Série – Produtividade em 04 Passos – Microsoft Outlook – Último post


Dicas de Produtividade no Microsoft Outlook – Administração do Tempo

 

Série – Produtividade em 04 Passos – Microsoft Outlook

Passo 4 – Passo Final

 

Olá pessoal,

Em continuidade a série de Produtividade em 04 Passos no Microsoft Outlook, vamos ao passo 4, último dessa série:

 

Para fechar com chave de ouro, estou dedicando essa série à assuntos focados em teclas de atalhos, macetes rápidos e comentários que podem ser utilizados como abertura de qualquer sessão produtiva de mensageria nas corporações. Então, aproveitem:

 

Dicas de utilização do Microsoft Outlook 2010/2013/2016

 

 

 

O que pode e o que não pode no uso do e-mail

As informações a seguir são extensões dos assuntos abordados acima: siga os passos abaixo e seja mais produtivo.

 

Qual o aplicativo que fica aberto a maior parte do tempo? Microsoft Outlook?

O Microsoft Outlook permite a utilização de diversas teclas de atalho para as mais variadas ações dentro daquilo que o software pode atender: e-mails, reuniões, contatos, tarefas, etc.

Sabe quando você precisa ficar alternando entre e-mails, calendário, contatos, tarefas, etc.? Utilize essas teclas de atalho e seja mais rápido (lembrando que são teclas de atalho para o uso no idioma Pt-Br) :

 


 

Quando você realiza a leitura de um e-mail via Painel de Leitura e precisa rolar para baixo para continuar lendo, geralmente você utiliza as setas que se encontram ao lado do painel?

Ok, vamos fazer a rolagem a partir de agora com a BARRA DE ESPAÇO (desce algumas linhas no Painel de Leitura) ou para o movimento inverso pressione SHIFT + BARRA DE ESPAÇO.

Se você está pensando que já ganhou o dia, espere até ver o que lhe aguarda:

  • Para fechar um grupo de mensagens (seja classificadas por remetente, data ou qualquer outra opção da linha de cabeçalhos) pressione CTRL + (SINAL DE MAIS) OU (SINAL DE MENOS), respectivamente.
  • Para criar uma nova mensagem, experimente CTRL + SHIFT + M a partir de qualquer modo de exibição do Outlook.

     

  • Precisa completar ou buscar os nomes a partir do Catálogo de Endereços? Pressione CTRL + K.

     

  • Para enviar a mensagem tente o CTRL + ENTER. Ufa! Haja fôlego!

     

  • Para responder, CTRL + R ou para encaminhar CTRL + F.

     

  • Se aquela mensagem importante não é possível dispensar atenção naquele instante, mas você não pode deixar cair no esquecimento, com a mensagem fechada pressione a tecla INSERT (você irá adicionar um sinalizador a sua mensagem para colocá-la em Stand-by). Agora se por uma razão mais forte você precisar marcar uma mensagem como não lida, pressione CTRL + U. Para marcá-la como lida CTRL + K.

Sei que no início parece uma sopa de letrinhas, mas isso é questão de costume e disciplina. Aquelas teclas que você utiliza com frequência certamente ficarão gravadas em seu cérebro na área de memória de longo prazo e você nunca mais esquecerá. Tudo em prol da produtividade.

  • Imagine que você acabou de pressionar CTRL + 2 e precisa enxergar 04 dias de compromisso no seu calendário (a partir da data atual).

     

  • Pressione ALT + 4 e veja o resultado.

     

  • Que tal ALT + 9 para visualizar 09 dias? Ou ALT + = (igual) para a exibição do calendário no modo Mês? Isso é tudo de bom!

     

  • Quer descobrir seus compromissos futuros sem stress? Pressione CTRL + . (ponto).

     

  • Para seus compromissos passados, pressione CTRL + , (vírgula).

De tudo o que foi mostrado aqui, existe muito mais dentro de cada aplicativo. Tenho certeza de que não abordei 5% do total de teclas de atalho presentes no Microsoft Outlook.

Espero ter apenas atiçado a sua curiosidade para ser mais produtivo e sem o uso do mouse para diversas atividades do seu dia-a-dia dentro do Microsoft Outlook.

Para mais teclas de atalho, pressione a tecla F1 dentro do aplicativo desejado e digite a frase: atalhos do teclado (ou shortcuts em inglês).

 

Mais algumas teclas de atalho…

 

Trabalhando com teclas de atalho no Microsoft Outlook

Atalhos gerais

Pressione

Para

CTRL + 1

Alternar para Email.

CTRL + 2

Alternar para Calendário.

CTRL + 3

Alternar para Contatos.

CTRL + 4

Alternar para Tarefas.

CTRL + 5

Alternar para Anotações.

CTRL + 6

Alternar para Listas de Pastas no Painel de Navegação.

CTRL + 7

Alternar para Atalhos.

F6 ou CTRL + SHIFT + TAB

Mover entre o Painel de Navegação, a janela principal do Outlook, o Painel de Leitura e a Barra de Tarefas Pendentes.

TAB

Mover entre a janela do Outlook, os painéis menores no Painel de Navegação, o Painel de Leitura e as seções na Barra de Tarefas Pendentes.

Teclas de seta

Mover-se dentro do Painel de Navegação.

CTRL + Y

Ir para uma pasta diferente.

BARRA DE ESPAÇO

No Painel de Leitura, role a página para baixo.

SHIFT + BARRA DE ESPAÇO

No Painel de Leitura, role a página para cima.

CTRL + SINAL DE MAIS ou SINAL DE MENOS, respectivamente

Expandir ou recolher todos os grupos na lista de mensagens de email.

SETA PARA A ESQUERDA e SETA PARA A DIREITA, respectivamente

Recolha ou expanda um grupo na lista de mensagens de email.

SHIFT + TAB

Mover para o próximo campo no Painel de Leitura.

CTRL + L

Alinhar texto à esquerda (com a mensagem aberta e no modo edição).

CTRL + E

Centralizar texto (com a mensagem aberta e no modo edição).

CTRL + R

Alinhar texto à direita (com a mensagem aberta e no modo edição).

 

 

Pressione

Para

F2

Ativar a edição em um campo (exceto no modo de exibição dos ícones).

F7

Verificar ortografia.

F12

Salvar como.

CTRL + TAB

Mover para o campo anterior do Painel de Leitura.

ALT + B, ALT + SETA PARA A ESQUERDA ou ALT + BACKSPACE

Retorne para o modo de exibição anterior na janela principal do Outlook.

ALT + SETA PARA A DIREITA

Avance para o próximo modo de exibição na janela principal do Outlook.

CTRL + B ou SHIFT + F12

Salvar (com a mensagem aberta e no modo edição).

CTRL + Z ou ALT + BACKSPACE

Desfazer.

CTRL + D

Excluir um item.

CTRL + P

Imprimir.

CTRL + SHIFT + Y

Copiar item.

CTRL + SHIFT + V

Mover um item.

CTRL + K

Verifica os endereços digitados nas caixas Para / Cc / Cco.

CTRL + SHIFT + G

Sinalizar para acompanhamento.

 

 

Atalhos para Pesquisa

Pressione

Para

F3 ou CTRL + E

Ir para a caixa Pesquisar.

ESC

Apagar os resultados da pesquisa.

CTRL + ALT + A

Expandir a pesquisa para incluir Todos os Itens de Email, Todos os Itens de Calendário ou Todos os Itens de Contatos, dependendo do módulo em que você estiver.

CTRL + ALT + W

Expandir o Painel de Pesquisa e Localização.

CTRL + SHIFT + P

Criar uma nova Pasta de Pesquisa.

F4

Localizar próximo durante a pesquisa do texto em uma mensagem ou em outro item.

SHIFT + F4

Pesquisar texto dentro da mensagem ou de outro item.

CTRL + ALT + K

Expandir a pesquisa para incluir a área de trabalho.

 

 

 

Atalhos para Email

Pressione

Para

CTRL + SHIFT + I

Alternar para Caixa de Entrada.

CTRL + R

Responder a uma mensagem.

CTRL + SHIFT + R

Responder a todos por uma mensagem.

CTRL + F

Encaminhar uma mensagem.

CTRL + ALT + J

Marcar uma mensagem como não sendo lixo eletrônico.

CTRL + SHIFT + N

Com a mensagem aberta, aplica o estilo Normal.

CTRL + M ou F9

Verificar novos emails.

SETA PARA CIMA

Ir para a mensagem anterior.

SETA PARA BAIXO

Ir para a próxima mensagem.

CTRL + N

Criar uma nova mensagem (quando estiver no Email).

CTRL + SHIFT + M

Criar uma nova mensagem (em qualquer modo de exibição do Outlook).

INSERT

Adicionar um Sinalizador Rápido a uma mensagem fechada.

CTRL + PONTO

Alterar para próxima mensagem (com a mensagem aberta).

CTRL + VÍRGULA

Alterar para mensagem anterior (com a mensagem aberta).

CTRL + U

Marcar uma mensagem como não lida.

CTRL + K

Marcar uma mensagem como lida.

CTRL + SHIFT + W

Mostrar o menu para baixar as imagens, alterar as configurações automáticas de download ou adicione um remetente para a Lista de Remetentes Confiáveis.

SHIFT + F4

Localizar próximo.

CTRL + ENTER

Enviar a mensagem.

CTRL + P

Imprimir.

CTRL + ALT + F

Encaminhar como anexo.

ALT + ENTER

Mostrar as propriedades do item selecionado.

CTRL + SHIFT + G

Exibir a caixa de diálogo Sinalizador para Acompanhamento.

Atalhos para Calendário

Pressione

Para

CTRL + N

Criar um novo compromisso (quando estiver em Calendário).

CTRL + SHIFT + A

Criar um novo compromisso (em qualquer modo de exibição do Outlook).

CTRL + SHIFT + Q

Criar nova solicitação de reunião.

CTRL + F

Encaminhar compromisso ou reunião.

ALT + 0

Mostrar 10 dias no calendário.

ALT + 1

Mostrar 1 dia no calendário.

ALT + 2

Mostrar 2 dias no calendário

ALT + 3

Mostrar 3 dias no calendário

ALT + 4

Mostrar 4 dias no calendário

ALT + 5

Mostrar 5 dias no calendário.

ALT + 6

Mostrar 6 dias no calendário

ALT + 7

Mostrar 7 dias no calendário

ALT + 8

Mostrar 8 dias no calendário

ALT + 9

Mostrar 9 dias no calendário

CTRL + G

Ir para uma data.

ALT + =

Alternar para o modo de exibição Mês.

CTRL + SETA PARA A DIREITA

Ir para o próximo dia.

ALT + SETA PARA BAIXO

Ir para a próxima semana.

ALT + PAGE DOWN

Ir para o próximo mês.

CTRL + SETA PARA A ESQUERDA

Ir para o dia anterior.

ALT + SETA PARA CIMA

Ir para a semana anterior.

ALT + PAGE UP

Ir para o mês anterior.

ALT + HOME

Ir para o final da semana.

ALT + END

Ir para o início da semana.

ALT + SINAL DE MENOS

Alternar para o modo de exibição Semana Completa.

CTRL + ALT + 2

Alternar para o modo de exibição Semana de Trabalho.

CTRL + VÍRGULA

Ir para o compromisso anterior.

CTRL + PONTO FINAL

Ir para o próximo compromisso.

CTRL + G

Configurar a recorrência de um compromisso ou tarefa.

 

Observação: As linhas destacadas em amarelo indicam as Teclas de Atalho mais usuais no dia-a-dia.

 

Para acessar o primeiro POST dessa série, acesse: https://marcoaureliocandido.com/2011/03/26/dicas-de-produtividade-no-microsoft-outlook-%E2%80%93-administracao-do-tempo/

Para acessar o segundo POST dessa série, acesse: https://marcoaureliocandido.com/2011/04/07/dicas-de-produtividade-no-microsoft-outlook-%e2%80%93-administracao-do-tempo-2/

Para acessar o terceiro POST dessa série, acesse: https://marcoaureliocandido.com/2016/01/11/serie-produtividade-em-04-passos-microsoft-outlook/

 

 

Boa sorte e até mais!

 

MAC

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