O que há de novo no Microsoft Outlook 2007?


Trabalhando com Emails

Interface de usuário orientada a resultados – O Outlook 2007 possui a interface do usuário reformulada que torna ainda mais fácil e intuitiva a redação, a formatação e o trabalho com emails. Acesse todos os recursos sofisticados do Outlook em um único local, conforme exemplo a seguir:

a. Clique no botão Novo para criar uma nova mensagem. Observe a nova interface Fluent, composta por guias e com comandos organizados para que o trabalho se torne mais produtivo.

b. Clique na seta para baixo da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e habilite todas as opções disponíveis para uma melhor produtividade na edição de mensagens.

c. Caso deseje habilitar o campo CCo, clique na guia Opções e no grupo Campos, clique sobre o botão.

d. Confirmações de leitura e de entrega estão disponíveis na guia Opções e no grupo Controle.

e. Lembre-se que o logotipo do Office localizado à esquerda superior não é meramente ilustrativo: Clique nele e veja todas as opções existentes no menu Arquivo do Outlook 2003.

f. Para enviar o seu cartão de visita eletrônico na mensagem, clique na guia Mensagem e no grupo Incluir clique no botão Cartão de visita. Escolha o cartão desejado e envie a mensagem a quem desejar.

Pré-visualização de anexos – Usando o novo pré-visualizador de anexos, você pode abrir anexos diretamente do Painel de Leitura com apenas um clique. Esse aprimoramento poupa tempo e permite que você visualize os anexos no contexto da mensagem de email. Esse tipo de recurso permite a abertura de Itens do Outlook, documentos do Word, apresentações PowerPoint, planilhas Excel, desenhos Visio e arquivos de imagens e texto.

Painel de Navegação minimizado – O Painel de Navegação pode ser minimizado em uma barra de botões vertical para que você tenha mais espaço de trabalho e ainda possa acessar rapidamente as Pastas Favoritas e outros modos de exibição.

Barra de Tarefas Pendentes – A nova Barra de Tarefas Pendentes integra suas tarefas, mensagens de email sinalizadas para acompanhamento, compromissos agendados e informações do calendário em um lugar conveniente. Ela também inclui tarefas do programa de anotações Microsoft Office OneNote, do Microsoft Project 2007 e dos sites do Windows SharePoint Services 3.0. A Barra de Tarefas Pendentes oferece uma visão consolidada de suas prioridades do dia.

a. Para configurar a Barra de Tarefas Pendentes, clique no menu Exibir / Barra de Tarefas Pendentes e escolha uma das opções para personalizar.

Sinalizando emails para acompanhamento – Agora os sinalizadores possuem mais utilidade no Outlook. Você pode usar um sinalizador para criar um item para acompanhamento que pode ser rastreado pela Barra de Tarefas Pendentes, pela sua Caixa de Entrada e até pelo Calendário. Eles também são úteis para configurar lembretes para você mesmo e para outras pessoas.

a. Para sinalizar um email, clique no espaço correspondente ao Sinalizador. Caso deseje mais opções, clique com o botão da direita do mouse para personalizar a sinalização.

b. Nessa versão é possível enviar um email e sinalizar ao destinatário e ao remetente também. Para que isso aconteça, abra uma nova mensagem, clique na guia Mensagem e no grupo Opções clique no botão Acompanhamento.

c. Serão exibidas diversas opções para o acompanhamento da mensagem.

d. Clique na opção Adicionar Lembrete. Será exibida a caixa de diálogo Personalizar com duas opções: Sinalizar para mim e Sinalizar para Destinatários. Faça suas configurações desejadas e clique no botão OK.

Pesquisa Instantânea – O Outlook 2007 fornece um novo meio para localizar informações, não importa em que pasta elas estejam. Ele utiliza a mesma tecnologia do Windows para apresentar resultados independentemente do tamanho da caixa de correio. Além disso, um visual avançado exibe cada resultado da pesquisa imediatamente, assim que ele é disponibilizado, enquanto a pesquisa continua em execução.

Observação – Para que esse recurso funcione é necessária a instalação de um plug-in da Microsoft denominado Desktop Search.

 

Criando uma Pesquisa personalizada – Clique no Painel de Pesquisa localizado acima da linha de títulos e com um espaço para se realizar digitação. Observe que quando a digitação acontece, o Outlook começa a localizar pedaços de frases, independente de sua localização no e-mail. A identificação em amarelo é automática.

Como default, a localização acontece em todas as pastas de email da Caixa de Correio e dos PST’s abertos, sendo possível a configuração dos itens desejados para pesquisa com um clique na seta dupla chamada Construtor de Consultas ou na seta simples chamada de Painel de Pesquisa Instantânea, cada um com suas configurações específicas.

 

Categoria de CoresAs novas Categorias de Cores são opções de pesquisa personalizada que permitem a localização de itens e distinção uns dos outros, facilitando sua localização. Você pode adicionar a mesma categoria de cor a itens de email, calendário e tarefas para encontrar com mais facilidade todos os itens desse projeto. Se você precisar localizar informações mais tarde, pode-se criar uma pesquisa e uma classificação por Categorias de Cores para identificar de forma rápida e visual aquilo que está procurando.

a. Escolha uma das pastas de email para configurar o item Categoria de Cores.

b. Clique em um email e na direção da coluna Categorias, clique com o botão da direita do mouse sobre o espaço e escolha uma das categorias oferecidas pela lista. Caso deseje outra opção, clique sobre o termo Todas as Categorias e faça as devidas alterações.

c. Também é possível criar uma Pasta de Pesquisa personalizada clicando com o botão da direita sobre o mesmo espaço reservado às Categorias e escolhendo a opção Criar Pasta de Pesquisa. Dessa forma, é criado automaticamente uma Pasta de Pesquisa contendo a palavra selecionada na Categoria. Lembre-se que essa pesquisa não é igual àquela criada diretamente no item Pastas de Pesquisa, pois nesse tópico a pesquisa é abrangente a todos os termos localizados em todos os itens de email.

 

Mudança na exibição da semana no Calendário – O Outlook 2007 apresenta um novo layout para a exibição de semana e um novo nível de detalhamento mensal. Gerencie facilmente suas prioridades diárias através do novo painel de tarefas posicionado na parte inferior do Calendário.

 

Recursos de agendamento aprimorados – Os recursos de agendamento aprimorados do Office Outlook 2007 e do Exchange 2007 são úteis para você programar reuniões com mais facilidade e em menos tempo. Se você usa o Exchange 2007, as programações dos participantes são analisadas e então são recomendados a hora e o local ideais para a reunião.

Inúmeras melhorias feitas no Outlook 2007 tornam o uso do calendário mais fácil para quem utiliza o Exchange 2003 ou o Exchange 2007.

a. Se forem feitas alterações no local ou na pauta da reunião, os participantes receberão uma atualização informativa em vez de terem de aceitar novamente a reunião. Além disso, as mudanças são realçadas na atualização da reunião, facilitando a localização do que mudou.

 

Sobreposição de Calendário – Um dos novos recursos do Outlook 2007 é a sobreposição de calendário que possibilita a mesclagem de compromissos de terceiros ao seu calendário e quando conflitam entre si, que, dependendo do tipo de permissão concedida, fica mais fácil o remanejamento dos compromissos para um próximo horário disponível.

 

Recursos adicionais

RSS FeedsO RSS Feeds é uma maneira conveniente de os publicadores de conteúdo distribuírem informações em um formato padronizado. Exemplo comum de conteúdo RSS são as fontes de informações que são atualizadas freqüentemente, como manchetes de notícias e blogs. A vantagem do RSS é que ele agrega todo o conteúdo de várias fontes na Web em um único lugar, além de não ser necessário fornecer seu endereço de email aos publicadores de conteúdo para receber as informações.

a. Para configurar um canal RSS clique no menu Ferramentas / Configurações de Conta.

b. Clique na guia RSS Feeds e logo após clique no botão Novo. Digite o endereço desejado e clique no botão OK.

Configuração Automática de Conta – O novo recurso Configuração Automática de Conta facilita a inclusão de contas no Outlook 2007. Basta inserir o nome e a senha da sua conta de email do Exchange, POP3 ou IMAP. O Office Outlook 2007 configura a conta para você. Não é preciso lembrar o nome do servidor ou alguma outra informação misteriosa nem configurar as portas, nem fazer mais nada.


Compartilhe facilmente informações com quem quiser e onde estiver

Flashes do Calendário – Você pode enviar seu calendário para outra pessoa em uma mensagem de email. O destinatário pode abri-lo no navegador da Web ou no Outlook.

a. Clique no seu item de Calendário com o botão da direita do mouse e escolha a opção Enviar por Email.

b. Será exibida a caixa de diálogo Enviar Calendário por Email.

c. Faça as configurações necessárias e clique no botão OK.

d. Uma foto do seu calendário é mostrada no contexto da mensagem e também inserida como anexo.

e. Ao enviar o email, o destinatário tem como opção salvar os seus compromissos em sua agenda ou apenas visualizá-los.

 

Inscrições em Calendário da Internet – Os Calendários da Internet são calendários compartilhados pela Internet. Sejam eles criados no Outlook ou em outro aplicativo, esses calendários são baixados de um serviço de publicação de calendários ou de um site especial no qual as pessoas podem hospedar e se inscrever para ter calendários. A inscrição em Calendário da Internet inclui informações para orientar o Outlook sobre onde procurar atualizações e com que freqüência.

Assistente de Ausência Temporária – Antes, quando você iniciava o Outlook e seu Assistente de Ausência Temporária estava ativado, aparecia uma caixa de diálogo de alerta.

No Outlook 2007, quando você ativa a resposta automática de Ausência Temporária, aparece um aviso na barra de status.

a. Se você usa uma conta do Exchange 2007, pode programar com antecedência as horas de Ausência Temporária sem se preocupar com o fato de que talvez se esqueça de ativar ou desativar a Ausência Temporária.

b. Além disso, se você utiliza contas de email do Exchange 2007, pode especificar mensagens diferentes para destinatários de dentro e de fora da empresa.

 

Carimbo Postal do OutlookO Carimbo Postal do Outlook é uma nova tecnologia da Microsoft para ajudar a evitar a entrada de lixo eletrônico. Essa tecnologia solicita que o computador do remetente execute um cálculo ou um quebra-cabeças e, em seguida, inclua esse resultado como um símbolo de legitimidade na mensagem de email. A criação de um Carimbo Postal do Outlook dificulta e torna demorado o envio mensagem de email em massa para os spammers, mas não afeta em nada sua experiência ao enviar mensagens legítimas.

O Carimbo Postal de Email do Outlook é ativado por padrão. Você pode desativar o recurso da seguinte maneira:

a. No menu Ações / Lixo Eletrônico, clique em Opções de Lixo Eletrônico.

  1. Na guia Opções, desmarque a caixa de seleção Ao enviar email, aplicar um carimbo postal para ajudar os clientes de email a distinguirem emails comuns de lixo eletrônico.

 

Envie a mensagem correta

Ferramentas de Revisão – O verificador ortográfico ficou mais consistente entre os programas do Office 2007. Exemplos dessa alteração incluem:

a. Várias opções do verificador ortográfico agora são globais – Se você alterar uma delas em um programa do Office, essa opção mudará também em todos os programas do Office.

b. Além de compartilhar os mesmos dicionários, todos os programas são capazes de gerenciá-los usando a mesma caixa de diálogo.

c. O verificador ortográfico do Office 2007 inclui o dicionário francês pós reforma. No Microsoft Office 2003, ele era um suplemento que tinha de ser instalado separadamente.

d. É criado automaticamente um dicionário de exclusão para um idioma na primeira vez em que ele é usado. Com os dicionários de exclusão, você pode fazer com que o verificador ortográfico sinalize palavras cujo uso você deseja evitar. Eles são úteis para evitar palavras obscenas ou que não correspondem ao seu guia de estilo.

e. O verificador ortográfico pode localizar e sinalizar alguns erros ortográficos contextuais. Você já cometeu um erro parecido com este? Eu verei você lã. No Outlook 2007, você pode habilitar a opção Usar verificação ortográfica contextual para obter ajuda para localizar e corrigir esse tipo de erro. Essa opção está disponível quando você verifica a ortografia de documentos em inglês, alemão ou espanhol.

 

Até a próxima!

MAC

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