Como usar o Outlook – configurar o Outlook – dicas e truques do Outlook


Outlook – 60 Dicas úteis

Segue 60 dicas rápidas que você mesmo pode implementar no seu Outlook.

Dicas como estas, passei em Palestras de Produtividade em diversas empresas aqui no Brasil. Se você colocar em prática 20%, você será 5 min. mais rápido por dia… faça os cálculos e veja o quanto economizará em 1 mês de trabalho.

E-mail Básico

  1. Painel de Navegação – As pastas do Outlook e o Painel de Navegação ficam à esquerda. Clique e arraste a barra divisora horizontal para ajustar os botões visíveis.


  1. Para encontrar Endereços – Clique em Para:, Avançado, Localizar (Advanced, Find), para fazer a busca por um campo, diversos campos com um nome inteiro ou apenas parte. Também é possível fazer a busca diretamente na linha Para: usando o Enter.

  1. Vários Endereços – Digite vários endereços separando-os por ponto e vírgula;
  2. Preenchimento de nome - CTRL-K para preencher rapidamente um nome.
  3. Propriedades do nome – Clique duas vezes sobre o nome para acessar suas propriedades. Clique na guia Organização para ver o gestor.
  4. Anexos Inserir/Arquivo (Insert/File) – escolha os arquivos e anexe-os, escolha o menu lateral do botão inserir (Insert) para inserir como um texto no corpo da mensagem. Ou então use o ícone do clipe/anexar arquivo na barra de ferramentas.
  5. Várias Assinaturas para suas várias funções (Multiple Signature Blocks) – Configurar em Ferramentas / Opções / Formato de E-mail / Assinaturas (Tools/Options/Mail
    Format/Signatures). Podem ser copiadas assinaturas existentes no Word & E-mail. Se você está usando o Word como seu editor de e-mail, basta clicar com o botão direito do mouse em qualquer lugar da assinatura e escolher outra assinatura no menu que aparece. Todas as assinaturas que você criou e armazenou serão exibidas no menu.

  1. Sinalização para acompanhamento (Follow-up flags)- Aplique às mensagens, informando 3 semanas, 2 meses, etc. para configurar a data e a hora do lembrete. Use a opção Agora para sinalizador instantâneo
  2. Rastreamento de Mensagens e Opções de Entrega (Message Tracking & Delivery Options) – As opções na barra de ferramentas da mensagem, configuram a Prioridade, Solicitação de confirmação de entrega, Solicitação de confirmação de leitura, Não entregar antes de, Vencimento após data/horário (Importance, Delivery Receipt and Read Receipt, Do not deliver before, Do not deliver after date/time).
  3. Notificação de e-mailFerramentas/ Opções/ Preferências/ Opções de e-mail/ Opções de e-mail avançadas/Configuração de Alerta da Área de Trabalho… (Tools/Options/Preferences/ E-mail Options/ Advanced E-mail Options/ Desktop Alert Settings) permite configurar diferentes opções de alertas de novos e-mails. Desabilitado quando PPT é mostrado.
  4. Verificador Ortográfico (Spell Check) – É automático com o envio, e como o editor de e-mail padrão é o Word, você pode tirar proveito de alguns recursos. Ferramentas/Opções/Ortografia (Tools/Options/Spelling) para configurar opções.
  5. Painel de Leitura – Exibir /Painel de Leitura/ Direita (View/Reading Pane/ Right). Exibe 30% mais informação na tela com maior facilidade de leitura no sentido vertical.
  6. Opções de Agrupamento Exibir/Organizar por/Mostrar em Grupos (View/Arrange By/Show in Groups) para agrupar e-mails. Data, Conversação, Tamanho, De (Date, Conversation, Size, From) e outras categorias. Exibir/Expandir/ Reduzir Grupos (View/ Expand/ Collapse Groups) para ver mais ou menos.
  7. Responder e Encaminhar mensagens Responder/Responder a todos/Encaminhar (Reply/Reply To All/Forward) – usar responder a todos com cuidado! Mensagens encaminhadas incluem anexos; as respostas não incluem os anexos.
  8. Anexos, abrir e salvar – Clique com o botão direito no anexo e Salvar como (Save As), ou Arquivo/Salvar/Anexos (File/Save Attachments) para salvar diversos anexos de uma só vez. Ou então Arraste e solte os anexos para a área de trabalho.
  9. Criação de Pastas – Clique com o botão direito na lista de pastas, Nova Pasta (New Folder) para criar pastas. Clique com o botão direito sobre o item, escolha “mover para pasta” para inserir na pasta. É possível arrastar e soltar diretamente, Editar/Mover para Pasta (Edit/Move to Folder) mantém na memória a última movimentação, o comando Mover para Pasta (Move to Folder) na barra de ferramentas lista os últimos 10 locais. Arrastar e soltar na árvore de pastas para abrir a pasta e expandir as sub-pastas, mesmo quando fechada.
  10. Pastas Favoritas – Acrescente as pastas usadas com freqüência a uma lista de Favoritos. Arraste e solte uma das Pastas de E-mail (Mail Folders) para a área Pastas Favoritas. Arraste e solte para reposicionar em favoritos. Clique com o botão direito para remover.

Calendário Básico

  1. Colorir Compromissos – Aplicar etiquetas coloridas clicando com o botão direito do mouse sobre o compromisso, Rótulo (Label), e escolhendo uma dentre 10 cores pré-definidas. Selecione Editar rótulos para mudar nomes. Também é possível selecionar Rótulo (Label) na caixa de diálogo de um Compromisso (Appointment).
  2. Marcar Compromisso – Selecione e digite o novo compromisso diretamente na grade de calendário ou use o botão Novo da Barra de tarefas e clique em Compromisso (Toolbar New Appointment). Escolha Data, Hora de início e término e Lembrete. Digite o texto e anexos na janela de texto. Há opção para marcar como Particular no canto inferior direito.
  3. Mudar e Mover Compromissos- Arraste o início ou o final para ajustar, Arrastar à esquerda para mover, soltar sobre outra data. Arrastar e soltar segurando a tecla CTRL para fazer uma cópia do compromisso.
  4. Janela de Lembretes (Reminder) – Todos os lembretes são listados em uma única caixa de diálogo. Exibir/Janela de lembretes (View /Reminders Window) para visualizar pop-ups na data marcada. Descartar (Dismiss) individualmente ou Descartar tudo (Dismiss All). Shift+Click para selecionar diversos lembretes e colocar todos no modo Adiar (Snooze).
  5. Exibir diversas datas no calendário - CTRL+ Data no calendário = datas descontínuas.
  6. Atalhos de Teclado para diversos dias – Alt-1, exibe só 1 dia , Alt-7, exibe de 7 até 10 dias.
  7. Marcar Compromisso em Grupo – Selecionar na Barra de ferramentas Novo/Compromisso/ Para (New/Meeting Request – To) para escolher participantes obrigatórios e opcionais, opção de reunião on-line no meio para NetMeeting e conferência. Guia de agenda mostra horários livres/ocupados de participantes, passe o mouse sobre barras livre/ocupado para ver detalhes de compromissos, clique para abrir compromisso. Detalhes de agendas de outros usuários só ficam disponíveis se houver permissão. Preencher detalhes compromisso e enviar
  8. Aceitar compromisso Aceitar, provisório ou recusar, também Exibir calendário para decidir, responder para Organizador, acompanhamento das respostas.
  9. Proposta de Novo Horário – Visualiza horas livres/ocupadas de outros participantes e propõe novo horário para o organizador. Ao aceitar, o organizador automaticamente notifica todos os participantes. Economiza várias etapas no reagendamento de reuniões.

Contatos

  1. Como encontrar contatos – Encontrar rapidamente na barra de ferramentas – Clique qualquer parte de um nome em Digite um contato (“Type a contact to find”), tecle Enter para realizar a busca. As buscas anteriores ficam listadas no menu suspenso.
  2. Fotos em Contatos – Clique no botão Adicionar Imagem de Contato para acrescentar uma foto. Clique com o botão direito para remover.
  3. Sinalizadores de Acompanhamento – Sinalize contatos para acompanhamento, contatos passados aparecem em vermelho, caixa de informação indica cumprimento do que foi sinalizado.
  4. Ações de contato – Ações: envia cartas do Word, faz chamadas, envia e-mail, mapeia endereço na Web.
  5. Exportação de Contatos – Exporte para o Access ou qualquer outro arquivo de dados com Arquivo/Importar e Exportar/Exportar para Arquivo (File/Import and Export/Export to a File) Access (ou outro formato) selecione pasta de Contatos, nome do arquivo e Finalizar (Finish). Selecione os campos a exportar nos Campos personalizados de mapeamento (Map Custom Fields).

E-mail avançado

  1. Organize caixa de entrada (Inbox) com cores Ferramentas / Organizar / Usando Cores (Tools / Organize / Using Colors), use cores para os cabeçalhos das mensagens de acordo com o remetente ou para aquelas enviadas diretamente a você.
  2. Sinalizadores – Acrescente seis sinalizadores coloridos às mensagens para lembrar de fazer follow-up. Clique com o botão direito na área do sinalizador para escolher. Organize a caixa de entrada por cor de sinalizador ou escolha buscar arquivo de Acompanhamento (Follow-Up) para ver e-mails sinalizados.
  3. Marca Inteligentes (Smart Tag) de Nomes de Pessoas – Lista ícone com status das pessoas on-line. A Marca Inteligente selecionada aparece quando se aponta para um nome na linha de ações, incluindo envio de mensagens instantâneas, acrescentar contato, abrir contato, marcar reunião e ligar para o contato.
  4. Criar Atalho de Regra – Clique sobre um e-mail com o botão direito do mouse e selecione Criar Regra (Create Rule) para abrir caixa de diálogo de regras simplificadas com critérios básicos como De/Para/Assunto (From/To/Subject) e ações como Exibir Alerta, Tocar Som ou Mover para Pasta (Display Alert, Play a Sound ou Move to Folder).
  5. Assistente de regras – Ferramentas / Regras e Alertas/Regras de E-mail/ Nova Regra. Criar regras a partir de um modelo ou seguir os passos do assistente – Personalize todos os tipos de condições para mover, excluir, encaminhar itens baseado em diversos fatores, incluindo os campos de, conteúdo e assunto. Muito poderoso. Teste regras complexas com cuidado. Envia também alertas sobre mudanças em itens em Servidor SharePoint.
  6. Aviso de Ausência Temporária – No menu Ferramentas, clique em Assistente de aviso de ausência temporária. (Tools/Out Of Office Assistant); notifica remetentes que você está de férias e tem outras regras opcionais.
  7. Acesso do Outlook via Web – Permite acesso ao Outlook através da Web quando não estiver usando seu computador ou não estiver em sua localidade. Pode ser de algum escritório da sua empresa ou quando estiver fora da empresa. Permite uso de recursos que incluem arrastar e soltar, calendário, contatos, tarefas e verificador ortográfico.
  8. Encontrar – Tecla F3 ou Barra de ferramentas/Procurar (Toolbar/Find), digite a palavra a buscar, clique em Pesquisar em (Search In) para definir onde encontrar, e Localizar agora (Find Now) para realizar a busca. Está pré-definido que a busca é executada no campo Assunto e no corpo da mensagem.
  9. Buscar Pastas – Criar um arquivo dinâmico virtual com conteúdo que corresponda aos critérios de busca. Arquivo/Novo/Pasta de Pesquisa (File/ New/ Search Folder) para configurar critérios. A pasta se atualiza à medida que novas mensagens correspondam aos critérios.
  10. Salvar Buscas como PastaF3 ativa a barra de ferramentas Procurar. Salvar os resultados de buscas, selecionando Opções/Salvar como Arquivo de Busca (Options/ Save as Search Folder) na barra de ferramentas.
  11. Encaminhamento de Diversos E-mails – na Caixa de Entrada (Inbox), selecione várias mensagens e encaminhe (Forward) para enviá-las como anexos a uma nova mensagem.
  12. Listas de grupo /listas de distribuição – crie listas pessoais de distribuição clicando no ícone Catálogo de endereços, em seguida em Nova entrada/Nova lista de distribuição (Toolbar/ Address Book – Toolbar/ New Entry /New Distribution List). Acrescente quem quiser à lista. Ela ficará salva em sua lista local de Contatos e é apenas para o usuário atual, não global.
  13. Outlook Hoje – No topo da caixa de E-mail na árvore de pastas selecione Outlook hoje (Outlook Today). Visualização resumida de Calendário, Tarefas e Mensagens, Personalizar o Outlook Hoje e algumas configurações.

Prática de e-mails seguros

  1. Filtragem de Correio Indesejável –– Ferramentas/ Opções/ Preferências/ Lixo Eletrônico (Tools/ Options/ Preferences/ Junk E-mail) para configurar opções. A Tecnologia SmartScreen filtra automaticamente o Lixo Eletrônico e envia para a pasta Lixo Eletrônico. Selecione o nível de filtragem e crie listas de Remetentes Confiáveis (White list) e Remetentes Bloqueados (black list).
  2. Bloqueio de Imagem de Spam – Controla automaticamente o download de ilustrações de e-mail em HTML. Este recurso impede que seu endereço seja passado para outros spammers. Ferramentas / Opções/ Segurança/ Alterar Configurações de Download Automático (Tools/ Options/ Security/ Change Automatic Download Settings).

Calendário Avançado

  1. Formatação Automática de Cores de Compromissos – Aplicar cores automaticamente com base em palavras-chave. Editar / Formatação automática / Adicionar (Edit / Automatic Formatting / Add) para criar uma regra de formatação, condição para configurar critérios. A ordem das regras determina a prioridade de formatação aplicada.
  2. Compromissos recorrentes Novos compromissos, botão Recorrência na barra de ferramentas (New Appts., Recurrence). Escolha um padrão e uma data final.
  3. Calendários lado a lado – Visualize outros calendários abrindo aqueles que você está autorizado a visualizar. No Painel de navegação, selecione se estiver listado ou Abrir um Calendário Compartilhado (Open A Shared Calendar). Selecione calendários com uma opção e liste lado a lado.
  4. Como compartilhar o calendário – Para dar permissão, selecione Compartilhar meu calendário (Share My Calendar ) no painel de navegação do calendário. Em permissões, acrescente usuários de confiança e configure.

  5. Padrão de lembretes e como mudar Ferramentas / Opções / Preferências / Calendário (Tools/Options/Preferences/Calendar). O padrão é 15 de minutos.
  6. Diversos fusos horários – Veja dois fusos simultaneamente, configure Ferramentas / Opções / Preferências / Opções de Calendário / Fusos (Tools / Options / Preferences / Calendar Options / Time Zone) ou clique com o botão direito do mouse no calendário acima da barra de horas à esquerda e escolha Mudar fuso horário (Change Time Zone).
  7. Como acrescentar feriados ao calendário Ferramentas / Opções / Preferências / Opções de Calendário / Adicionar feriados (Tools / Options / Preferences / Calendar Options /Add Holidays).

Outros recursos interessantes

  1. Limpar Caixa de Correio – Uma única ferramenta que realiza quatro tarefas importantes de limpeza. Ferramentas/Limpar Caixa de Correio para

    1) Exibir Tamanho da Caixa de Correio

    2) Localizar itens antigos e grandes

    3) AutoArquivar itens antigos e

    4) Esvaziar itens excluídos (e Exibir Tamanho de Itens Excluídos).

  2. Backups Salvar para PSTArquivo / Importar e exportar / Exportar para um arquivo (File / Import e Export / Export) /Avançar / Arquivo de pasta particular (.pst) (File/ Personal Folder), Avançar, selecione a pasta e salve. É preciso ter o Outlook para abrir novamente. Pode ser compactado e protegido por senha.
  3. Backups – salvar no Word doc ou HTML- selecione a mensagem a salvar, Arquivo / Salvar Como / salvar como HTML ou texto (File / Save As / save as HTML ou text). Texto HTML pode ser lido por qualquer navegador, txt por qualquer editor de texto. Converta HTML para formato Word a partir do IE.
  4. Notes – Notas de lembrete em cinco cores da moda: melhor dentro do PC que colado no PC. Arraste e solte a nota no botão correio na barra de navegação para enviar e-mail com informações anexas.
  5. Voltar mensagem lida para não lida – clique com o botão direito do mouse na caixa de entrada e escolha Marcar como não lida (Mark as Unread).
  6. Configurações de opções Ferramentas / Opções (Tools/Options) – Dê uma olhada em todas as opções. Configure pasta de início em Ferramentas /Opções / Outras opções avançadas /Configurações gerais (Tools / Options / Other / Advanced Options /General Settings).
  7. Como usar o Help on-line – No canto superior direito, digite sua pergunta ou uma palavra-chave e tecle Enter.

Até a próxima

MAC

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  1. #1 por Carlos Stumpo em 13 maio - 2011 10:33 am - 10:33

    Caro Aurélio,
    Tenho dois calendários no meu Outlook (2010) e, hora preciso aceitar compromissos num deles, hora no outro.
    O facto é que sempre que aceito ele grava o compromisso apenas num dos calendários. O que me obriga a abrir os dois lado a lado, procurar até encontrar o(s) compromisso(s) aceite e depois movê-lo para o calendário que me interesse.
    Há alguma forma de dizer “em qual calendário” devo gravar o compromisso aceite ?
    Obrigado,
    Carlos Stumpo

    • #2 por kikoaurelio em 5 junho - 2011 3:08 pm - 15:08

      Olá Carlos!
      Desculpe a demora mas a mensagem estava bloqueada no filtro.
      Bom, não é possível realizar esse procedimento sem que haja programação VBA (possível totalmente na versão 2010).
      De qualquer forma, o único calendário que o Outlook enxerga é o principal. Sem intervenção VBA , continuará assim.

      Um abraço,

      Marco Aurélio

  2. #3 por Carlos Delano em 20 julho - 2011 10:35 am - 10:35

    Caro Aurelio,
    Como consigo mudar cor (ou colocar em negrito) dos nomes das pastas e sub-pastas no Outlook 2010? tenho muitas pastas e quero difenciarar algumas para ficar mais fácil o uso.
    Obrigado
    Delano

    • #4 por kikoaurelio em 20 julho - 2011 11:38 pm - 23:38

      Olá Delano!

      A cor das pastas e subpastas não são passíveis de alteração no Outlook. Pode ser que via VBA algo possa ser executado em uma condição específica. Mas nesse caso a situação é completamente diferente e não posso te ajudar.

      Um abraço,

      Marco Aurélio

  3. #5 por Veronica em 18 agosto - 2011 1:18 pm - 13:18

    Olá Marco
    Estou com um prolema no outlook 2010
    toda vez que clico num email aparece um pop up perguntando se quero salvar aquele arquivo html –
    Só que eu recebo centenas de e-mails por dia e uso o outlook direto.Dele depnede o meu trabalho.

    Já reparei o office, inclusive estou com uma office com licença original – mas esses pop ups nao param. Até hj ninguem conseguiu me dizer colo solucionar isso

    O que pode ser feito?

    Veronica

    • #6 por kikoaurelio em 18 agosto - 2011 9:55 pm - 21:55

      Olá Veronica!
      Isso que vc está comentando está parecendo trojan… algum tipo de cavalo de tróia.
      Pelo visto, nada tem haver com o Outlook. Verifique se sua máquina está infectada por algum worm. Instale algum programa anti-trojan ou anti-spyware que deverá resolver o seu problema.
      No Microsoft Outlook 2010, não existe nenhuma opção que possa ser desabilitada para resolver esse seu problema.
      Se quiser me enviar mais detalhes, sinta-se a vontade.
      Um abraço,
      Marco Aurélio

  4. #7 por Gustavo em 9 setembro - 2011 11:54 am - 11:54

    Olá Marco,
    talvez consiga me ajudar. Em um dado momento foi feita alguma forma de “compartilhamento” de compromissos e reuniões, onde apenas esses dois itens são direcionados a dois outros destinatários, qdo deveria chegar apenas para um outro, ou seja, chega para tres pessoas todos os comprimisso enviados a apenas uma.
    Se é enviado um email, o mesmo não vai para os outros dois.. apenas compromisso e reunioes no calendário.
    Já procurei e não encontrei solução. Saberia solucionar?
    Muito obrigado!
    Gustavo

    • #8 por kikoaurelio em 20 setembro - 2011 9:15 am - 9:15

      Olá Gustavo!

      Em primeiro lugar, qual a versão do Outlook? E a do Exchange?
      Vou responder o que seria um procedimento padrão: em uma versão 2007 (ambos os produtos) verifique como estão as permissões de “Delegate” ou seja de Representantes (menu Ferramentas/Opções/Guia Representantes). Se estiver habilitado para essas pessoas, esse é o motivo (ou caso seja realmente necessário ficar habilitado, é possível configurar quais opções ficarão ativas – nessa mesma tela).
      Verifique também quais são as permissões na pasta Calendário. Que tipo de atribuição essas pessoas tem?
      Bom, por hora acredito que isso poderia ajudar. Caso não consiga, me passe mais detalhes para que eu possa lhe ajudar.

      Um abraço,
      Marco Aurélio

  5. #9 por Eduardo em 16 setembro - 2011 12:01 pm - 12:01

    Caro Marco,
    Acaso vc me poderá ajudar como faço para ter lembretes individuais como acontecia com o outlook 2003?
    Obrigado!
    Abraço!

    • #10 por kikoaurelio em 20 setembro - 2011 9:17 am - 9:17

      Olá Eduardo!

      Desculpe mas não entendi a sua pergunta: o que seria lembretes individuais?
      Por acaso seria um compromisso com lembrete?
      De qual versão estamos falando?

      Aguardo mais detalhes.

      Um abraço,

      Marco Aurélio

      • #11 por Eduardo em 26 setembro - 2011 6:25 am - 6:25

        Oi, Marco!
        A versão é o outlook 2007 e vc tem razão, estou falando de compromissos com lembrete, que nesta versão são agrupados em uma caixa só, ao invés da versão anterior que apareciam no monitor separados.
        Obrigado!
        Eduardo

  6. #12 por Ademir Rodrigues em 21 janeiro - 2012 9:25 am - 9:25

    Bom dia Aurélio

    Tenho um pequeno problema que ainda não consegui resolver.
    No outlook 2007 eu configurava SOLICITAR CONFIRMAÇÃO DE ENTREGA e de LEITURA uma única vez, e esta servia para todas as mensagens a partir de então. Porém no 2010 tenho que fazer esta configuração para cada mensagem, e obviamente que não me lembro de marcar todas.
    Como resolver isso?

    • #13 por kikoaurelio em 23 janeiro - 2012 11:56 pm - 23:56

      Olá Ademir, boa noite!

      No Outlook 2010, proceda da seguinte maneira:
      1 – Clique na guia Arquivo / Opções.
      2 – Será exibida uma caixa de diálogo com o título Opções do Outlook.
      3 – Clique na categoria Email.
      4 – Role a tela para baixo até localizar a seção Acompanhamento. Nessa seção existem várias opções:
      O que você deseja está dentro dessa seção, habilite as duas (ou uma delas) opções disponibilizadas.

      Confirme com o botão OK e a partir de agora as suas confirmações estarão habilitadas.

      Um grande abraço e até mais!

      Marco Aurélio

      • #14 por Diego Varela em 22 outubro - 2014 1:35 pm - 13:35

        Boa tarde, Marco Aurélio. Meu outlook 2010 já está habilitado para enviar confirmações de maneira automática. Porém, quando gero um e-mail através de programas externos que chamam o outlook para fazer o envio da mensagem, os campos de confirmações não estão marcados. Eles estão marcados apenas quando gero a mensagem dentro do próprio outlook. Pode me ajudar?

  7. #15 por Alan Oliveira em 25 janeiro - 2012 10:03 am - 10:03

    Bom dia,
    existe algum modo de atualizar o campo ” Assistente ” via Active Directory ” sem precisar usar a ferramenta GALMOD? pois trabalhamos com 2 Dominios e migramos da plataforma Notes para Exchange, porém tem usuários logando no dominio ” X ” precisando atualizar as informações no Dominio ” Y ” atualmente consigo alterar campos como Cargo, telefone, Local..etc…

  8. #17 por Pedro Silva em 11 fevereiro - 2012 5:03 pm - 17:03

    Adorei o vosso tutorial e espero puder ajudar com o meu comentário mas… como tem link não sei…

    Tem um site que explica como configurar QUALQUER versão do Outlook com QUALQUER email.
    http://www.configuraroutlook.com

    Espero ter contribuido e continuem com o bom trabalho!

    • #18 por kikoaurelio em 11 fevereiro - 2012 8:26 pm - 20:26

      Olá Pedro!

      Agradeço imensamente o seu comentário e se você permitir, irei publicar o seu link no meu Blog.

      Tenho sua autorização?

      Obrigado pela contribuição e estarei sempre a disposição.

      Um abraço,

      Marco Aurélio

  9. #19 por Nando Oliveira em 9 março - 2012 11:20 am - 11:20

    Olá, bom dia!
    Eu já tenho algumas assinaturas criadas no Outlook 2007 mas não consigo adicionar um campo “assunto” e sempre tenho que digitá-lo antes de enviar o email.

    Há alguma forma de já deixar este campo preenchido na assinatura?
    Abç

    • #20 por kikoaurelio em 26 março - 2012 11:21 am - 11:21

      Olá Nando!

      Bom dia!

      O campo Assunto (bem como o campo PARA e Cc) só se pode alterar criando um formulário modelo (o que não é tão simples). De qualquer forma, o caminho para tal ação na versão 2007 é clicando menu menu Ferramentas/Formulário/Criar Formulário.
      Só assim é possível deixar um campo já padrão para uso posterior.

      Abraço,

      Marco Aurélio

    • #21 por kikoaurelio em 21 maio - 2012 11:29 pm - 23:29

      Olá Nando!

      O campo assunto é uma exclusividade de “novos e-mails” e portanto deve sempre ser preenchido. Não existe uma opção para que o mesmo já seja preenchido, como por exemplo, como a assinatura;

      Abraço,

      MAC

  10. #22 por José Guedin Neto em 16 março - 2012 9:07 pm - 21:07

    Boa noite Marco,

    Estou com o mesmo problema que o tópico “#1 by Carlos Stumpo on 13 maio – 2011 10:33 am – 10:33″.
    O que seria a VBA que possivelmente resolveria este problema??

    • #23 por kikoaurelio em 30 março - 2012 12:03 am - 0:03

      Olá José!

      Boa noite!

      Eu tentei encontrar o assunto e não achei… vc poderia me passar mais detalhes? Qual o problema?

      Abraços,

      Marco Aurélio

  11. #24 por Luiz em 19 março - 2012 12:56 pm - 12:56

    Vi as dicas e gostei muito, mas gostaria de saber se pode me ajudar, quanto aos compromissos. Ao se incluir um compromisso, e colar a hora inicial, automaticamente a hora de término é acrescida de 30 minutos. É possível alterar esse temporizador para, por exemplo, um incremento de 5 minutos somente? Grato. Luiz.

    • #25 por kikoaurelio em 30 março - 2012 12:10 am - 0:10

      Olá Luiz!

      Puxa, essa é uma pergunta interessante: esse padrão se encontra no formulário do Outlook.

      Seria possível alterar apenas coma criação de um novo formulário de compromissos… o que não é nada fácil!

      Então, para encurtar: no modo simples, infelizmente, não é possível alterar. No modo complexo, sim, via formulário e programação, é póssível alterar.

      Abraços e obrigado pela audiência!

      MAC

  12. #26 por Valquiria B Herek em 9 abril - 2012 1:20 pm - 13:20

    Olá Marco Auréliio. Tudo jóia?

    Eu uso o outlook 2003 e estou tendo um problema ao responder e encaminhar alguns e-mails que recebo originalmente em HTML. Nesses casos, o outlook muda automaticamente o formato do e-mail de resposta para rich text ou plain text, modificando a minha assinatura e o formato original.
    Você saberia me informar se é possível configurar meu outlook para responder e encaminhar mensagens, somente em formato HTML, desprezando ou convertendo os demais formatos? Pergunto isso porque toda vez que isso acontece, eu tenho que modificar o formato manualmente para HTML para poder incluir a minha assinatura e isso se repete várias vezes, todos os dias.

    Desde já, obrigada!
    Att. Valquiria

    • #27 por kikoaurelio em 21 maio - 2012 11:13 pm - 23:13

      Olá Valquiria, tudo ótimo!

      Independente da versão do Outlook, existe uma opção antes de enviar o e-mail que define qual a formatação será aplicada à mensagem: HTML, RTF ou TXT.

      Quando te enviam a mensagem, conforme a escolha da mensagem original (por exemplo, RTF ou TXT) a mensagem chegará desconfigurada na sua máquina (mesmo que vc tenha definido HTML como default).

      Agora, se mesmo assim vc quiser configurar sua máquina como HTML, tente o seguinte:
      Menu Ferramentas/Opções e na guia Mensagem localize a opção Formato de Mensagem. Defina como HTML.

      Lembre-se: mesmo assim isso não garante que o e-mail seja respondido com a máxima formatação pois depende de como ele foi gerado.

      Abraços,

      Marco Aurélio

    • #28 por kikoaurelio em 4 fevereiro - 2013 7:59 pm - 19:59

      Olá Valquiria!

      Existem duas situações prováveis:
      1) O e-mail original foi escrito em TXT ou RTF e por isso ao responder ele desconfigura ou não aceita formatação, “bagunça a assinatura”, etc.
      2) Para “oficializar” o seu Outlook a sempre enviar no formato HTML, na versão 2003, acesse o menu Ferramentas/Opções e clique na guia Mensagem (acesse as configurações de E-mail) e observe se a opção padrão para a redação das mensagens é HTML.
      Porém, nada disso funcionará se o e-mail vier em TXT ou RTF, conforme explicado no item 1.

      Uma dica:Com uma mensagem nova aberta, adicione pelo menos 03 Modelos de Assinatura:
      1) Modelo HTML
      2) Modelo RTF
      3) Modelo TXT
      Para criar uma nova Assinatura, utilize o menu Ferramentas (a partir de um novo e-mail).
      Para escolher uma assinatura diferente da padrão, clique com o botão da direita do mouse sobre a assinatura do e-mail e escolha uma das opções adicionadas.
      Dessa forma, quando escolher o tipo de assinatura que deverá ser colocada na mensagem, a formatação ficará correta. Assim espero.

      Espero ter ajudado,

      Marco Aurélio

  13. #29 por Viviane Silva em 9 maio - 2012 4:41 pm - 16:41

    Olá Marco Aurélio,

    Veja se consegue me ajudar!
    Trabalho com o office 2007 e tenho a necessidade de compartilhar o meu calendário com 4 pessoas da minha equipe, e também preciso ter acesso ao calendário dessas 4 pessoas.

    Nesta versão do office aparecem as opções:

    Enviar calendário por e-mail
    Publicar meu calendário

    Não aparece a opção – Compartilhar calendário

    Atualmente estamos trabalhando com o programa SYNCING.NET, mas gostaria de saber se a versão 2007 do office que trabalhamos nos dá a oportunidade de ter este mesmo serviço?

    Agradeço,

    Viviane Silva

    • #30 por kikoaurelio em 21 maio - 2012 11:26 pm - 23:26

      Olá Viviane!

      Para compartilhamento do calendário, vc deve ter em sua estrutura de rede o servidor EXCHANGE.

      Caso já esteja tudo ok, clique com o botão da direita sobre o calendário e escolha a opção PROPRIEDADES.

      Será exibida uma tela com várias guias: clique na guia PERMISSÕES.

      Adicione o nome das pessoas, conceda as permissões e clique no botão OK.

      Pronto! O seu calendário é aberto pelas pessoas que vc concedeu permissão…

      Peça para que eles façam o mesmo!

      Abraço,

      MAC

  14. #31 por lorena em 22 maio - 2012 3:21 pm - 15:21

    Olá Marcos Aurélio!
    Uso o Outlook 2007,
    Quando eu iniciava um novo e-mail aparecia na tela os icones de anexar, assinatura,… icones grande. Não sei o que eu fiz, mas eles estão bem pequeninos, como faço para voltar o que era antes?
    Agradeço desde já a sua atenção
    Lorena

    • #32 por kikoaurelio em 26 maio - 2012 10:47 pm - 22:47

      Olá Lorena!

      Pelo jeito parece que você ajustou a resolução do seu monitor… ou você está fazendo isso através da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido (que é uma barra menor que fica acima / abaixo da Faixa de Opções).

      Experimente pressionar CTRL+F1 para ver o que acontece… se a Faixa de Opções estiver minimizada, ela voltará ao normal.

      Bom, veja o que consegue e me avise, por favor!

      Um abraço,

      Marco Aurélio

  15. #33 por Acsa em 11 junho - 2012 3:03 pm - 15:03

    Olá,

    Eu estou publicando alguns formulários na pasta organizacional do Outlook 2003, mas as pessoas que tem o Outlook 2010 não conseguem visualizá-lo! Pode me ajudar???

    • #34 por kikoaurelio em 18 junho - 2012 1:24 pm - 13:24

      Olá ACSA!

      Pelo que entendi da sua pergunta, vc diz respeito ao sistema de pastas públicas do Outlook 2003. O sistema de publicação de formulários do Outlook 2003 é diferente na versão 2010. Primeiro, as pastas públicas desapareceram. Por esse motivo, se vc quiser publicar um formulário, não utilize Pastas Públicas. Utilize o InfoPath (ou o Access). Ambos permitem esse tipo de trabalho.

      Espero ter ajudado.

      Um abraço,

      Marco Aurélio

  16. #35 por Antonio Garcia em 18 junho - 2012 12:48 pm - 12:48

    Oi, Marco Aurélio, septuagenário não pode se dar ao luxo de querer entender de tudo na informática. Meu outlook não está permitindo eliminar duas contas que aparecem na coluna do lado esquerdo da tela, onde estão as pastas. Fiz uma nova configuração, coloquei o meu e.mail, mas os outros que lá estavam, mesmo sem função, continuam aparecendo. Me ajuda, como faço para eleiminá-los?
    Antonio Garcia
    asgarcia@oi.com.br

    • #36 por kikoaurelio em 18 junho - 2012 1:36 pm - 13:36

      Olá Antonio!

      Em primeiro lugar, acho que aprendizado não tem idade e sinto-me lisonjeado em poder ajudá-lo.

      Para se excluir uma conta no Microsoft Outlook 2007/2010 siga os seguintes procedimentos:

      1) Feche o Outlook.
      2) Vá até ao Painel de Controle do seu Windows.
      3) Localize um ícone denominado EMAIL (ou se for Win XP, Conta de Email) e clique duas vezes sobre ele.
      4) Clique sobre o ícone Conta de Email.
      4) Será exibido uma tela com suas contas. Clique na conta desejada e exclua.
      5) Confirme com OK e abra o seu Outlook.

      Suas contas deverão ter desaparecido.

      Espero ter ajudado,

      MAC

  17. #37 por Meire Melo em 19 julho - 2012 10:12 am - 10:12

    Bom dia, Marco Aurélio!
    Sou Assistente Executiva e aqui na empresa utilizamos o o Outlook 2003. É comum as pessoas da nossa empresa (tanto no Brasil quanto em outros países) nos informarem de compromissos em mensagens de texto ao invés de utilizar a agenda do Outlook. :-( O que me resta é copiar o conteúdo do e-mail e transportá-lo para um Compromisso na minha agenda ou na agenda do meu executivo. Gostaria de saber se existe algum recurso de transportar/encaminhar a mensagem diretamente para a agenda (sob forma de Compromisso)?
    Obrigada,
    Meire Melo

  18. #38 por Gilvane em 20 julho - 2012 4:05 pm - 16:05

    Boa tarde,
    Alguma sugestão para compartilhar os contatos do Outlook 2010? Não é Exchange.
    Aguardo dicas!

    Obrigado.

  19. #39 por Bruno Oliveira em 23 julho - 2012 1:59 pm - 13:59

    Oi Marcos Aurélio!

    Estou usando o Outlook 2010. Neste momento tenho duas contas de email (A conta X e a conta Y). Tenho a conta X como a predefinida na opção de envio de correio.

    Porém quando eu quero marcar uma reunião/usar a opção calendário (e só neste caso) eu quero que seja seleccionada de uma forma automática (predefinida) a conta Y.

    Como é que eu faço? Pode me ajudar??

    Abraço
    Bruno Oliveira

  20. #40 por Vanessa Lozito em 14 agosto - 2012 8:57 pm - 20:57

    Gostaria de saber se tem como eu anexar um email antigo ao um novo email sem ter que encaminhar, preciso fazer isto pois estou trabalhando num processo e preciso comprovar originalidade deste email?

  21. #41 por Paulo Roberto em 18 agosto - 2012 7:53 pm - 19:53

    Olá Marco !
    Que bom que encontrei este canal de ajuda! Ainda tenho esperança em resolver este problema antigo:
    Coincidência ou não, desde que migrei do XP para o W7, ha pouco mais de 1 ano trocando também de máquina, Alguns emails que recebo, (principalmente os que contem imagens no corpo do email ou anexos), ao abrir pelo OL 2003, se mostram totalmente ilegíveis com letras embaralhadas, por exemplo, um simples email com um PPT anexo de 800 kb se eu fosse imprimir o corpo do email sairia umas 10 páginas tudo em letras embaralhadas, além de não aparecer o anexo.
    Para eu poder ler e entender, só tenho uma saída com 2 alternativas: 1) Abro pelo gmail, e leio o anexo ou o corpo do email, ou 2) encaminho pelo gmail o mesmo ao meu próprio email e o abro pelo Outlook como sendo recebido de mim mesmo, dessa forma tudo normal.
    Já tentei de várias formas e não consegui obter ajuda sobre esse problema, Vc poderia me ajudar?
    Paulo

  22. #42 por Rodrig Fernandes em 20 setembro - 2012 6:16 pm - 18:16

    Ola Marcos.. Boa Noite,

    estou com o seguinte problema, no meu outlook 2010 sumiram algumas mensagens e algumas tarefas que estavam no calendario simplesmente sumiram… exemplo na semana 2 de agosto de 2010 tinha 8 tarefas no calendario, hoje so aparecem 3. o que pode ser?

  23. #43 por Luiz Alves em 4 outubro - 2012 1:08 pm - 13:08

    Olá Marcos Aurélio,
    Tenho Outlook 2010 e Win7. Estou reorganizando meus dados em um só local. Também criei um arquivo PST para mover as mensagens antigas. Alterei o nome do PST da raiz do Outlook e criei outro na mesma conte. Tudo certo e tudo quase funcionando. o teste do Ooutlook foi OK. Consigo enviar mensagens. Envio mensagem de teste para o Outlook e ele me avisa na barra à direita que há nova mensagem. “Clico” na mensagem e vejo o Email. Aparentemente tudo certo, envio e recebo. Mistérios, somente a caixa de enviados tem as mensagens que envio, a caixa de entrada está VAZIA. O que você me diz? Qual é a “mancadinha”? Já verifique as regras, nada! Prá onde estão indo as mensagens? Solicitei ao Outlook para pesquisar e só há as que enviei de teste.
    Grato pela sua atenção e seu tempo.
    Luiz Alves

    • #44 por Luiz Alves em 5 outubro - 2012 11:57 am - 11:57

      Marco, desculpa ter lhe mudado o nome!
      Acrescentando: Usei uma mensagem com arquivos anexado (18MB) para demorar o recebimento.
      1 – Dá pra ver que está baixando.
      2 – Quando aparece a msg do lado direito que recebeu nova mensagem, “clico” e vejo a mensagem com o anexo. Solicito a função de mover a mensagem para outra pasta e lá está ela. Não sumiu.
      3 – O tamanho do pst está aumentando e as mensagens, cadê???
      Grato
      LCA

  24. #45 por Hugo Pinto em 9 outubro - 2012 6:26 am - 6:26

    Olá..tenho um pequeno problema que não consigo resolver. Uso o Outlook 2010, e configurei uma conta Gmail. Acontece que por mais que tente, não consigo receber as notificações no ambiente de trabalho. Já fui às opções, e tenho tudo activado, mas na hora de receber email, não notifica. Se for ao Outlook, os mails recebidos estão la. Porque é que não recebo notificações? Pode ajudar-me?

    Tenho o Windows 7 Home Edition, será algum problema de compatibilidade?

    já tentei pesquisar vários sítios, mas não encontro resposta.
    Obrigado

    cumps

  25. #46 por rodrigo drive em 9 outubro - 2012 5:27 pm - 17:27

    ola, meu outlook esta dando erro ao localizar avançado , falando que exixte muitos dialogos fala pra localizar pastas publicas e fecha, cmom faço ? orrice 2003 tentei com office 2007 e por fim 2010 mas da a mesma coisa

  26. #47 por rodrigo drive em 9 outubro - 2012 6:32 pm - 18:32

    achei um forma mas nao sei como executar chama Outlook /cleanfinders pede pra eu apagar as pasta site MS (Quando você executar o Outlook com a opção /cleanfinders remove pesquisas salvas todas as da caixa de correio.) nao encontro estas pastas aff..

  27. #48 por Jean Viegas em 23 outubro - 2012 11:56 am - 11:56

    Bom dia estou com um problema no outlook 2010.
    Eu criei uma pasta de pesquisa de E-mails não lidos, mas agora esses e-mails não estão aparecendo na caixa de mensagem oque eu posso fazer para esses e-mails não lidos aparecer na caixa de entrada.

  28. #49 por Paulo em 24 outubro - 2012 11:55 am - 11:55

    Olá Aurélio, adorei seu blog. Estou com um problema aqui no meu Outlook 2007. De repente ficou desconfigurado meu teclado. Ex: A cabe;a do man[e [e imposs[ivel … Ou seja, ele não obedece aos comandos. Só que como vê, o problema só acontece no Outlook. Poderia me ajudar por favor, a resolver isto. O teclado já é configurado normal pelo painel de controle. Somente no Outlook 2007 está ocorrendo essa desconfiguração. Obrigado amigo.

  29. #50 por Paulo em 24 outubro - 2012 11:57 am - 11:57

    Ops! Desculpe, só mais uma coisa… Meu Windows é XP Professional. Sem mais, abraço.

  30. #51 por Alexandre Oliveira em 30 outubro - 2012 9:39 am - 9:39

    Bom dia!
    Gostaria de saber se tem como enviar mensagens SMS pela internet ou só pode ser realizado gerando custo pela operadora? E eu posso enviar essas mensagens, se possível for, para grupos cadastrados na minha lista de contatos? E tem como eu receber e-mails e encaminhá-los automaticamente para os grupos que eu determinar?

    Obrigado desde já pela atenção.

    Alexandre

  31. #52 por Lucas Paiva em 5 novembro - 2012 11:03 am - 11:03

    Bom dia, estou com um problema que me parece simples de resolver porém não estou conseguindo. Criei uma nova pasta e uma regra para ela, determinados domínios que chegam na minha caixa de entrada são enviados para la automaticamente.
    Porém o outlook não está me notificando e nem aparece o icone da cartinha perto do relógio do pc quando esses e-mails chegam.

    Como devo proceder para corrigir isso?

    att,

    Lucas Paiva

  32. #53 por Priscila em 21 novembro - 2012 4:55 pm - 16:55

    Olá,
    estava mechendo no meu Outlook e sem querer retirei o calendário que ficava ao lado da caixa de entrada. Mas gostaria de recoloca-lo novamente. Como faço para modificar?
    Obrigada

  33. #54 por rodrigo lima em 30 novembro - 2012 8:49 am - 8:49

    Olá Marco Aurélio, gostaria que o sr me ensinasse a colocar lembretes de datas no computador do meu chefe!!!
    Seria melhor compartilhar o calendario ou seria melhor compartilhar tarefas? Como seria o jeito mais fácil de eu colocar tasks no meu outlook de forma que os lembretes de datas também aparecessem para aqueles que eu compartilhei?

  34. #55 por Marcos Cesarini em 30 novembro - 2012 5:00 pm - 17:00

    Outlook – Estou com um problema inédito que não consigo resolver. Ao clicar em inserir arquivo, nada acontece. Não abre nehuma janela de arquivo. Só isso está fora dos conformes, todo o resto do outlook está OK. Refiz várias vezes os procedimentos e reiniciei outras tantas e nada.

    Você pode me ajudar?

  35. #56 por Acsa em 3 dezembro - 2012 9:38 am - 9:38

    Oi Marco Aurélio,

    Estou fazendo alguns formulários no Outlook para serem publicado na pasta organizacional, gostaria de saber se há possibilidae de direcionar esses formulário a determinados usuários, ou seja o formulário ser utilizado somente para alguns? Obrigada

  36. #57 por Ricardo em 4 dezembro - 2012 11:27 pm - 23:27

    Ola boa noite, procuro ajuda mas não encontro.

    Gostaria de criar um regra de reemcaminhamento automático de um email do Outlook 2007, mas que no email reencaminhado por mim o destinatário não conseguisse ver o Email da pessoa que me enviou inicialmente. isso é possível??

  37. #58 por Wanderson Costa em 7 dezembro - 2012 4:17 pm - 16:17

    Eu configurei o outlook para receber copias do meu e-mail bol, mas ele zerou a pasta do provedor online, mesmo estando marcado “deixar copia no servidor” gostaria de saber como retornar estes e-mails para o provedor original.

  38. #59 por Eduardo Amorim em 10 dezembro - 2012 10:40 pm - 22:40

    Por favor, preciso configurar o outlook 2010 com o servidor da empresa em que trabalho, mas em casa eu coloca o endereço http que uso no browser e não consigo configurar e o outlook fecha sem abrir e me dar outras opções.

  39. #60 por Orlando Legnani em 19 dezembro - 2012 2:46 pm - 14:46

    No outlook 2010, quando tento enviar um email, aparece a mensagem que não foi enviado pois o limite diário de emails já foi atingido para o IP. Mesmo sem ter enviado nenhum email no dia.

  40. #61 por JOSE ROBERTO STIVALETTI em 2 janeiro - 2013 9:15 am - 9:15

    Bom dia Marco,
    Não estou mais conseguindo acessar as páginas de sites através de link que chega em um e-mail. Uso o Out-Look Express (não sei o ano). E meu navegador é o Google Chrome. Desinstalei o Explorer. Pode me ajudar a solucionar esse problema.

  41. #62 por Lindalva em 18 fevereiro - 2013 4:35 pm - 16:35

    Olá Aurélio! Tudo bem?

    É possivel a gente abrir um contato no microsoft outllook 2010 e nele conter todos os e-mails que enviamos para este contato?

    Obrigada,

    Lindalva

  42. #63 por Ayeska figueiredo em 5 junho - 2013 11:00 am - 11:00

    Olá professor, fiz um concurso recentemente e uma questão pediu para indicar qual dos icones era o correto para que o remetente de um email pudesse fazer a verificação antes de envia-lo. Como resposta certa consideram a bandeira vermelha de sinalização. gostaria de saber se tenho embasamento para anular tal questão, visto q não a considerei correta por ser conhecida como sinalização por mim e por materiais q estudo e não por acompanhamento. As outras alternativas eram exclamação e seta que indicam prioridade, clip de anexos e a que eu considerei correta por não conhecer, um V com duas pessoas e acho a um @ também. Agradeço a atenção. Obrigada

  43. #64 por Hulda Rocha em 15 junho - 2013 5:31 pm - 17:31

    no meu outlook Em configurações as opções do painel de leitura; desativado, direita e inferior estão marcados e não consigo desmarca-las, bem como em nova mensagem estão marcados todas as opções; Rich text , formato html etc e não consigo desmarcar

  44. #65 por Amanda em 21 agosto - 2013 1:14 pm - 13:14

    Tenho duas contas de email cadastrada no outlook, quando copiam as duas contas recebo email duplicado, como faço para isso não acontecer?

  45. #66 por Marcelo em 16 janeiro - 2014 5:32 pm - 17:32

    Na Central de Confiabilidade, clique em Configurações de Bloqueio Avançado de Arquivo. ,,,,,,,,,,,,,,, nao estou achando isso no outlook 2010 ………………HELP!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

    • #67 por kikoaurelio em 30 janeiro - 2014 2:29 pm - 14:29

      Olá Marcelo!

      Todos os aplicativos (exceto o Outlook) possuem o item Configurações de Bloqueio de Arquivo.

      No caso do Outlook (Arquivo/Opções) após clicar na opção Central de Confiabilidade e no botão Configurações da Central de Confiabilidade será exibida uma lista de opções… sem esse recurso.

      Não sei qual a real necessidade, mas esses são os passos.

      Espero ter ajudado!

      Abraço,

      Marco Aurélio

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