível fazer cálculos entre planilhas no PowerPivot.

Na janela do PowerPivot na Planilha tblPedidos clique na célula Adicionar coluna e digite a fórmula:

 

=RELATED(tblProdutos[PrecoUnitario])*tblPedidos[QtPedido]

Onde:

=RELATED(tblProdutos[PrecoUnitario])

É a fórmula DAX em si. Busca o valor em uma tabela relacionada (tblProdutos) e traz para a planilha desejada

*tblPedidos[QtPedido]

 

Multiplica o valor encontrado na outra planilha pelo valor desejado.

 

  1. Renomeie o campo calculado para facilitar a identificação. Para isso dê um duplo clique no nome que deseja alterar, digite o nome desejado (no caso “Valor do Pedido”) e aperte ENTER.

Observe o resultado. O PowerPivot calcula todas as linhas automaticamente sem a necessidade de aplicar a fórmula em todas as linhas.

 


 

  1. Ainda é possível usar algumas das fórmulas do Excel para criar campos no PowerPivot. No nosso exemplo vamos usar a função SE (IF) para verificar se a empresa cumpriu uma determinada meta de compra.

Clique no Adicionar Campo
da planilha tblPedidos e digite uma nova fórmula:

=IF(tblPedidos[Valor do Pedido]<10000,”Não atingiu a meta”, “Atingiu a meta”)

Onde:

=IF(tblPedidos[Valor do Pedido]<10000,

Faz o teste lógico com a coluna desejada

“Não atingiu a meta”

Mostra o resultado se o teste lógico for verdadeiro

“Atingiu a meta”

Mostra o resultado se o teste lógico for falso

 

  1. Renomeie o campo calculado para “Metas”

Repare que no PowerPivot a função SE funciona um pouco diferente do que no Excel, já que os parâmetros da formula são separados por “,” e não por “;“.

Pressione a tecla ENTER e observe o resultado.


 

Criando Tabelas Dinâmicas no Excel

 

Usando os dados importados no PowerPivot é possível criar Tabelas Dinâmicas ou Gráficos no Excel 2010


 

1 – Usando a planilha tblClientes importada anteriormente vamos criar uma tabela dinâmica. Para isso na guia Início,grupo Relatórios, botão
Tabela Dinâmica. Criaremos uma tabela dinamica no Excel vinculada com o banco de dados importado na janela do power pivot, escolha a opção Tabela Dinâmica, será mostrada uma caixa de dialogo com duas opções:

  • Nova Planilha, na qual é criada uma nova planilha na pasta de trabalho para colocar os dados do PowerPivot

 

  • Planilha existente, onde é possível escolher qualquer planilha já criada na pasta de trabalho aberta.

 


 

2 – Escolha a opção Planilha Existente, a seguir selecione a célula A1 na planilha Tabela dinâmica, clique em OK.


 

3 – Será aberto o Assistente de Criação de Tabelas Dinâmicas do Excel mostrando todas as colunas importadas do PowerPivot, selecione todos os campos da tabela tblClientes.

 


 

4 – Clique em qualquer célula da tabela dinâmica. Será aberta a guia Ferramentas de tabela dinâmica. Clique na guia Design.


 

5 – Esta tabela não precisa se subtotais pois não trabalha com valores numéricos que devem ser somados ou contados, então vamos retirar a opção de subtotais, botão subtotais opção Não Mostrar Subtotais e no botão Totais Gerais escolher a opção Desativado Para Linhas e Colunas. No botão Layout de Relatório escolha a opção Mostrar em Formato de Tabela.

 

Repare que depois dessas configurações a tabela ficou mais fácil de ser analisada. Ainda é possível congelar a primeira linha e aplicar as opções de filtro em qualquer uma das colunas da tabela para facilitar ainda mais a visualização dos dados.


 

Há como calcular sub-totais baseando o que se deve soar de acordo com o que temos em comum entre diferentes linhas, como nomes, códigos, cidades, etc.:

6 – Abra a janela do PowerPivot e exporte para o excel em forma de tabela dinamica a planilha ValorPedido1 para a planilha Tabela Dinâmica 2

 

7 – Para trabalhar com sub-totais temos que montar a tabela indicando quais valores serão usados para a soma, no nosso caso os campos somados serão: QtPedido e PrecoPedido que deverão ser colocados no campo Valores, os campos ID_Cliente e PrecoUnitario devem ficar em rótulos de linha.

8 – Clique em qualquer célula da tabela dinâmica. Será aberta a guia Ferramentas de Tabela Dinâmica. Clique na guia Design.

9 – Nesta tabela podemos trabalhar com subtotais e total geral temos valores numéricos que podem ser somados ou contados, então vamos selecionar grupo Layout, botão Subtotais opção Mostrar Todos os Subtotais
no final de cada grupo e no botão Totais Gerais escolher a opção Ativado para Linhas e Colunas. No botão Layout de relatório escolha a opção Mostrar em Formato de Tabela.

Segmentação de Dados

 

É possivel criar segmentação de dados para filtrar os dados de uma tabela ou de um gráfico dinâmico que se encontra no Excel.

1 – Na planilha Tabela Dinâmica
selecione qualquer campo da tabela dinâmica.Clique na guia Inserir, grupo Filtro, botão Segmentação de Dados.

2 – Será exibida uma caixa de diálogo na qual poderão ser escolhidos os campos que servirão de filtro da tabela, todas as planilhas que estão no power pivot são mostradas com os seus campos à serem selecionados para realizar a filtragem.

3 – Cheque o campo Cargo
da tabela tblCliente e clique no botão OK. Na planilha aparecerá um quadro como esse:


4 – Nesse quadro é possível filtrar todos os dados da planilha Tabela dinâmica pelo cargo, pode-se usar mais de uma segmentação em uma tabela para conseguir informações ainda mais especificas.

 

Escolha um ou mais cargos e observe as alterações na tabela.

 

Trabalhando Segmentação com Chaves Estrangeiras

 

Na planilha Tabela Dinâmica 2 observe que os dados são mostrados a partir do ID_Cliente, supondo que a pessoa que deseja consultar essa tabela não conheça as empresas pelo seus respectivos ID’s podemos utilizar a segmentação de dados usando campos de outras tabelas. Para isso siga os passos abaixo:

 

  1. Para começar selecione qualquer campo da tabela dinâmica da Planilha Tabela dinâmica 2. A lista de campos do PowerPivot aparecerá.

 

  1. Para facilitar a filtragem vamos checar o campo Empresa de tblClientes. Isso resultará em um aviso do Excel: “A relação pode ser necessária”.

 

  1. Clique no botão Criar.


 

  1. Ao clicar em Criar
    o Excel checa a necessidade de criar uma relação entre as planilhas tblClientes e ValorPedido1, e cria a relação automaticamente.

 

  1. Clique em Fechar, para finalizar o assistente de criação de relacionamentos.

 

  1. Repare que o campo Empresa foi colocado automaticamente em Rótulos de Linha, como queremos utilizar o campo como uma segmentação de dados arraste-o para Segmentações de Dados Verticais.

 

Será criada uma segmentação com todos os nomes de empresas. Selecione alguns nomes e observe o resultado.

 

Trabalhando com Gráficos Dinâmicos

 

  1. Importe para o PowerPivot a query qryPedidosCompleta.

 

  1. Na janela do PowerPivot na guia início,botão Tabela dinâmica escolha a opção Gráfico dinâmico, a seguir escolha a opção Planilha existente e escolha a planilha Gráfico Dinâmico.

 

  1. Na lista de campos do PowerPivot escolha os campos Empresa e Total da planilha qryPedidosCompleta.

 

  1. Observe que há muitas empresas o que dificulta a visualização dos dados como um todo, para facilitar a visualização desses dados siga o procedimento abaixo:

 

  1. Insira uma segmentação de dados. Checando o campo Empresa da planilha qryPedidosCompleta, observe que nada acontece se a segmentação foi criada com alguma célula que não faz parte do gráfico dinâmico selecionado, isso ocorre pois nenhuma conexão foi feita entre essa segmentação e alguma fonte de dados.

 

  1. Clique na segmentação criada à pouco, em Ferramentas de Segmentação de Dados
    clique no botão Conexões de Tabela Dinâmica.

 

  1. Selecione a planilha que você deseja filtrar os dados (nesse caso planilha Dados para plan 3 Gráfico 1).

 

  1. Selecione uma ou mais empresas e observe o resultado.


 

Até a próxima!

MAC

 

Conhecendo o recurso PowerPivot do Microsoft Excel 2010 – Parte I


Para que serve?

Como funciona?

Entenda aqui tudo o que você precisa saber sobre esse fantástico recurso.

PARTE IIntrodução sobre PowerPivot

 

Site do PowerPivot: http://www.powerpivot.com

 

Construir tabelas e gráficos dinâmicos no Excel depende da inserção de dados em uma planilha. E quando precisamos construir estas tabelas a partir de um banco de dados? O Excel possui uma ferramenta que possibilita inserir informações pertencentes a um banco de dados e montar estas tabelas e gráficos dinâmicos automaticamente.

O PowerPivot é um suplemento para o Excel 2010 que facilita a conexão com um banco de dados. Ele trabalha com a maioria dos tipos de banco de dados, como Access, SQL, Azure, Oracle, DB2, entre outros. Uma vez conectada uma base de dados, pode-se criar tabelas e gráficos que são atualizados caso haja alterações no banco, além da fácil utilização para filtragem de dados.

Essa ferramenta além de facilitar a conexão com várias fontes de dados também aumenta a capacidade de processamento de dados do Excel de 1 milhão de linhas para mais de 100 milhões de linhas (dependendo da quantidade de memória disponível no seu equipamento), além de trabalhar com mais dados ainda é possível utilizar fórmulas DAX (Data Analysis Expressions) para facilitar ainda mais a análise das informações importadas dos banco de dados.

Usando a versão 64 bits do Add-in é possível fazer uso de processadores multicore e até 32 Gb de memória RAM, o que deixa a importação e a análise dos dados ainda mais rápidos, eficientes e em quantidades muito maiores.

Mais o melhor dessa ferramenta é poder fazer uso de todos os dados importados em um programa já conhecido por muitos dos usuários: o Excel. É possível, com os dados importados no PowerPivot, criar tabelas e gráficos dinâmicos e criar relatórios que antes eram feitos em meses de trabalho.

Apesar do PowerPivot só estar disponível no Excel 2010 é possível abrir os documentos em Excel 2007, só que com alguns recursos indisponíveis como a segmentação de dados e as conexões com os bancos de dados.

 

POWERPIVOT

IMPORTAÇÃO DO EXCEL

Quantidade de dados

Mais de 100 milhões de linhas.

1.048.576 linhas.

Compartilhamento

Possibilita compartilhamento de resultados através do SharePoint.

Compartilhamento comum.

Atualização de dados cadastrados

Fácil e muito eficiente.

Dá-se de maneira simples, pode haver erros.

Expressões de Análise de Dados

Fórmulas familiares que ajudam a desenvolver aplicativos analíticos avançados.

Fórmulas inexistentes.

Número de tabelas importadas

Podem ser importadas todas as tabelas do banco de dados de uma só vez.

Só é possível importar uma tabela por vez.

 

O complemento PowerPivot pode ser baixado em duas diferentes versões: a versão 32 bits( para máquinas com até 3 Gb de memória RAM) e a versão 64 bits (para máquinas com 4 Gb até 32 Gb de memória RAM).Veja as principais diferenças entre o PowerPivot 32 bits e o PowerPivot 64 bits:

Clique aqui para baixar o Add-in: PowerPivot para Microsoft Excel 2010 – RTM

 

32bits

64bits

Volume de dados

Trabalha com menos dados, pois tem menos memória disponível para a importação.

Pode chegar a trabalhar com o limite de dados do add-inn (100 milhões de linhas).

Velocidade de importação

Com menos memória RAM disponível a velocidade de importação é menor.

Com mais memória RAM disponível a velocidade de importação é maior.

 

Em resumo é mais vantajoso trabalhar com o aplicativo na versão 64 bits porque assim a quantidade de memoria disponível para armazenamento e análise dos dados importados é maior, o que possibilita importações de grandes quantidades de dados.

Porém, não é uma ferramenta padrão do Windows e precisa ser instalada:

1 – Primeiro é necessário fazer o dowload do software no site oficial:

Trocar um texto por uma Figura usando uma Caixa de Combinação


Trocar um texto por uma Figura – usando Caixa de Combinação

 

Descritivo: Executar a mesma idéia do POST anterior, porém utilizando o recurso Caixa de Combinação.

Nível de Complexidade:
Difícil

 

Este é o meu segundo POST focado a trocar nomes por imagens no Excel. Lembre-se: não precisa ser exatamente assim que você precisa realizar no seu dia-a-dia. Pense em uma planilha onde, a partir de uma caixa de combinação, ao selecionar um produto, você quer que o preço, quantidade e imagem sejam trocados automaticamente. Esse exemplo se aplica imediatamente. Vamos aos passos:

 

1 – Abra uma nova Pasta de Trabalho do Excel 2007/2010(ou qualquer outra versão).

2 – Renomeie as planilhas Plan1 e Plan2
para Imagem e Apoio
respectivamente. Exclua a Plan3.

 


 

3 – Insira as imagens desejadas na planilha Apoio. Organize-as na coluna A, de modo que fiquem inteiramente em suas respectivas células. Caso alguma parte de alguma imagem ficar para fora da célula onde está localizada, esta parte não aparecerá na hora de exibir a imagem escolhida.

 

Dica:

-Para redimensionar todas as células da planilha simultaneamente, de maneira que fiquem com o mesmo tamanho, selecione todas as linhas e colunas (com o botão que fica entre o cabeçalho da coluna A e o número 1, logo abaixo da caixa de nome) ou utilize a tecla de atalho CTRL + T e redimensione apenas a primeira coluna (aqui, podemos usar 220 pixels de LARGURA) e automaticamente todas as colunas terão o mesmo tamanho, o mesmo deve ser feito com as linhas (usando 170 pixels de ALTURA). Lembre-se: Isso é apenas uma “sugestão”.

Para redimensionar as imagens, selecione todas as imagens, utilizando o mouse mais a tecla CONTROL (CTRL). Com todas as imagens selecionadas, clique na guia Formatar (Ferramentas de Imagem), grupo Tamanho, em “Altura:” digite 4 e pressione ENTER; (mais uma “sugestão”).

-Para facilitar o posicionamento das imagens em suas respectivas células, pressione a tecla ALT enquanto movimenta a imagem, para que esta navegue pelos extremos das células. Use e abuse dos recursos de alinhamento de Imagens disponíveis na guia Formatar, grupo Organizar.

Para esse procedimento, clique na guia Inserir e no grupo Ilustrações clique no botão Imagem. Selecione-as utilizando a tecla SHIFT para marcar várias imagens sequencialmente ou a tecla CTRL para marcar várias imagens aleatórias. Após isso clique em Inserir e veja o resultado:


 

Ajuste-as conforme a dica no quadro anterior e veja o resultado:

 


 

4 – Agora, retire as linhas de grade, clique na guia Exibição, grupo Mostrar, caixa de seleção Linhas de Grade.

5 – Com a Coluna A da planilha Apoio pronta digite o nome das Figuras na Coluna B. (Caso queira que os nomes não apareçam, digite o nome da Figura na mesma célula em que irá inseri-la. Lembre-se que esse procedimento muda a coluna de pesquisa na fórmula, portanto, não se esqueça de ajustar a fórmula antes de colocar esse procedimento em prática).

 


 

6 – Na guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos, clique no botão Gerenciador de Nomes (CTRL+F3). Clique em Novo. O nome criado agora será um nome dinâmico, não se referenciando a um intervalo estático. No campo Nome digite “Lista” e no campo Refere-se a digite a fórmula abaixo:

=DESLOC(Apoio!$B$1;0;0;CONT.VALORES(Apoio!$B:$B);1)

 

Onde:

 

Apoio!$B$1

Referência. É uma célula da planilha Apoio, onde está baseado o deslocamento;

0

Linhas. Neste caso não se desloca linhas;

0

Colunas. Neste caso não se desloca colunas;

CONT.VALORES (Apoio!$B$B)

Altura. Determina à altura da tabela, neste caso a fórmula determina a altura de acordo com o número de linhas não nulas na coluna A;

1

Largura; determina à largura da tabela, neste caso a largura é um, selecionando apenas os nomes das imagens.

Observe que as fórmulas anteriormente citadas podem trabalhar em conjunto. Aqui a função CONT.VALORES serve para contar o número de linhas que contem as células de valores não nulos e, assim, delimitar a altura da tabela.

 


 

7 – Após a digitação da fórmula, clique no botão OK.

8 – Clique na planilha Imagem e selecione a célula A1. Precisaremos trabalhar com um comando que se encontra na guia Desenvolvedor (versões 2007/2010). Caso essa guia não esteja visível, clique na guia Arquivo/Opções.

9 – Clique na categoria Personalizar Faixa de Opções e ative a opção Desenvolvedor.

 


10 – Após esse procedimento, clique no botão OK.

11 – Para inserir o objeto, clique na guia Desenvolvedor e no grupo Controles, clique no botão Inserir. Serão exibidos diversos controles.

12 – Clique no botão Caixa de Combinação.

 


 

13 – Desenhe uma caixa de combinação na célula A1 da planilha Imagem.

 


 

14 – Clique com o botão da direita sobre a caixa e escolha a opção Formatar Controle.

 


 

15 – Em Intervalo de Entrada digite o nome Lista (que é o nome dinâmico que criamos no passo anterior) ou pressione a tecla de atalho F3 que irá trazer a lista de intervalos nomeados na Pasta de Trabalho.

16 – Em Vínculo da célula clique na célula B1. Em Linhas Suspensas, deixe o número padrão. Opcionalmente, marque a caixa Sombreamento 3D. Clique no botão OK e clique em qualquer outra célula. Agora teste a caixa e veja se está funcionando.

 


 

A cada item escolhido, um número deverá ser exibido na célula B1 que representa a posição da figura na lista.

Para que o procedimento seja realizado, iremos trabalhar com o recurso Câmera do Excel. Este é utilizado quando se deseja tirar uma foto de uma célula ou de um intervalo (e existe há muitos anos no Excel).

Porém esta foto não é uma imagem comum. Quando se altera o conteúdo de uma ou mais células que foram selecionadas para tirar a foto, a imagem altera-se também, o que não aconteceria se fosse utilizada tecla Print Screen do Windows, por exemplo, ou seja, é uma foto com Vínculo.

 

Para adicionar o botão Câmera:

17 – Clique na guia Arquivo / Opções e após clique na categoria Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

 

18 –
Em Escolher comandos em escolha: Comando fora da Faixa de Opções procure pelo comando Câmera e adicione-o a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

 


 

19 – Clique na planilha Apoio e selecione qualquer célula (como sugestão, selecione a célula A1).

 

20 – Clique na Câmera. Após esse procedimento, clique na planilha Imagem e clique em qualquer célula. Será exibida uma Imagem.

 

21 – Clique na guia Fórmulas e no grupo Nomes definidos, clique no botão Gerenciador de Nomes.

 

22 – Clique no botão Novo.

 

23 – Como sugestão, digite IND no item Nome. Em Refere-se a, deixe o cursor dentro dessa caixa e clique na célula B1 da planilha Imagem:

 


 

24 – Após esse procedimento, clique no botão OK.

 

Vamos definir mais um Nome. Dessa vez, o Nome será Imagem e a fórmula será:

 

=INDIRETO(“IMAGENS!$A”&IND)

 

25 – Clique no botão OK e vamos testar.

 


 

26 – Para deixar a aparência mais interessante, execute os seguintes procedimentos:

  • Oculte a Planilha Apoio
    (faça isso com o botão da direita do mouse).
  • Oculte as linhas de grade da Planilha Imagem
    (faça isso através da guia Exibição).
  • Oculte os cabeçalhos de Linha e Coluna (faça isso através da guia Exibição).
  • Oculte a Barra de Fórmulas (faça isso através da guia Exibição).
  • Oculte o conteúdo da célula B1 (faça isso via Formatar Células/Personalizado/;;;).

 

A Planilha ficará parecida com essa:

 


 

Ao clicar na seta para baixo da caixa de combinação e escolher outro Nome, será exibida automaticamente a IMAGEM respectiva.

 

Dessa forma, finalizo aqui (por enquanto) os assuntos de combinação de funções no Excel, produzindo resultados inteligentes.

 

Até a próxima!

 

MAC


 

Arquivo com algumas alterações do POST de Validação e integrante do Vídeo.


Pessoal,

Segue o arquivo finalizado do POST sobre como trocar um texto por imagem – via Validação.

https://marcoaureliocandido.files.wordpress.com/2011/02/trocando-texto-por-imagem-via-validac3a7c3a3o.xlsx

 

Boa sorte!