Dicas e truques no uso do OneNote – Parte 3


By Marco Aurélio

(Esse POST contempla exclusivamente recursos da versão do Office 2013/Office 365. Porém, com os devidos ajustes, atende também às versões 2007/2010)

Parte 3

Olá pessoal,

No POST anterior, mostrei como criar tabelas simples até a inserção de planilhas do Excel no OneNote.

Agora vamos avançar um pouco mais… (fiquem tranquilos na questão de relembrar esses itens, até o final desses módulos, irei disponibilizar um vídeo com um resumo dos principais assuntos desses POST’s).

 

Trabalhando com Modelos de Página

 

Como você já deve ter percebido, todas as páginas que você insere são em branco, certo?

Mas é possível configurar para que apareça um modelo mais interessante (ou uma cara menos pálida) que o tradicional. Ás vezes temos que inserir tarefas, marcadores e até uma imagem, mas, será que existe algo pronto? Vamos aos passos:

  1. Clique no atalho Adicionar Página (canto esquerdo da sua página) e observe que surgiu uma página vazia e na cor branca. Na sequência, clique na guia Inserir e depois no botão Modelos de Página.

 


 

  1. Mas atenção: Se ao invés de você clicar no botão Modelos de Página, você clicar na seta para baixo (que está localizada no mesmo botão) será exibido um menu vertical com algumas opções de modelo recentemente utilizados. Observe a figura abaixo para ter certeza que abriu a opção correta:

 


 

  1. Nesse painel (cinza) que surgiu à direita da tela, observe que todas as Categorias ficam fechadas. Escolha uma delas e clique para ver as opções disponíveis. Nesse exemplo, irei clicar na categoria Negócios e na sequência a opção Visão Geral do Projeto:

 


 

  1. Nesse exemplo, posso aproveitar a estrutura criada pelo Modelo para alimentar a minha página sobre o algum tipo de Projeto. Interessante, não? Ao invés de eu iniciar do zero (às vezes até sem ideia do que escrever), já tenho um modelo pré-definido com informações que vão agilizar o meu trabalho.
  2. Aproveitando, imagine que você queira já deixar pré-definido o modelo de página ou criar o seu próprio modelo. Acesse as opções destacadas na figura abaixo para essas ações:

 


 

  1. Caso ache interessante, escolha uma opção nessa lista de modelos para criar a(s) próxima(s) página(s) na opção desejada. Ou prepare a página que você está utilizando e para utilizá-la novamente na criação de uma nova página, clique no link Salve a página atual como modelo. Para voltar ao padrão, escolha a opção destacada no quadro da figura acima: Nenhum Modelo Padrão.

 

Criando um grupo de seções

 

Lendo esse título, parece uma coisa tão banal… mas não deixe que as aparências o enganem! Esse assunto é mega interessante, veja por quê:

Imagine que você necessita “agrupar” assuntos, porém gostaria que esses assuntos ficassem juntos para facilitar a localização deles. O OneNote permite que você crie um grupo de seções que irá funcionar como um item “extra” ao que você está trabalhando… Por exemplo:

Eu necessito criar um Plano de Orçamento para os próximos 03 anos. Teoricamente, bastaria eu clicar três vezes no símbolo + existente ao lado da minha última guia e pronto, certo? (mas essas guias ficariam expostas com as outras existentes)

Agora experimente o seguinte:

  1. Clique com o botão da direita do mouse sobre uma guia e escolha a opção Novo Grupo de Seções:

 


 

  1. Ao clicar nessa opção, será exibido um Novo Grupo de Seções, conforme figura a seguir:


 

  1. Nesse exemplo, irei nomear como Orçamentos. Caso você queira renomear novamente, clique com o botão da direita do mouse sobre o grupo e escolha a opção Renomear:

 


 

  1. Agora vamos para a parte mais interessante: Clique sobre esse nome e observe que é exibida uma página (na cor cinza) informando que não há seções criadas e o único símbolo que existe ao lado do sinal de + (sinal de + para inserir seções), é uma seta (verde) como se fosse um símbolo de retroceder.

 


 

  1. Para criar seções, clique no botão +. Para continuar com a explicação desse exemplo criarei 03 seções, conforme exibido na figura a seguir:

 


 

  1. Posso inserir quantas páginas eu desejar em cada uma dessas seções, observe que as minhas outras guias, estão “ocultas”. Para voltar ao outro modo, clique no ícone com uma seta verde denominado Navega para o grupo de seções pai.

 


 

  1. Ao voltar para a tela anterior, perceba que a guia Orçamentos é exibida, mas as “sub-guias” ficam ocultas, ou seja, as guias 2015, 2016 e 2017 serão exibidas apenas se eu clicar no grupo Orçamentos.

Interessante, não?

 

Inserindo Cópia Impressa de Arquivo

 

Imagine você “escanear” um documento, porém ao invés dessa informação ser salva em um arquivo ou impressa em um papel, imagine ela ser impressa dentro da página do OneNote. Para isso, siga esses procedimentos:

  1. Posicione o cursor na página desejada e clique na guia Inserir/Cópia Impressa de Arquivo:

 


 

  1. Será exibida a caixa de diálogo para você localizar o arquivo a ser “impresso” na página do OneNote. Escolha esse arquivo e clique no botão Inserir:

 


 

  1. Todas as páginas do documento são inseridas automaticamente, uma após a outra. Nesse meu primeiro exemplo, como o documento tinha apenas uma página, tudo foi adicionado em uma única página também. Observe mais esse exemplo:

 


 

  1. Nesse outro exemplo eu inseri uma apresentação do PowerPoint e cada slide se transformou em uma página do OneNote. Logicamente que eu precisarei visitar cada uma dessas páginas e adicionar um título para que fique melhor organizado (figura abaixo):

 


 

  1. Observe que eu renomeei todas as páginas (de acordo com o conteúdo inserido) e que todas elas estão “dentro” da página principal:

 


 

Como isso é possível?

  1. Basta você clicar com o botão da direita do mouse sobre uma página e escolher a opção Criar Subpágina:

 


 

  1. Lembrando que para essa ação, a página necessita estar abaixo de outra página (senão esse processo não será realizado). Para inverter a ação, clique com o botão da direita do mouse sobre uma Subpágina e escolha a opção Promover Subpágina.
  2. Para fechar um grupo de Páginas, clique com o botão da direita do mouse Recolher Subpáginas ou clique na seta para baixo existente ao lado do título da página principal.

 


Agora, algumas informações técnicas sobre o procedimento realizado acima:

  • O recurso Cópia Impressa de Arquivo, insere literalmente uma cópia do documento original. Isso significa que qualquer alteração no documento original não afetará a “cópia” inserida no OneNote. Porém, temos um recurso extra:
    • Para que as alterações no documento sejam refletidas no OneNote, vá até a página principal (a primeira página inserida e que possui o ícone do documento inserido) e clique 02 vezes sobre o ícone.
    • Esse procedimento irá abrir a “cópia do documento” e depois de feitas as alterações, (salvo e fechado), ao voltar para o OneNote, deve-se “atualizar” o ícone com o botão da direita do mouse opção Atualizar Cópia Impressa (apesar que mesmo que você não faça isso, o OneNote irá te avisar que a cópia está desatualizada).

 

Copiando o texto da imagem

 

Imagine a seguinte situação: O gestor solicita que você copie o texto daquele PDF (que teoricamente não está protegido) em um documento Word (ou qualquer outro aplicativo) mas que mesmo assim dá muito trabalho pois não é só converter o PDF em DOCX (você sabia que isso é possível a partir da versão 2013 do Office?), pois esse PDF está no modo “foto” e mesmo que você tente copiar o texto o que você acaba copiando é a foto do documento.

Existem 02 maneiras de se resolver isso:

Vamos a maneira via OneNote:

  1. Após inserir a cópia impressa daquele tão desejado
    PDF (para não faltar com a compostura, rs), experimente clicar com o botão da direita sobre a “foto” inserida e escolha a opção Tornar o Texto da Imagem Pesquisável e na sequência escolha qual o idioma do texto da imagem.

    Essa ação é necessária por dois motivos: Uma é realmente realizar a pesquisa pelo texto dentro da foto (fantástico). Outro motivo é tornar esse texto inteligível para que a cópia tenha menos problemas para captar o texto da imagem:

 


 

  1. Agora vamos ao passo final: Clique novamente com o botão da direita do mouse sobre a foto e escolha a opção Copiar Texto dessa Página de Cópia Impressa.

    Lembrando que caso seja interessante, também existe a opção Copiar Texto de Todas as Páginas da Cópia Impressa.

 


 

  1. Você pode optar por colar esse texto nessa mesma página, em uma nova página, no Word, no Outlook, enfim, em qualquer lugar que achar interessante. Nesse exemplo, irei colar o texto em uma nova página:

 


 

  1. Logicamente que o texto “perdeu” referências de marcas de parágrafo e a formatação mas pense que você iria digitar tudo isso “na unha”… ou seja, um grande ganho, certo? Caso queira melhorar a diagramação do texto, recomendo que você cole diretamente no Word, faça os devidos ajustes e ao término devolva ele ao OneNote.

Bom pessoal, espero ter mais uma vez esclarecido alguns assuntos interessantes do Microsoft OneNote e no próximo POST irei abordar sobre recursos de gravação no OneNote.

 

Então, até a próxima!

 

MAC

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2 comentários em “Dicas e truques no uso do OneNote – Parte 3

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