Dicas e truques no uso do OneNote – Parte 2


By Marco Aurélio

(Esse POST contempla exclusivamente recursos da versão do Office 2013/Office 365. Porém, com os devidos ajustes, atende também às versões 2007/2010)

Parte 2

Olá pessoal,

No POST anterior, mostrei como criar um Bloco de Anotações que pode ser utilizado para uso compartilhado (ou não). O interessante é que ele já foi criado na nuvem (OneDrive) e para compartilhar, bastam poucos cliques.

Também passei conceitos básicos de uso do OneNote.

Por incrível que pareça: Esse aplicativo (antes desconhecido por alguns) denominado Microsoft OneNote, que está disponível para tablet’s, celulares e computadores é tão amigável que mesmo você que ainda não viu utilidade para ele, após esses conceitos, irá se tornar um fã incondicional de aplicativo tão singelo.

Agora vamos avançar um pouco mais…

Como criar uma Tabela no OneNote

 

Já imaginou em criar uma Tabela rápida no OneNote? Veja que o procedimento é muito fácil:

  1. Deixe o cursor piscando em qualquer lugar da página e digite a informação que iria na primeira célula da tabela (conforme exemplo abaixo):

 


 

  1. Na sequência, pressione a tecla TAB e observe que automaticamente é criada uma tabela. Maravilhoso, não? A partir de agora, basta você digitar o assunto e pressionar a tecla TAB para adicionar mais colunas. Ao término pressione a tecla ENTER para mudar de linha e continuar alimentando a tabela:

 


 

  1. Agora imagine ao invés de pressionar ENTER você pressionou a tecla TAB e adicionou uma coluna a mais (sem querer). Como remover essa coluna?

 


 

  1. Deixe o curso piscando dentro dessa coluna e observe que a Faixa de Opções exibe a guia contextual Layout. Clique sobre ela e observe que existem diversos recursos próprios para ação na Tabela. Clique no ícone Excluir Colunas e partir desse momento, a coluna adicional foi removida. Obviamente que você só irá utilizar esse passo caso tenha adicionado uma coluna extra à sua tabela.

 


 

  1. Após a digitação da linha de cabeçalho da tabela (ou seja, a partir da segunda linha), você poderá utilizar a tecla TAB para saltar para a próxima célula e também para mudar de linha, ou seja, o uso da tecla ENTER é exclusiva apenas para a linha de cabeçalho (quando você quiser terminar as colunas da tabela e iniciar o preenchimento dos dados), porém, se você utilizar a tecla ENTER (a partir da segunda linha da tabela) ela também deverá “realizar o mesmo procedimento de deslocamento da tecla TAB”. Ok? Bom, a seguir segue um exemplo de tabela preenchido:

 


 

  1. Observe que eu deixei uma linha e uma coluna vazias com a informação Total e iremos realizar esses cálculos no Excel (não que o OneNote não realize cálculos – veremos isso mais adiante). Em primeiro lugar, devemos “converter” essa tabela em uma planilha do Excel. Deixe o cursor dentro da Tabela e clique na guia contextual Layout e na sequência clique no botão Converter em Planilha do Excel.

 


  1. Ao clicar nesse botão o OneNote irá conectar ao Excel em background e esse processo leva alguns segundos. Após esse tempo de “conexão” irá surgir a seguinte caixa de diálogo:

 


 

  1. E após alguns segundos, o resultado deverá ser semelhante a esse:

 


 

  1. Se você tentar clicar na tabela, irá perceber que ela parece uma foto e que não é possível editar a tabela no OneNote, porém, caso necessite editar a tabela, clique no botão que se encontra no canto superior direito denominado Editar (não adianta tentar clicar 02 vezes no meio da tabela).

 


 

  1. O Excel deverá ser aberto e a partir de agora, todos os recursos do Excel estarão a sua disposição. Para esse exemplo, irei realizar a multiplicação da célula B2 pela célula C2, e para essa ação, eu seleciono o intervalo desejado primeiro, insiro a fórmula e no final pressiono a combinação de teclas de atalho CTRL+ENTER, conforme figura abaixo:

 


 

  1. Essa combinação permite que todas as células sejam multiplicadas ao mesmo tempo sem a necessidade de arrastar a célula inicial (conforme demonstrado em alguns POST’s do Excel que tenho feito).
  2. Para finalizar, seleciono a última linha e pressiono a combinação de teclas de atalho ALT+=. Essa ação insere a Autosoma na última linha e a partir desse momento minha planilha já está com as devidas fórmulas inseridas. Caso queira realizar a formatação da sua planilha antes de voltar ao OneNote, fique à vontade. Depois das alterações, minha planilha ficou assim:

 


 

  1. Agora, vamos “devolvê-la ao OneNote. Ao clicar no botão Salvar e depois Fechar, observe que como em um passe de mágica, sua planilha apareceu dentro da sua página do OneNote, totalmente atualizada.

 


 

  1. Caso as alterações não tenham sido mostradas, clique com o botão da direita sobre a tabela e escolha a opção Atualizar. Não se preocupe com a borda cinza em volta da tabela e nem tente diminuir (isso irá deformar sua tabela). Esse é um tipo de visualização normal do OneNote para recursos vinculados.
  2. Agora, vamos imaginar que você não queira criar uma tabela simples no OneNote pois já possui uma planilha toda finalizada no Excel. Como inserir essa pasta de trabalho no OneNote?

 

Inserindo planilhas do Excel em sua página do OneNote

 

Nesse assunto, vamos entender que existem 02 maneiras de inserir uma planilha do Excel dentro de uma página do OneNote. A primeira delas é quando temos uma planilha pronta. A outra que queremos preencher uma planilha a partir do zero. Nesse exemplo, irei demonstrar como inserir uma pasta de trabalho já finalizada. Vamos aos passos:

  1. Você pode escolher em deixar o cursor na página já editada ou inserir uma página em branco. Caso opte por inserir uma página, observe que no canto direito da sua página existe uma opção denominada Adicionar Página. Basta clicar e inserir quantas páginas desejar.

 


 

  1. Agora vamos ao que interessa: Clique na guia Inserir e na sequência clique no botão Planilha. Observe que existem 02 opções. Nesse primeiro exemplo, irei usar a opção Planilha do Excel Existente:

 


 

  1. Após essa ação, o OneNote irá exibir a caixa de diálogo Escolher Documento para Inserir. Localize sua pasta de trabalho e clique no botão Inserir. O OneNote irá exibir a caixa de diálogo Inserir Arquivo. Essa caixa de diálogo possui 03 opções:
    1. Anexar Arquivo: Permite inserir a pasta de trabalho como se fosse em um anexo de e-mail. Ele exibe apenas o ícone e caso deseje abrir, basta clicar 02 vezes sobre o ícone.
    2. Inserir Planilha: Permite a inserção de todas as planilhas da Pasta de Trabalho em sua página no OneNote. É como se você visse suas planilhas em um layout vertical. Logicamente que você poderá selecionar cada planilha inserida e deletar as outras não desejadas para que somente as informações importantes sejam mostradas.
    3. Inserir um Gráfico ou Tabela: Essa opção permite a inserção “exclusiva” de recursos existentes na pasta de trabalho: Ou a inserção dos gráficos ou das tabelas existentes nas planilhas.

 


 

  1. Após essas explicações, irei escolher a opção Inserir Planilha para que todas as planilhas existentes em minha pasta de trabalho sejam inseridas na página do OneNote:

 


 

  1. Para uma visualização mais clean, experimente pressionar a tecla de função F11:

 


 

  1. Pronto! Veja que essa “foto” é apenas para visualização. Caso queira editar, clique 02 vezes no ícone com o nome da pasta de trabalho ou clique com o botão da direita sobre a imagem e escolha Abrir. Também é possível clicar no botão Editar (localizado abaixo do ícone do Excel). Para voltar a exibição normal do OneNote, pressione novamente a tecla de função F11.
  2. Resumo: nesse POST vimos como criar uma simples tabela no OneNote, realizar cálculos via Excel e para um trabalho mais completo, inserir a Pasta de Trabalho do Excel dentro de suas anotações.

Observe que esses recursos são tão tranquilos de serem utilizados que você vai descobrindo sozinho várias dessas opções que passei…

Sendo assim, até a próxima!

 

MAC

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2 comentários em “Dicas e truques no uso do OneNote – Parte 2

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