Trabalhando com Teclas de Atalho – Português (BRA)


Para que servem as teclas de atalho?

Desde os primórdios da computação, sempre se utilizou o teclado para as principais funções dentro dos softwares e o mouse surgiu muito depois (para alívio de alguns). Nem por isso a utilização do teclado ficou esquecida: muitas vezes ganhamos mais tempo com o uso do teclado do que o mouse. É nesse tipo de abordagem que faremos o nosso roteiro de hoje: Teclas de Atalho.

Sendo produtivo também no Windows

Ás vezes na correria do dia-a-dia precisamos copiar um arquivo ou acessar uma unidade de rede e recorremos ao mouse para essa tarefa. Pense na quantidade de cliques e quantos segundos você precisará para essa simples tarefa. Agora pressione no seu teclado a tecla que corresponde ao logotipo do Windows (Windows Key) + E. Será exibida imediatamente a tela do Windows Explorer.

Em outra situação, com diversos aplicativos abertos, pense em quantos cliques você precisaria para minimizar todas as janelas. Agora pressione (Windows Key) + M. Viu como é fácil?

A partir desse momento você começa a deixar o mouse de lado e utilizar mais o teclado para certas atividades.

Microsoft Office – Teclas de uso comum

O Microsoft Office constitui algumas teclas de uso comum entre os aplicativos: Para fechar qualquer aplicativo pressiona-se ALT + F4 ou para a impressão CTRL + P.

Agora uma sacada muito interessante que irá abrir um mundo completamente desconhecido por nós é o uso da tecla ALT. Tente pressioná-la dentro de qualquer aplicativo e veja que surgem algumas legendas na Faixa de Opções com letras para acesso as guias.

Para deixar registrado, farei menção dos comandos mais comuns que ao invés de clicá-los na barra de ferramentas poderíamos utilizá-los via teclado. Por exemplo, você já clicou nos 03 patetas?

CTRL + N – Negrito

CTRL + I – Itálico

CTRL + S – Sublinhado

Dependendo da situação, é muito mais cômoda a sua utilização via teclado.

Explorando as teclas de atalho no Word

Sabe quando você precisa digitar um documento e capturar alguma caixa de diálogo para fazer algum tipo de manual? Nesse momento, a maioria das pessoas recorre à tecla PrtScr (PrintScreen) que tira uma foto da sua desktop com tudo o que está sendo exibido e abre um aplicativo chamado Paint (antigo Paintbrush) para recortar somente aquilo que interessa. Pois sim, se você pressionar a combinação ALT + PrtScr verá que somente a caixa de diálogo será capturada e não precisará recortar dentro do Paint para o trabalho ser concluído.

Sabemos que a formatação sempre vem ao final da digitação, certo? Mas nem sempre as pessoas lembram-se desse importante detalhe.

Se você esqueceu desse detalhe: Para copiar uma formatação utilizada anteriormente, utilize o ícone do pincel clip_image002 e para deixá-lo ligado clique duas vezes no mesmo ícone. Para desligá-lo pressione ESC. Caso queira utilizar novamente para repetir a última ação, pressione a tecla de função F4.

Sabe quando digitamos um texto em letras maiúsculas e precisamos transformá-lo em letras minúsculas? O Word oferece um recurso para esse tipo de situação corriqueira e inclusive permite a troca para iniciais maiúsculas ou novamente todas em maiúsculas com o pressionamento das teclas SHIFT+F3. Pressione algumas vezes (03 vezes) para trocar maiúsculas e minúsculas sem trabalho extra. Se de repente você selecionou uma frase e por ironia do destino esbarrou em alguma tecla apagando sem intenção o que havia digitado, ao invés de levar a mão até ao mouse e clicar no ícone Desfazer, experimente fazê-lo via CTRL+Z e verá que por estar com as mãos sobre o teclado, é o atalho que predomina em relação ao tempo de execução da mesma ação com o mouse. Apenas não se esqueça da limitação do Desfazer: 100 vezes (o que é mais do que necessário).

Agora que você terminou a digitação que tal formatar o seu documento? Como faríamos para selecionar todo o documento?

Existem algumas formas de seleção muito interessantes dentro do Word:

Através do mouse:

  • Para selecionar uma palavra, clique duas vezes no meio dela.
  • Para selecionar uma linha, clique uma vez à esquerda do início do parágrafo.
  • Para selecionar um parágrafo, clique duas vezes à esquerda do início do parágrafo.
  • Para selecionar todo o documento, clique três vezes à esquerda do início do parágrafo.

Vou dizer que com tantas opções tão fáceis fiquei muito tentado a usar o mouse…

Através do teclado:

  • Para selecionar uma palavra, mantenha o ponto de inserção no início da palavra e pressione CTRL + SHIFT + SETA PARA A DIREITA. (Apenas ressaltando que você pode brincar à vontade com a alternância das setas e conseguir excelentes resultados).
  • Para selecionar uma linha, mantenha o ponto de inserção no início da linha e pressione SHIFT + END.
  • Para selecionar um parágrafo, mantenha o ponto de inserção no início do parágrafo e pressione CTRL + SHIFT + SETA PARA BAIXO.Para selecionar todo o documento, a partir de qualquer ponto do documento pressione CTRL+T.

E mais uma vez vimos diversas formas de se executar a mesma ação.

Apenas para consolidar nossas várias teclas de atalho, quando precisar inserir várias linhas ou literalmente empurrar um texto para a próxima página, use o CTRL + ENTER (insere uma quebra de página).

Bom, o assunto está muito bom, porém tenho que falar dos outros aplicativos também. Então por favor, não se esqueça de dar um F12 (Salvar Como) no seu documento e ALT + F4 (Fechar o Word) para irmos para outro aplicativo.

Teclas de atalho e Microsoft Excel: uma combinação muito produtiva

No tópico anterior, dissemos com todas as letras que trabalhar usando teclas de atalho é muito mais rápido do que o mesmo recurso via mouse. Será que essa combinação funciona também com Excel? Há tempos, saiu uma pesquisa que um usuário consegue ser mais produtivo no uso de planilha eletrônica se ele dividir suas tarefas da seguinte maneira: 75% do tempo no uso do teclado e 25% do tempo no uso do mouse. Sabemos que para a digitação o uso do teclado é indispensável, mas será que chega a 75% no Excel? Não! Esse uso otimizado diz respeito às principais atividades como, por exemplo, selecionar um intervalo de células e aplicar uma borda. Pense apenas no trabalho em selecionar uma região e formatá-la com bordas via ícone. Agora vamos ao mais fácil: Deixe o cursor em qualquer célula que faça parte desse intervalo e pressione CTRL + * (asterisco). Após essa ação pressione CTRL + SHIFT + & (coloca a borda em volta).

Pronto em menos de 5 segundos você realizou um operação que de outra forma levaria 6 vezes mais tempo. E como sabemos, ganhando um pouco em cada ação, teremos um resultado bastante satisfatório ao final das nossas atividades.

Imaginando que as duas últimas colunas sejam números e você precise formatar com separador de milhares e duas casas decimais (que seria o padrão), primeiramente posicione a célula ativa no primeiro número da coluna e pressione CTRL + SHIFT + SETA PARA BAIXO + SETA PARA A DIREITA (continuação – lembrando que eu disse que são duas colunas de números). Agora tente formatá-lo com CTRL + SHIFT + ! e mais 1 ponto para a produtividade. No final dessas colunas geralmente é inserida uma fórmula de somatória… veja o que acontece se você selecionar as duas últimas células vazias abaixo das colunas de números e pressionar ALT + =. O Excel realiza “automagicamente” uma fórmula de AutoSoma. Fantástico!

Se em determinada célula você precisar inserir a data atual, pressione CTRL + ; (ponto e vírgula) ou inserir uma linha/coluna/célula pressione CTRL + + (mais) ou excluir uma linha/coluna/célula pressione CTRL + (menos). Percebeu? Em pouco tempo usamos diversas teclas de atalho para realizar diversas tarefas na planilha eletrônica mais utilizada no mundo.

Quer verificar quais células possuem fórmula? CTRL + SHIFT + ` (crase)

Quer abrir a caixa Formatar células? CTRL + 1 (número 1)

Algumas teclas mostradas no Word também funcionam no Excel: aquela para repetir a última ação, salvar como, negrito, itálico, sublinhado, etc. Pensou que eu iria dizer? Busque pela memória ou volte às páginas 1 e 2 para lê-las novamente.

Às vezes precisamos criar um link entre planilhas (conhecido por vínculo). Tente realizar essa ação através da tecla de atalho CTRL + K (Inserir Hiperlink). Quem nunca utilizou o Colar Especial no Excel? Realize seus sonhos com CTRL + ALT + V e seja feliz.

Precisando criar um gráfico rapidamente? Ao invés de recorrer à guia Inserir e começar todo o procedimento tradicional selecione a área desejada e pressione ALT + F1 para criar um gráfico na mesma planilha e F11 para criar um gráfico em outra planilha. Que máximo! E saber que 90% dessas teclas existem a mais de 20 anos no Microsoft Office… quanto tempo perdido!

Não tem habilidade suficiente para inserir a função direto na célula? Pressione a combinação SHIFT + F3 e crie via Assistente de Função.

Agora que o documento está formatado, visualize a impressão com CTRL + F2 ou imprima com CTRL + P.

Não se esqueça de teclas de grande valia como naquele momento em que se precisa copiar apenas as células visíveis ou colocar aquele sombreado somente nas células visíveis (que por algum motivo estão filtradas ou agrupadas) experimente pressionar ALT + ; (ponto e vírgula) – e veja que maravilha!

Sei que tenho muitas outras teclas para falar sobre o Excel mais deixo essa nobre ação para vocês descobrirem com os arquivos extras que irei anexar a esse documento.

Qual aplicativo que fica aberto o dia inteiro em seu equipamento? Microsoft Outlook

Por ser um produto que permanece o dia todo aberto, com certeza tenho muitas dicas para dizer a vocês: O Microsoft Outlook permite a utilização de diversas teclas de atalho para as mais variadas ações dentro daquilo que o software pode atender: e-mails, reuniões, contatos, tarefas, etc.

Sabe quando você precisa ficar alternando entre e-mails, calendário, contatos, etc? Então lá se vão várias dicas:

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Sabe quando faz a leitura do e-mail via Painel de Leitura e precisa rolar para baixo para continuar a leitura do e-mail? Geralmente você utiliza as setas que se encontram ao lado do painel, certo? Ok, vamos fazer a rolagem a partir de agora com a BARRA DE ESPAÇO (desce algumas linhas no Painel de Leitura) ou para o movimento inverso pressione SHIFT + BARRA DE ESPAÇO.

Se você está pensando que já ganhou o dia, espere até ver o que lhe aguarda: para fechar um grupo de mensagens (seja classificadas por remetente, data ou qualquer outra opção da linha de cabeçalhos) pressione CTRL + + (SINAL DE MAIS) OU (SINAL DE MENOS), respectivamente. Para criar uma nova mensagem, experimente CTRL + SHIFT + M a partir de qualquer modo de exibição do Outlook. Precisa completar ou buscar os nomes a partir do Catálogo de Endereços? Pressione CTRL + K. Para enviar a mensagem tente o CTRL + ENTER. Ufa! Haja fôlego!

Para responder, CTRL + R ou para encaminhar CTRL + F. Se aquela mensagem importante não é possível dispensar atenção naquele instante mas você não pode deixar cair no esquecimento, com a mensagem fechada pressione a tecla INSERT (você irá adicionar um sinalizador a sua mensagem para colocá-la em Stand-by). Agora se por uma razão mais forte você precisar marcar uma mensagem como não lida, pressione CTRL + U. Para marcá-la como lida CTRL + K.

Sei que no início parece uma sopa de letrinhas, mas isso é questão de costume e disciplina. Aquelas teclas que você utiliza com freqüência certamente ficarão gravadas em seu cérebro na área de memória de longo prazo e você nunca mais esquecerá. Tudo em prol da produtividade.

Imagine que você acabou de pressionar CTRL + 2 e precisa enxergar 04 dias de compromisso no seu calendário (a partir da data atual). Pressione ALT + 4 e veja o resultado. Que tal ALT + 9 para visualizar 09 dias? Ou ALT + = (igual) para a exibição do calendário no modo Mês? Isso é tudo de bom!

Quer descobrir seus compromissos futuros sem stress? Pressione CTRL + . (ponto).

Para seus compromissos passados, pressione CTRL + , (vírgula).

De tudo o que foi mostrado aqui, existe muito mais dentro de cada aplicativo. Tenho certeza de que não abordei 5% do total de teclas de atalho presentes no Windows e no Microsoft Office.

Espero ter apenas atiçado a sua curiosidade para ser mais produtivo e sem o uso do mouse para diversas atividades do seu dia-a-dia dentro da empresa.

Até a próxima!

Marco Aurélio

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