Dicas e truques no uso do OneNote – Parte 4


By Marco Aurélio

(Esse POST contempla exclusivamente recursos da versão do Office 2013/Office 365. Porém, com os devidos ajustes, atende também às versões 2007/2010)

Parte 4

Olá pessoal,

No POST anterior, mostrei como trabalhar com Modelos de Página e para que serve o grupo de seções, inserindo cópia impressa de um arquivo na página do OneNote e como utilizar tudo isso a seu favor no dia-a-dia com produtividade.

A partir de agora (como você está mais íntimo do OneNote), vamos conhecer recursos multimídia que melhoram ainda mais o nosso trabalho diário.

 

Gravando áudio ou vídeo através do OneNote

 

A gravação de “anotações de áudio ou vídeo” é uma ótima opção quando você não puder digitar ou escrever à mão (pensando em um tablet), como durante uma palestra, sessão de perguntas e respostas ou em uma entrevista.

Para gravar anotações de áudio ou vídeo com o OneNote, você precisará de um computador com um microfone ou webcam. Ambos os dispositivos precisam ser configurados corretamente no painel de controle do Windows para que o recurso funcione corretamente no OneNote.

Essa gravação também poderá ser realizada pelos seus dispositivos móveis, lembrando apenas que dependendo do dispositivo, a gravação poderá sofrer algum tipo de limitação de tempo (principalmente pela quantidade de espaço disponível em seu aparelho).

Se você estiver gravando uma entrevista e tiver feito uma anotação nos cinco minutos da gravação do clipe, o OneNote pulará para a parte exata de suas anotações sempre que você reproduzir o clipe e ele atingir a marca dos cinco minutos. Isso é imensamente útil para manter o contexto entre um evento gravado e quaisquer reações, pensamentos e ideias que você teve em um determinado momento durante o evento.

Mais um exemplo:

Imagine que durante essa gravação (que poderá ser sua ou de um interlocutor) você faça anotações pontuais de tempos em tempos e preferencialmente com “palavras-chave” ditas pelo speaker dessa reunião/evento.

Agora pensando que a sua gravação foi de aproximadamente 1 hora e você queira localizar parte dessa gravação onde durante a gravação você realizou determinadas anotações.

Ao clicar no Painel de Pesquisa de Áudio e Anotações e digitar o termo desejado ele irá localizar o termo e ajustar a gravação para que ela comece 5 segundos antes da palavra desejada.

Mas atenção: Para que o recurso de pesquisa funcione na gravação, você deverá habilitá-lo na guia Arquivo/Opções/Áudio e Vídeo, conforme exibido na figura a seguir:

 

Figura 1 – Arquivo/Opções/Áudio e Vídeo

 

Bom, chega de papo e vamos aos passos:

  1. Escolha em qual Seção/Página você irá deixar posicionado o cursor (inclusive já imaginando as anotações que irá realizar durante a gravação) e clique na guia Inserir/Gravar Áudio, conforme figura a seguir:

 

Figura 2 – Guia Inserir/Gravar Áudio

 

  1. Observe que ao clicar nesse ícone, surgirá automaticamente uma guia contextual denominada Áudio e Vídeo e uma subguia chamada Gravando… com novos botões aguardando para serem utilizados. Na página da gravação, além do ícone com o título da página, também é adicionado um rótulo com a data e a hora:

 

Figura 3 – Guia Gravando/Gravar Áudio

 

  1. Com a gravação sendo realizada, você poderá navegar em qualquer site, abrir qualquer aplicativo e ela ainda estará em execução. Após o término da gravação, clique no botão Parar. O ícone estará pronto para a reprodução aleatória entre outras ações disponíveis com o botão da direita do mouse ou simplesmente clicando sobre o ícone e escolhendo uma das opções.

    Dica:

    1. Caso queira salvar a gravação para alguma ação posterior, clique com o botão da direita sobre o ícone e escolha a opção Salvar Como. A gravação de áudio será realizada no formato WMA e após essa ação de gravação, estará disponível para execução em qualquer aplicativo que execute essa extensão.

 

Figura 4 – Figura da gravação de áudio finalizada

 

Agora imagine você querendo enviar essa página por e-mail. Com exatos 02 cliques do mouse, essa página com todas as anotações e inclusive a gravação estarão disponíveis em 5 segundos dentro de um novo e-mail. Vamos aos passos:

  1. Clique na guia Página Inicial e na sequência no botão Enviar Página por Email. Esse processo irá abrir automaticamente o Microsoft Outlook com um e-mail alinhado com todos os comentários acima:

 

Figura 5 – Guia Página Inicial/Enviar Página por Email

 

Caso decida realizar a gravação do vídeo, todas as explicações do áudio servem para o vídeo também, exceto que ao salvar o vídeo ou enviar a página por e-mail, a extensão gerada será o WMV.

 

Integração com o Microsoft Outlook

 

O OneNote não é um aplicativo que trabalha só, ele possui integração total com os principais aplicativos da suíte Office e nesse capítulo irei demonstrar como interagir melhor com o Outlook.

Já pensou você criar uma tarefa de alguma anotação que fez e esse item ser criado oficialmente dentro do Outlook (inclusive com o lembrete) porém ser acionado a partir do OneNote?

Bom, vamos aos passos:

  1. A partir da página desejada, clique na guia Página Inicial e na sequência no botão Tarefas do Outlook e escolha uma das opções da lista. Essa ação irá inserir uma bandeira (flag) na linha que está sendo feita a edição e a criação de uma tarefa no Outlook:

 

Figura 6 – Guia Página Inicial/Tarefas do Outlook

 

  1. Observe o ícone da tarefa inserido na linha:

 

Figura 7 – Anotação do OneNote com o recurso de Tarefa do Outlook

 

  1. Agora vamos para o Outlook verificar como está essa referência no item de Tarefas:

 

Figura 8 – Tarefa criada automaticamente no Outlook a partir do OneNote

 

  1. A tarefa é criada com o título da linha em destaque no OneNote. Agora experimente clicar 02 vezes sobre essa tarefa:

 

  1. Observe que a tarefa já veio praticamente pronta do OneNote.

 

Figura 9 – Tarefa do OneNote com o link do OneNote

 

  1. Observe que no corpo da tarefa, existe um ícone do OneNote. Clique 02 vezes sobre ele. Será exibida uma caixa de diálogo informando que você deve abrir anexos provenientes de fontes confiáveis:

 

Figura 10 – Caixa de diálogo Abrindo anexo de email

 

  1. Essa é apenas uma mensagem de alerta do Office. Clique no botão Abrir e observe que a sua nota no OneNote é exibida imediatamente:

 

Figura 11 – Acesso a anotação do OneNote via Outlook

 

  1. Imaginando que essa ação já foi realizada, é possível concluí-la diretamente no OneNote. Clique no flag existente ao lado esquerdo do texto. Observe que imediatamente essa tarefa é finalizada nos dois aplicativos.

 

Figura 12 – Anotação na Página do OneNote

 

Figura 13 – Tarefa concluída no Outlook

Conclusão:

A partir do momento em que uma nota é inserida no OneNote e a mesma necessitar de algum tipo de lembrete para realização ou atividade posterior, adicione uma Tarefa do Outlook, conforme visto no Passo 1. Isso torna extremamente conectado todos os seus documentos.

 

Inserindo detalhes da reunião do Microsoft Outlook no OneNote

 

Às vezes necessitamos inserir informações das reuniões agendadas em nosso Outlook em algum comentário no OneNote para que as informações fiquem conectadas. Como realizar essa operação?

  1. Em primeiro lugar, insira as informações necessárias para compor suas anotações. Após esse processo, clique na guia Página Inicial e na sequência no botão Detalhes da Reunião. Observe que todas as reuniões do dia são mostradas na lista.

 

Figura 14 – Guia Página Inicial/Detalhes da Reunião

 

  1. Clique na reunião desejada e observe que as informações são inseridas imediatamente dentro da página.

 

Figura 15 – Detalhes da reunião inseridos dentro da anotação

 

  1. Observe que existem links denominados “Expandir” na Mensagem do Convite e em Participantes. Caso queira descobrir o nome dos participantes ou informações adicionais do convite, clique sobre esses links. Existe também o Item para Item do Outlook que ao ser clicado abre o convite na agenda do Outlook.

 

Como enviar suas anotações através do e-mail do Microsoft Outlook

 

Criar e trabalhar em blocos de anotações compartilhados é a melhor maneira de colaborar com os outros. Porém, mesmo assim, se você não deseja que outras pessoas tenham permissão para ver o seu bloco de anotações inteiro, você pode enviar anotações por e-mail. Esse é um processo simples:

  1. Clique na guia Página Inicial e na sequência clique no botão Enviar Página por Email:

Figura 16 – Guia Arquivo/Enviar Página por Email

 

  1. Esse procedimento copia automaticamente todas as informações da página atual e cola dentro de um novo e-mail. Caso existam arquivos vinculados eles serão adicionados como anexo no e-mail:

 

Figura 17 – Exemplo de página do OneNote inserida no e-mail

 

  1. Fantástico, não? Agora no caso de transformar sua página de anotação em um documento PDF ou XPS para qualquer outra finalidade, siga o próximo título.

 

Como transformar suas anotações do OneNote em um PDF ou XPS

 

Imaginem eu compartilhar minhas anotações com qualquer pessoa, em qualquer plataforma simplesmente convertendo em PDF ou XPS. Lembrando que nesse caso é uma via de mão única, certo? Ou seja, a cada alteração que você realizar terá que gerar um documento e a pessoa do outro lado terá acesso apenas ao documento anexado e não ao seu Bloco de anotações ou algo parecido.

Vamos aos passos:

  1. Clique na guia Arquivo/Exportar e observe que são exibidas 02 opções: No item Exportar Atual, escolha o item que deseja exportar e em Selecionar Formato, escolha qual a saída que deseja criar para o seu item. Nesse exemplo, usarei a opção PDF:

 

Figura 18 – Guia Arquivo/Exportar

  1. Após as escolhas realizadas, clique no botão Exportar:

 

Figura 19 – Caixa de diálogo Salvar Como

 

  1. Veja que o nome sugerido para gravação do arquivo é o mesmo nome da página do OneNote. Fique à vontade para modificar.

    Após essa ação, clique no botão Salvar. Pronto! O item escolhido foi exportado e agora você poderá utilizá-lo como anexo em e-mails ou em outras ações.

 

Bom pessoal, irei finalizar esse POST por aqui e já formalizo que farei mais um (completando um total de 5 POST’s de OneNote) e após o lançamento do último irei publicar um vídeo no Youtube com um resumo de tudo o que foi mostrado aqui.

Peço desculpas por não ter lançado esse POST antes… o mesmo foi feito apenas a bordo de aeronaves nessa semana (a cada voo eu aproveitava para escrever um pouquinho, rs)!!!J

 

Então, até a próxima!

 

MAC

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2 comentários em “Dicas e truques no uso do OneNote – Parte 4

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