Série – Produtividade em 04 Passos – Microsoft Outlook


Dicas de Produtividade no Microsoft Outlook – Administração do Tempo

 

Série – Produtividade em 04 Passos – Microsoft Outlook

 

Passo 3

 

Olá pessoal,

Em continuidade a série de Produtividade em 04 Passos no Microsoft Outlook, vamos ao passo 3, com o resumo de como criar Pastas de Pesquisa e sua utilização:

 

Criando Pastas de Pesquisa – Mantenha suas pesquisas favoritas a 1 clique de distância

 

Em primeiro lugar: O que é uma Pasta de Pesquisa?

É um antigo recurso do Microsoft Outlook que possibilita deixar pré-criadas suas pesquisas mais utilizadas e caso deseje, adicionadas como “Favoritos” para um acesso mais rápido.

Em suma, criar uma Pasta de Pesquisa é muito produtivo, pois podemos direcionar mensagens que atendam a determinados critérios para essa pasta e assim recuperamos rapidamente as informações no momento necessário. Imagine a seguinte situação:

Quase sempre você necessita realizar uma pesquisa de assuntos que são “normais” no seu dia a dia. Ao invés de recorrer ao recurso de Pesquisa, deixe uma Pasta de Pesquisa pronta com esse tipo de assunto e use-a no momento oportuno.

Passo-a-passo – Como criar uma Pasta de Pesquisa:

 

  1. Observe que no seu Painel de Pastas existe uma pasta denominada Pastas de Pesquisa (geralmente ela fica no final da sua lista de pastas). Clique sobre ela com o botão da direita do mouse, conforme indicado na Figura 1:

 


Figura 1 – Clique com o botão da direita do mouse sobre o item Pastas de Pesquisa

 

  1. Será aberta a caixa de diálogo Nova Pasta de Pesquisa. Dentro dessa caixa de diálogo existem diversas categorias: Lendo Emails, Emails de Pessoas e Listas, Organizando Emails e Personalizar. Cada uma dessas categorias, possui opções prontas, bastando selecionar e clicar no botão OK ou no máximo realizar um ajuste rápido no botão Escolher (Figura 2):

 


Figura 2 – Exemplo de uma opção escolhida para se criar a Pasta de Pesquisa

 

  1. Aproveitando a Figura 2, foi escolhida a opção Emails de e para pessoas específicas. Na sequência, clique no botão Escolher para selecionar o destinatário a ser filtrado na pasta de pesquisa, conforme Figura 3:

 


Figura 3 – Caixa de diálogo Selecionar nomes

 

  1. Após selecionar o contato, clique no botão De ou Enviado para (Figura 3) e na sequência clique no botão OK. Será exibida novamente a caixa de diálogo Nova Pasta de Pesquisa porém com o nome do contato selecionado na parte inferior da caixa de diálogo, conforme exibido na Figura 4. Clique no botão OK para concluir a pasta de pesquisa.

 


Figura 4 – Exemplo de Nova Pasta de Pesquisa a partir de E-mails enviados e recebidos de pessoas específicas

 

  1. Ao se clicar nessa pasta de pesquisa, um filtro é realizado imediatamente e apenas as mensagens solicitadas serão exibidas, conforme exemplo na Figura 5:

 


Figura 5 – Exemplo de filtro realizado após o clique na pasta de pesquisa ser feito.

 

Crie quantas pastas de pesquisa forem necessárias pois esse recurso otimiza a busca de mensagens em qualquer pasta criada.

Lembrando que a pasta de pesquisa é apenas uma pasta virtual contendo o resultado da busca e em nada sobrecarrega o Outlook. Arraste as suas principais Pastas de Pesquisa para o Painel de Favoritos, conforme exemplo demonstrado na Figura 6:

 


Figura 6 – Pastas de Pesquisa “arrastadas” para o Painel Favoritos

 

Atenção

 

Os e-mails exibidos na Pasta de Pesquisa estão fisicamente na pasta de origem. Portanto, quando uma pasta de pesquisa é eliminada, as mensagens permanecem na pasta de origem, mas se uma pasta de pesquisa é aberta e o arquivo nela contido é selecionado e deletado, nesse caso ele realmente é eliminado.

Essa é uma dica simples porém muito funcional: Você poderá criar várias pastas de pesquisa, cada qual com o critério desejado lembrando sempre que assim que você receber um e-mail e o mesmo se enquadrar nos termos de busca da pasta de pesquisa, o e-mail será exibido imediatamente nos resultados da pasta.

Para acessar o primeiro POST dessa série, acesse: https://marcoaureliocandido.com/2011/03/26/dicas-de-produtividade-no-microsoft-outlook-%E2%80%93-administracao-do-tempo/

Para acessar o segundo POST dessa série, acesse: https://marcoaureliocandido.com/2011/04/07/dicas-de-produtividade-no-microsoft-outlook-%e2%80%93-administracao-do-tempo-2/

 

 

Até a próxima dica!!!

 

MAC

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