Personalizando a Barra de Acesso Rápido e tirando o máximo dos recursos simples do Office 2007/2010


Olá BlogNautas!

Sabe, depois de tanto tempo analisando o uso do Microsoft Office pelas pessoas, estive observando que:

Poucos configuram o aplicativo como deveriam, ou seja, não retiram o máximo que o produto oferece e dessa forma, subutilizam alguns recursos.

Vou mostrar nesse pequeno POST algumas dicas que você, usuário de longos anos (ou meses) da versão 2007 ou 2010 e que ainda não deve ter colocado em prática.

Estou mostrando as personalizações com o Microsoft Excel, porém as mesmas configurações se aplicam ao Microsoft Word e PowerPoint.

Personalização da Barra de Ferramentas de Acesso rápido – link

Essa Barra não está aí de “enfeite”… é para utilizar!


Clique na seta para baixo que se encontra nessa Barra e habilite todos os comandos disponíveis na lista:


Ao final, sua Barra deve ficar assim:


O próximo passo é reordenar os comandos da Barra. Clique na seta para baixo da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e clique na opção Mais Comandos.

Será exibida a caixa de diálogo Opções do Excel.


Ordene os comandos da maneira que achar melhor. Estou utilizando os conceitos de configuração do Excel 2003 e isto significa que os comandos foram colocados na mesma ordem do Excel 2003. Acredito que facilita mais na localização de comandos simples.

Porém, existem comandos super interessantes na Categoria Comandos fora da Faixa de Opções:


Por exemplo:

AutoFiltro, Câmera, Selecionar região atual, Selecionar células visíveis, Voltar, Avançar, etc.


Explicação:

O Comando AutoFiltro: economiza tempo para filtrar as células. Ele mesmo já filtra a coluna em questão na célula selecionada. A cada clique que você fizer, ele filtra imediatamente.

O Comando Câmera: copia a região atual e cola como IMAGEM. Isso mesmo e sabe o melhor? A Imagem fica vinculada. Significa que você pode colar no PowerPoint (por exemplo) e manter o vínculo a cada alteração no Excel.

O Comando Selecionar região atual: Seleciona toda a área preenchida ao redor da célula ativa. Temos o mesmo efeito com as teclas de atalho: CTRL+T ou CTRL + * (esse asterisco deve ser o do teclado numérico).

O Comando Selecionar células visíveis: Sabe quando você copia uma área filtrada (ou agrupada) com informações ocultas? Quando você cola, às vezes, os dados ocultos aparecem também. Pois esse recurso cola apenas a informação “visível”.

Os Comandos Voltar e Avançar: Muito úteis para quem trabalha com apresentações no PowerPoint e executam hiperlinks para o Excel. Ele retorna para o Slide de origem ou para outra planilha a qual o link foi originado.

Bom, apenas gostaria de ressaltar que a maioria desses comandos, existem no aplicativo a mais de 15 anos… (Sorry!)

Voltando ao assunto, selecione esses comandos (pelo menos) e clique no botão Adicionar. Eles serão inseridos na caixa à direita – na sua Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

Clique no botão OK.


Observe que a sua Barra cresceu, mas o acesso ainda é difícil. Como os ícones são inseridos na Barra de Título, fica um pouco desconfortável o acesso. Clique na seta para baixo (novamente) e clique na opção Mostrar Abaixo da Faixa de Opções.


Veja como fica mais simples a sua utilização:


Para acessar os comandos da Barra via teclado, pressione uma única vez a tecla ALT.


Cada comando é acessível por um número e as guias são acessíveis por letras.

Outro detalhe:

Para retirar as linhas de grade da planilha, preciso clicar na guia Exibição e no grupo Mostrar/Ocultar desmarque a opção Linhas de Grade.


Dessa forma a planilha fica livre das linhas de grade:


Agora imagine se eu precisar executar esse procedimento diversas vezes por dia. Como fazer para ganhar tempo?

Crio uma macro?

Não!

Clique com o botão da direita sobre o comando desejado e clique na opção Adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.


O comando é inserido imediatamente na sua Barra personalizada:


Dessa forma, a qualquer momento que eu precisar utilizar esse comando, basta clicar na Barra personalizada.

Fácil, não?

E você que não dava a mínima para esse pequeno recurso do aplicativo…

Agora que você aprendeu como ser mais produtivo no Excel, faça as mesmas personalizações no Word, PowerPoint…

Por enquanto é só, pessoal!

MAC

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