Dicas de Produtividade no Microsoft Outlook – Administração do Tempo


Série – Produtividade em 04 Passos – Microsoft Outlook


Passo 1

Como administrar o seu tempo no Microsoft Outlook?

Em primeiro lugar, gostaria de agradecer a audiência nesse humilde blog que a única função é promover a Produtividade nos produtos Microsoft Office.

Em segundo, irei iniciar uma série (que com certeza será copiada) que retratada muito bem a realidade dentro das empresas: o mau uso do Microsoft Outlook dentro das organizações.

Pessoal, não me levem a mal, mas eu posso falar com essa franqueza porque tenho vivenciado experiências que me levaram a escrever este POST.

Trocando figurinhas com um velho conhecido em uma Palestra do grupo de Entusiastas do Office na Microsoft, Marcelo Thalenberg – MVP Microsoft – (que é o autor do livro Socorro, roubaram meu tempo e diretor da MT Criativa (www.mtcriativa.com.br), empresa que promove palestras e workshops sobre gerenciamento de tempo no trabalho e na vida pessoal), ele comentou em sua Palestra que o Outlook é 50% Técnica e 50% Emoção, ou seja, não adianta eu trabalhar todo o lado técnico da ferramenta se eu não levar em consideração o lado emotivo do meu usuário, quais suas preferências, sua pressão diária, a cultura da empresa onde ele trabalha, enfim, diversos fatores que podem contribuir para que o produto seja utilizado de maneira correta e produtiva.

Vamos aos fatos: Quando você chega pela manhã em seu trabalho, qual o primeiro programa que você abre? Deixa-me adivinhar: Microsoft Outlook.

Eu não sou vidente e muito menos o Cris Angel, mas posso deduzir também que ao abrir o produto, você começa a olhar para a sua Caixa de Entrada (ou Inbox) e dezenas de mensagens começam a aparecer. De onde elas vieram?

O servidor Microsoft Exchange (que é o controlador do Microsoft Outlook) armazena todos os seus e-mails e quando o seu computador é ligado, o servidor sincroniza suas mensagens armazenadas com o seu computador.

Agora a dúvida: qual a mensagem a ler primeiro?

A do gestor? A de um Cliente importante? A de uma Lista? A de um assunto que está virando dias?

Bom, vamos a primeira dica de produtividade dessa série:

Regra dos 4 D’s

  • A regra dos 4 D’s – DELETE


Passe os olhos pela sua caixa de entrada e “APAGUE” todas as mensagens desnecessárias: SPAM’S, mensagens enviadas por enganos, mensagens já resolvidas que não necessitam ser armazenadas, ou seja, todo o lixo que não precisamos guardar.

AVISO IMPORTANTE: O Ministério do Bom Senso adverte – apagar essas mensagens traz uma sensação de bem-estar, de alívio, de tranquilidade ao seu organismo que você não faz ideia.

Nesse momento é bom ter um “desapego as coisas materiais” que nesse caso são aquelas mensagens que você guarda, guarda e guarda, mas não sabe por quê!

Apagar mensagem não dói! Experimente…

Para realizar esse procedimento, clique sobre a mensagem desejada e pressione a tecla DEL. Caso queira excluir definitivamente, pressione as teclas SHIFT+DEL.

Após apaga-las, não se esqueça de esvaziar a sua Lixeira após esse procedimento:

Clique com o botão da direita do mouse sobre o item Mensagens excluídas e clique em Esvaziar Pasta.


Lembrando apenas que esse procedimento apaga todas as mensagens de sua lixeira, mas dependendo das configurações do Exchange de sua empresa, ainda é possível recuperar alguma mensagem que foi excluída por engano. Mas essa dica faz parte de outro artigo.

Depois desse PRIMEIRO D aplicado observe que sobraram outras mensagens.

Agora vamos a Regra do 2º D.

  • A regra dos 4 D’s – DELEGATE


Observe que em alguns casos, existem mensagens que podem ser delegadas a outras pessoas da equipe para realização de alguma ação.

Então, mãos a obra: Delegue todas as mensagens que não são pra você (ou que você não será o executor daquele assunto) e a cada REGRA realizada veja que você está se sentindo mais leve… (rs)

Para realizar esse processo, clique com o botão da direita sobre a mensagem e clique em Encaminhar. Caso queira realizar esse procedimento com teclas de atalho, pressione CTRL+F.


Esse é o conhecido termo, “passar a bola”. Então, faça isso!

  • A regra dos 4 D’s – DO

Agora vamos falar do que é realmente importante: as mensagens que o seu nome aparece EXCLUSIVAMENTE na linha Para.

Em outra série, irei demonstrar como separar o joio do trigo.

Se for algo que você consiga realizar no tempo de um miojo pronto, ou melhor, menos de 03
minutos, FAÇA!

Caso contrário, vamos a quarta REGRA.

  • A regra dos 4 D’s – DEFER

O que você não conseguir realizar na 3ª Regra, agende, ou seja, Defer.

Aplique Sinalizadores no e-mail para que você seja lembrado nos próximos minutos ou horas que existe algo pendente. É o famoso follow-up.

  • Para esse procedimento, clique com o botão da direita sobre a mensagem e escolha a opção Acompanhamento.
  • Veja que será mostrado um sub-menu. Clique na opção Adicionar lembrete.


Será mostrada a janela Personalizar. Digite um texto no item Sinalizar como para que você seja lembrado com essa mensagem. Escolha data e horário e clique no botão OK.


Observe que esse e-mail já está sinalizado como Follow-up e será despertado no horário escolhido.

Veja que a lista na Barra de Tarefas Pendentes guarda esse item também para você gerenciar o acompanhamento, além da agenda e compromissos.


Vamos a uma rápida recapitulação:

Regra dos 4 D’s

  1. Irrelevante? Delete it!
  2. Não é pra mim? Delegate it!
  3. Vai gastar menos de 3 minutos? Do it!
  4. Precisa de mais tempo? Defer it!

Bom, esse é o primeiro POST da série Produtividade em 04 Passos no Microsoft Outlook.

Até a próxima!

MAC


2 comentários em “Dicas de Produtividade no Microsoft Outlook – Administração do Tempo

  1. Olá Marco Aurelio,
    Achei muito bom seus dois posts da série Dicas de Produtividade no Outlook.
    Mas me deixou na expectativa dos demais posts desta série. Quando virão?
    Mal cheguei em seu blog e já gostei. Acho que vou ficar por aqui mais tempo.
    Abs,

    Curtir

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