Dicas de Produtividade no Microsoft Outlook – Administração do Tempo


Série – Produtividade em 04 Passos – Microsoft Outlook

Passo 2

Antes de iniciar, gostaria de deixar claro que esse POST está baseado na versão do Microsoft Outlook 2010. Porém, essas dicas funcionam desde a sua primeira versão, ou seja, 1997.

Bom, continuando a série Produtividade em 04 Passos no Microsoft Outlook vamos iniciar a segunda parte:

Separando o joio do trigo

Apesar do termo de cunho religioso, o assunto que será abordado se assemelha a frase que praticamente virou um provérbio: Como destacar aquilo que é importante do que não é interessante (pelo menos naquele instante).

Irei mostrar aqui, dicas e truques sobre o software de correio eletrônico mais utilizado no mundo: Microsoft Outlook.

Apesar do poder de fogo do aplicativo, se não existirem regras de organização ou boas práticas de como iniciar o seu uso, não adianta ser um excelente produto ou possuir um bom marketing. Quem irá ditar as regras do jogo, sempre será o seu usuário. E se esse usuário não for bem treinado, as chances de fracasso na sua utilização são grandes.

Vamos à primeira dica: Ao abrir o seu Outlook logo pela manhã, que critério você utiliza para realizar a leitura de seus e-mails?

Bom, depois daquela dica no POST anterior (Regra dos 4D’s) vamos a continuação do assunto: Leia primeiro as mensagens em que o seu nome aparece no campo PARA. E como fazer isso?

Vamos aos passos:

  1. Deixe o Outlook na tela principal e clique com o botão direito do mouse no cabeçalho dos e-mails:


  1. Será exibida a tela Configurações de Exibição Avançadas: Mensagens. Clique no botão Formatação Condicional.


  1. Esse botão permite que se façam configurações personalizadas de acordo com o critério escolhido. Observe quantas opções podem ser editadas.


  1. Clique no botão Adicionar para criar uma nova regra.


  1. Digite um nome para a Regra e a seguir clique no botão Fonte.


A minha sugestão é você mantenha o padrão das versões anteriores do produto: Cor Azul
e pelo menos o tamanho da Fonte 9. Na sequencia, clique no botão OK.

Voltando a caixa de diálogo Formatação Condicional falta realizar o ajuste da Condição.

Clique no botão Condição e configure conforme a seguir:


Habilite a opção Onde estou e observe que o campo “na linha ‘Para’ sem outras pessoas” ficará ativado. A opção que aparece já é a ideal para esse passo, porém você pode criar uma nova regra com outras opções.

Para confirmar, clique no botão OK até voltar à tela principal (03 vezes). Observe como será a sua nova configuração:


A partir de agora, tente fazer “virar cultura” esse novo método: Todas as mensagens em que o seu nome aparece no campo PARA estarão na cor AZUL. Todas as outras estarão na cor tradicional.

Se você observar as boas regras da produtividade, verá que ela reza o seguinte:

  • Leia primeiramente as mensagens na cor azul e se tiver um tempo e estiver com disposição, leia os e-mails CC, ou seja, os e-mails que não ficaram em destaque.
  • Mensagens em CC podem aguardar até 8 horas para serem lidas.
  • Mensagens no campo PARA devem ser executadas em menos de 5 minutos.

Siga esse conselho e seja feliz!

Sejamos racionais:

A maioria dos e-mails em cópia não nos diz respeito: ou são enviados por engano ou são e-mails com “alter ego”. Ás vezes, você é copiado por mera estatística… já percebeu isso? Talvez seja porque o seu cargo é interessante para as pessoas que lhe “copiaram”.

Seja para fazer pressão a alguém ou para fazer parte de uma discussão que não leva a nada e nem a lugar nenhum.

O que estou escrevendo é com total conhecimento de causa: sou um Consultor que atua dentro das maiores empresas e o meu trabalho é demonstrar que a ferramenta pode ajudar o seu trabalho a ser mais rápido, fácil e prazeroso.

Bom, aguardem cenas do próximo capítulo…

MAC

3 comentários em “Dicas de Produtividade no Microsoft Outlook – Administração do Tempo

Deixe uma resposta

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alterar )

Conectando a %s